Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh công cuộc cải cách hành chính (CCHC) tại Việt Nam ngày càng được đẩy mạnh, công tác lập hồ sơ trong các cơ quan nhà nước giữ vai trò then chốt trong việc đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và khoa học trong quản lý. Theo ước tính, từ năm 2017 đến 2022, cơ quan Kho bạc Nhà nước (KBNN) đã sản sinh một khối lượng hồ sơ lớn, phản ánh các hoạt động tài chính, ngân sách nhà nước với nhiều loại hình hồ sơ hành chính và chuyên ngành. Tuy nhiên, thực trạng quản lý công tác lập hồ sơ tại KBNN còn tồn tại nhiều hạn chế như hồ sơ phân tán, giao nộp không đúng quy định, gây khó khăn trong việc tổ chức khoa học và khai thác tài liệu.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là đánh giá thực trạng quản lý công tác lập hồ sơ tại cơ quan KBNN trong giai đoạn 2017-2022, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả quản lý công tác lập hồ sơ phù hợp với xu thế hiện đại hóa và chuyển đổi số. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các đơn vị thuộc hệ thống KBNN ở trung ương, bao gồm 12 đơn vị và một đơn vị sự nghiệp. Ý nghĩa nghiên cứu được thể hiện qua việc góp phần hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ, nâng cao hiệu quả hoạt động của KBNN, đồng thời hỗ trợ công tác cải cách hành chính và phát triển hệ thống lưu trữ điện tử trong ngành tài chính.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết quản lý công, trong đó có lý thuyết quản lý của Henry Fayol với các chức năng cơ bản: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Lý thuyết này giúp làm rõ vai trò của quản lý công tác lập hồ sơ như một quá trình có tổ chức và định hướng nhằm đạt mục tiêu quản lý hiệu quả. Ngoài ra, luận văn áp dụng mô hình quản lý công tác văn thư, lưu trữ với các khái niệm chính như hồ sơ, danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và quản lý công tác lập hồ sơ trong cơ quan nhà nước. Các khái niệm này được định nghĩa theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Luật Lưu trữ năm 2011, làm cơ sở pháp lý cho việc xây dựng quy trình và tiêu chuẩn quản lý hồ sơ.

Ba khái niệm trọng tâm gồm:

  • Hồ sơ: tập hợp các văn bản, tài liệu liên quan về một vấn đề, sự việc hình thành trong quá trình giải quyết công việc.
  • Danh mục hồ sơ: bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản.
  • Lập hồ sơ: quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu theo nguyên tắc và phương pháp nhất định.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, kết hợp các phương pháp nghiên cứu cụ thể:

  • Phương pháp hệ thống để tổng hợp và hệ thống hóa các văn bản quản lý công tác lập hồ sơ trong cơ quan nhà nước và KBNN giai đoạn 2017-2022.
  • Phân tích nhằm đánh giá thực trạng, ưu điểm và hạn chế trong quản lý công tác lập hồ sơ tại KBNN.
  • Tổng hợp kết quả khảo sát, phân tích để xác định nguyên nhân và đề xuất giải pháp.
  • Suy luận logic để dự đoán hệ quả và đề xuất các giải pháp phù hợp.
  • Khảo sát thực tế tại các đơn vị thuộc hệ thống KBNN nhằm thu thập dữ liệu về công tác lập hồ sơ.

Cỡ mẫu khảo sát bao gồm các cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ và quản lý hồ sơ tại 12 đơn vị KBNN trung ương. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu phi xác suất theo phương pháp thuận tiện nhằm đảm bảo thu thập được thông tin thực tiễn. Thời gian nghiên cứu kéo dài từ năm 2017 đến 2022, phù hợp với giai đoạn có nhiều thay đổi về chính sách và quy định liên quan đến công tác lập hồ sơ.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng lập hồ sơ tại KBNN còn nhiều hạn chế: Khoảng 30% hồ sơ được lập chưa đầy đủ thành phần, có tình trạng văn bản phân tán ở nhiều nơi, gây khó khăn trong việc tra cứu và quản lý. Tỷ lệ hồ sơ giao nộp vào lưu trữ đúng quy định chỉ đạt khoảng 65%, thấp hơn so với yêu cầu của pháp luật.

  2. Cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ chưa đồng bộ: Chỉ khoảng 50% đơn vị trong hệ thống KBNN có trang bị phần mềm quản lý hồ sơ điện tử đầy đủ và hiện đại. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lập và quản lý hồ sơ còn hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả công tác.

  3. Ý thức và trình độ cán bộ về công tác lập hồ sơ chưa cao: Qua khảo sát, khoảng 40% cán bộ chưa được đào tạo bài bản về nghiệp vụ lập hồ sơ, dẫn đến sai sót trong quá trình thực hiện.

  4. Chưa có hệ thống văn bản chỉ đạo và quy chế nội bộ đồng bộ: Mặc dù có các văn bản pháp luật chung, nhưng việc xây dựng và ban hành các quy chế, hướng dẫn nghiệp vụ tại các đơn vị KBNN chưa đồng bộ, gây khó khăn trong việc triển khai thực hiện thống nhất.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc chưa đầu tư đồng bộ về cơ sở vật chất, công nghệ và nguồn nhân lực. So với một số nghiên cứu trong ngành tài chính và hành chính công, tỷ lệ hồ sơ chưa đạt chuẩn tại KBNN cao hơn khoảng 10-15%, cho thấy cần có sự cải thiện mạnh mẽ hơn. Việc chưa áp dụng rộng rãi hệ thống quản lý hồ sơ điện tử làm giảm tính hiệu quả và khả năng truy xuất thông tin nhanh chóng, ảnh hưởng đến công tác chỉ đạo, kiểm tra, thanh tra của lãnh đạo.

Bên cạnh đó, việc thiếu các quy chế nội bộ chi tiết và công tác đào tạo chưa thường xuyên khiến cán bộ chưa nắm vững nghiệp vụ, dẫn đến sai sót và thiếu sót trong lập hồ sơ. Kết quả này phù hợp với các báo cáo ngành về thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan nhà nước khác, đồng thời nhấn mạnh vai trò của việc nâng cao nhận thức và kỹ năng cho đội ngũ cán bộ.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ hồ sơ đạt chuẩn theo từng năm từ 2017 đến 2022, biểu đồ tròn phân bố tỷ lệ ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ, và bảng tổng hợp các lỗi thường gặp trong lập hồ sơ tại các đơn vị KBNN.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, quy chế nội bộ: Ban hành quy chế quản lý công tác lập hồ sơ đồng bộ trong toàn hệ thống KBNN, làm rõ trách nhiệm, quy trình và tiêu chuẩn lập hồ sơ. Thời gian thực hiện trong vòng 6 tháng, chủ thể là Ban Lãnh đạo KBNN phối hợp với Văn phòng.

  2. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực cán bộ: Tổ chức các khóa đào tạo nghiệp vụ lập hồ sơ, quản lý hồ sơ điện tử cho cán bộ công chức, viên chức trong hệ thống KBNN. Mục tiêu nâng tỷ lệ cán bộ được đào tạo lên trên 90% trong 12 tháng tới. Chủ thể thực hiện là Ban Tổ chức cán bộ KBNN.

  3. Đầu tư đồng bộ cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ: Nâng cấp hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ điện tử, trang bị thiết bị lưu trữ hiện đại, đảm bảo 100% đơn vị trong hệ thống có khả năng quản lý hồ sơ điện tử trong 18 tháng tới. Chủ thể là Ban Quản trị công nghệ thông tin KBNN.

  4. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát và khen thưởng: Thiết lập hệ thống kiểm tra định kỳ và đột xuất về công tác lập hồ sơ, đồng thời khen thưởng kịp thời các cá nhân, đơn vị thực hiện tốt. Mục tiêu giảm tỷ lệ hồ sơ sai sót xuống dưới 10% trong 2 năm. Chủ thể là Ban Thanh tra – Kiểm tra KBNN.

  5. Khuyến khích ứng dụng công nghệ thông tin trong lập và quản lý hồ sơ: Phát triển và triển khai rộng rãi hệ thống quản lý tài liệu điện tử tích hợp, hỗ trợ lập hồ sơ điện tử và nộp lưu trực tuyến. Thời gian hoàn thành dự kiến trong 24 tháng. Chủ thể là Ban Công nghệ thông tin phối hợp với các đơn vị liên quan.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo các cơ quan nhà nước, đặc biệt là ngành tài chính: Giúp hiểu rõ thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác lập hồ sơ, từ đó chỉ đạo và điều hành phù hợp.

  2. Cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ và quản lý hồ sơ: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về nghiệp vụ lập hồ sơ, quy trình và tiêu chuẩn quản lý hồ sơ hiện đại.

  3. Nhà nghiên cứu và học viên cao học chuyên ngành quản lý công: Là tài liệu tham khảo quý giá về lý luận và thực tiễn quản lý công tác lập hồ sơ trong cơ quan nhà nước.

  4. Các đơn vị ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính: Tham khảo các đề xuất về ứng dụng CNTT trong quản lý hồ sơ, góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong quản lý nhà nước.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao công tác lập hồ sơ lại quan trọng trong cơ quan nhà nước?
    Công tác lập hồ sơ giúp bảo mật thông tin, cung cấp chứng cứ pháp lý, hỗ trợ kiểm tra, thanh tra và nâng cao hiệu quả quản lý. Ví dụ, hồ sơ đầy đủ giúp lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

  2. Các loại hồ sơ phổ biến trong cơ quan KBNN là gì?
    Bao gồm hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự, phản ánh các hoạt động tài chính, kế toán và quản lý nhân sự trong hệ thống.

  3. Làm thế nào để nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ?
    Thông qua đào tạo cán bộ, hoàn thiện quy chế nội bộ, ứng dụng công nghệ thông tin và tăng cường kiểm tra, giám sát. Ví dụ, áp dụng hệ thống quản lý hồ sơ điện tử giúp giảm sai sót và tăng tốc độ xử lý.

  4. Cơ sở pháp lý nào điều chỉnh công tác lập hồ sơ hiện nay?
    Luật Lưu trữ 2011, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính, Kho bạc Nhà nước là các văn bản pháp lý chính.

  5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong lập hồ sơ có lợi ích gì?
    Giúp quản lý hồ sơ khoa học, tra cứu nhanh, bảo mật thông tin và giảm chi phí lưu trữ. Ví dụ, hồ sơ điện tử cho phép truy cập từ xa và đồng bộ dữ liệu tức thì.

Kết luận

  • Quản lý công tác lập hồ sơ tại cơ quan Kho bạc Nhà nước có vai trò quan trọng trong bảo đảm thông tin, minh bạch và hiệu quả quản lý nhà nước.
  • Thực trạng hiện nay còn nhiều hạn chế về chất lượng hồ sơ, cơ sở vật chất và năng lực cán bộ.
  • Luận văn đã đề xuất các giải pháp đồng bộ về hoàn thiện quy chế, đào tạo, đầu tư công nghệ và tăng cường kiểm tra nhằm nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ.
  • Các giải pháp có tính khả thi cao, phù hợp với xu thế chuyển đổi số và cải cách hành chính hiện nay.
  • Đề nghị các đơn vị trong hệ thống KBNN triển khai thực hiện trong giai đoạn 2023-2025 để đạt được mục tiêu nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ, góp phần phát triển bền vững hệ thống tài chính quốc gia.

Quý độc giả và các nhà quản lý được khuyến khích áp dụng kết quả nghiên cứu này để nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ, đồng thời tiếp tục nghiên cứu mở rộng trong các lĩnh vực quản lý công khác.