CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CƠ BẢN VỀ KHOẢN PHẢI THU VÀ QUẢN TRỊ QUẢN PHẢI THU 1.1 Một số khái niệm liên quan tới quản trị khoản phải thu.1 Khái niệm khoản phải thu. Khi đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp, các nhà đầu tư, các chủ ngân hàng, hay các đối tác kinh doanh thường quan tâm đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Phải nhấn mạnh rằng, bất cứ một doanh nghiệp hay một tổ chức kinh tế nào cũng tồn tại những khoản tiền phải thu đối với các con nợ. Khoản phải thu không bao giờ tách khỏi quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Vậy khoản phải thu là gì? Khoản phải thu là giá trị của tất cả hàng hoá và dịch vụ mà khách hàng còn nợ công ty, đây thực chất là nguồn vốn mà công ty bị khách hàng chiếm dụng.2 Khái niệm quản trị khoản phải thu. Quản trị khoản phải thu là quá trình quản lý tài sản của doanh nghiệp hiện đang bị khách hàng chiếm dụng. Đảm bảo cho doanh nghiệp thu được khoản tiền nợ đúng hạn với chi phí thấp nhất, giảm các khoản phải thu khó đòi tạo ra lợi thế về vốn, giúp cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cùng với quản trị tiền mặt và hàng tồn kho, quản trị khoản phải thu liên quan tới quyết định về quản trị tài sản của giám đốc tài chính.
Quyết định quản trị khoản phải thu gắn với việc đánh đổi giữa chi phi liên quan đến khoản phải thu và doanh thu tăng thêm do bán chịu hàng hoá. Quản trị khoản phải thu đòi hỏi trả lời tập hợp năm câu hỏi sau : - Doanh nghiệp đề nghị bán hàng hoá hay dịch vụ của mình với điều kiện gì? Dành cho khách hàng thời gian bao lâu để thanh toán tiền mua hàng? Doanh nghiệp của chuẩn bị giảm giá cho khách hàng thanh toán nhanh hay không? - Doanh nghiệp cần đảm bảo gì về số tiền khách hàng nợ? Chỉ cần khách hàng kí nhận vào biên nhân hay buộc khách hàng kí nhận một loại giấy nhận nợ chính thức nào? 5 - Phân loại khách hàng: Loại khách hàng nào có thể trả tiền vay ngay? Để tìm hiểu, doanh nghiệp có nghiên cứu hồ sơ quá khứ hay các báo cáo tài chính đã qua của khách hàng không? Hay doanh nghiệp dựa vào chứng nhận của ngân hàng? - Doanh nghiệp chuẩn bị dành cho từng khách hàng với những hạn mức tín dụng như thế nào để tránh rủi ro? Doanh nghiệp có từ chối cấp tín dụng đối với các khách hàng có nghi ngờ? Hay doanh nghiệp chấp nhận một vài món nợ khó đòi và điều này xem như là chi phí của việc xây dựng một nhóm lớn khách hàng thường xuyên? - Biện pháp nào doanh nghiệp áp dụng thu nợ khi đến hạn? Doanh nghiệp theo dõi thanh toán như thế nào? Doanh nghiệp làm thế nào với những khách hàng trả tiền miễn cưỡng hay kiệt sức vì họ? 1.2 Nội dung lý thuyết liên quan tới quản trị khoản phải thu.1 Phân loại khoản phải thu. Khoản phải thu có liên quan đến các đối tác có quan hệ kinh tế đối với doanh nghiệp bao gồm các khoả : Khoản phải thu từ khách hàng. Khoản ứng trước cho người bán.
Khoản phải thu nội bộ. Khoản tạm ứng cho công nhân viên. Các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ. Các khoản phải thu khác.
- Khoản phải thu từ khách hàng là những khoản cần phải thu do doanh nghiệp bán chịu hàng hoá, thành phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Trong điều kiện kinh tế thị trường, việc chiếm dụng vốn lẫn nhau trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp là một nét đặc trưng thương mại. Thậm chí còn được coi như là một “sách lược” kinh doanh hữu hiệu của các doanh nghiệp ngang nhiên hoạt động trên thương trường mà trong tay không hề có một đồng vốn. Do vậy, vấn đề quản lý khoản phải thu đặc biệt trở nên quan trọng đối với những doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn với tỷ lệ cao so với vốn kinh doanh.
6 - Khoản ứng trước cho người bán: là khoản tiền doanh nghiệp phải thu từ người bán, người cung cấp do doanh nghiệp trả trước tiền hàng cho người bán để mua hàng hoá, thành phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp chưa được giao. - Khoản phải thu nội bộ: là các khoản phải thu phát sinh giữa đơn vị, doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập với các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau. - Khoản tạm ứng cho công nhân viên: là những khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho các cán bộ công nhân viên để thực hiện một nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết một số công việc như mua hàng hoá, trả chi phí công tỏc… - Khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ: + Khoản thế chấp: thường phát sinh trong quan hệ vay vốn. Khi vay vốn có thế chấp, + Khoản ký cược: là số tiền doanh nghiệp dùng vào việc đặt cược khi thuê mướn tài sản theo yêu cầu của người cho thuê nhằm mục đích ràng buộc trách nhiệm vật chất và nâng cao trách nhiệm cho người đi thuê trong việc quản lý sử dụng tài sản đi thuê và sử dụng đúng hạn.
Số tiền ký cược do bên cho thuê quy định và có thể lớn hơn giá trị tài sản cho thuê. + Ký quỹ: là số tiền, hay tài sản được gửi trước để làm tin trong các quan hệ mua bán, nhận đại lý bán hàng, tham gia đấu thầu.2 Vai trò ,mục tiêu của quản trị khoản phải thu. a) Vai trò của quản trị khoản phải thu. - Khoản phải thu thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng tài sản lưu động của các doanh nghiệp.
Do đó quản trị khoản trị khoản phải thu tốt, thì vòng quay vốn của doanh nghiệp sẽ tốt. Từ đó kích thích hoạt động kinh doanh phát triển. - Tổ chức kiểm soát nợ phải thu chuyên nghiệp, đầy đủ thông tin kịp thời, nhanh chóng, sẽ giúp cho các doanh nghiệp hạn chế đến mức thấp nhất các rủi ro không thu hồi được nợ, chi phí thu hồi nợ thấp. 7 b) Mục tiêu của quản trị khoản phải thu.1: Quy trình nguyên lý quản trị khoản phải thu Bán chịu Tăng doanh thu Tăng khoản phải thu Tăng lợi nhuận Tăng chi phí liên quan tới khoản phải thu Chi phí cơ hội do đầu tư khoản phải thu So sánh lợi Quyết định chính sách bán chịu hợp lý nhuận và chi phí gia tăng (Nguồn: Tự tổng hợp) Có thể nói hầu hết các công ty đều phát sinh các khoản phải thu nhưng với mức độ khác nhau, từ mức không đáng kể cho đến mức không thể kiểm soát nổi.
Kiểm soát khoản phải thu liên quan đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro. Nếu không bán chịu hàng hóa thì sẽ mất đi cơ hội bán hàng, do đó, mất đi lợi nhuận. Nếu bán chịu hàng hóa quá nhiều thì chi phí cho khoản phải thu tăng có nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, do đó, rủi ro không thu hồi được nợ cũng gia tăng. Vì vậy, doanh nghiệp cần có chính sách bán chịu phù hợp.
Để quyết định xem có nên gia tăng các khoản bán chịu hay không? Giám đốc tài chính cần xem xét khoản lợi nhuận gia tăng có lớn hơn các chi phí liên quan tới khoản phải thu và chi phí cơ hội do đầu tư khoản phải thu không.3 Chính sách tín dụng và các nhân tố ảnh hưởng tới chính sách tín dụng.1 Sự cần thiết của chính sách tín dụng. Trong mối quan hệ tài chính giữa các doanh nghiệp, những doanh nghiệp đóng vai trò là người bán thường phải bán chịu hàng hoá của mình trong một thời gian nhất định và những doanh nghiệp đóng vai trò người mua lại thường cố gắng kéo dài thời 8 hạn thanh toán. Mỗi doanh nghiệp đều có các khoản mua chịu và bán chịu hàng hoá từ đó hình thành nên khoản phải thu của doanh nghiệp Khoản phải thu của doanh nghiệp phát sinh nhiều hay ít phụ thuộc vào các yếu tố như tình hình nền kinh tế, giá cả sản phẩm, chất lượng sản phẩm, và chính sách bán chịu của doanh nghiệp. Trong các yếu tố này, chính sách bán chịu ảnh hưởng mạnh nhất đến khoản phải thu và sự kiểm soát của giám đốc tài chính.
Giám đốc tài chính có thể thay đổi mức độ bán chịu để kiểm soát khoản phải thu sao cho phù hợp với sự đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro. Hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu có thể kích thích được nhu cầu dẫn tới gia tăng doanh thu và lợi nhuận, nhưng vì bán chịu sẽ làm phát sinh khoản phải thu, và do bao giờ cũng có chi phí đi kèm theo khoản phải thu nên giám đốc tài chính cần xem xét cẩn thận sự đánh đổi này.2 Nội dung của chính sách tín dụng. a) Tiêu chuẩn tín dụng. Tiêu chuẩn tín dụng là những yếu tố liên quan tới sức mạnh tài chính và mức độ tín nhiệm mà mỗi khách hàng phải đảm bảo để có quyền hưởng mức tín dụng mà công ty cấp cho họ.
Nếu khách hàng không đáp ứng được yêu cầu với thời hạn tín dụng thông thường, họ vẫn có thể mua hàng của công ty nhưng với thời hạn khắt khe hơn. Tiêu chuẩn này được sử dụng để xác định những khách hàng nào được đảm bảo tiêu chuẩn tín dụng bình thường và mức tín dụng họ có thể được hưởng. Tiêu chuẩn tín dụng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như chính sách của doanh nghiệp trong mỗi thời kỳ,giá trị sản phẩm cao hay thấp… Phân tích tín dụng khách hàng thông qua việc phân tích các thông số tài chính sau: -Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh. -Bản mô tả điều kiện vật lý về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
-Lịch sử thanh toán tín dụng của công ty trong thời gian gần đây: thường trả đúng thời hạn hay trễ hạn, trong thời gian gần đây có lần nào không thanh toán nợ hay không, nếu có thì tỉ lệ là bao nhiêu lần. b) Thời hạn tín dụng. Thời hạn tín dụng là thời gian mà người mua được trì hoãn thanh toán, thời hạn cuối cùng họ phải thanh toán. Thời hạn tín dụng có thể tác động lớn tới doanh số, nếu như nhu cầu đối với một sản phẩm nào đó phụ thuộc vào thời kỳ bán hàng, việc mở 9 rộng thời hạn tín dụng vừa làm cho khách hàng cũ kéo dài thời gian thanh toán đồng thời thu hút thêm khách hàng mới cho công ty.