Nghiên Cứu Hiệu Quả Ứng Dụng Phần Mềm Liên Kết Tại Đại Học Quốc Gia Hà Nội

Hiện nay, khi triển khai các ứng dụng tin học trong hoạt động TT-TV, có hai loại phần mềm chuyên dụng thường được sử dụng: phần mềm tư liệu và phần mềm tích hợp quản trị thư viện. Phần mềm tư liệu dùng để quản lý, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu, tạo ra các sản phẩm thông tin thư mục. Đối tượng quản lý là các tài liệu như sách, báo, tạp chí, các bài trích… Cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi phần mềm tư liệu là cơ sở dữ liệu thư mục. Ví dụ như phần mềm CDS/ISIS. Tuy nhiên, ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của CNTT và viễn thông, sự xuất hiện Internet, thì phần mềm tư liệu không còn phù hợp nữa. Thực tế hoạt động TT – TV đòi hỏi cần có phần mềm quản trị thư viện mạnh hơn có khả năng quản lý hàng triệu biểu ghi, quản trị các định dạng số của tài liệu (âm thanh, toàn văn, hình ảnh), có khả năng khai thác trực tuyến và chia sẻ thông tin, đặc biệt có khả năng tự động hóa quy trình dây chuyền thông tin tư liệu từ khâu bổ sung, biên mục, tìm tin, quản lý bạn đọc, quản lý kho đến lưu thông tài liệu, chia sẻ tài liệu để phục vụ NDT. Chính vì vậy đã xuất hiện các phần mềm quản trị thư viện tích hợp.

Libol 5.5 là một phần mềm thư viện tích hợp hoàn chỉnh, hỗ trợ các quy trình nghiệp vụ chuẩn của một thư viện hiện đại. Phần mềm này được xây dựng trên cơ sở hợp tác giữa các kỹ sư tin học và các đơn vị thư viện đầu ngành, tạo ra một sản phẩm phù hợp với những gì đang diễn ra trong thư viện, cố gắng bổ khuyết những điểm hạn chế của CDS/ISIS, kết hợp tham khảo các phần mềm thư viện nổi tiếng như: Innopac, Geac, Dynix… Libol có những tính năng chính sau: Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR2, ISBD; các khung phân loại thông dụng như DDC, BBK, NLM, LCC, UDC; chuẩn ISO 2709 cho nhập/xuất dữ liệu. Liên kết với các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên Internet qua giao thức Z39. Mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161, sử dụng định dạng mã hóa dữ liệu BER/MIME. Tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ và RFID; các thiết bị mượn trả tự động theo chuẩn SIP2. Hỗ trợ đa ngữ Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc; các bảng mã Tiếng Việt như TCVN 5712, VNI… Công cụ xây dựng, quản lý, khai thác kho tài liệu số. Xuất bản các cơ sở dữ liệu hoặc thư mục trên đĩa CD. Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối tượng. Vận hành hiệu quả trên cơ sở dữ liệu lớn hàng triệu bản ghi, hỗ trợ hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle hoặc MS SQL Server. Khai thác và trao đổi thông tin qua Web, thư điện tử, GPRS (điện thoại di động) và thiết bị hỗ trợ người khiếm thị. Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở. Hỗ trợ hệ thống thư viện nhiều kho, điểm lưu thông.

Phần mềm Libol 5.5 bao gồm nhiều phân hệ khác nhau, mỗi phân hệ đảm nhiệm một chức năng nghiệp vụ riêng biệt. Các phân hệ chính bao gồm: Phân hệ bổ sung: Quản lý quá trình bổ sung tài liệu vào thư viện, từ khâu đặt mua, kiểm nhận, đến gắn số đăng ký và xếp giá. Phân hệ biên mục: Hỗ trợ biên mục tài liệu theo các chuẩn thư mục quốc tế, giúp tạo ra các bản ghi thư mục đầy đủ và chính xác. Phân hệ quản lý bạn đọc: Quản lý thông tin cá nhân của bạn đọc, phân loại bạn đọc, và theo dõi quá trình mượn trả tài liệu. Phân hệ tra cứu trực tuyến (OPAC): Cung cấp giao diện tra cứu thân thiện và dễ sử dụng cho người dùng, giúp họ tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả. Phân hệ ấn phẩm định kỳ: Quản lý các ấn phẩm định kỳ như báo, tạp chí, từ khâu đặt mua, theo dõi, đến đóng tập và khiếu nại.

Việc đánh giá hiệu quả sử dụng các phân hệ chính của phần mềm Libol 5.5 là rất quan trọng để xác định những điểm mạnh cần phát huy và những điểm yếu cần khắc phục. Phân hệ bổ sung giúp thư viện quản lý quá trình bổ sung tài liệu một cách chặt chẽ và xuyên suốt. Phân hệ biên mục giúp tạo ra các bản ghi thư mục chất lượng cao, đáp ứng yêu cầu của người dùng. Phân hệ quản lý bạn đọc giúp thư viện quản lý thông tin bạn đọc một cách hiệu quả và chính xác. Phân hệ tra cứu trực tuyến (OPAC) cung cấp giao diện tra cứu thân thiện và dễ sử dụng, giúp người dùng tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả. Phân hệ ấn phẩm định kỳ giúp thư viện quản lý các ấn phẩm định kỳ một cách hiệu quả và chính xác.

Phần mềm Libol 5.5 có rất nhiều tính năng hữu ích, nhưng không phải tất cả các tính năng này đều được sử dụng một cách hiệu quả. Cần có những biện pháp để tối ưu hóa việc sử dụng các tính năng hiện có, ví dụ như: Tổ chức các khóa đào tạo, hướng dẫn sử dụng phần mềm cho cán bộ thư viện. Xây dựng các tài liệu hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng các tính năng của phần mềm. Khuyến khích cán bộ thư viện chia sẻ kinh nghiệm sử dụng phần mềm với nhau. Thường xuyên cập nhật các phiên bản mới của phần mềm để tận dụng các tính năng mới và sửa lỗi.

Việc nâng cấp phần mềm Libol lên các phiên bản mới hơn là một giải pháp quan trọng để nâng cao hiệu quả ứng dụng. Các phiên bản mới thường có nhiều tính năng mới, giao diện thân thiện hơn, và khả năng tương thích tốt hơn với các hệ thống khác. Tuy nhiên, việc nâng cấp phần mềm cần được thực hiện một cách cẩn thận và có kế hoạch, để tránh gây ra các sự cố không mong muốn. Cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt kỹ thuật, và cần có sự tham gia của các chuyên gia để đảm bảo quá trình nâng cấp diễn ra suôn sẻ.

Việc thiết lập tổ hợp các đơn vị dùng phần mềm Libol để tiến tới hoạt động liên thư viện là một giải pháp quan trọng để nâng cao hiệu quả phục vụ người dùng. Liên kết thư viện giúp chia sẻ dữ liệu và tài nguyên giữa các thư viện, giúp người dùng có thể truy cập được nhiều thông tin hơn. Liên kết thư viện cũng giúp giảm chi phí cho các thư viện, vì các thư viện có thể chia sẻ các nguồn lực với nhau. Để thực hiện liên kết thư viện, cần có sự thống nhất về các chuẩn dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ.

Việc khảo sát mức độ hài lòng của sinh viên và giảng viên về phần mềm Libol là rất quan trọng để đánh giá hiệu quả phục vụ của thư viện. Các khảo sát có thể được thực hiện thông qua các phiếu hỏi, phỏng vấn trực tiếp, hoặc các hình thức trực tuyến. Kết quả khảo sát sẽ giúp thư viện hiểu rõ hơn về nhu cầu của người dùng, và có những điều chỉnh phù hợp để nâng cao chất lượng phục vụ.

Phân tích dữ liệu sử dụng phần mềm Libol là một công cụ quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động của thư viện. Các dữ liệu cần phân tích bao gồm: Số lượng tài liệu được bổ sung, biên mục, và lưu thông. Số lượng bạn đọc đăng ký và sử dụng thư viện. Số lượng lượt tra cứu và mượn trả tài liệu. Các dữ liệu này sẽ giúp thư viện hiểu rõ hơn về tình hình hoạt động của mình, và có những điều chỉnh phù hợp để nâng cao hiệu quả phục vụ.

Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể được ứng dụng trong việc tìm kiếm và phân loại tài liệu một cách tự động và hiệu quả. AI có thể giúp người dùng tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và chính xác hơn, và có thể giúp thư viện phân loại tài liệu một cách tự động, giảm thiểu công sức của cán bộ thư viện.

Internet of Things (IoT) có thể được ứng dụng trong việc quản lý và kiểm kê tài sản của thư viện một cách hiệu quả. Các thiết bị IoT có thể giúp theo dõi vị trí của tài liệu, và có thể giúp tự động hóa quá trình kiểm kê tài sản, giảm thiểu công sức của cán bộ thư viện.

Để phát triển hệ thống phần mềm liên kết tại ĐHQGHN, cần có những đề xuất và khuyến nghị cụ thể. Các đề xuất và khuyến nghị này cần tập trung vào việc nâng cao chất lượng phần mềm, cải thiện quy trình nghiệp vụ, và tăng cường sự hợp tác giữa các thư viện.

Trong tương lai, cần có những hướng phát triển và nghiên cứu tiếp theo về phần mềm liên kết. Các hướng phát triển và nghiên cứu này cần tập trung vào việc ứng dụng các công nghệ mới, và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dùng.