Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Bối cảnh thực tiễn

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh và phức tạp, việc tối ưu hóa và chuẩn hóa các quy trình quản lý thông tin đóng vai trò then chốt đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Công ty ACL ART (viết tắt của thông điệp "anyone can learn") là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và phân phối dụng cụ mỹ thuật, văn phòng phẩm (màu vẽ, giấy vẽ, bút vẽ, tranh màu...) được thành lập vào tháng 5/2022 với quy mô 6 phòng ban và 50 nhân sự.

Trước khi thực hiện đề tài, ACL ART quản lý danh mục sản phẩm, đơn hàng và các giao dịch kinh doanh chủ yếu bằng các tập tin bảng tính Excel thủ công. Phương thức quản trị phân tán này đã bộc lộ nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng:

  • Tỷ lệ sai sót cao: Việc nhập liệu thủ công trên Excel dễ dẫn đến nhầm lẫn thông tin đơn hàng, sai lệch địa chỉ giao nhận và nhầm lẫn trong khâu thanh toán.
  • Khó khăn trong việc theo dõi trạng thái: Việc giám sát tiến trình xử lý đơn hàng qua từng giai đoạn phức tạp, thiếu tính cập nhật theo thời gian thực.
  • Thiếu tính đồng bộ và cộng tác: Bảng tính Excel không hỗ trợ cập nhật dữ liệu đồng thời từ nhiều người dùng tại các phòng ban khác nhau, gây chậm trễ trong xử lý công việc.
  • Phân mảnh dữ liệu: Dữ liệu danh mục hàng hóa và đơn hàng bị phân tán ở nhiều tập tin khác nhau, gây mất mát thông tin và làm gia tăng thời gian tra cứu khi quy mô danh mục mở rộng.

Nhận thức được các rủi ro trên, nhóm nghiên cứu đã lựa chọn đề tài xây dựng và triển khai hệ thống quản lý thông tin dựa trên nền tảng phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) Odoo cho công ty ACL ART.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu cốt lõi của đề tài là xây dựng một hệ thống quản lý dữ liệu tập trung, hiệu quả và linh hoạt trên nền tảng Odoo, giúp ACL ART tối ưu hóa hoạt động lưu trữ, xuất/nhập, xử lý và bảo mật dữ liệu. Các nhiệm vụ cụ thể được xác định bao gồm:

  1. Tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ (Business process optimization): Chuẩn hóa, tự động hóa và rút ngắn thời gian xử lý các chu trình bán hàng, kế toán, tiếp thị và chăm sóc khách hàng nhằm giảm chi phí vận hành.
  2. Cung cấp thông tin quản trị kịp thời và chính xác (Management information): Thiết lập hệ thống báo cáo tự động giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu.
  3. Gia tăng tính liên kết nội bộ (Internal interaction): Kết nối luồng dữ liệu xuyên suốt giữa các phòng ban chức năng, nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.
  4. Tối ưu hóa quản lý dữ liệu (Data management): Phân loại, chuyển đổi và quản trị toàn diện hai luồng dữ liệu Master Data và Transaction Data từ môi trường Excel sang Odoo.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống thông tin quản lý và quy trình quản trị dữ liệu doanh nghiệp trên nền tảng Odoo ERP.
  • Phạm vi không gian: Áp dụng thực tế tại Công ty Cổ phần/Doanh nghiệp ACL ART (bao gồm hệ thống website thương mại điện tử edu-acl.com và các phòng ban liên quan: Bán hàng, Tiếp thị, Kế toán, Chăm sóc khách hàng).
  • Phạm vi nội dung: Tập trung vào việc đánh giá yêu cầu, thiết kế luồng quy trình, chuyển đổi dữ liệu và triển khai 4 phân hệ chính (Sale, Marketing, CRM, Accounting). Báo cáo không đi sâu vào các khía cạnh công nghệ ngoài phạm vi quản lý dữ liệu của Odoo.
  • Phạm vi thời gian: Quá trình nghiên cứu, kiểm thử và kế hoạch vận hành thử nghiệm tập trung trong giai đoạn từ tháng 8/2023 đến tháng 12/2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và mô hình áp dụng

Nghiên cứu ứng dụng các nguyên lý cốt lõi của Hệ thống thông tin quản trị (MIS) và Quản trị tài nguyên doanh nghiệp (ERP):

  • Mô hình kinh doanh B2C (Business-to-Consumer): Lựa chọn mô hình bán lẻ trực tiếp tới người tiêu dùng (học sinh, sinh viên, họa sĩ và người làm thiết kế sáng tạo) nhờ khả năng tiếp cận thị trường rộng lớn, dễ dàng thu thập hành vi mua sắm và linh hoạt thích ứng với thị trường.
  • Cấu trúc phân loại dữ liệu doanh nghiệp:
    • Dữ liệu tổng thể (Master Data): Tập hợp dữ liệu nền tảng, ít biến động gồm Danh mục sản phẩm (Product Catalog), Danh sách khách hàng (Customer List), Danh sách nhà cung cấp (Supplier List) và Thông tin nhân sự (Employee Information).
    • Dữ liệu giao dịch (Transaction Data): Dữ liệu phát sinh liên tục theo hoạt động kinh doanh gồm Giao dịch bán hàng (đơn hàng, hóa đơn), Mua hàng, Quản lý kho (nhập/xuất/điều chuyển) và Giao dịch tài chính.
  • Kiến trúc phân hệ Odoo ERP: Khai thác tính liên kết mô-đun hóa giữa 4 phân hệ chính: Phân hệ Bán hàng (Sales), Quản trị quan hệ khách hàng (CRM), Tiếp thị tự động (Marketing - Email/SMS/Social), và Kế toán (Accounting).

Phương pháp nghiên cứu

  • Phương pháp phân tích nhu cầu kinh doanh (Business Need Analysis): Khảo sát thực trạng quy trình vận hành và chỉ ra các điểm nghẽn trong quản lý bằng Excel.
  • Phương pháp thiết kế và chuẩn hóa quy trình (Workflow Modeling): Xây dựng sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ cho từng bộ phận (từ Báo giá -> Đơn bán hàng -> Lệnh giao hàng -> Hóa đơn -> Thanh toán).
  • Phương pháp chuyển đổi dữ liệu (Data Migration): Ánh xạ cấu trúc dữ liệu từ bảng tính Excel sang các trường dữ liệu trên Odoo, sử dụng mã định danh ngoài (External ID) và kiểm tra tương thích kiểu dữ liệu (Text, Number, Date, Relational fields).
  • Phương pháp kiểm thử hệ thống (System Validation): Lập ma trận kiểm thử chi tiết theo từng phân hệ chức năng.
  • Phương pháp chuyển giao và đào tạo (User Training): Xây dựng giáo trình đào tạo theo từng vai trò nghiệp vụ (nhân viên và quản trị viên).

Thiết kế và triển khai hệ thống

Quy trình chuẩn bị và nhập liệu (Data Migration)

Quá trình chuyển đổi dữ liệu từ Excel sang Odoo được thực hiện qua quy trình 3 bước chuẩn hóa:

  1. Bước 1 - Chuẩn bị dữ liệu (Prepare Data): Truy cập giao diện đối tượng cần nhập (ví dụ: Danh mục Sản phẩm trong ứng dụng Sales), tải về mẫu bảng dữ liệu chuẩn do Odoo cung cấp với các trường cấu hình sẵn.
  2. Bước 2 - Điều chỉnh mẫu dữ liệu (Adjusting Data Template): Định dạng chính xác các trường dữ liệu theo 3 nhóm cơ bản: Dữ liệu văn bản (Text/String), Dữ liệu số (Number) phục vụ tính toán giá vốn/định giá tồn kho, Dữ liệu ngày tháng (Date/Time), cùng các trường liên kết quan hệ (Relational fields) thông qua External ID.
  3. Bước 3 - Nhập và kiểm tra dữ liệu (Input & Validation): Tải tập tin lên giao diện Import a File, ánh xạ các cột từ Excel sang trường dữ liệu Odoo, sử dụng chức năng TEST để rà soát lỗi trước khi xác nhận lưu chính thức vào cơ sở dữ liệu.
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|               BẢNG TỔNG HỢP CẤU HÌNH VÀ PHÂN QUYỀN 4 PHÂN HỆ ODOO                 |
+---------------+---------------------------------+---------------------------------+
| Phân hệ       | Chức năng Quản trị viên (Admin) | Chức năng Nhân viên (Staff)     |
+---------------+---------------------------------+---------------------------------+
| Sales         | - Báo cáo doanh thu, sản phẩm   | - Tạo và chỉnh sửa Đơn hàng     |
| (Bán hàng)    |   bán chạy, kênh bán hàng       | - Chuyển báo giá thành đơn hàng |
|               | - Cấu hình bảng giá, nhóm bán   | - Tạo hóa đơn (To Invoice)      |
|               |   hàng (Sales Teams), mẫu email | - Quản lý danh mục sản phẩm     |
+---------------+---------------------------------+---------------------------------+
| Marketing     | - Thiết lập chiến lược tiếp thị | - Thực thi chiến dịch quảng cáo |
| (Tiếp thị)    | - Phân khúc khách hàng mục tiêu | - Gửi Email/SMS Marketing hàng  |
|               | - Đo lường hiệu quả truyền thông|   loạt theo mẫu định sẵn        |
|               | - Định giá và kênh phân phối    | - Đăng bài lên mạng xã hội      |
+---------------+---------------------------------+---------------------------------+
| CRM           | - Dự báo doanh số (Forecast)    | - Quản lý hoạt động (Activities)|
| (Quan hệ KH)  | - Quản lý luồng phễu (Pipeline) | - Quản lý báo giá cá nhân       |
|               | - Khai thác đầu mối (Lead Gen)  | - Cập nhật thông tin chi tiết KH|
|               | - Phân nhóm bán hàng & chỉ tiêu | - Theo dõi tiến độ chăm sóc KH  |
+---------------+---------------------------------+---------------------------------+
| Accounting    | - Báo cáo tài chính (Bảng CĐKT, | - Theo dõi Dashboard kế toán    |
| (Kế toán)     |   Báo cáo Lỗ/Lãi, Lưu chuyển TT)| - Quản lý hóa đơn bán/mua hàng  |
|               | - Thiết lập Kỳ kế toán, Tài     | - Tạo Credit Notes & Hoàn tiền  |
|               |   khoản ngân hàng, Thuế, Sổ NK  | - Khớp nối sao kê (Bank recon)  |
+---------------+---------------------------------+---------------------------------+

Kế hoạch kiểm thử hệ thống (Validation Plan)

Hoạt động kiểm thử được phân công cụ thể cho từng thành viên trong nhóm nghiên cứu từ ngày 01/09/2023 đến 30/09/2023:

Thời gian Phân hệ kiểm thử Nhân sự phụ trách Nội dung hoạt động kiểm thử
01/09 - 05/09 Website Lê Thảo Nguyên Kiểm thử chức năng cơ bản (đăng nhập, đăng ký, tìm kiếm, giỏ hàng, thanh toán), giao diện hiển thị, tính tương thích trình duyệt, an toàn bảo mật và phân quyền truy cập.
06/09 - 10/09 Nhập dữ liệu (Data Import) Phan Võ Cẩm Ly Xác minh ánh xạ trường dữ liệu Excel - Odoo, kiểm tra độ đầy đủ của dữ liệu, tính toàn vẹn của mã định danh (Product ID/External ID), và tính nhất quán dữ liệu.
11/09 - 15/09 Phân hệ Bán hàng (Sale) Trần Thị Phương Ngân Kiểm tra quy trình tạo báo giá, chuyển đổi báo giá thành đơn hàng mua, chỉnh sửa/hủy đơn hàng, xuất hóa đơn từ đơn hàng và quản lý hồ sơ khách hàng.
16/09 - 20/09 Phân hệ Tiếp thị (Marketing) Lê Ý Định Kiểm tra tạo chiến dịch tiếp thị, thiết lập mẫu và gửi Email Marketing, tích hợp đăng bài trên các kênh mạng xã hội, tích hợp đồng bộ dữ liệu khách hàng mục tiêu.
21/09 - 25/09 Phân hệ CRM Huỳnh Lê Khánh My Kiểm tra tạo lập/chỉnh sửa thông tin khách hàng, ghi nhận lịch sử tương tác (gọi điện, họp, ghi chú), cấu hình và chuyển dịch giai đoạn trong Pipeline.
26/09 - 30/09 Phân hệ Kế toán (Accounting) Trần Thị Phương Ngân Kiểm tra các giao dịch thanh toán mua/bán, tính chính xác của hóa đơn, xuất các báo cáo tài chính tự động (P&L, Balance Sheet, Cash Flow) và kiểm soát ngân sách.

Kế hoạch đào tạo nhân sự (Training Plan)

Kế hoạch đào tạo người dùng được triển khai xuyên suốt tháng 10/2023 nhằm đảm bảo các bộ phận nắm vững thao tác nghiệp vụ:

  • Phòng Bán hàng (01/10 - 10/10, 10 nhân sự, Trainer: Trần Thị Phương Ngân): Gồm 5 phiên đào tạo về giao diện bán hàng & tạo báo giá, quản lý thông tin khách hàng, quản lý danh mục sản phẩm/biến thể, xử lý đơn hàng/hợp đồng, và xuất báo cáo phân tích doanh thu.
  • Phòng Tiếp thị (11/10 - 20/10, 10 nhân sự, Trainer: Huỳnh Lê Khánh My): Gồm 5 phiên đào tạo về tổng quan phân hệ Marketing, quản lý và theo dõi chiến dịch email/SMS, quản trị dự án truyền thông, triển khai chương trình khuyến mãi, và xuất báo cáo đánh giá hiệu quả tiếp thị.
  • Phòng Kế toán (21/10 - 25/10, 3 nhân sự, Trainer: Lê Thảo Nguyên): Gồm 4 phiên đào tạo về tổng quan giao diện kế toán web, nhập liệu giao dịch mua/bán và xử lý hàng trả lại, lập báo cáo tài chính định kỳ, và cấu hình thuế GTGT/quản lý thu chi/điều chuyển kho.
  • Bộ phận Dịch vụ Khách hàng (26/10 - 30/10, 15 nhân sự, Trainer: Phan Võ Cẩm Ly): Gồm 4 phiên đào tạo về quản lý yêu cầu hỗ trợ (Service Requests), tương tác với khách hàng đa kênh (Email/Cuộc gọi/Lịch hẹn), quản lý dự án dịch vụ, và lập báo cáo đánh giá chất lượng phục vụ.

Nội dung chính theo từng chương

Introduction (Phần Mở đầu)

Trình bày tổng quan về áp lực cạnh tranh trong môi trường kinh doanh hiện đại và tính cấp thiết của việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý đối với các doanh nghiệp phân phối văn phòng phẩm. Tác giả nêu rõ các mục tiêu cốt lõi: tối ưu hóa quy trình, cung cấp thông tin quản trị kịp thời, gia tăng liên kết liên phòng ban và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu doanh nghiệp.

Part 1. Company Profile (Hồ sơ Doanh nghiệp)

Giới thiệu lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức của Công ty ACL ART. Các mốc phát triển chính được ghi nhận:

  • Tháng 05/2022: Thành lập công ty nhằm đáp ứng nhu cầu họa cụ chất lượng cao.
  • Tháng 07/2022: Hoàn tất nghiên cứu thị trường, xác định nhóm khách hàng mục tiêu (học sinh, sinh viên, họa sĩ, giới chuyên môn).
  • Tháng 10/2022: Lựa chọn nền tảng Odoo để xây dựng website bán hàng đa năng.
  • Tháng 01/2023: Chính thức vận hành website thương mại điện tử edu-acl.com và tích hợp đối tác vận chuyển.
  • Tháng 06/2023: Đạt mốc 500 đơn hàng đầu tiên trong 6 tháng hoạt động.
  • Tháng 07/2023: Đẩy mạnh truyền thông số qua mạng xã hội (Facebook, Instagram) và Email Marketing. Danh mục hàng hóa chính gồm: màu vẽ (màu nước, màu acrylic, màu poster Pentel, sơn vẽ Posca...), giấy và sổ vẽ (Lobeo, Nabii, Phoenix...), bút vẽ và các văn phòng phẩm nghệ thuật chuyên dụng.

Business Need Analysis (Phân tích Nhu cầu Kinh doanh)

Chương này đi sâu vào việc so sánh phương thức quản lý thủ công qua Excel với hệ thống quản trị tích hợp Odoo ERP. Phân tích chỉ ra các hạn chế cố hữu của bảng tính Excel đối với việc quản trị đơn hàng và danh mục hàng hóa khi quy mô mở rộng. Tác giả luận giải việc phân chia cấu trúc dữ liệu thành Master Data và Transaction Data, đồng thời lý giải sự phù hợp của mô hình bán lẻ B2C khi tích hợp cùng phân hệ CRM.

System Modules Implementation & Operational Plan (Triển khai Phân hệ & Kế hoạch Vận hành)

Trình bày chi tiết giao diện, quy trình thao tác và luồng nghiệp vụ trên 4 phân hệ Odoo: Sales, Marketing, CRM và Accounting. Đồng thời, văn bản thiết lập kế hoạch kiểm thử (tháng 9/2023), đào tạo người dùng (tháng 10/2023) và lịch trình Go-live vận hành thực tế (tháng 11/2023) kèm chính sách hỗ trợ kỹ thuật tại chỗ trong vòng 2 giờ qua Hotline và Email chuyên trách.

Kết quả và đóng góp

Kết quả triển khai thực tế

  • Số hóa toàn diện dữ liệu: Chuyển đổi thành công toàn bộ danh mục sản phẩm họa cụ, cơ sở dữ liệu khách hàng và lịch sử đơn hàng từ các tập tin Excel rời rạc sang hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ tập trung trên Odoo.
  • Tự động hóa luồng bán hàng: Thiết lập quy trình khép kín từ khâu đặt hàng trên website thương mại điện tử, tự động chuyển thành Báo giá/Đơn hàng (Sales Order), tạo Lệnh xuất kho (Delivery Order), xuất Hóa đơn (Invoice) và gửi email xác nhận tức thời cho khách hàng.
  • Tích hợp tiếp thị đa kênh: Cấu hình thành công các công cụ Email Marketing tự động, tiếp thị SMS theo kịch bản và liên kết mạng xã hội (Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube).
  • Tối ưu hóa quản lý tài chính: Tự động hóa quá trình ghi nhận sổ nhật ký kế toán khi phát sinh giao dịch bán hàng, cho phép trích xuất tự động các báo cáo tài chính cơ bản (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo lãi lỗ, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ).
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|               KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI VẬN HÀNH THỰC TẾ (GO-LIVE PLAN)                 |
+-------------------+---------------------+------------------+----------------------+
| Thời gian áp dụng | Phân hệ vận hành    | Nhân sự phụ trách| Nhiệm vụ trọng tâm   |
+-------------------+---------------------+------------------+----------------------+
| 05/11 - 20/11/2023| Marketing Module    | Lê Ý Định        | Tạo danh sách gửi    |
|                   | (Email & Social)    |                  | mail, thiết kế mẫu,  |
|                   |                     |                  | đăng nội dung MXH    |
+-------------------+---------------------+------------------+----------------------+
| 05/11 - 15/11/2023| Accounting Module   | Lê Thảo Nguyên   | Kiểm tra đơn đến,    |
|                   | (Kế toán)           |                  | thiết lập & xác nhận |
|                   |                     |                  | phương thức trả tiền |
+-------------------+---------------------+------------------+----------------------+
| 02/11 - 28/11/2023| CRM Module          | Trần Thị Phương  | Kiểm thử tính năng,  |
|                   | (Quản lý khách hàng)| Ngân             | quản trị luồng chăm  |
|                   |                     |                  | sóc khách hàng       |
+-------------------+---------------------+------------------+----------------------+

Đóng góp của đề tài

  • Đề tài cung cấp mô hình ứng dụng ERP Odoo hoàn chỉnh cho một doanh nghiệp bán lẻ B2C quy mô vừa và nhỏ trong lĩnh vực kinh doanh sản phẩm mỹ thuật.
  • Xây dựng bộ quy trình chuẩn hóa từ khâu chuẩn bị dữ liệu, làm sạch dữ liệu bảng tính Excel, thiết lập External ID đến quy trình kiểm thử và kế hoạch đào tạo nhân viên theo từng phòng ban nghiệp vụ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế được ghi nhận

Căn cứ theo nội dung báo cáo, đề tài tồn tại một số hạn chế cụ thể:

  • Giới hạn về nguồn lực và thời gian: Thời gian nghiên cứu và nguồn lực triển khai dự án bị giới hạn trong khuôn khổ học phần học thuật.
  • Quy mô doanh nghiệp: Phạm vi áp dụng thực tế mới chỉ dừng lại ở quy mô thử nghiệm tại Công ty ACL ART (50 nhân sự).
  • Giới hạn kỹ thuật của nền tảng Odoo: Nhóm tác giả ghi nhận một số vấn đề về độ tương thích hệ thống trong giai đoạn đầu vận hành.
  • Kỹ năng người dùng ban đầu: Trình độ thao tác và mức độ thành thạo phần mềm của một bộ phận nhân viên còn bỡ ngỡ trong những tuần đầu chuyển đổi từ Excel sang hệ thống mới.
  • Phạm vi chức năng: Nghiên cứu chỉ tập trung chuyên sâu vào khía cạnh quản lý dữ liệu và 4 phân hệ chính, chưa mở rộng sang toàn bộ các phân hệ chuyên sâu khác của hệ sinh thái Odoo ERP (như Sản xuất nâng cao, Nhân sự tính lương chi tiết...).

Hướng phát triển

  • Tiếp tục nâng cao năng lực sử dụng phần mềm của đội ngũ nhân sự thông qua các chu kỳ đào tạo bổ sung.
  • Nghiên cứu mở rộng tích hợp thêm các phân hệ bổ trợ khác của Odoo khi doanh nghiệp mở rộng quy mô vận hành.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tư liệu thực tiễn hữu ích cho:

  • Sinh viên các ngành Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Quản trị kinh doanh, Thương mại điện tử và Công nghệ thông tin: Tham khảo phương pháp phân tích yêu cầu doanh nghiệp, cấu trúc bảng kiểm thử (Validation Plan), ma trận kế hoạch đào tạo (Training Plan) và kỹ thuật chuyển đổi dữ liệu (Data Migration) sang Odoo.
  • Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs/B2C): Tham khảo lộ trình thực tế để chuyển đổi phương thức quản lý bán hàng và kế toán từ các tập tin Excel thủ công sang nền tảng ERP mã nguồn mở tiết kiệm chi phí.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao công ty ACL ART quyết định chuyển đổi từ Excel sang phần mềm Odoo?

ACL ART chuyển đổi sang Odoo vì việc quản lý bằng Excel thủ công bộc lộ nhiều nhược điểm: tỷ lệ sai sót nhập liệu cao gây nhầm lẫn đơn hàng/thanh toán, khó theo dõi trạng thái đơn qua nhiều giai đoạn, không hỗ trợ nhiều người dùng cập nhật đồng thời, khó tra cứu khi danh mục sản phẩm mở rộng và dữ liệu bị phân mảnh ở nhiều tập tin rời rạc.

2. Hai nhóm dữ liệu chính được quản lý trong hệ thống Odoo của ACL ART là gì?

Hệ thống quản lý 2 nhóm dữ liệu:

  • Master Data (Dữ liệu tổng thể): Dữ liệu nền tảng, cố định gồm Danh mục sản phẩm, Danh sách khách hàng, Danh sách nhà cung cấp và Thông tin nhân viên.
  • Transaction Data (Dữ liệu giao dịch): Dữ liệu phát sinh thường xuyên gồm Đơn hàng bán, Giao dịch mua hàng từ nhà cung cấp, Phiếu xuất/nhập/chuyển kho và Chứng từ thu/chi/hóa đơn tài chính.

3. Bốn phân hệ Odoo được lựa chọn triển khai trong dự án này gồm những gì?

Bốn phân hệ được triển khai gồm:

  1. Sale: Quản lý đơn hàng, báo giá, bảng giá và luồng bán hàng.
  2. Marketing: Thực thi email marketing, SMS marketing và kết nối tiếp thị mạng xã hội.
  3. CRM: Quản lý phễu cơ hội (Pipeline), hoạt động chăm sóc khách hàng và dự báo doanh số.
  4. Accounting: Quản lý bảng tổng quan kế toán, hóa đơn khách hàng/nhà cung cấp, sổ nhật ký và trích xuất báo cáo tài chính tự động.

4. Quy trình nhập dữ liệu từ Excel vào Odoo bao gồm những bước nào?

Quy trình nhập dữ liệu gồm 3 bước:

  • Bước 1 (Prepare Data): Tải tệp mẫu (template) chuẩn từ phân hệ tương ứng trên Odoo.
  • Bước 2 (Adjusting Data Template): Điền và định dạng dữ liệu theo đúng kiểu (Text, Number, Date) và gán mã định danh quan hệ (External ID).
  • Bước 3 (Input Data): Tải tệp lên Odoo, ánh xạ các cột dữ liệu, bấm nút "TEST" để kiểm tra lỗi và xác nhận nhập dữ liệu vào hệ thống.

5. Cam kết hỗ trợ kỹ thuật của nhóm triển khai sau giai đoạn Go-live được quy định như thế nào?

Dự án vận hành thử nghiệm từ 02/11/2023 đến 28/11/2023 và chính thức kết thúc hỗ trợ ban đầu vào ngày 01/12/2023. Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp liên hệ hỗ trợ qua Hotline 028 123 4567 hoặc Email techacl@gmail.com. Đội ngũ kỹ thuật cam kết có mặt tại doanh nghiệp trong vòng 2 giờ kể từ khi tiếp nhận yêu cầu.

Kết luận

Báo cáo đồ án đã giải quyết thành công bài toán quản trị dữ liệu phân tán tại Công ty ACL ART thông qua việc số hóa và tích hợp 4 phân hệ Odoo ERP cốt lõi. Việc chuyển đổi từ phương thức quản lý Excel thủ công sang nền tảng tập trung đã tối ưu hóa chu trình bán hàng, nâng cao tính chính xác của dữ liệu kế toán và hỗ trợ hiệu quả hoạt động tiếp thị đa kênh. Đề tài minh chứng tính khả thi và hiệu quả của giải pháp ERP mã nguồn mở trong việc thúc đẩy chuyển đổi số cho các doanh nghiệp thương mại B2C quy mô vừa và nhỏ.