Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã thúc đẩy nhu cầu sử dụng máy tính và các thiết bị điện tử trong mọi lĩnh vực của đời sống, học tập và nghiên cứu khoa học tại Việt Nam. Sự gia tăng này dẫn tới sự mở rộng nhanh chóng của thị trường linh kiện điện tử về cả số lượng lẫn chủng loại. Tuy nhiên, việc quản lý kinh doanh truyền thống tại các cửa hàng linh kiện bộc lộ nhiều hạn chế về thời gian xử lý, quản lý kho bãi, theo dõi đơn hàng và tương tác với khách hàng. Nhằm đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong công tác quản lý bán lẻ, đề tài "Phân tích thiết kế hệ thống quản lý Website bán linh kiện điện tử" được thực hiện nhằm xây dựng giải pháp phần mềm quản lý toàn diện, tối ưu hóa quy trình mua bán trực tuyến và gắn kết mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp.

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được phân công cụ thể cho các thành viên thuộc Nhóm 10 (Lớp DH22IT02, Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh):

  1. Khảo sát hiện trạng và xác định yêu cầu nghiệp vụ hệ thống (Sinh viên Phạm Nhật Hào thực hiện).
  2. Phân tích chức năng, mô hình hóa dữ liệu và luồng thông tin của hệ thống (Sinh viên Phạm Nhật Hào và Tăng Đỗ Trung Hiếu phối hợp).
  3. Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ và xây dựng giao diện người dùng (Sinh viên Tăng Đỗ Trung Hiếu thực hiện).
  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ bán hàng, quản lý đơn hàng, quản lý kho, giao hàng, kế toán và chăm sóc khách hàng trong hệ thống website thương mại điện tử bán linh kiện.
  • Phạm vi không gian và thời gian: Nghiên cứu thực hiện khảo sát thực tế tại Trường Đại học Mở TP. Hồ Chí Minh (cơ sở Nhà Bè) và khảo sát mô hình vận hành của Website linh kiện điện tử 3M (Chotroihn.vn) trong năm 2024.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài áp dụng phương pháp luận Phân tích và Thiết kế Hệ thống Hướng cấu trúc (Structured System Analysis and Design), kết hợp mô hình hóa dữ liệu quan hệ và thiết kế trải nghiệm người dùng (UI/UX).

Phương pháp nghiên cứu và thu thập dữ liệu

  • Phương pháp phỏng vấn: Thực hiện phỏng vấn trực tiếp khách hàng (ông Trần Xuân Đức) vào ngày 30/06/2024 tại Trường Đại học Mở TP. Hồ Chí Minh cơ sở Nhà Bè để thu thập trải nghiệm thực tế về giao diện, tính năng đặt hàng, dịch vụ giao nhận và dịch vụ hỗ trợ khách hàng.
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Khảo sát quy trình đăng ký, đăng nhập, quên mật khẩu và quy trình đặt hàng trên hệ thống website kinh doanh linh kiện 3M (Chotroihn.vn).
  • Phương pháp quan sát: Phân tích mô hình cơ cấu tổ chức và cách thức phân định trách nhiệm nội bộ của doanh nghiệp kinh doanh linh kiện điện tử gồm 5 phòng ban chức năng.

Công cụ và mô hình sử dụng

  • Sơ đồ phân rã chức năng (BFD): Xác định cấu trúc hình cây của các phân hệ chức năng trong hệ thống.
  • Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD): Xây dựng luồng dữ liệu ở các cấp độ: DFD mức ngữ cảnh, DFD mức đỉnh (mức 0), DFD mức 1 và DFD mức 2 cho các tiến trình trọng yếu.
  • Mô hình thực thể liên kết (ERD) & Cơ sở dữ liệu quan hệ: Chuẩn hóa các bảng thực thể và thiết lập toàn vẹn tham chiếu.
  • Thiết kế giao diện (UI/UX): Sử dụng nền tảng Figma để dựng nguyên mẫu tương tác cho toàn bộ hệ thống website.

Thiết kế và triển khai

Hệ thống được thiết kế phân tầng rõ ràng giữa hai phân hệ chính: Phân hệ dành cho khách hàng (Front-End) và Phân hệ quản trị dành cho nhân sự nội bộ (Back-End).

Kiến trúc chức năng hệ thống

  • Phân hệ Front-End (Khách hàng): Hiển thị danh mục mặt hàng linh kiện, thông tin giới thiệu, thông tin liên hệ; công cụ tra cứu/tìm kiếm sản phẩm theo tên và giá cả; module giỏ hàng; module đăng ký/đăng nhập tài khoản; tính năng hỗ trợ trực tuyến qua chat/email.
  • Phân hệ Back-End (Quản trị & Nhân viên): Module quản lý sản phẩm (thêm, sửa, xóa danh mục và mặt hàng); tiếp nhận và kiểm duyệt đơn đặt hàng; phân công giao hàng; quản lý kho (kiểm kê, nhập xuất); thống kê doanh thu và lập báo cáo tài chính.

Thiết kế dữ liệu quan hệ

Cơ sở dữ liệu của hệ thống gồm 10 bảng thực thể quan hệ, được chuẩn hóa với các khóa chính và khóa ngoại xác lập mối liên kết toàn vẹn dữ liệu:

Tên bảng Khóa chính (PK) Khóa ngoại (FK) Các thuộc tính khác
NguoiDung MaND Không có SDT, Email, TenND, MatKhau, DiaChi
KhachHang MaKH MaND Fax, MaTinh
QuanTriVien MaQTV MaND BangCap
NhanVien MaNV MaND KPI, KinhNghiem
TinTuc MaTT MaQTV TenTT, NoiDung, HinhAnh, NgayDang
DonHang MaDH MaKH, MaNV, PhuongThucVC NgayDatHang, NgayGiaoHang, TinhTrangDonHang, PhuongThucThanhToan
PhuongThucVanChuyen MaPT Không có TenPT
ChiTietDonHang MaCTDH MaDH, MaSP SoLuong, GiamGia, GiaBan
SanPham MaSP MaLoaiSP TenSanPham, DonGia, MoTa, DonViTinh, BaoHanh, HinhAnh
LoaiSanPham MaLoaiSP MaQTV TenLoaiSP

Thiết kế giao diện (Figma Prototype)

Quy trình đặt hàng và quản trị được xây dựng trên công cụ Figma, bao gồm màn hình đăng nhập (Digital 2H) tích hợp đăng nhập qua Google/Email, form đăng ký, form quên mật khẩu gửi mã xác thực qua email, giao diện hiển thị danh mục sản phẩm theo nhóm kỹ thuật (Linh kiện cơ bản, Linh kiện bán dẫn, Linh kiện thụ động, LED/LCD/Text), giỏ hàng và bảng điều khiển quản trị (Admin Dashboard).


Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về đề tài

Trình bày tính cấp thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị kinh doanh linh kiện điện tử. Nêu rõ mục tiêu nghiên cứu nhằm hiện đại hóa quy trình đặt hàng, nâng cao trải nghiệm khách hàng và giải quyết bài toán quản lý đơn hàng, kiểm soát doanh số của doanh nghiệp bán lẻ.

Chương 2: Khảo sát và hoạch định hệ thống

Chương này tổng hợp toàn bộ kết quả khảo sát thực tế, bao gồm:

  • Cơ cấu tổ chức: Doanh nghiệp gồm 5 bộ phận chính: Phòng kinh doanh, Phòng giao hàng, Phòng kế toán, Phòng kho và Phòng chăm sóc khách hàng (CSKH), cùng bộ phận kỹ thuật phụ trách quản trị website.
  • Hệ thống biểu mẫu (BM01 - BM09): Chuẩn hóa 9 biểu mẫu nghiệp vụ gồm Đơn đặt hàng (BM01), Thông tin đơn hàng (BM02), Hóa đơn bán hàng (BM03), Lịch làm việc nhân viên (BM04), Liên hệ - CSKH (BM05), Phiếu giao hàng (BM06), Biên bản kiểm kê hàng hóa (BM07), Thống kê đơn hàng (BM08), Thống kê doanh thu (BM09).
  • Quy định nghiệp vụ (QĐ01 - QĐ11): Xác lập 11 quy chế vận hành:
    • QĐ01: Đơn hàng trực tuyến tối thiểu 80.000 VNĐ; giờ tiếp nhận 10h00 – 22h00; thanh toán tiền mặt/chuyển khoản.
    • QĐ02: Chấp nhận thanh toán trước hoặc trả tiền mặt khi nhận hàng (COD).
    • QĐ03: Miễn phí vận chuyển cho đơn hàng từ 1.000.000 VNĐ; đơn hàng dưới 1.000.000 VNĐ tính phí theo cước bưu chính.
    • QĐ04: Thời gian giao hàng 3–5 ngày (nội thành), 5–7 ngày (ngoại thành/tỉnh xa).
    • QĐ05: Bảo hành sản phẩm 12 tháng kể từ ngày mua.
    • QĐ06: Quyền được cung cấp thông tin và hỗ trợ kỹ thuật của khách hàng.
    • QĐ07: Kiểm kê kho vào đầu và cuối ngày làm việc.
    • QĐ08: Quy định chấm công theo lịch ký nhận.
    • QĐ09: Tiếp nhận và xử lý email khiếu nại trong giờ hành chính.
    • QĐ10: Tỷ lệ khuyến mãi áp dụng trong khoảng từ 10% đến 50%.
    • QĐ11: Tổng hợp báo cáo doanh thu định kỳ vào ngày cuối cùng của tháng.
  • Bảng phân định trách nhiệm & Ràng buộc toàn vẹn: Xác định rõ chức năng hỗ trợ (thủ công, bán tự động, tự động) của phần mềm đối với từng tác nhân; đặt ra các ràng buộc dữ liệu nghiêm ngặt (mật khẩu phải từ 8 ký tự trở lên gồm chữ hoa, chữ thường và ký tự đặc biệt; không cho phép thay đổi email sau khi đăng ký; giá sản phẩm phải là số dương).

Chương 3: Phân tích hệ thống

Phân tích chi tiết các mô hình chức năng và luồng dữ liệu của hệ thống:

  • Sơ đồ phân rã chức năng: Phân rã các khối chức năng chính gồm Đặt hàng, Lập hóa đơn, Cập nhật thông tin, Thống kê báo cáo và Chăm sóc khách hàng.
  • Hệ thống sơ đồ luồng dữ liệu (DFD):
    • DFD mức ngữ cảnh: Mô tả tương tác giữa Website với Khách hàng, Nhà quản trị và Nhà cung cấp.
    • DFD mức đỉnh: Mô tả 5 tiến trình chính: (1.0) Đặt hàng, (2.0) Lập hóa đơn, (3.0) Cập nhật, (4.0) Thống kê, (5.0) Hỗ trợ khách hàng.
    • DFD mức 1: Chi tiết hóa tiến trình Đặt hàng, Cập nhật (mặt hàng, tin tức, khách hàng, đơn hàng) và Thống kê (doanh thu, đơn hàng, mặt hàng, khách hàng, tin tức).
    • DFD mức 2: Phân rã sâu các tiến trình then chốt gồm Tiến trình 1.1 (Tra cứu mặt hàng theo tên/theo giá), Tiến trình 1.2 (Kiểm tra/Đăng ký/Đăng nhập khách hàng), và Tiến trình 1.5 (Xử lý chi tiết đơn đặt hàng và giao hàng).
  • Mô hình thực thể liên kết (ERD): Thiết lập sơ đồ ERD trực quan hóa mối quan hệ giữa Người dùng (phân cấp thành Khách hàng, Nhân viên, Quản trị viên), Sản phẩm, Loại sản phẩm, Đơn hàng, Chi tiết đơn hàng và Phương thức vận chuyển.

Chương 4: Thiết kế hệ thống

Chương này hiện thực hóa các phân tích thành bản thiết kế kỹ thuật:

  • Chuyển đổi mô hình ERD sang lược đồ cơ sở dữ liệu quan hệ (10 quan hệ) kèm các ràng buộc khóa ngoại.
  • Xây dựng thiết kế giao diện chi tiết trên Figma thể hiện luồng thao tác: Đăng nhập/Đăng ký $\rightarrow$ Tra cứu mặt hàng $\rightarrow$ Thêm giỏ hàng $\rightarrow$ Nhập thông tin giao hàng & chọn phương thức thanh toán $\rightarrow$ Xác nhận đơn hàng & gửi email thông báo trong vòng 10 phút.

Kết quả và đóng góp

Kết quả đạt được

  • Chuẩn hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ bán hàng và quản trị cho cửa hàng linh kiện điện tử thông qua 9 biểu mẫu quản lý và 11 quy định nghiệp vụ cụ thể.
  • Xây dựng hoàn chỉnh mô hình phân tích hệ thống gồm sơ đồ phân rã chức năng, chuỗi sơ đồ DFD đa cấp độ (ngữ cảnh, mức đỉnh, mức 1, mức 2) và sơ đồ thực thể liên kết (ERD).
  • Thiết kế lược đồ cơ sở dữ liệu quan hệ tối ưu hóa gồm 10 bảng dữ liệu có đầy đủ khóa chính, khóa ngoại và ràng buộc toàn vẹn miền dữ liệu.
  • Hoàn thiện bộ nguyên mẫu giao diện người dùng (UI/UX Prototype) trên nền tảng Figma, đáp ứng đầy đủ các luồng thao tác của khách hàng và phân hệ quản trị.

Giải pháp đề xuất

  • Đề xuất quy trình xử lý đơn hàng tự động: Hệ thống tự động gửi email xác nhận cho khách hàng trong vòng 10 phút kể từ khi đặt hàng trực tuyến.
  • Phân định rõ ràng trách nhiệm liên phòng ban (Kinh doanh, Kho, Giao hàng, Kế toán, CSKH) giúp triệt tiêu tình trạng chồng chéo dữ liệu và giảm thiểu sai sót trong khâu giao nhận.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Báo cáo dừng lại ở giai đoạn khảo sát, phân tích nghiệp vụ, thiết kế cơ sở dữ liệu và dựng giao diện nguyên mẫu trên Figma; chưa tiến hành lập trình mã nguồn hoàn chỉnh (Coding/Implementation) và chưa thử nghiệm tải thực tế trên máy chủ.
  • Hướng phát triển:
    1. Triển khai lập trình hệ thống hoàn chỉnh trên các nền tảng công nghệ web hiện đại.
    2. Tích hợp trực tiếp cổng thanh toán trực tuyến tự động (VietQR, ngân hàng điện tử).
    3. Bổ sung tính năng đánh giá, phản hồi và chấm điểm sản phẩm theo nguyện vọng thu thập được từ phỏng vấn khách hàng.

Giá trị tham khảo

Báo cáo môn học là tài liệu tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên ngành Công nghệ thông tin và Hệ thống thông tin quản lý: Cung cấp phương pháp luận và quy trình mẫu chuẩn mực khi thực hiện đồ án môn học Phân tích thiết kế hệ thống thông tin.
  • Người phát triển ứng dụng thương mại điện tử bán lẻ: Tham khảo phương pháp xây dựng hệ thống biểu mẫu nghiệp vụ, bảng trách nhiệm các phòng ban, hệ thống quy tắc ràng buộc dữ liệu và chuỗi sơ đồ DFD/ERD cho website thương mại điện tử.

Câu hỏi thường gặp

1. Hệ thống quy định giá trị đơn hàng tối thiểu và chính sách miễn phí vận chuyển như thế nào?

Theo quy định nghiệp vụ của hệ thống: Đơn hàng trực tuyến bắt buộc phải có tổng giá trị tối thiểu từ 80.000 VNĐ (QĐ01). Doanh nghiệp áp dụng chính sách miễn phí vận chuyển cho các đơn hàng có giá trị từ 1.000.000 VNĐ trở lên; đơn hàng dưới 1.000.000 VNĐ sẽ tính phí vận chuyển theo bảng giá của đơn vị vận chuyển đối tác (QĐ03).

2. Doanh nghiệp vận hành hệ thống gồm những phòng ban nào và trách nhiệm cụ thể ra sao?

Cơ cấu tổ chức gồm 5 bộ phận chính:

  • Phòng kinh doanh: Tiếp nhận đơn hàng, chuẩn bị linh kiện, lập hóa đơn và bán hàng.
  • Phòng giao hàng: Nhận hàng từ kho và thực hiện giao hàng đến địa chỉ chỉ định của khách hàng.
  • Phòng kho: Kiểm tra chất lượng, kiểm kê hàng hóa đầu/cuối ngày và quản lý nhập xuất kho.
  • Phòng kế toán: Thống kê đơn hàng cuối ngày, đối chiếu công nợ và tổng hợp báo cáo doanh thu cuối tháng.
  • Phòng chăm sóc khách hàng (CSKH): Tiếp nhận, tư vấn và xử lý khiếu nại, phản hồi của khách hàng qua Gmail/Hotline.

3. Hệ thống đặt ra những ràng buộc dữ liệu bắt buộc nào đối với tài khoản người dùng?

Ràng buộc dữ liệu về tài khoản quy định: Mã ID tài khoản là duy nhất; bắt buộc phải có đầy đủ Họ tên, Số điện thoại và Email đúng định dạng; hệ thống không cho phép người dùng thay đổi địa chỉ Email sau khi tạo. Mật khẩu phải có độ dài từ 8 ký tự trở lên, bao gồm cả chữ viết hoa, chữ viết thường và ít nhất một ký tự đặc biệt.

4. Những tiến trình nào được phân rã chi tiết đến sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) mức 2?

Hệ thống thực hiện phân rã sơ đồ DFD mức 2 cho 3 tiến trình trọng yếu thuộc phân hệ đặt hàng:

  • Tiến trình 1.1 (Tra cứu mặt hàng): Tra cứu theo tên mặt hàng hoặc tra cứu theo mức giá.
  • Tiến trình 1.2 (Kiểm tra khách hàng): Xử lý xác thực đăng nhập hoặc đăng ký tài khoản mới.
  • Tiến trình 1.5 (Xử lý đặt hàng): Lập đơn đặt hàng chi tiết, lựa chọn phương thức thanh toán, xác định thời gian giao hàng và xuất thông tin giao nhận.

5. Cấu trúc cơ sở dữ liệu quan hệ của hệ thống bao gồm những bảng thực thể nào?

Cơ sở dữ liệu gồm 10 bảng thực thể: NguoiDung, KhachHang, QuanTriVien, NhanVien, TinTuc, DonHang, PhuongThucVanChuyen, ChiTietDonHang, SanPham và LoaiSanPham. Trong đó, các bảng KhachHang, QuanTriVien, NhanVien kế thừa và liên kết khóa ngoại trực tiếp với bảng NguoiDung.


Kết luận

Báo cáo môn học "Phân tích thiết kế hệ thống quản lý Website bán linh kiện điện tử" của nhóm sinh viên Trường Đại học Mở TP. Hồ Chí Minh đã hoàn thành toàn diện giai đoạn khảo sát nghiệp vụ và mô hình hóa hệ thống. Bằng việc kết hợp chặt chẽ giữa khảo sát thực tế (phỏng vấn, quan sát, nghiên cứu tài liệu) với các công cụ phân tích hướng cấu trúc (BFD, DFD, ERD), đề tài đã chuẩn hóa được 9 biểu mẫu quản lý, 11 quy định vận hành và thiết kế hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 10 thực thể. Kết quả nghiên cứu và bộ nguyên mẫu giao diện Figma là nền tảng kỹ thuật vững chắc để triển khai lập trình và đưa hệ thống vào vận hành thực tế trong tương lai.