Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ NĂNG LỰC CÔNG CHỨC LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG BỐI CẢNH CHUYỂN ĐỔI SỐ 1. Một số khái niệm cơ bản 1. Năng lực chuyên môn Theo Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng năm 2003 (tr660-661), năng lực là khả năng, điều kiện chủ quan hoặc tự nhiên sẵn có để thực hiện một hoạt động nào đó; là phẩm chất tâm lí, sinh lí tạo cho con người khả năng hoàn thành một loại hoạt động nào đó với chất lượng cao [8]. Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam (tập 3,tr42), năng lực là đặc điểm của cá nhân thể hiện mức độ thông thạo – tức là có thể thực hiện một cách thành thục và chắc chắn – một hay một số dạng hoạt động nào đó.
Năng lực gắn liền với những phẩm chất về trí nhớ, tính nhạy cảm, trí tuệ, tính cách của cá nhân. Năng lực có thể phát triển trên cơ sở năng khiếu (đặc điểm sinh lí của con người, trước hết là hệ thần kinh trung ương), song không phải là bẩm sinh, mà là kết quả phát triển của xã hội và của con người (đời sống xã hội, sự giáo dục và rèn luyện, hoạt động của cá nhân) [9]. Theo Giáo trình Trung cấp Lý luận chính trị (Kiến thức bổ trợ, tr264), Năng lực là tập hợp các khả năng, nguồn lực của một con người hay một tổ chức nhằm thực thi một công việc nào đó. Bởi vậy, thực chất, năng lực của một con người là tập hợp những khả năng, phẩm chất mà con người có để thực hiện được mục tiêu đã xác định [10].
Dù theo tiếp cận nào, năng lực luôn gắn với hiệu quả, kết quả công việc được giao. Năng lực là sự kết hợp của nhiều yếu tố tạo thành, là sự tổng hoà của các yếu tố: kiến thức, kỹ năng, thái độ. Một người không có năng lực thì khó có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ. 11 Hiện nay, năng lực của công chức trong cơ quan nhà nước được chia làm 03 nhóm gồm năng lực chung, năng lực chuyên môn, năng lực quản lý.
Năng lực chung là những năng lực cơ bản, thiết yếu hoặc cốt lõi, làm nền tảng cho mọi hoạt động của con người trong cuộc sống và lao động nghề nghiệp; bao gồm: Nhận thức chính trị, pháp lý trong quá trình thực thi công vụ, nhiệm vụ; Nhận thức trách nhiệm trong thực thi công vụ, nhiệm vụ và định hướng cung ứng dịch vụ công và phục vụ công; Năng lực lập kế hoạch, năng lực thực thi công vụ, nhiệm vụ và phối hợp giải quyết công việc; Năng lực ứng dụng thành thạo công nghệ thông tin và các nền tảng công nghệ mới, áp dụng hiệu quả các giải pháp công nghệ vào công việc của mình. Năng lực chuyên môn là những năng lực chuyên sâu về một lĩnh vực, được hình thành và phát triển dựa trên năng lực cốt lõi (hay còn gọi là năng lực chung) của mỗi người. Năng lực chuyên môn và năng lực chung có mối quan hệ qua lại lẫn nhau. Năng lực chung chính là cở sở hỗ trợ để đạt năng lực chuyên môn.
Còn năng lực chuyên môn lại là năng lực chuyên sâu để giúp năng lực chung có thể phát triển rộng hơn. Có thể hiểu năng lực chung là năng lực nền tảng, còn năng lực chuyên môn là chuyên sâu từng lĩnh vực, từng công việc cụ thể. Năng lực quản lý thể hiện ở các năng lực như lập kế hoạch, tổ chức, uỷ quyền, điều phối, kiểm soát, đề ra các mục tiêu, thiết lập các hệ thống, thực hiện các quy chế, quy định và vận hành các quy trình thủ tục. Công chức Ở Việt Nam, ngay từ năm 1950, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ban hành Sắc lệnh 76/ SL về "Quy chế công chức", đây là văn bản pháp luật đầu tiên có liên quan trực tiếp đến khái niệm công chức.
Quy chế này xác định rõ nghĩa vụ, quyền lợi của công chức, các thể lệ về việc tổ chức, quản trị và sử dụng các ngạch công chức trong toàn quốc; theo đó "những công dân Việt Nam được 12 chính quyền nhân dân tuyển để giữ một chức vụ thường xuyên trong các cơ quan Chính phủ, ở trong hay ở ngoài nước, đều là công chức"[11]. Giai đoạn sau đó, nước ta cũng ban hành nhiều văn bản đề cập đến công chức, công vụ, nhưng các văn bản này chưa có sự phân định rõ ràng giữa công chức và viên chức. Trước đòi hỏi của thực tế khách quan, ngày 13/11/2008, kỳ họp thứ 4 Quốc hội khóa XII đã thông qua Luật cán bộ, công chức. Theo quy định này, "Công chức là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân mà không phải là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không phải là sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội (sau đây gọi chung là đơn vị sự nghiệp công lập), trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước; đối với công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập thì lương được bảo đảm từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật" [12].
Đến năm 2019, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Cán bộ, công chức năm 2008 và Luật Viên chức năm 2019 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIV, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 25 tháng 11 năm 2019 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2020, thì “công chức là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh tương ứng với vị trí việc làm trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân mà không phải là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng; trong cơ 13 quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không phải là sĩ quan, hạ sĩ quan phục vụ theo chế độ chuyên nghiệp, công nhân công an, trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước” [13]. Công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan nhà nước 1. Công tác văn thư Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam (2011, tr110), “công tác văn thư là toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ công tác văn bản, giấy tờ”. Tài liệu văn thư là phương tiện hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức, vì vậy công tác văn thư gắn liền với yêu cầu cải cách nền hành chính nhà nước.
Văn thư cơ quan là bộ phận quản lý văn bản, giấy tờ trong văn phòng hoặc phòng hành chính của một cơ quan, tổ chức hoặc văn bản, giấy tờ nói chung của một cơ quan, tổ chức; cụ thể: Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến; Sắp xếp, bảo quản và phục vụ tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản; Quản lý Sổ đăng ký văn bản; Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khoá bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định. Công tác lưu trữ Theo Luật Lưu trữ năm 2024, Lưu trữ là hoạt động lưu giữ tài liệu nhằm gìn giữ và phát huy các giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân. Lưu trữ hiện hành là đơn vị, bộ phận thực hiện lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Lưu trữ hiện hành trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ có thời hạn, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn chưa đến thời hạn nộp vào lưu trữ lịch sử và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn không thuộc trường hợp nộp vào lưu trữ lịch sử.
Lưu trữ hiện hành thực hiện các hoạt động xác định giá trị, thu nộp, bảo quản, thống kê, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và 14 phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; thực hiện nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử theo quy định. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành được quy định tại Điều 17 của Luật Lưu trữ năm 2024: “Người được giao xử lý công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc theo quy định của pháp luật về văn thư; nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đúng yêu cầu và thời hạn theo quy định của Luật này; Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tối đa là 01 năm, tính từ năm kết thúc công việc. Năng lực công chức văn thư, lưu trữ Năng lực công chức văn thư, lưu trữ cơ quan là năng lực công chức gắn với vị trí việc làm công chức nghiệp vụ chuyên môn dùng chung trong cơ quan, tổ chức hành chính tương ứng với ngạch công chức để thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu. Theo đó, các người được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch công chức văn thư, lưu trữ tại các bộ, cơ quan ngang bộ phải có đủ kiến thức, kỹ năng, thái độ đáp ứng đủ tiêu chuẩn, điều kiện của vị trí việc làm của ngạch công chức văn thư, lưu trữ.
- Kiến thức: Là tổng hợp kết quả tích luỹ được của quá trình đào tạo, bồi dưỡng về lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Đối với từng cấp độ đào tạo thì năng lực vận dụng kiến thức đã được tích luỹ là khác nhau. Hiện nay, lĩnh vực văn thư, lưu trữ được đào tạo các cấp độ: Trung cấp, Cao đẳng, Đại học, Thạc sĩ, Tiến sĩ. Ngoài ra, còn có bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; chứng chỉ hành nghề lưu trữ để bồi dưỡng, tích luỹ thêm về kiến thức đối với lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
- Kỹ năng: Là việc vận dụng các kiến thức được đào tạo về lĩnh vực văn thư lưu trữ và kinh nghiệm thực tế trong quá trình học tập, làm việc. Ngoài ra, đó còn là việc vận dụng những kiến thức từ những lĩnh vực khác để thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đạt hiệu quả hơn.