Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp, khối lượng văn bản, tài liệu sản sinh hàng ngày là rất lớn nhằm phục vụ công tác quản lý và điều hành. Việc quản lý hồ sơ khoa học giúp quá trình tra cứu thông tin diễn ra nhanh chóng, cung cấp căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, bảo đảm an toàn thông tin và giữ gìn bí mật của tổ chức. Đồng thời, quản lý hồ sơ hiệu quả giúp hạn chế tình trạng tài liệu bị tích đống, bó gói hoặc thất lạc trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan, bảo vệ tài liệu khỏi các tác nhân gây hại vật lý, sinh học và duy trì hồ sơ ở trạng thái bảo quản tốt nhất.

Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng (VKHCNXD) là đơn vị sự nghiệp khoa học công nghệ quy mô lớn với cơ cấu tổ chức gồm nhiều phòng ban, đơn vị trực thuộc, phân viện và công ty thành viên. Hoạt động chuyên môn của Viện gắn liền với các lĩnh vực nghiên cứu, tư vấn, thẩm tra, giám định và giám sát xây dựng, dẫn đến sự hình thành khối lượng lớn hồ sơ chuyên ngành đặc thù, đặc biệt là các tập tài liệu bản vẽ thiết kế kỹ thuật. Khóa luận tốt nghiệp "Quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng" do sinh viên Tô Mai Chi (Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) thực hiện nhằm làm rõ thực trạng công tác lập, bảo quản, khai thác và nộp lưu hồ sơ tại đơn vị, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả nghiệp vụ.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu được văn bản xác định cụ thể như sau:

  • Mục tiêu nghiên cứu:
    1. Tìm hiểu thực trạng quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng, đưa ra các nhận xét về ưu điểm và hạn chế trong công tác quản lý hồ sơ.
    2. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng.
  • Nhiệm vụ nghiên cứu:
    1. Nghiên cứu cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về quản lý hồ sơ.
    2. Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng.
    3. Khảo sát thực trạng quản lý hồ sơ tại Viện, tập trung vào các nghiệp vụ: lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; bảo quản hồ sơ; khai thác và sử dụng thông tin trong hồ sơ.
    4. Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ tại cơ quan.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tại cơ quan.
  • Phạm vi không gian: Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng.
  • Phạm vi thời gian: Khảo sát và thu thập số liệu thực tế từ tháng 01/2020 đến tháng 05/2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận sử dụng khung lý thuyết chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ và hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước cùng các quy định nội bộ ngành xây dựng để làm căn cứ phân tích:

  • Khung khái niệm và lý thuyết nền tảng:
    • Tài liệu: Tiếp cận theo Khoản 2, Điều 2, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, xác định tài liệu là vật mang tin hình thành trong hoạt động cơ quan, bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, tài liệu điện tử...
    • Hồ sơ và lập hồ sơ: Thống nhất sử dụng định nghĩa tại Điều 3 và Khoản 15 Điều 3, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc, đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định.
    • Quản lý và quản lý hồ sơ: Tiếp thu quan điểm từ Từ điển Bách khoa Việt Nam, giáo trình "Lý luận và phương pháp công tác văn thư" của PGS. Vương Đình Quyền (2011), "Giáo trình Văn thư" của PGS. Triệu Văn Cường (2016), và lý thuyết quản lý của PGS. Đặng Quốc Bảo trong tác phẩm "Khoa học Tổ chức và Quản lý".
  • Căn cứ pháp lý và quy định áp dụng:
    • Văn bản quản lý Nhà nước: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
    • Văn bản của Bộ Xây dựng: Quyết định số 16/2001/QĐ-BXD ngày 31/07/2001 ban hành quy định công tác lập hồ sơ công việc, hồ sơ lưu trữ và khai thác hồ sơ; Thông tư số 10/2010/TT-BXD quy định hồ sơ quy hoạch đô thị; Chỉ thị số 02/CT-BXD ngày 18/09/2012 về ứng dụng công nghệ thông tin và văn bản điện tử; Thông tư số 12/2016/TT-BXD và Thông tư số 26/2016/TT-BXD về quản lý chất lượng và hồ sơ quy hoạch, bảo trì công trình.
    • Văn bản nội bộ của VKHCNXD: Quyết định số 26/QĐ-VKH ngày 07/01/2010 ban hành Quy chế Văn thư và Lưu trữ; Quyết định số 1228/QĐ-VKH ngày 23/08/2011 quy định lưu tài liệu tại Viện và các đơn vị; Quyết định số 1435/QĐ-VKH ngày 16/09/2019 ban hành quy định thủ tục hành chính và xử lý hồ sơ; Quyết định số 1795/QĐ-VKH ngày 11/11/2016 ban hành Quy chế đào tạo tiến sĩ.

Phương pháp nghiên cứu được triển khai trong khóa luận:

  • Phương pháp khảo sát thực tế: Trực tiếp khảo sát hiện trạng phòng lưu trữ, bộ phận văn thư và các phòng ban, đơn vị trực thuộc VKHCNXD; quan sát thực tế việc bố trí trang thiết bị, tủ đựng hồ sơ và quy trình quản lý văn bản, tài liệu.
  • Phương pháp phỏng vấn: Trao đổi, phỏng vấn trực tiếp cán bộ Văn thư cơ quan, văn thư kiêm nhiệm tại các đơn vị và cán bộ chuyên môn phụ trách lập hồ sơ về quy trình, thuận lợi và khó khăn trong thực tế.
  • Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Phân tích, hệ thống hóa các quan điểm lý luận, văn bản pháp lý chuyên ngành để xây dựng cơ sở đánh giá thực trạng.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp số liệu thực tế: Thống kê cơ sở vật chất, phân loại hồ sơ, đối chiếu quy trình nghiệp vụ với các quy định pháp luật để chỉ ra ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân.

Nguồn dữ liệu bao gồm: Dữ liệu sơ cấp thu thập từ khảo sát, biên bản, biểu mẫu theo dõi mượn trả, phỏng vấn cán bộ; Dữ liệu thứ cấp trích xuất từ các quyết định thành lập, báo cáo tổ chức, danh mục hồ sơ mẫu, quy chế nội bộ và hệ thống hồ sơ dự án thực tế tại Viện.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về quản lý hồ sơ

Chương 1 hệ thống hóa toàn bộ khung lý luận về công tác hồ sơ trong cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp:

  • Khái niệm và phân loại: Phân định rõ ba nhóm hồ sơ cơ bản hình thành trong cơ quan gồm: (1) Hồ sơ nguyên tắc (tập hợp văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn chế độ chính sách, tiêu chuẩn chuyên môn làm căn cứ tra cứu hàng ngày); (2) Hồ sơ công việc (tập hợp văn bản hình thành trong quá trình giải quyết một vụ việc, dự án hoặc nhiệm vụ chuyên môn); (3) Hồ sơ nhân sự (tài liệu liên quan đến quá trình công tác, lý lịch của cá nhân như hồ sơ cán bộ, viên chức, hồ sơ Đảng viên, hồ sơ người học).
  • Quy trình nghiệp vụ: Mô tả chuẩn hóa quy trình lập hồ sơ theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP qua 3 bước: Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; Kết thúc hồ sơ (kiểm tra, loại bỏ bản trùng nháp, đánh số tờ bằng bút chì ở góc phải cho hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, viết mục lục văn bản cho hồ sơ vĩnh viễn và lập chứng từ kết thúc).
  • Vai trò và trách nhiệm: Phân tích ý nghĩa của việc quản lý hồ sơ đối với việc chứng minh pháp lý hoạt động cơ quan, phục vụ thanh tra, kiểm tra và nâng cao chất lượng tài liệu lưu trữ. Xác định rõ trách nhiệm của từng vị trí chức danh: Viện trưởng (chỉ đạo toàn diện); Trưởng phòng Hành chính (tham mưu, tổ chức thực hiện); Trưởng các đơn vị (chịu trách nhiệm về hồ sơ của đơn vị trước Viện trưởng); Cán bộ, viên chức chuyên môn trực tiếp thụ lý công việc (trực tiếp lập, hoàn thiện và nộp lưu); Cán bộ Văn thư cơ quan và Văn thư đơn vị (hướng dẫn nghiệp vụ, quản lý tập lưu văn bản đi/đến).

Chương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ của Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

Chương 2 trình bày bức tranh toàn diện về đặc điểm tổ chức và các khâu nghiệp vụ quản lý hồ sơ tại VKHCNXD:

  • Lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức: Viện thành lập ngày 18/11/1963 (tiền thân là Viện Thí nghiệm vật liệu xây dựng thuộc Bộ Kiến trúc), đổi tên thành Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng năm 1974, được công nhận là Viện Nhà nước theo Quyết định số 782/TTg năm 1996, đổi tên thành Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng theo Quyết định số 1056/BXD-TCLĐ năm 1996, và chuyển đổi sang cơ chế tự trang trải kinh phí theo Quyết định số 789/QĐ-BXD năm 2007. Chức năng nhiệm vụ hiện hành căn cứ theo Quyết định số 98/QĐ-BXD ngày 25/01/2018 của Bộ Xây dựng. Cơ cấu bộ máy gồm: Viện trưởng, 03 Phó Viện trưởng, 03 phòng chức năng (Phòng Tổ chức - Hành chính, Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật, Phòng Tài chính - Kế toán), 02 Phân viện (miền Trung, miền Nam), 03 Viện nghiên cứu chuyên ngành, 11 Trung tâm chuyên môn, 01 Văn phòng đại diện tại Bình Dương và Công ty cổ phần IBST - Cotec.
  • Cơ sở vật chất và nhân sự: Khảo sát thống kê hệ thống trang thiết bị chuyên dụng phục vụ công tác hồ sơ:
STT Tên trang thiết bị Số lượng Tình trạng kỹ thuật
1 Tủ đựng hồ sơ, tài liệu thông thường 30 chiếc Đang sử dụng tốt
2 Tủ đựng tài liệu chuyên dụng khổ lớn 20 chiếc Đang sử dụng tốt
3 Túi đựng tài liệu, hộp đựng hồ sơ, bìa hồ sơ Trang bị tại tất cả phòng ban, đơn vị Đáp ứng đủ nhu cầu lưu trữ thực tế

Về nhân sự: Viện bố trí 01 cán bộ Văn thư cơ quan chuyên trách tốt nghiệp đúng chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội). Tại các đơn vị trực thuộc, công tác văn thư do cán bộ kiêm nhiệm đảm nhiệm; phần lớn đã qua các lớp bồi dưỡng và có chứng chỉ nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ.

  • Thực trạng các loại hồ sơ và quy trình lập hồ sơ:
    • Hồ sơ công việc: Chiếm khối lượng lớn nhất, gắn liền với các hoạt động khảo sát địa chất, thẩm tra thiết kế, giám sát thi công, kiểm định công trình (Ví dụ: Hồ sơ khảo sát địa chất công trình tổ hợp chung cư cao tầng Văn Phú - Hà Đông; Hồ sơ tư vấn thiết kế bản vẽ thi công dự án Khu chung cư hỗn hợp dịch vụ và biệt thự liền kề cao cấp; Hồ sơ giám sát thi công công trình MHDI-1 Mỹ Đình). Cán bộ cơ bản thực hiện đúng các bước mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ, đánh số tờ và viết mục lục văn bản khi kết thúc công việc.
    • Hồ sơ nhân sự: Gồm hồ sơ Đảng viên, hồ sơ cán bộ viên chức và hồ sơ nghiên cứu sinh (đào tạo tiến sĩ kỹ thuật theo Quyết định số 1795/QĐ-VKH). Toàn bộ hồ sơ nhân sự của cả trụ sở chính lẫn các đơn vị trực thuộc ở xa (Đà Nẵng, Phân viện miền Trung, Phân viện miền Nam) được tập trung quản lý chặt chẽ tại Phòng Tổ chức - Hành chính thông qua Sổ quản lý hồ sơ.
    • Hồ sơ nguyên tắc: Thiết lập tại tất cả đơn vị, gồm các Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCXDVN 05:2008/BXD, QCVN 02:2009/BXD, QCVN 08:2009/BXD, QCVN 06:2010/BXD, QCVN 12:2014/BXD, QCVN 18:2014/BXD...) và hệ thống văn bản pháp lý về văn thư, lưu trữ.
  • Thực trạng bảo quản hồ sơ: Tài liệu khổ thông thường và A3 (gập đôi) được bảo quản trong túi hoặc hộp hồ sơ. Đối với tài liệu bản vẽ kỹ thuật khổ lớn (A2, A1, A0), các đơn vị (Trung tâm Tư vấn thiết kế và xây dựng, Trung tâm Kết cấu thép...) áp dụng nguyên tắc cuộn tròn thành ống, bọc trong màng bóng kính chống xước, bám bụi, ghi nhãn nhận diện bên ngoài và bảo quản trong 20 tủ nằm ngang chuyên dụng. Tồn tại: Một số hồ sơ nguyên tắc tại bộ phận Văn thư cơ quan vẫn xếp trong thùng giấy; một số tủ tài liệu bị rỉ sét, kênh cánh tủ gây khó khăn khi đóng mở; bìa hộp chưa được vệ sinh định kỳ.
  • Thực trạng khai thác và nộp lưu: Phục vụ qua 4 hình thức: đọc tại chỗ, sao y, photocopy, in/sao chép tập tin điện tử. Quy trình yêu cầu có phê duyệt bằng văn bản của Viện trưởng hoặc Trưởng đơn vị, người ngoài Viện phải có giấy giới thiệu, cán bộ quản lý ghi chép đầy đủ vào Sổ mượn tài liệu. Thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tuân thủ nghiêm ngặt: 01 năm đối với hồ sơ hành chính kể từ ngày kết thúc công việc; 03 tháng đối với hồ sơ xây dựng cơ bản kể từ ngày công trình được phê duyệt quyết toán; tài liệu có giá trị bảo quản dưới 05 năm lưu giữ trực tiếp tại đơn vị hình thành.

Chương 3: Nhận xét và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

Chương 3 tổng kết các điểm mạnh, hạn chế còn tồn tại và đưa ra 5 nhóm giải pháp xuất phát từ thực tiễn của Viện:

  • Ưu điểm: Cơ bản thực hiện theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; cơ sở vật chất được đầu tư tương đối đồng bộ với tủ chuyên dụng khổ lớn; nhân sự văn thư cơ quan có chuyên môn chuẩn; quản lý hồ sơ nhân sự tập trung khoa học; quy trình thủ tục khai thác và giao nộp hồ sơ xây dựng cơ bản thực hiện chặt chẽ.
  • Hạn chế và nguyên nhân: Một số đơn vị chưa chủ động mở hồ sơ ngay từ đầu năm theo danh mục; việc thu thập tài liệu đôi lúc bị chậm, để phân tán dẫn đến nguy cơ thiếu hụt hồ sơ; một số trang thiết bị bảo quản tại bộ phận Văn thư đã xuống cấp; Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử mới chỉ dừng lại ở việc cập nhật thông tin mô tả cơ bản (tiêu đề, số ký hiệu, ngày mở/đóng), chưa triển khai số hóa toàn văn tài liệu do khối lượng hồ sơ kỹ thuật quá lớn và nhân lực chuyên trách số hóa còn hạn chế.
  • Hệ thống giải pháp đề xuất:
    1. Xây dựng và ban hành Quy chế quản lý hồ sơ mới của Viện: Thay thế Quy chế Văn thư và Lưu trữ ban hành từ năm 2010 (Quyết định số 26/QĐ-VKH) vốn đã lạc hậu so với các văn bản pháp luật hiện hành.
    2. Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ: Nâng cao kỹ năng lập hồ sơ công việc và nộp lưu tài liệu cho đội ngũ viên chức chuyên môn và văn thư kiêm nhiệm tại các trung tâm, phân viện.
    3. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá định kỳ: Đưa tiêu chí lập và nộp lưu hồ sơ vào công tác đánh giá thi đua khen thưởng cuối năm của các phòng ban, đơn vị.
    4. Bổ sung kinh phí đầu tư, bảo trì cơ sở vật chất: Sửa chữa các tủ rỉ sét, thay thế việc lưu hồ sơ trong thùng giấy bằng hộp lưu trữ tiêu chuẩn, trang bị thêm giá tủ chuyên dụng bảo quản bản vẽ thiết kế.
    5. Triển khai số hóa tài liệu: Xây dựng kế hoạch và lộ trình số hóa tài liệu kỹ thuật, hoàn thiện Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử để phục vụ tra cứu trực tuyến, giảm thiểu hao mòn vật lý cho tài liệu gốc.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã đạt được các kết quả cụ thể dựa trên việc khảo sát thực địa tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng:

  • Kết quả khảo sát thực tế:
    • Hệ thống hóa toàn bộ 3 nhóm hồ sơ đặc thù hình thành trong đơn vị sự nghiệp kỹ thuật xây dựng (hồ sơ công việc kỹ thuật, hồ sơ nhân sự tập trung, hồ sơ nguyên tắc tiêu chuẩn/quy chuẩn).
    • Thống kê chi tiết thực trạng cơ sở vật chất gồm 30 tủ hồ sơ thông thường và 20 tủ chuyên dụng khổ lớn dành cho bản vẽ thiết kế A0 - A2.
    • Làm rõ quy trình kỹ thuật bảo quản tài liệu đặc thù: quy cách cuộn tròn bọc bóng kính đối với bản vẽ khổ A2, A1, A0 và gập đôi đối với khổ A3.
    • Xác định rõ mốc thời hạn nộp lưu hồ sơ thực tế tại Viện: 01 năm đối với hồ sơ hành chính, 03 tháng sau quyết toán đối với hồ sơ công trình xây dựng cơ bản, lập 02 bản Mục lục nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận khi bàn giao.
    • Chỉ rõ thực trạng ứng dụng công nghệ: Viện đã có Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử nhưng mới chỉ vận hành ở mức cập nhật trường thông tin mô tả, chưa số hóa tệp tin đính kèm.
  • Giải pháp đề xuất: Đưa ra 5 nhóm giải pháp mang tính khả thi cao, gắn liền với nhu cầu thay thế quy chế nội bộ từ năm 2010, giải quyết điểm nghẽn về số hóa bản vẽ xây dựng và cải thiện điều kiện bảo quản vật lý.
  • Đóng góp của đề tài: Là công trình đầu tiên khảo sát chuyên sâu, toàn diện về công tác quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng. Kết quả nghiên cứu làm sáng tỏ cách thức xử lý, lập và bảo quản hồ sơ chuyên ngành xây dựng (vốn có kích thước phi tiêu chuẩn và thời hạn sử dụng dài theo tuổi thọ công trình), bổ sung tư liệu thực tiễn cho chuyên ngành Lưu trữ học.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của đề tài: Khóa luận giới hạn phạm vi nghiên cứu tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng trong mốc thời gian từ tháng 01/2020 đến tháng 05/2022. Do điều kiện khảo sát và nguồn dữ liệu thực tế tại cơ quan, đề tài chủ yếu tập trung vào quy trình quản lý hồ sơ giấy truyền thống; phần đánh giá về hồ sơ điện tử mới dừng lại ở mức mô tả thực trạng cập nhật trường dữ liệu trên hệ thống sẵn có, chưa phân tích sâu cấu trúc kỹ thuật của cơ sở dữ liệu số hóa.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu xây dựng quy trình số hóa chuẩn cho khối tài liệu bản vẽ thiết kế xây dựng khổ lớn (A0 - A2); nghiên cứu giải pháp tích hợp phần mềm quản lý văn bản điều hành với Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử chuyên ngành xây dựng nhằm đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số toàn diện.

Giá trị tham khảo

Khóa luận mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng:

  • Sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học, Văn thư - Lưu trữ và Quản trị văn phòng: Cung cấp tư liệu thực tế sinh động về nghiệp vụ lập hồ sơ công việc, hồ sơ nhân sự và hồ sơ nguyên tắc tại một đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ tài chính; minh họa chi tiết cách áp dụng Nghị định số 30/2020/NĐ-CP vào thực tiễn cơ quan.
  • Cán bộ văn thư, lưu trữ tại các viện nghiên cứu, đơn vị tư vấn thiết kế và doanh nghiệp xây dựng: Tham khảo trực tiếp phương pháp phân loại hồ sơ công trình, quy cách bảo quản kỹ thuật đối với tài liệu bản vẽ khổ lớn (A0, A1, A2, A3), quy chế nộp lưu hồ sơ xây dựng cơ bản (thời hạn 03 tháng sau quyết toán) và hệ thống biểu mẫu theo dõi khai thác, mượn trả hồ sơ.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận phân loại các hồ sơ hình thành tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng thành những nhóm nào?
Khóa luận xác định 03 loại hồ sơ hình thành phổ biến tại Viện:

  • Hồ sơ công việc: Gồm hồ sơ thẩm tra thiết kế, giám sát thi công, kiểm định chất lượng, khảo sát địa chất (như dự án tổ hợp chung cư Văn Phú - Hà Đông, công trình MHDI-1 Mỹ Đình).
  • Hồ sơ nhân sự: Gồm hồ sơ cán bộ, viên chức, hồ sơ Đảng viên và hồ sơ nghiên cứu sinh (đào tạo tiến sĩ kỹ thuật), được lưu giữ tập trung tại Phòng Tổ chức - Hành chính.
  • Hồ sơ nguyên tắc: Gồm hệ thống Quy chuẩn xây dựng Việt Nam (QCVN 02:2009, QCVN 06:2010, QCVN 18:2014...) và các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ để tra cứu thường xuyên.

2. Tài liệu bản vẽ thiết kế kỹ thuật khổ lớn (A0, A1, A2, A3) tại Viện được xử lý và bảo quản theo nguyên tắc nào?
Tại VKHCNXD, tài liệu bản vẽ thiết kế được bảo quản theo quy cách kỹ thuật riêng:

  • Bản vẽ khổ A3: Được gập đôi và bảo quản trong túi đựng tài liệu hoặc hộp hồ sơ thông thường.
  • Bản vẽ khổ lớn hơn (A2, A1, A0): Tuyệt đối không gấp nếp mà phải cuộn tròn thành ống, bọc trong màng bóng kính chống trầy xước và bụi bẩn, đánh dấu nhãn nhận diện hồ sơ bên ngoài và xếp trong 20 tủ nằm ngang chuyên dụng có ngăn rộng.

3. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại Viện được quy định cụ thể như thế nào?
Căn cứ theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định nội bộ của Viện, thời hạn nộp lưu được phân định rõ:

  • Hồ sơ, tài liệu hành chính: Giao nộp trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
  • Hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Giao nộp trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.
  • Hồ sơ có thời hạn bảo quản dưới 05 năm được lưu giữ trực tiếp tại đơn vị hình thành. Khi giao nộp, cán bộ lập 02 bản Mục lục hồ sơ nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu.

4. Thực trạng nhân sự làm công tác văn thư và việc ứng dụng hệ thống hồ sơ điện tử tại Viện có đặc điểm gì?
Về nhân sự, Viện có 01 cán bộ Văn thư cơ quan chuyên trách tốt nghiệp đúng chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ từ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; các văn thư tại đơn vị trực thuộc là kiêm nhiệm và đã có chứng chỉ nghiệp vụ. Về công nghệ, Viện đã trang bị Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử nhưng mới chỉ dừng lại ở bước cập nhật các trường thông tin cơ bản (tiêu đề, số ký hiệu, thời gian bắt đầu/kết thúc), chưa thực hiện số hóa quét toàn văn nội dung tài liệu.

5. Những hạn chế chính về cơ sở vật chất trong khâu bảo quản hồ sơ tại Viện được tác giả chỉ ra là gì?
Khảo sát thực tế chỉ ra một số bất cập: Bộ phận Văn thư cơ quan vẫn còn một số hồ sơ nguyên tắc để trong thùng giấy chưa được đưa vào cặp hộp chuyên dụng; một số tủ tài liệu bị rỉ sét, cánh tủ bị kênh khó đóng mở; các bìa và hộp đựng tài liệu ở một số đơn vị chưa được vệ sinh định kỳ dẫn đến hiện tượng bám bụi và ố vàng.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp "Quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng" của sinh viên Tô Mai Chi đã phản ánh chi tiết, chân thực toàn bộ thực trạng công tác lập, bảo quản, khai thác và nộp lưu hồ sơ tại một đơn vị sự nghiệp kỹ thuật đặc thù ngành xây dựng giai đoạn 2020 - 2022. Tác giả đã làm rõ các điểm mạnh trong việc quản lý hồ sơ nhân sự tập trung và quy trình bảo quản bản vẽ kỹ thuật khổ lớn, đồng thời chỉ ra những bất cập về cơ sở vật chất xuống cấp và mức độ ứng dụng hồ sơ điện tử còn sơ khai. Hệ thống 5 giải pháp được đề xuất trong công trình có tính ứng dụng thực tiễn cao, đóng góp cơ sở quan trọng giúp cơ quan chuẩn hóa quy chế nội bộ và hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong giai đoạn mới.