Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 1. Khái quát chung về Văn phòng 1. Khái niệm Khi bàn về khái niệm “văn phòng”, trong cuốn sách “Thuật ngữ hành chính”, Viện nghiên cứu Khoa học hành chính [57] dẫn ra một số cách hiểu như sau: Trong từ điển Bách khoa toàn thư của Nga, thuật ngữ văn phòng có nguồn gốc từ tiếng Latinh là cancenllarus, có nghĩa là người chuyển thư từ, văn bản. Đây là bộ phận thực hiện công việc văn thư, văn bản trong các cơ quan, tổ chức.
Các nước phương tây gọi Văn phòng là office. Từ điển “Oxford Advanced” xuất bản lần thứ 5 năm 1995 định nghĩa văn phòng là tòa nhà làm việc của một tổ chức kinh doanh hay hành chính; là nơi thực hiện một dịch vụ công (Bưu điện)…; là bộ phận đại diện của một tổ chức (Văn phòng ngoại giao), một cá nhân (Văn phòng nghị sĩ, văn phòng luật sư…). Từ điển Bách khoa Việt Nam định nghĩa văn phòng là “địa điểm làm việc hoặc cơ cấu tổ chức giúp việc của một sơ quan hoặc tổ chức chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội… nào đó. Nếu là địa điểm làm việc thì văn phòng là nơi làm việc của cơ quan, tổ chức nào đó.
Nếu là cơ cấu tổ chức thì văn phòng là một đơn vị công tác, có nhiệm vụ phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức với các công việc chủ yếu như: Giúp thủ trưởng cơ quan xây dựng và triển khai chương trình, kế hoạch công tác theo định kỳ; thu nhận, xử lý, bảo quản cung cấp thông tin, tài liệu; tổ chức việc tiếp khách, hội họp; bảo đảm về tài chính, các phương tiện làm việc, đi lại và các điều kiện cần thiết cho các thành viên của tổ chức, cơ quan hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao”. Hiện nay, thuật ngữ văn phòng được dùng theo các nghĩa sau đây: 9 Một là, là một bộ phận cấu thành của các cơ quan, công sở hành chính; Hai là, là bộ phận đại diện của các cơ quan, tổ chức trong giao dịch, điều hành công việc nội bộ [57, tr. “Từ điển Tiếng Việt” của Viện ngôn ngữ học định nghĩa văn phòng là “bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan” [58, tr. Theo các tác giả cuốn sách “150 câu hỏi – đáp về nghiệp vụ hành chính văn phòng” thì trong thực tế, văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, phản ánh nhận thức của chúng ta về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định.
Về cơ bản, hiện nay có ba cách tiếp cận chủ yếu về văn phòng: Thứ nhất, tiếp cận về mặt cơ cấu tổ chức: Văn phòng là một bộ phận, đơn vị làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Thứ hai, tiếp cận về mặt không gian: Theo cách tiếp cận này, văn phòng có thể hiểu theo hai nghĩa dưới đây: Một là, là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Hai là, là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ như: văn phòng nghị sĩ, văn phòng tổng giám đốc. Thứ ba, tiếp cận hoạt động: Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thư [56, tr.
Tuy có rất nhiều cách hiểu, quan điểm khác nhau đối với thuật ngữ văn phòng, phụ thuộc vào những mục đích nghiên cứu khác nhau, Luận văn này tiếp cận thuật ngữ văn phòng theo nghĩa: “Văn phòng là một bộ phận của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ 10 cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó” [19, tr. Chức năng, nhiệm vụ Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng là một nội dung nghiên cứu quan trọng khi đề cập đến các mặt về tổ chức và hoạt động của văn phòng, đã được trình bày, phân tích và làm rõ ở những mức độ khác nhau trong các ấn phẩm, sách báo, các công trình nghiên cứu khoa học. Chức năng Chức năng được hiểu là công dụng chính yếu, cơ bản của một thực thể hay bộ phận này đối với các thực thể hay bộ phận khác. Chức năng cũng được hiểu là những mặt, những phương diện hoạt động chủ yếu mà một bộ phận, cơ quan, tổ chức phải thực hiện để khẳng định sự tồn tại của mình.
Chức năng của văn phòng là những phương diện hoạt động chuyên biệt của văn phòng, là sản phẩm của quá trình phân công lao động và chuyên môn hóa. Các chức năng của văn phòng được phân loại tùy thuộc vào mục đích nghiên cứu lý thuyết hoặc tùy thuộc vào điều kiện, đặc thù của cơ quan, đơn vị, tổ chức trong thực tiễn. Đây chính là ý nghĩa cơ bản nhất của việc tiến hành phân loại các nhóm chức năng của văn phòng. Hiện nay, có khá nhiều cách phân loại, tuy nhiên có thể xem xét văn phòng với 3 nhóm chức năng cơ bản, bao gồm: tham mưu, tổng hợp; hậu cần và đại diện.
Thứ nhất, chức năng tham mưu, tổng hợp. Văn phòng tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết, xử lý các công việc cụ thể. Tham mưu là việc phát hiện vấn đề, phân tích nguyên nhân, tham mưu, đề xuất với lãnh đạo về các biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các 11 vấn đề. Chẳng hạn, lập kế hoạch, xây dựng chương trình hoạt động; tổ chức các cuộc họp, hội nghị; dự thảo các quyết định điều hành, quản lý.
Tổng hợp là việc tổ chức và thực hiện tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị, tổ chức nói chung, của lãnh đạo, thủ trưởng nói riêng, bao gồm thông tin từ hệ thống văn bản đến và đi, thông tin thu được từ công tác tiếp dân. Tham mưu và tổng hợp luôn gắn bó mật thiết với nhau, tổng hợp là để tham mưu, muốn tham mưu cần phải tổng hợp. Thứ hai, chức năng hậu cần. Văn phòng bảo đảm quản lý, sắp xếp, phân phối và bổ sung một cách khoa học, hợp lý nhất điều kiện cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Cụ thể: bảo đảm các điều kiện vật chất kỹ thuật bao gồm mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản; sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc; quản lý tài sản công, ngân sách của cơ quan, tiến hành chi trả lương, thưởng; và thực hiện các hoạt động khác như y tế nội bộ, nhà khách, bảo đảm an ninh trật tự, phục vụ hội họp, nghi lễ, khánh tiết của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Thứ ba, chức năng đại diện. Văn phòng là trung tâm, là đầu mối giao tiếp của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Văn phòng thực hiện chức năng đại diện thông qua những công việc cụ thể sau: một là, tuyển chọn và bố trí cán bộ ở những nơi thường xuyên phải giao tiếp với khách, công dân hoặc đối tượng quản lý; hai là, hướng dẫn cán bộ văn phòng về các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp; ba là, tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép; bốn là, tham gia tổ chức các buổi gặp mặt, giao lưu; năm là, tổ chức các buổi tiệc chiêu đãi khách [56, tr.
Nhiệm vụ Do đặc điểm riêng ở mỗi loại cơ quan, đơn vị, tổ chức nên văn phòng của các cơ quan, đơn vị, tổ chức khác nhau có thể được giao những nhiệm vụ 12 cụ thể khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản văn phòng trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức có những nhiệm vụ sau đây: − Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan (năm, quý, tháng) và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch đó. − Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng. − Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.
− Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý văn bản trong cơ quan và những văn bản từ bên ngoài gửi đến, giúp thủ trưởng theo dõi việc giải quyết văn bản theo đúng quy định của Nhà nước. − Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công tác thư từ tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác cũng như với nhân dân nói chung. − Tổ chức công tác thi đua, khen thưởng trong cơ quan. − Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết định của thủ trưởng.
− Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan; bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan. − Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự an toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, nghi lễ khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân tiếp khách một cách khoa học và văn minh. − Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức văn 13 phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính – văn phòng; chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết [56, tr. Vị trí, vai trò 1.
Vị trí Việc xác định vị trí của văn phòng trong cơ quan, đơn vị, tổ chức gắn liền với việc xem xét các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.