CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1. Tổng quan về Hệ thống thông tin và HTTT quản lý nhân sự 1. Khái niệm hệ thống Khái niệm: Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có mối quan hệ tương tác, rang buộc lẫn nhau, cùng phối hợp hoạt động để đạt được một mục tiêu chung. Các phần tử trong một hệ thống có thể là vật chất hoặc phi vật chất như con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, qui tắc hoạt động, quy trình xử lý,…(Theo “ Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý”, PGS.TS Đàm Gia Mạnh, Trường Đại học Thương Mại) 1.
Khái niệm về hệ thống thông tin Khái niệm: Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường ( Theo “ Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý”, PGS.TS Đàm Gia Mạnh, Trường Đại học Thương mại). Các chức năng chính của hệ thống thông tin: Nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu, xuất dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, cung cấp các thông tin phản hồi. Các thành phần của hệ thống thông tin: - Tài nguyên về con người: Là những người điều hành và sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày và những người xây dựng và bảo trì HTTT. - Tài nguyên về phần cứng: Là các công cụ kỹ thuật dùng để thu thập, xử lý truyền đạt thông tin.
- Tài nguyên về dữ liệu: Gồm các cơ sở dữ liệu quản lý, các mô hình thông qua các quyết định quản lý. - Tài nguyên về phần mềm: Là các chương trình của hệ thống bao gồm các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. - Tài nguyên về mạng: Là tâp hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lí và tuân theo các quy ước truyền thông nào đó. Vai trò của hệ thống thông tin: - Hệ thống thông tin đóng vai trò thu thập thông tin, xử lý và cung cấp cho người sử dụng khi có nhu cầu.
- Đóng vai trò trung gian giữa tổ chức và môi trường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp. 5 Luan van - Hệ thống thông tin có nhiệm vụ thu thập thông tin từ môi trường bên ngoài và làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của tổ chức, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và hệ quyết định. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin tin học hóa có chức năng thu thập, xử lý và truyền đạt mọi thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng thông tin trong guồng máy quản lý. ( Theo “ Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý”, PGS.TS Hàn Viết Thuận, Trường Đại học Kinh tế quốc dân) Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý đối với doanh nghiệp Hệ thống thông tin quản lý cung cấp cho các thành viên trong tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất.
Nó giúp cho công việc quản lý được thực hiện một cách nhanh gọn, chính xác và giúp cho nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được các thông tin về tổ chức hay doanh nghiệp của mình. Hệ thống thông tin là tài sản quý đối với mỗi DN, việc quản lý và sử dụng tốt HTTT đem lại lợi ích cho các DN, là cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Hệ thống thông tin đạt hiệu quả tốt giúp cho lãnh đạo đưa ra được các quyết định đúng đắn, phù hợp, hoạch định tốt các nguồn lực, tăng khả năng cạnh tranh cho các doanh nghiệp. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý nhân sự Khái niệm quản lý nhân sự: Quản lý nhân sự là sự khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả.
Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân sự: Hệ thống thông tin quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của tổ chức, doanh nghiệp, do chức năng quản lý nguồn nhân sự liên quan đến hầu hết các phòng bạn chức năng trong tổ chức, doanh nghiệp. Hệ thống thông tin quản trị nhân sự thực hiện việc phân tích và lập kế hoạch nguồn nhân sự, tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới, phân công công việc và các hoạt động khác liên quan đến nhân sự của tổ chức, doanh nghiệp. Ngoài ra, hệ thống thông tin quản lý nhân sự còn hỗ trợ hoạt động lập kế hoạch chiến lược về nhân sự bằng cách cung cấp công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng xử lý ngồn nhân sự khác của tổ chức, doanh nghiệp ( Theo “ Giáo trình Hệ thống thông tin” PGS.TS Đàm Gia Mạnh, Trường Đại học 6 Luan van Thương Mại). Thành phần của hệ thống thông tin quản lý nhân sự bao gồm tiềm năng về phần cứng của phân hệ là một mạng LAN.
Tiềm năng về phần mềm quan trọng nhất của hệ thống là một CSDL quản lý nhân sự thống nhất. CSDL này sử dụng các hệ quản trị CSDL thông dụng như FOXPRO, ACCESS, các bảng tính điện tử như LOTUS, EXCEL… Đặc trưng của hệ thống quản lý nhân sự là phải lưu trữ và bảo quản một khối lượng rất lớn hồ sơ tài liệu, các văn bản pháp qui, các văn bản về bảo hiểm v.v… Các hoạt động xử lý thông tin thông dụng trong quản lý nhân sự là sắp xếp, tìm kiếm, in ra danh sách nhân sự, tiến hành phân tích, dự đoán nhu cầu nhân sự v.v…Vì vậy việc xây dựng một cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự thống nhất trên cơ sở tin học là cần thiết. Những mục tiêu cơ bản của hệ thống thông tin quản lý nhân sự là: - Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp và các cán bộ quản lý những thông tin tổng hợp về nguồn nhân sự trong doanh nghiệp. - Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp các thông tin chính xác để lập kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn về sử dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
- Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp các thông tin cần thiết về tình hình bồi dưỡng đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp - Hệ thống thông tin quản lý nhân sự phản ánh tiềm năng của nguồn nhân lực, trong doanh nghiệp, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ chính trị, trình độ ngoại ngữ v.v…Các thông tin này là cơ sở để đưa ra quyết định bổ nhiệm, sử dụng nhân sự một cách có hiệu quả. - Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cũng cấp các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về tình hình biến động của nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Khái niệm về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - Phân tích hệ thống thông tin là quá trình nhìn nhận, đánh giá hệ thống thông tin hiện đang áp dụng để xác định khả năng phát triển, cải tiến của hệ thống. Mục đích của phân tích hệ thống thông tin là giúp việc thu thập thông tin, đánh giá hệ thống đang sử dụng, xác định vấn đề tồn tại của hệ thống.
Phân tích hệ thống thống thông tin gồm phân tích chức năng và phân tích dữ liệu. 7 Luan van - Thiết kế hệ thống thông tin là quá trình tiến hành chi tiết sự phát triển của hệ thống đang xây dựng trong quá trình phân tích. Thiết kế hệ thống cung cấp thông tin một cách chi tiết cho ban lãnh đạo xem xét có chấp nhận hệ thống mới hay không và vận hành. Thiết kế hệ thống cho phép đội phát triển dự án có cái nhìn tổng quan về hệ thống, nhận ra vấn đề còn tồn tại của hệ thống.
Một số lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý 1. Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý a, Phương pháp phân tích cổ điển ( phi cấu trúc) Đặc điểm Gồm các pha: Khảo sát, thiết kế, viết lệnh, kiểm thử đơn lẻ, kiểm thử trong hệ con, kiểm thử trong toàn hệ thống. Việc hoàn thiện hệ thống được thực hiện theo hướng “ bottom- up” ( từ dưới lên) và theo nguyên tắc tiến hành tuần tự thừ pha này đến pha khác. Nhược điểm: Gỡ rối, sửa chữa rất khó khăn và phức tạp.
Vì thực hiện theo nguyên tắc tuần tự nên sau khi đã kết thúc một pha, người ta có thể không cần phải bận tâm đến nó nữa và nếu ở pha trước còn lỗi thì các pha sau sẽ phải tiếp tục chịu ảnh hưởng của lỗi đó. Mặt khác, hầu hết các dự án thường phải tuân thủ theo một kế hoach chung đã ấn định từ trước nên kết quả sẽ khó đạt được như kế hoạch với một thời gian quy định. b, Phương pháp phân tích bán cấu trúc Đặc điểm Một loạt các bước “ bottom- up” như viết lệnh và kiểm thử được thay thế bằng giai đoạn hoàn thiện “ top- dowm”. Nghia là cac modun mức cao được viết lệnh và kiểm thử trước rồi đến các modun ở mức thấp hơn.
Nhược điểm Người thiết kế nói chung liên lạc rất ít với phân tích viên hệ thống và cả hai đều không có liên hệ với người sự dụng nên quá trình phân tích và thiết kế gần như là tách ra thành hai pha độc lập. c, Phương pháp phân tích có cấu trúc Đặc điểm Phương pháp này bao gồm 9 hoạt động: Khảo sát, phân tích, thiết kế, bổ sung, tạo sinh, kiểm thử xác nhận, bảo đảm chất lượng, mô tả thủ tục, biến đổi cơ sở dữ liệu, cài đặt. 8 Luan van Các hoạt động có thể thực hiện song song. Chính khía cạnh không tuần tự này mà thuật ngữ “pha” được thay thế bởi thuật ngữ “hoạt động”.
Mỗi hoạt động có thể chung cấp sửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hoạt động trước đó. Một số phương pháp phân tích có cấu trúc - Các phương pháp hướng chức năng Đặc trưng của phương pháp hướng chức năng là phân chia chương trình chính thành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhắm đến thực hiện một công việc nhất định.