Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ tại Việt Nam, năng lực công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ trở thành vấn đề cấp thiết cần được nghiên cứu và nâng cao. Theo khảo sát thực tế tại 13 Bộ, cơ quan ngang Bộ, đội ngũ công chức văn thư, lưu trữ hiện chiếm khoảng 72% số biên chế được giao, với trình độ đào tạo đa dạng từ trung cấp đến thạc sĩ, trong đó 76,5% công chức văn thư có trình độ đại học và 83,9% công chức lưu trữ có trình độ đại học. Tuy nhiên, sự chuyển đổi từ quản lý tài liệu giấy sang tài liệu điện tử và số hóa đặt ra nhiều thách thức về kiến thức, kỹ năng và thái độ của đội ngũ này.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm đánh giá thực trạng năng lực công chức làm công tác văn thư, lưu trữ trong các Bộ, cơ quan ngang Bộ giai đoạn 2020-2023, từ đó đề xuất hoàn thiện khung năng lực và các giải pháp nâng cao năng lực đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số. Phạm vi nghiên cứu tập trung tại Văn phòng các Bộ, cơ quan ngang Bộ trên toàn quốc, trong bối cảnh Luật Lưu trữ năm 2024 có hiệu lực và các chính sách, quy định mới về công tác văn thư, lưu trữ điện tử được ban hành.

Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn để Bộ Nội vụ và các cơ quan liên quan xây dựng chính sách đào tạo, bồi dưỡng, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng đội ngũ công chức văn thư, lưu trữ trong kỷ nguyên số, góp phần thúc đẩy xây dựng Chính phủ số và Chính phủ điện tử tại Việt Nam.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết quản lý nhà nước, quản trị nhân sự, khoa học lưu trữ và chuyển đổi số để xây dựng khung năng lực công chức văn thư, lưu trữ. Hai lý thuyết trọng tâm gồm:

  • Lý thuyết năng lực chuyên môn: Năng lực được hiểu là sự kết hợp của kiến thức, kỹ năng và thái độ nhằm hoàn thành nhiệm vụ với chất lượng cao. Năng lực chuyên môn là năng lực chuyên sâu dựa trên năng lực chung, bao gồm kiến thức chuyên ngành văn thư, lưu trữ, kỹ năng nghiệp vụ và thái độ nghề nghiệp.

  • Lý thuyết chuyển đổi số: Chuyển đổi số là quá trình thay đổi toàn diện cách thức hoạt động dựa trên công nghệ số, đòi hỏi công chức văn thư, lưu trữ phải thích nghi với môi trường số, nâng cao năng lực số và kỹ năng công nghệ thông tin để quản lý tài liệu điện tử hiệu quả.

Các khái niệm chính được sử dụng gồm: năng lực công chức, công tác văn thư, công tác lưu trữ, chuyển đổi số, năng lực số, khung năng lực chuyên môn.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp hỗn hợp kết hợp thu thập dữ liệu định lượng và định tính:

  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu chính được thu thập qua khảo sát xã hội học với 82 phiếu điều tra (51 công chức văn thư, 31 công chức lưu trữ) tại 13 Bộ, cơ quan ngang Bộ; phỏng vấn lãnh đạo Văn phòng, Phòng Hành chính; tổng hợp số liệu từ báo cáo năng lực công chức giai đoạn 2020-2023; nghiên cứu tài liệu pháp luật, văn bản hướng dẫn liên quan.

  • Phương pháp phân tích: Sử dụng phân tích thống kê mô tả để đánh giá trình độ đào tạo, chuyên ngành, chứng chỉ bồi dưỡng, mức độ đáp ứng nhiệm vụ; phân tích so sánh giữa các ngạch công chức; phân tích nội dung phỏng vấn để làm rõ nguyên nhân hạn chế và đề xuất giải pháp.

  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu tập trung vào giai đoạn 2020-2023, phù hợp với thời điểm Luật cán bộ, công chức sửa đổi có hiệu lực và các chính sách chuyển đổi số được triển khai.

Cỡ mẫu khảo sát đảm bảo tính đại diện cho các Bộ, cơ quan ngang Bộ, phương pháp chọn mẫu theo phương pháp thuận tiện kết hợp với chọn mẫu có chủ đích nhằm thu thập dữ liệu thực tiễn và đa chiều.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Trình độ đào tạo và chuyên ngành: 76,5% công chức văn thư và 83,9% công chức lưu trữ có trình độ đại học trở lên. Tuy nhiên, chỉ 21,6% công chức văn thư và 29% công chức lưu trữ có chuyên ngành lưu trữ, phần lớn còn lại thuộc các ngành khác. Điều này cho thấy sự thiếu hụt nhân lực chuyên ngành lưu trữ trong đội ngũ hiện tại.

  2. Chứng chỉ bồi dưỡng và kỹ năng số: 90,2% công chức văn thư và 83,9% công chức lưu trữ có chứng chỉ tin học, 94,1% công chức văn thư và 77,4% công chức lưu trữ có chứng chỉ ngoại ngữ. Tuy nhiên, chỉ khoảng 35-45% có chứng chỉ nghiệp vụ lưu trữ, phản ánh nhu cầu bồi dưỡng chuyên sâu còn lớn.

  3. Khả năng thực hiện nhiệm vụ: 85,7% công chức lưu trữ chính khẳng định tham gia xây dựng và thực hiện kế hoạch công tác lưu trữ; 76,5% công chức văn thư thực hiện nhiệm vụ soạn thảo, quản lý văn bản. Tuy nhiên, năng lực đáp ứng các tiêu chí chuyên môn nghiệp vụ còn hạn chế, đặc biệt trong quản lý tài liệu điện tử và vận hành hệ thống số.

  4. Thái độ và nhận thức: Thái độ tích cực, trách nhiệm nghề nghiệp được đánh giá là yếu tố quyết định chất lượng công việc. Một số công chức chưa có thái độ cầu tiến, dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao, ảnh hưởng đến chất lượng quản lý tài liệu trong bối cảnh chuyển đổi số.

Thảo luận kết quả

Kết quả khảo sát cho thấy đội ngũ công chức văn thư, lưu trữ có trình độ đào tạo tương đối cao nhưng chưa đồng đều về chuyên ngành lưu trữ, gây khó khăn trong việc đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số. Việc thiếu hụt nhân lực chuyên ngành lưu trữ và kỹ năng số chuyên sâu là nguyên nhân chính làm giảm hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ điện tử.

So sánh với các nghiên cứu trước đây, kết quả tương đồng với nhận định về thách thức nguồn nhân lực trong chuyển đổi số của ngành hành chính công. Việc trang bị kiến thức về công nghệ số, kỹ năng vận hành hệ thống quản lý tài liệu điện tử và thái độ tích cực là yếu tố then chốt để nâng cao năng lực công chức.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ phân bố trình độ đào tạo, tỷ lệ công chức có chứng chỉ nghiệp vụ, biểu đồ đánh giá mức độ đáp ứng nhiệm vụ theo từng ngạch công chức, giúp minh họa rõ nét thực trạng năng lực hiện tại.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện khung năng lực chuyên môn: Xây dựng và cập nhật khung năng lực chuyên môn cho công chức văn thư, lưu trữ, đặc biệt bổ sung năng lực số và kỹ năng công nghệ thông tin, phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số. Chủ thể thực hiện: Bộ Nội vụ, Học viện Hành chính Quốc gia. Thời gian: 2024-2025.

  2. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu: Tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ điện tử, kỹ năng số, quản lý tài liệu điện tử cho công chức văn thư, lưu trữ hiện tại và tuyển dụng mới. Chủ thể: Bộ Nội vụ phối hợp với các cơ sở đào tạo. Mục tiêu nâng tỷ lệ công chức có chứng chỉ nghiệp vụ lưu trữ lên trên 70% trong 3 năm tới.

  3. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số trong công tác văn thư, lưu trữ: Triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử đồng bộ, hiện đại, hỗ trợ công chức vận hành hiệu quả, giảm thiểu thủ công. Chủ thể: Bộ Thông tin và Truyền thông phối hợp Bộ Nội vụ. Timeline: 2024-2026.

  4. Nâng cao nhận thức và thái độ nghề nghiệp: Tổ chức các chương trình truyền thông, nâng cao nhận thức về vai trò, trách nhiệm và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong chuyển đổi số; khuyến khích thái độ tích cực, sáng tạo trong công việc. Chủ thể: Lãnh đạo các Bộ, cơ quan ngang Bộ. Thời gian liên tục.

  5. Cơ chế chính sách hỗ trợ: Xem xét bổ sung chế độ phụ cấp, chính sách đãi ngộ đặc thù cho công chức văn thư, lưu trữ nhằm thu hút và giữ chân nhân lực chất lượng cao. Chủ thể: Bộ Nội vụ, Chính phủ. Thời gian: 2024-2025.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cơ quan quản lý nhà nước về công chức: Bộ Nội vụ và các đơn vị liên quan có thể sử dụng kết quả nghiên cứu để xây dựng chính sách đào tạo, bồi dưỡng và quản lý đội ngũ công chức văn thư, lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số.

  2. Lãnh đạo và quản lý các Bộ, cơ quan ngang Bộ: Tham khảo để hiểu rõ thực trạng năng lực công chức văn thư, lưu trữ tại đơn vị mình, từ đó có kế hoạch nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ điện tử.

  3. Các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng công chức: Sử dụng luận văn làm tài liệu tham khảo để thiết kế chương trình đào tạo, bồi dưỡng phù hợp với yêu cầu thực tiễn và xu hướng chuyển đổi số.

  4. Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ: Nắm bắt các yêu cầu năng lực, kiến thức, kỹ năng cần thiết để tự nâng cao trình độ, đáp ứng tốt hơn nhiệm vụ trong môi trường số.

Câu hỏi thường gặp

  1. Năng lực công chức văn thư, lưu trữ gồm những yếu tố nào?
    Năng lực bao gồm kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ và thái độ nghề nghiệp. Trong bối cảnh chuyển đổi số, năng lực số và kỹ năng công nghệ thông tin cũng rất quan trọng để quản lý tài liệu điện tử hiệu quả.

  2. Tại sao chuyển đổi số lại ảnh hưởng đến công tác văn thư, lưu trữ?
    Chuyển đổi số thay đổi cách thức quản lý tài liệu từ giấy sang điện tử, đòi hỏi công chức phải có kỹ năng sử dụng công nghệ, hiểu biết về tài liệu số và vận hành hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

  3. Thực trạng trình độ công chức văn thư, lưu trữ hiện nay ra sao?
    Phần lớn công chức có trình độ đại học trở lên, nhưng tỷ lệ công chức có chuyên ngành lưu trữ còn thấp (khoảng 21,6% văn thư, 29% lưu trữ). Kỹ năng số và chứng chỉ nghiệp vụ cũng chưa đồng đều.

  4. Giải pháp nào hiệu quả để nâng cao năng lực công chức văn thư, lưu trữ?
    Hoàn thiện khung năng lực, tăng cường đào tạo bồi dưỡng chuyên sâu, ứng dụng công nghệ số, nâng cao nhận thức và thái độ nghề nghiệp, đồng thời cải thiện chính sách đãi ngộ là các giải pháp thiết thực.

  5. Ai nên sử dụng kết quả nghiên cứu này?
    Bộ Nội vụ, lãnh đạo các Bộ, cơ quan ngang Bộ, các cơ sở đào tạo và chính các công chức văn thư, lưu trữ đều có thể sử dụng kết quả để nâng cao hiệu quả công tác và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với chuyển đổi số.

Kết luận

  • Năng lực công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ hiện có trình độ đào tạo tương đối cao nhưng còn thiếu hụt chuyên ngành lưu trữ và kỹ năng số chuyên sâu.
  • Chuyển đổi số đặt ra yêu cầu cấp thiết về nâng cao năng lực số, kỹ năng công nghệ thông tin và thái độ tích cực trong công tác văn thư, lưu trữ.
  • Khung năng lực chuyên môn cần được hoàn thiện, bổ sung các tiêu chí về năng lực số và kỹ năng vận hành hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
  • Các giải pháp đào tạo, bồi dưỡng, ứng dụng công nghệ, nâng cao nhận thức và chính sách hỗ trợ là cần thiết để nâng cao năng lực đội ngũ công chức văn thư, lưu trữ.
  • Nghiên cứu cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn quan trọng cho Bộ Nội vụ và các cơ quan liên quan trong việc xây dựng chính sách phát triển nguồn nhân lực phục vụ chuyển đổi số.

Next steps: Triển khai hoàn thiện khung năng lực, tổ chức đào tạo bồi dưỡng, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số trong công tác văn thư, lưu trữ từ năm 2024 đến 2026.

Call to action: Các cơ quan quản lý và công chức văn thư, lưu trữ cần chủ động tiếp cận, nâng cao năng lực để đáp ứng yêu cầu phát triển Chính phủ số, góp phần hiện đại hóa nền hành chính nhà nước.