CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ 1. Tài liệu Tại Khoản 2, Điều 2 của Luật Lưu trữ 2011, tài liệu được định nghĩa như sau: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản; phim, ảnh, vi phim; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật”.
Hồ sơ Khái niệm “Hồ sơ” đã được đề cập đến trong rất nhiều văn bản, giáo trình, sách chuyên khảo… Từ điển Lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ nhà nước xuất bản năm 1992 có giải thích thuật ngữ “Hồ sơ” như sau: “Hồ sơ là tập gồm tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc, đối tượng cụ thể hoặc có cùng đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả, hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ, chức năng của một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân”. Trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư, PGS. Vương Đình Quyền giải thích: “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc hay một người hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, tác giả, thời gian ban hành”. 333] Khái niệm “Hồ sơ” trong Luật Lưu trữ 2011 định nghĩa như sau: “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải 6 quyết công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ, chức năng của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.
2] Trong đề tài này thống nhất sử dụng khái niệm “Hồ sơ” được quy định tại Điều 03, Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 05/ 3/2020 về công tác văn thư: “Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc, đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ, chức năng, của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. Lập hồ sơ Khoản 15, Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/ 3/ 2020 quy định: “Lập hồ sơ là tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định”. Quản lý Trong từ điển Bách khoa Việt Nam, “Quản lý” được hiểu là trông coi, gìn giữ, tổ chức và điều khiển các hoạt động theo những yêu cầu nhất định. Trong cuốn “Khoa học Tổ chức và Quản lý”, tác giả Đặng Quốc Bảo giải thích: “Quản lý là một quá trình lập kế hoạch, hướng dẫn, tổ chức và kiểm tra những nỗ lực của các thành viên trong một tổ chức, sử dụng các nguồn lực của tổ chức để đạt được những mục tiêu cụ thể”.
Các định nghĩa của các tác giả khác nhau được nhìn nhận từ nhiều góc độ và mỗi một lĩnh vực lại có những cách hiểu khác nhau. Tuy nhiên tất cả đều thống nhất về cốt lõi của khái niệm quản lý, đó là xác định chủ thể quản lý (người quản lý); khách thể quản lý (đối tượng quản lý); phương thức quản lý; công cụ quản lý; mục tiêu quản lý. Từ đó có thể đưa ra định nghĩa: “Quản lý là sự tác động liên tục có tổ chức, định hướng, mục đích, kế hoạch của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý để điều khiển, liên kết các yếu tố tham gia vào hoạt động thành một chỉnh 7 thể thống nhất, điều hoà hoạt động của các khâu một cách hợp lý”. Quản lý hồ sơ Với những khái niệm về “Hồ sơ” và “Quản lý” đã được nêu ở trên, khái niệm “Quản lý hồ sơ” có thể định nghĩa như sau: “Quản lý hồ sơ là sự tác động, điều chỉnh của cơ quan, tổ chức đến hệ thống hồ sơ thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, tổ chức đó, nhằm bảo quản, khai thác và sử dụng hồ sơ có hiệu quả, phục vụ cho quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức”.
Đối tượng được quản lý là những hồ sơ được lập, bảo quản tại các phòng ban, đơn vị hình thành nên hồ sơ. Nội dung quản lý hồ sơ 1. Các loại hồ sơ Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành các loại hồ sơ: Hồ sơ nguyên tắc Hồ sơ công việc Hồ sơ nhân sự - Hồ sơ nguyên tắc: Là một tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về các vấn đề nghiệp vụ, các chế độ chính sách. - Hồ sơ công việc: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc, có cùng các đặc điểm chung được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ, chức năng của cơ quan, tổ chức.
- Hồ sơ nhân sự: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân (hồ sơ Đảng viên, hồ sơ cán bộ, viên chức, hồ sơ học sinh). Hồ sơ được lập tại các phòng ban trước khi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan hay những hồ sơ chưa giải quyết xong cần được bảo quản, quản lý một cách 8 khoa học. Quản lý hồ sơ tại các phòng, ban là trách nhiệm của cán bộ chuyên môn - người được phân công phụ trách những công việc được giao tại đơn vị, bộ phận trong cơ quan. Lập hồ sơ Lập hồ sơ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý hồ sơ.
Việc lập hồ sơ sẽ căn cứ vào Danh mục hồ sơ được xây dựng hàng năm hoặc nhiệm vụ các cá nhân được phân công tại phòng ban, đơn vị. * Hồ sơ công việc Quy trình lập hồ sơ công việc theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ- CP của Chính phủ ban hành ngày 05/3/2020 như sau: Sơ đồ 1. Quy trình lập hồ sơ công việc Mở hồ sơ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Kết thúc hồ sơ Mở hồ sơ: Là việc lấy một tờ bìa hồ sơ, ghi các thông tin cần thiết lên bìa. Các cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo theo kế hoạch công tác hoặc Danh mục hồ sơ, cập nhật thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ.
Trong trường hợp chưa có Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao trách nhiệm phải giải quyết công việc sẽ tự xác định các thông tin như: Tiêu đề hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu, số ký hiệu hồ sơ. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ: 9 Cá nhân lập hồ sơ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu vào hồ sơ từ các nguồn: văn bản, tài liệu liên quan đến công việc; văn bản, tài liệu có giá trị pháp lý; văn bản, tài liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức; tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc. Kết thúc hồ sơ: Các cá nhân lập hồ sơ có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại bản trùng, bản nháp ra khỏi hồ sơ, giữ lại văn bản, tài liệu có giá trị; chỉnh sửa tiêu đề và số, ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện và kết thúc hồ sơ. Đối với hồ sơ giấy: Cá nhân lập hồ sơ đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên; viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.
Đối với hồ sơ điện tử: Cá nhân lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật các thông tin còn thiếu vào Hệ thống. * Hồ sơ nhân sự Quy trình lập hồ sơ nhân sự được thực hiện theo các bước như sau: Sơ đồ 1. Quy trình lập hồ sơ nhân sự Mở hồ sơ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ Biên mục hồ sơ 10 Mở hồ sơ: Viên chức phụ trách mảng nhân sự tại cơ quan sẽ lập hồ sơ nhân sự bằng cách lấy một tờ bìa và ghi những thông tin cơ bản lên bìa hồ sơ. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ: Viên chức lập hồ sơ nhân sự có trách nhiệm thu thập các văn bản, tài liệu liên quan đến các cá nhân để đưa vào hồ sơ như: giấy khai sinh; sơ yếu lý lịch; ảnh thẻ; các chứng chỉ (chứng chỉ tin học, chứng chỉ ngoại ngữ…); những văn bản, tài liệu liên quan đến cá nhân trong quá trình làm việc… Sắp xếp văn bản, tài liệu: Viên chức phụ trách lập hồ sơ tiến hành sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo thời gian để dễ dàng cho việc tìm kiếm, quản lý và khai thác sử dụng.
Biên mục hồ sơ: Viên chức phụ trách lập hồ sơ đánh số thứ tự ở góc phải của các tài liệu trong hồ sơ và lập mục lục các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ. Việc đánh số tờ giúp quản lý tài liệu trong hồ sơ, tránh thất lạc tài liệu. * Hồ sơ nguyên tắc Quy trình lập hồ sơ nguyên tắc gồm các bước sau: Sơ đồ 1. Quy trình lập hồ sơ nguyên tắc Mở hồ sơ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ Biên mục hồ sơ 11 Mở hồ sơ: Cá nhân phụ trách lập hồ sơ xác định chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và nhiệm vụ cụ thể được giao để mở hồ sơ nguyên tắc.
Những văn bản, tài liệu trong hồ sơ là căn cứ giúp cán bộ, viên chức giải quyết công việc đúng theo quy định. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ: Cá nhân lập hồ sơ nguyên tắc thu thập các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản quy định, hướng dẫn liên quan đến công việc được giao. Việc thu thập các văn bản cần được tiến hành thường xuyên, các văn bản đã hết hiệu lực thi hành phải loại bỏ.