Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và nhu cầu quản lý tài liệu ngày càng gia tăng, công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức trở thành vấn đề cấp thiết. Trường Đại học Hải Phòng (ĐHHP), với quy mô hơn 800 cán bộ, giảng viên và hơn 12.000 sinh viên, sản sinh ra khối lượng tài liệu lớn và đa dạng hàng năm. Theo báo cáo thống kê, trong giai đoạn 2012-2014, số lượng văn bản đến và đi của trường lần lượt tăng từ 1.568 lên 1.625 và từ 469 lên 1.450 văn bản, cho thấy nhu cầu quản lý hồ sơ ngày càng cấp bách. Tuy nhiên, thực trạng công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tại ĐHHP còn nhiều hạn chế, như việc tài liệu bị bó gói, thất lạc, chưa có quy định cụ thể và chưa áp dụng hiệu quả phần mềm quản lý văn bản điện tử.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm xây dựng danh mục hồ sơ khoa học, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban tại ĐHHP, đồng thời đề xuất giải pháp quản lý hồ sơ điện tử hiệu quả dựa trên phần mềm quản lý văn bản hiện có. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào 11 phòng chức năng của trường, khảo sát thực trạng công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ trong giai đoạn gần đây, đồng thời phân tích các văn bản pháp luật, quy định của Nhà nước và địa phương liên quan đến công tác lưu trữ. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, bảo đảm tính pháp lý và khoa học trong công tác lưu trữ, góp phần phát triển bền vững hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học của trường.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình quản lý hồ sơ hiện đại, trong đó có:

  • Lý thuyết quản lý hồ sơ: Nhấn mạnh vai trò của việc lập hồ sơ khoa học, bảo quản và khai thác hồ sơ nhằm đảm bảo tính liên tục và hiệu quả trong quản lý công việc.
  • Mô hình xây dựng danh mục hồ sơ: Phân loại hồ sơ theo cơ cấu tổ chức và lĩnh vực hoạt động, giúp xác định rõ các loại hồ sơ cần lập và thời hạn bảo quản phù hợp.
  • Khái niệm hồ sơ điện tử: Định nghĩa hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan đến một sự việc, được quản lý và lưu trữ bằng công nghệ thông tin, đảm bảo tính toàn vẹn và truy cập nhanh chóng.

Các khái niệm chính bao gồm: hồ sơ công việc, danh mục hồ sơ, quản lý hồ sơ điện tử, lập hồ sơ hiện hành, bảo quản hồ sơ, và phần mềm quản lý văn bản.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp tổng hợp, phân tích hệ thống và khảo sát thực tế tại Trường ĐHHP. Cỡ mẫu khảo sát gồm 11 phòng chức năng với hơn 100 cán bộ, giảng viên tham gia phỏng vấn và cung cấp dữ liệu. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu thuận tiện dựa trên các phòng có chức năng quản lý tài liệu và hồ sơ. Nguồn dữ liệu bao gồm:

  • Văn bản pháp luật liên quan đến công tác lưu trữ, lập hồ sơ hiện hành, quản lý hồ sơ điện tử.
  • Báo cáo thống kê tài liệu, văn bản đến và đi của trường trong 3 năm gần nhất.
  • Phỏng vấn trực tiếp cán bộ văn thư, giảng viên và lãnh đạo các phòng chức năng.
  • Tài liệu nội bộ, quy chế, kế hoạch công tác của trường.

Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phương pháp định tính và định lượng, so sánh số liệu thực tế với các quy định pháp luật và tiêu chuẩn nghiệp vụ lưu trữ. Timeline nghiên cứu kéo dài từ năm 2015 đến 2016, tập trung vào khảo sát thực trạng, xây dựng danh mục hồ sơ và đề xuất giải pháp quản lý hồ sơ điện tử.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Khối lượng tài liệu lớn và tăng nhanh: Số lượng văn bản đến tăng từ 1.568 (2012) lên 1.625 (2014), văn bản đi tăng từ 469 lên 1.450 trong cùng giai đoạn, cho thấy nhu cầu quản lý hồ sơ ngày càng gia tăng.

  2. Thực trạng lập hồ sơ còn yếu kém: Trong 11 phòng chức năng khảo sát, chỉ 2 phòng có ý thức lập hồ sơ công việc, còn lại chưa thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ. Tài liệu thường bị bó gói, thất lạc, không được sắp xếp khoa học.

  3. Ý thức và trách nhiệm của cán bộ chưa cao: Nhiều cán bộ cho rằng lập hồ sơ là nhiệm vụ của bộ phận văn thư, không phải trách nhiệm cá nhân. Việc giao nộp tài liệu không đầy đủ, gây khó khăn cho công tác lưu trữ.

  4. Quản lý hồ sơ điện tử chưa hiệu quả: Phần mềm quản lý văn bản của trường được sử dụng nhưng chưa có quy định cụ thể, chưa khai thác tối đa chức năng quản lý hồ sơ điện tử, dẫn đến việc quản lý hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử chưa đồng bộ.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của thực trạng trên là do thiếu sự chỉ đạo quyết liệt từ Ban Giám hiệu, thiếu quy chế, quy định cụ thể về công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ. So với các nghiên cứu trong ngành lưu trữ tại các cơ quan nhà nước, ĐHHP còn nhiều hạn chế trong việc xây dựng và thực hiện danh mục hồ sơ khoa học, cũng như trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ điện tử.

Việc thiếu nhận thức về tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ dẫn đến tài liệu bị phân tán, khó tra cứu, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý và ra quyết định. Kết quả khảo sát cho thấy, nếu có danh mục hồ sơ chuẩn và hướng dẫn cụ thể, cán bộ văn thư và các phòng ban sẽ dễ dàng lập hồ sơ công việc, từ đó nâng cao chất lượng quản lý tài liệu.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tăng trưởng số lượng văn bản đến và đi, bảng so sánh tỷ lệ phòng ban lập hồ sơ, và sơ đồ quy trình lập hồ sơ hiện hành tại trường. Những biểu đồ này minh họa rõ ràng sự gia tăng tài liệu và khoảng cách giữa thực trạng và yêu cầu quản lý hồ sơ.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Ban hành quy chế lập hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử: Xây dựng và ban hành quy định cụ thể về lập hồ sơ công việc và quản lý hồ sơ điện tử, làm cơ sở pháp lý cho các phòng ban thực hiện. Thời gian thực hiện trong 6 tháng, chủ thể là Ban Giám hiệu phối hợp phòng Hành chính – Quản trị.

  2. Tổ chức đào tạo, tập huấn nâng cao nhận thức và kỹ năng lập hồ sơ: Đào tạo cho cán bộ, giảng viên và cán bộ văn thư về tầm quan trọng, quy trình lập hồ sơ và sử dụng phần mềm quản lý văn bản. Mục tiêu tăng tỷ lệ phòng ban lập hồ sơ lên trên 80% trong 1 năm.

  3. Xây dựng và triển khai danh mục hồ sơ chuẩn cho từng phòng ban: Dựa trên chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, xây dựng danh mục hồ sơ chi tiết, làm căn cứ để lập hồ sơ công việc. Thời gian hoàn thành trong 3 tháng, do phòng Văn thư chủ trì phối hợp các phòng chức năng.

  4. Nâng cấp và tối ưu phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ điện tử: Cập nhật phần mềm để hỗ trợ quản lý hồ sơ điện tử hiệu quả, tích hợp chức năng theo dõi, lưu trữ và tra cứu hồ sơ. Thời gian thực hiện trong 9 tháng, chủ thể là phòng Công nghệ thông tin phối hợp phòng Văn thư.

  5. Thiết lập kho lưu trữ hiện hành và quy trình giao nộp hồ sơ: Xây dựng kho lưu trữ hiện đại, có hệ thống bảo quản phù hợp, đồng thời quy định rõ quy trình giao nộp hồ sơ từ các phòng ban về kho lưu trữ. Thời gian thực hiện trong 1 năm, do phòng Hành chính – Quản trị phối hợp phòng Văn thư.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ quản lý và lãnh đạo các trường đại học, cao đẳng: Giúp hiểu rõ tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử, từ đó xây dựng chính sách và quy trình phù hợp cho đơn vị mình.

  2. Cán bộ văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức giáo dục: Cung cấp kiến thức và phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ, quản lý hồ sơ điện tử hiệu quả, nâng cao năng lực chuyên môn.

  3. Sinh viên và học viên chuyên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng: Là tài liệu tham khảo thực tiễn quý giá, giúp tiếp cận công tác lưu trữ trong môi trường giáo dục đại học, phục vụ nghiên cứu và học tập.

  4. Nhà nghiên cứu và chuyên gia trong lĩnh vực quản lý tài liệu, lưu trữ: Cung cấp dữ liệu thực tế và phân tích chuyên sâu về công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử tại một đơn vị sự nghiệp giáo dục, làm cơ sở cho các nghiên cứu tiếp theo.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao việc lập hồ sơ công việc lại quan trọng đối với trường đại học?
    Lập hồ sơ công việc giúp tổ chức, bảo quản tài liệu một cách khoa học, đảm bảo tính pháp lý và dễ dàng tra cứu, phục vụ hiệu quả công tác quản lý và ra quyết định. Ví dụ, hồ sơ đào tạo giúp theo dõi quá trình học tập và cấp bằng cho sinh viên.

  2. Danh mục hồ sơ là gì và có vai trò như thế nào?
    Danh mục hồ sơ là bảng thống kê các loại hồ sơ cần lập trong năm, giúp hướng dẫn cán bộ lập hồ sơ đúng loại, đủ thành phần và thời hạn bảo quản. Nó là công cụ quản lý hồ sơ hiệu quả, tránh thất lạc và trùng lặp.

  3. Làm thế nào để nâng cao ý thức lập hồ sơ của cán bộ, giảng viên?
    Cần có sự chỉ đạo quyết liệt từ lãnh đạo, tổ chức đào tạo, tập huấn, đồng thời xây dựng quy chế khen thưởng, xử phạt rõ ràng để khuyến khích và bắt buộc cán bộ thực hiện nghiêm túc.

  4. Phần mềm quản lý văn bản có thể hỗ trợ gì trong quản lý hồ sơ điện tử?
    Phần mềm giúp lưu trữ, phân loại, tra cứu hồ sơ nhanh chóng, theo dõi quá trình xử lý công việc, giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch trong quản lý tài liệu.

  5. Làm sao để bảo quản hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử hiệu quả?
    Hồ sơ giấy cần được lưu trữ trong kho có điều kiện nhiệt độ, độ ẩm phù hợp, tránh ẩm mốc, hư hỏng. Hồ sơ điện tử cần sao lưu định kỳ, bảo mật dữ liệu và sử dụng phần mềm quản lý chuyên dụng để đảm bảo an toàn và truy cập nhanh.

Kết luận

  • Trường Đại học Hải Phòng sản sinh khối lượng tài liệu lớn, đa dạng, nhưng công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ còn nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý.
  • Việc xây dựng danh mục hồ sơ khoa học, phù hợp với chức năng từng phòng ban là cần thiết để nâng cao chất lượng lập hồ sơ công việc.
  • Quản lý hồ sơ điện tử dựa trên phần mềm quản lý văn bản hiện có chưa được khai thác tối đa, cần nâng cấp và hoàn thiện.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể gồm ban hành quy chế, đào tạo cán bộ, xây dựng danh mục hồ sơ, nâng cấp phần mềm và thiết lập kho lưu trữ hiện hành.
  • Nghiên cứu là cơ sở tham khảo quan trọng cho các đơn vị giáo dục và chuyên ngành lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài liệu trong thời đại số.

Hành động tiếp theo: Ban Giám hiệu và các phòng chức năng cần phối hợp triển khai các giải pháp đề xuất, tổ chức đánh giá định kỳ để đảm bảo công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử đi vào nền nếp, phục vụ tốt cho sự phát triển bền vững của trường.