I. Tổng Quan Năng Lực Công Chức Văn Thư Lưu Trữ Hiện Nay
Trong mọi cơ quan, tổ chức, bộ phận văn thư, lưu trữ đóng vai trò then chốt trong việc quản lý và bảo quản thông tin, văn bản. Đội ngũ công chức văn thư, lưu trữ là những người trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ này, đảm bảo tính khoa học và hệ thống của thông tin trong hoạt động của cơ quan. Hiện nay, các văn bản pháp luật đã quy định tương đối đầy đủ về yêu cầu, tiêu chuẩn, chức trách, nhiệm vụ của công chức văn thư, lưu trữ. Công tác đào tạo, bồi dưỡng cũng được chú trọng, giúp nâng cao trình độ và năng lực của đội ngũ này, đóng góp vào sự phát triển của ngành văn thư lưu trữ. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ và quá trình chuyển đổi số, công chức văn thư phải đối mặt với những yêu cầu mới về kỹ năng số và khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc.
1.1. Định nghĩa Năng lực công chức văn thư lưu trữ
Năng lực của công chức văn thư, lưu trữ được hiểu là khả năng vận dụng kiến thức, kỹ năng, và kinh nghiệm vào việc thực hiện các nhiệm vụ được giao, đáp ứng yêu cầu của vị trí việc làm trong bối cảnh chuyển đổi số. Điều này bao gồm khả năng quản lý văn bản điện tử, lưu trữ điện tử, sử dụng phần mềm quản lý văn thư, và đảm bảo an toàn thông tin. Năng lực cũng bao gồm khả năng thích ứng với các quy trình và công nghệ mới, cũng như khả năng giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
1.2. Vai trò của công chức văn thư lưu trữ trong cơ quan nhà nước
Vai trò của công chức văn thư, lưu trữ vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, và kịp thời của thông tin trong cơ quan nhà nước. Họ đóng vai trò cầu nối giữa các bộ phận, đảm bảo thông tin được truyền tải và lưu trữ một cách hiệu quả. Trong bối cảnh chuyển đổi số, vai trò này càng trở nên quan trọng hơn, khi công chức văn thư, lưu trữ phải đảm bảo thông tin được quản lý và bảo mật trên môi trường điện tử, đồng thời đảm bảo khả năng truy cập và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng. Theo Luật Lưu trữ năm 2024, tài liệu được định nghĩa là thông tin gắn liền với vật mang tin, do đó cần được đào tạo, bồi dưỡng về kiến thức, kỹ năng, năng lực số để đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ.
II. Thách Thức Chuyển Đổi Số Với Năng Lực Công Chức Văn Thư
Quá trình chuyển đổi số đặt ra nhiều thách thức đối với công chức văn thư, lưu trữ. Yêu cầu về kỹ năng số, khả năng sử dụng phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ, và kiến thức về an toàn thông tin ngày càng cao. Nhiều công chức văn thư, lưu trữ còn thiếu kinh nghiệm làm việc với văn bản điện tử, lưu trữ điện tử, và các công nghệ mới. Ngoài ra, vấn đề bảo mật thông tin và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu cũng là một thách thức lớn. Cần có các giải pháp đào tạo và bồi dưỡng phù hợp để nâng cao năng lực cho đội ngũ công chức văn thư, lưu trữ.
2.1. Thiếu hụt kỹ năng số và kiến thức công nghệ thông tin
Một trong những thách thức lớn nhất là sự thiếu hụt kỹ năng số và kiến thức công nghệ thông tin của một bộ phận công chức văn thư, lưu trữ. Nhiều người chưa quen với việc sử dụng phần mềm quản lý văn thư, phần mềm quản lý lưu trữ, hoặc các công cụ bảo mật thông tin. Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và khả năng đáp ứng yêu cầu của chuyển đổi số. Việc đào tạo và bồi dưỡng kỹ năng số là rất cần thiết, cũng như ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) vào quy trình làm việc.
2.2. Vấn đề bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu
Trong môi trường số, việc bảo mật thông tin và đảm bảo an toàn dữ liệu là vô cùng quan trọng. Công chức văn thư, lưu trữ cần có kiến thức và kỹ năng để phòng tránh các nguy cơ tấn công mạng, xâm nhập hệ thống, hoặc mất mát dữ liệu. Cần có các quy trình và biện pháp bảo mật chặt chẽ để đảm bảo tính toàn vẹn và bí mật của thông tin. Bên cạnh đó, ngành văn thư, lưu trữ đặt ra một số những vấn đề cần được quan tâm nhiều hơn, đó là vấn đề bảo mật, an ninh, an toàn trong không gian mạng, xây dựng cơ sở dữ liệu lớn và kết nối dữ liệu và làm chủ công nghệ.
2.3. Khó khăn trong việc thay đổi quy trình làm việc truyền thống
Chuyển đổi số đòi hỏi sự thay đổi trong quy trình làm việc, từ phương pháp thủ công sang sử dụng công nghệ. Nhiều công chức văn thư, lưu trữ gặp khó khăn trong việc thay đổi thói quen làm việc truyền thống, và thích ứng với các quy trình mới. Cần có sự hướng dẫn, hỗ trợ, và tạo động lực để giúp họ vượt qua khó khăn này. Điều này cũng ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ. Hiện nay, theo định hướng của Ban Chỉ đạo Trung ương, tổ chức bộ máy của Chính phủ khóa XV và khóa XVI (nhiệm kỳ 2026-2031) được tinh gọn sẽ gồm 13 bộ, 4 cơ quan ngang bộ (giảm 5 bộ) và 4 cơ quan thuộc Chính phủ (giảm 4 cơ quan).
III. Cách Nâng Cao Năng Lực Số Cho Công Chức Văn Thư Hiện Nay
Để đáp ứng yêu cầu của chuyển đổi số, cần có các giải pháp đồng bộ để nâng cao năng lực số cho công chức văn thư, lưu trữ. Các giải pháp bao gồm đào tạo và bồi dưỡng kỹ năng số, xây dựng khung năng lực công chức phù hợp với môi trường số, đầu tư vào cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, và tạo môi trường làm việc khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới. Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, tổ chức để triển khai các giải pháp này một cách hiệu quả.
3.1. Xây dựng chương trình đào tạo kỹ năng số toàn diện
Cần xây dựng chương trình đào tạo kỹ năng số toàn diện, bao gồm các kiến thức và kỹ năng cơ bản về công nghệ thông tin, phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ, bảo mật thông tin, và khai thác dữ liệu. Chương trình đào tạo cần được thiết kế phù hợp với trình độ và nhu cầu của từng đối tượng công chức văn thư, lưu trữ. Việc tổ chức các khóa đào tạo trực tuyến và đào tạo tại chỗ sẽ giúp công chức dễ dàng tiếp cận kiến thức và kỹ năng mới.
3.2. Phát triển khung năng lực công chức văn thư lưu trữ trong môi trường số
Cần phát triển khung năng lực công chức văn thư, lưu trữ phù hợp với môi trường số. Khung năng lực cần xác định rõ các kiến thức, kỹ năng, và thái độ cần thiết để công chức văn thư, lưu trữ có thể thực hiện tốt nhiệm vụ trong bối cảnh chuyển đổi số. Khung năng lực này sẽ là cơ sở để đánh giá, tuyển dụng, và đào tạo công chức văn thư, lưu trữ. Nội dung và cấp độ xác định của nhóm năng lực chuyên môn đối với công chức nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cần được cụ thể hóa.
3.3. Đầu tư vào hạ tầng công nghệ thông tin và phần mềm quản lý hiện đại
Cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại, bao gồm hệ thống máy tính, mạng, và các thiết bị lưu trữ dữ liệu. Đồng thời, cần trang bị các phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tiên tiến, có khả năng tích hợp với các hệ thống khác trong cơ quan. Việc sử dụng lưu trữ đám mây cũng là một giải pháp hiệu quả để nâng cao khả năng lưu trữ và chia sẻ thông tin. Cần số hóa quy trình làm việc.
IV. Giải Pháp Hoàn Thiện Năng Lực Công Chức Văn Thư Lưu Trữ
Để nâng cao năng lực công chức văn thư, lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số, cần có sự đổi mới về nhận thức, bồi dưỡng kỹ năng và trình độ, hoàn thiện hệ thống thể chế về đào tạo, bồi dưỡng công chức, và đẩy mạnh hoạt động bồi dưỡng trực tuyến. Sự phối hợp đồng bộ và hiệu quả giữa các giải pháp này sẽ giúp công chức văn thư, lưu trữ đáp ứng tốt yêu cầu của công việc trong môi trường số.
4.1. Đổi mới nhận thức về vai trò của chuyển đổi số
Cần nâng cao nhận thức của công chức văn thư, lưu trữ về vai trò và tầm quan trọng của chuyển đổi số trong công việc. Chuyển đổi số không chỉ là việc áp dụng công nghệ, mà còn là sự thay đổi về tư duy và cách làm việc. Cần tạo động lực để công chức văn thư, lưu trữ chủ động học hỏi và ứng dụng công nghệ vào công việc, nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc. Đổi mới nhận thức về vai trò của chuyển đổi số trong cải cách hành chính.
4.2. Bồi dưỡng kỹ năng trình độ đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số
Cần tổ chức các khóa bồi dưỡng kỹ năng, trình độ cho công chức văn thư, lưu trữ, tập trung vào các kỹ năng số, kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ, kỹ năng bảo mật thông tin, và kỹ năng khai thác dữ liệu. Các khóa bồi dưỡng cần được thiết kế theo hướng thực hành, giúp công chức văn thư, lưu trữ áp dụng kiến thức và kỹ năng vào công việc thực tế.
4.3. Hoàn thiện thể chế đào tạo bồi dưỡng công chức phù hợp
Cần hoàn thiện hệ thống thể chế về đào tạo, bồi dưỡng công chức văn thư, lưu trữ, đảm bảo tính hệ thống, liên tục, và phù hợp với yêu cầu của chuyển đổi số. Cần có các quy định về tiêu chuẩn, chương trình, và hình thức đào tạo, bồi dưỡng, cũng như các cơ chế đánh giá và công nhận kết quả đào tạo. Cần khuyến khích các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng xây dựng các chương trình đào tạo chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu của xã hội.
V. Ứng Dụng Thực Tế Kết Quả Nghiên Cứu Năng Lực Công Chức
Việc đánh giá thực trạng năng lực công chức văn thư, lưu trữ tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ là cần thiết để có các biện pháp quản lý và sử dụng hiệu quả đội ngũ nhân sự trong bối cảnh chuyển đổi số. Nghiên cứu cho thấy, cần tập trung vào đào tạo và bồi dưỡng các kỹ năng số, đặc biệt là kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý văn thư, kỹ năng bảo mật thông tin, và kỹ năng khai thác dữ liệu. Việc xây dựng khung năng lực phù hợp cũng là yếu tố quan trọng để đảm bảo công chức văn thư, lưu trữ có thể đáp ứng tốt yêu cầu của công việc.
5.1. Khảo sát thực trạng năng lực công chức văn thư lưu trữ
Việc khảo sát thực trạng năng lực công chức văn thư, lưu trữ tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ giúp xác định rõ những điểm mạnh, điểm yếu, và nhu cầu đào tạo của đội ngũ này. Kết quả khảo sát cho thấy, nhiều công chức văn thư, lưu trữ còn thiếu kinh nghiệm làm việc với văn bản điện tử và các công nghệ mới. Cần có các chương trình đào tạo và bồi dưỡng phù hợp để giúp họ nâng cao năng lực số.
5.2. Phân tích kết quả đánh giá năng lực công chức
Việc phân tích kết quả đánh giá năng lực công chức văn thư, lưu trữ giúp xác định những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của họ. Kết quả phân tích cho thấy, kỹ năng số và kiến thức công nghệ thông tin là những yếu tố quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến năng lực công chức. Cần tập trung vào việc nâng cao những yếu tố này để giúp công chức văn thư, lưu trữ thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Khung năng lực số công chức, viên chức lĩnh vực văn thư, lưu trữ trong giai đoạn tới cần được chú trọng.
VI. Kết Luận Nâng Cao Năng Lực Công Chức Văn Thư Thời Đại Số
Nâng cao năng lực công chức văn thư, lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số là một yêu cầu cấp thiết. Việc đầu tư vào đào tạo, bồi dưỡng, xây dựng khung năng lực, và áp dụng công nghệ thông tin sẽ giúp đội ngũ này đáp ứng tốt yêu cầu của công việc, góp phần vào sự phát triển của cơ quan và đất nước. Cần có sự quan tâm và chỉ đạo sát sao của các cấp lãnh đạo để đảm bảo quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ diễn ra thành công.
6.1. Tầm quan trọng của việc đầu tư vào nguồn nhân lực văn thư
Đầu tư vào nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ là một đầu tư chiến lược, mang lại lợi ích lâu dài cho cơ quan và xã hội. Công chức văn thư, lưu trữ là những người trực tiếp quản lý và bảo quản thông tin, một tài sản vô giá của đất nước. Việc nâng cao năng lực cho đội ngũ này sẽ giúp bảo vệ và khai thác hiệu quả nguồn tài sản này. Hiện nay, đội ngũ nhân sự văn thư, lưu trữ đang khó khăn trong việc thực hiện hiện nhiệm vụ và các cơ quan, tổ chức đang tuyển dụng chuyên ngành công nghệ thông tin vào làm công tác lưu trữ điện tử và việc tuyển dụng rất khó khăn nên nhân lực có mặt hiện nay chỉ khoảng 72% số biên chế được cấp có thẩm quyền giao.
6.2. Định hướng phát triển năng lực công chức văn thư trong tương lai
Trong tương lai, năng lực công chức văn thư, lưu trữ cần được phát triển theo hướng đa năng, linh hoạt, và sáng tạo. Công chức văn thư, lưu trữ cần có khả năng thích ứng với các công nghệ mới, làm việc độc lập, và giải quyết các vấn đề phức tạp. Đồng thời, cần có tinh thần trách nhiệm, đạo đức nghề nghiệp, và lòng yêu nghề. Cần có các chính sách và biện pháp khuyến khích sự phát triển của công chức văn thư, lưu trữ trong môi trường số.
