MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài Ngân hàng TMCP Đông Á (DongA Bank - DAB) là một trong những Ngân hàng cổ phần đầu tiên được thành lập vào những năm 1990. Sau nhiều năm hoạt động, DAB đã trở thành Ngân hàng dẫn đầu về phát triển dịch vụ thẻ [2]. Dé dam bao sự vận động, phát triển liên tục của DAB đòi hỏi sự gắn kết và hoạt động chặt chẽ của nhiều Khối, Phòng ban, chỉ nhánh trên khắp các tỉnh thành ở Việt Nam. Trong đó, nhu cầu tiếp nhận, xử lý thông tin liên tục và đòi hỏi độ chính xác cao trên toàn Ngân hàng chỉ có thể thực hiện được nhờ sự hỗ trợ của các ứng dụng CNTT; do đó, việc phát triển cơ sở hạ tầng CNTT đóng vai trò vô cùng quan trọng và luôn được đầu tư, phát triển.
Trung Tâm Điện Toán - DAB (TTĐT) là nơi đảm nhận nhiệm vụ duy trì, phát triển hệ thống CNTT cho toàn Ngân hàng. TTĐT tiếp nhận và xử lý yêu cầu xây dựng mới và điều chỉnh phần mềm từ các phòng ban, trung tâm và chi nhánh giao dịch của DAB ở tất cả các tỉnh thành trên toàn quốc, do đó hằng năm đều phát sinh nhiều dự án CNTT đề đáp ứng nhu cầu nay. Việc triển khai các chỉ thị, nghị định của Ngân hàng Nhà nước ban hành cho ngành Ngân hàng nói chung và DAB nói riêng cùng với các yêu cầu phát triển, mở rộng kinh doanh của DAB thường dẫn tới việc điều chỉnh, nâng cấp hoặc xây dựng phần mềm. Trên thực tế, hoạt động tiếp nhận, quản lý dự án (QLDA) CNTT tại DAB chưa thật sự hiệu quả vì nhiều lý do khách quan.
Để đáp ứng yêu cầu đổi mới và cải thiện chất lượng QLDA CNTT, Ban Giám Đốc TTĐT cũng đã đặt ra yêu cầu cải tiến quy trình QLDA CNTT trong năm 2013 với sự tư vấn định hướng của tập đoàn tư vẫn chiến lược quốc tế Boston Consulting (BCG), trong đó có việc ban hành Quy chế tổ chức và QLDA CNTT. Lấy ý tưởng từ nhu cầu thực tế của TTĐT để hoàn thành nghiên cứu Thạc sỹ ngành Hệ thống Thông tin Quản lý, trong thời gian giới hạn, luận văn sẽ hướng tới việc “Xây dựng quy trình và các tiêu chí đánh giá, xét duyệt đề xuất dự án CNTT cho Trung tâm Điện toán Ngân hàng Đông Á” để đáp ứng mục tiêu nâng cao hiệu quả và tính chặt chẽ trong việc phê duyệt và QLDA CNTT và tăng cường sự phối hợp giữa TT với các bộ phận nghiệp vụ [3] của DAB.Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu, khảo sát công tác dé xuất, xét duyệt đự án CNTT 6 DAB. Tìm hiểu quy trình và các tiêu chuân đề xuất, xét duyệt dự án do BCG tư vấn. Xây dựng quy trình đề xuất, xét duyệt dự án CNTT cho DAB.
Xây dựng các tiêu chí đánh giá, lựa chọn thực hiện dự án CNTT dựa trên tình thực tế, chiến lược kinh doanh, điều kiện tài chính và các định hướng phát triển CNTT Ngân hàng: o Tim hiểu, thiết kế và xây dựng bộ câu hỏi khảo sát thông tin dự án CNTT. o_ Tìm hiểu và xây đựng tiêu chí đánh giá dự án CNTT. o Tim hiéu và xây dựng phương pháp phân tích số liệu. Khao sát, tổng hợp ý kiến phản hồi của nhân viên TTĐT về mức độ phù hợp của quy trình và tiến hành đánh giá, bổ sung hoàn thiện quy trình đề xuất, xét duyệt dự án CNTT.
Xây dựng kế hoạch triển khai, áp dụng quy trình đề xuất, xét duyệt dự án CNTT.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1. Đối tượng nghiên cứu a) Khảo sát công tác đề xuất, xét duyệt dự án CNTT hiện tại của DAB Các giai đoạn và các công việc trong giai đoạn đề xuất, xét duyệt dự án. Các báo cáo hỗ trợ quản lý trong giai đoạn đề xuất, xét duyệt dự án. Cách thức tổ chức công việc.
Hệ thống tiêu chí đánh giá đề xuất dự án CNTT của DAB. Các phương pháp thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu đề xuất dự án hiện tại của TTĐT. b) Khảo sát chức năng của công cụ đánh giá phê duyệt dự án Mô hình đánh giá độ ưu tiên thực hiện dự án dựa trên bảng điểm cân bằng (Balanced Scorecard) cho lĩnh vực CNTT. Tiêu chí đánh giá để xuất dự án CNTT của DAB được chọn lọc lại dựa trên mô hình bảng điểm cân bằng.
Quy trình đề xuất, xét duyệt dự án CNTT: Thành phần nhân sự trong quy trình đề xuất, xét đuyệt dự án CNTT. Quy trình đề xuất, xét duyệt dự án CNTT. Các tài liệu khảo sát thông tin, tổng hợp thông tin trong giai đoạn đề xuất dự án CNTT. Các báo cáo tổng hợp, phân tích đánh giá trong giai đoạn phê duyệt dự án CNTT.
Các công việc hỗ trợ quản lý thông tin đề xuất, xét duyệt dự án. Không gian và thời gian thực hiện Không gian: Đề tài được thực hiện trong phạm vi Tp.HCM, Việt Nam. Thời gian: Đề tài được thực hiện từ tháng 01/2013 đến tháng 06/2014.Quy trình và phương pháp nghiên cứu 1. Quy trình nghiên cứu - Tim hiéu quy trinh dé xuất, xét duyệt và tiêu chí đánh giá liên quan cùng với cách thức lưu trữ dữ liệu, thông tin dự án đã và đang thực hiện tại DAB và tiến hành đánh giá, phân tích nguyên nhân hạn chế và những rủi ro của quy trình hiện tại.
- Tìm hiểu, tham khảo tài liệu tư vấn về quy trình đề xuất, xét duyệt dự án CNTTcủa BCG. - Tim hiéu, thiết kế và xây dựng bộ câu hỏi trắc nghiệm để khảo sát thông tin đề xuất thực hiện dự án CNTT. -_ Tìm hiểu và xây dựng phương pháp phân tích số liệu dựa trên thông tin tập hợp được trong quá trình khảo sát nhu cầu CNTT và các định hướng chiến lược CNTT của Ngân hàng và TTĐT. - _ Từ những dữ liệu, thông tin tập hợp được kết hợp với yêu cầu QLDA thực tế của DAB, tiến hành xây dựng quy trình đề xuất và xét duyệt dự án CNTT.
- Khao sat, danh gia kết quả việc kiểm thử quy trình. - _ Điều chỉnh và hoàn thiện quy trình. Phương pháp nghiên cứu a) Phương pháp nghiên cứu định tính (Qualitative Research Methods) Sử dụng nghiên cứu mô tả, khám phá các khái niệm, thuật ngữ, giải thích mỗi quan hệ tương tác giữa các yếu tố, nhằm cung cấp một cái nhìn toàn diện về những yêu cầu đặt ra khi xây dựng quy trình. b) Phương pháp nghiên cứu định lượng (Quanlitative Research Methods) -_ Dựa trên nghiên cứu định tính, nghiên cứu định lượng sẽ lượng hóa được thông tin dựa trên các biến quan sát [4].
Phương pháp này sẽ được sử dụng trong giai đoạn kiêm nghiệm tính đúng đắn và hiệu quả của quy trình. - _ Nghiên cứu dữ liệu thứ cấp được sử dụng trong giai đoạn hình thành quy trình. Tìm hiểu các thông tin chuyên ngành CNTT, chủ yếu tập trung vào việc đề xuất, xét duyệt dự án có trên: ©_ Tài liệu dự án của TTĐT o_ Tài liệu tư vẫn của BCG o Tài liệu chuyên ngành o Cac tài liệu khác có liên quan đến đề tài ©) Phương pháp lập luận quy nạp (Inductive Research Methods) - _ Nghiên cứu các lý thuyết, các nghiên cứu trước đó và các quy trình đề xuất, xét duyệt dự án đã xây dựng trên thế giới. -_ Hình thành quy trình đề xuất, xét duyét du an CNTT cho DAB.
- _ Thử nghiệm quy trình. d) Phương pháp khảo sát (Survey Research Methods) - Trao đổi trực tiếp với lãnh đạo Phòng ban Hội sở của DAB và lãnh đạo của TTĐT để tham khảo ý kiến xây dựng và điều chỉnh thông tin cho phù hợp công việc thực tế. -_ Khi quy trình đã được xây dựng, tiến hành khảo sát của các Phòng ban Hội sở dé lây ý kiến đánh giá và điều chỉnh.Ý nghĩa đề tài QLDA nói chung và QLDA CNTT nói riêng là công việc tương đối phức tạp, do đó xây dựng được quy trình hỗ trợ đề xuất và xét duyệt dự án CNTT sẽ mang lại nhiều ý nghĩa thiết thực: Quy trình đề xuất, xét duyệt dự án giúp tối ưu hóa và kiểm soát việc khảo sát thông tin đề xuất, và với công cụ hỗ trợ quy trình xét duyệt, Ban Lãnh Đạo Ngân hàng sẽ nhanh chóng xác định được mức độ ưu tiên của mỗi đề xuất để cân nhắc việc thành lập dự án. Quy trình hoàn thành và được đưa vào thực nghiệm hỗ trợ việc QLDA một cách chặt chẽ, hiệu quả và giảm thiêu các thao thừa cũng như việc lưu trữ chồng chéo dữ liệu.
Quy trình giúp thông tin đề xuất, xét duyệt được quản lý tập trung và cung cấp cho Ban Lãnh Đạo một cái nhìn toàn điện về tình hình đề xuất dự án CNTT dé đưa ra quyết định, chiến lược hợp lý và kịp thời. Việc xét duyệt tập trung sẽ xác định được mức độ ưu tiên của dự án, giúp cho phòng QLDA có những quan tâm phù hợp và đưa ra những cảnh báo tương ứng với mỗi mức độ cho các bên liên quan khi dự án có nguy cơ trễ tiến độ. Việc xét duyệt tập trung còn điều kiện cho các Phòng ban Hội sở có những cân nhắc kỹ càng hơn khi đề xuất dự án CNTT và với mức độ đòi hỏi cao hơn về kế hoạch thực hiện (để đảm bảo cơ hội được phê duyệt thực hiện) nên sẽ hạn chế được những trường hợp kế hoạch thực hiện không rõ ràng nhưng Giám đốc Khối đã yêu cầu các đơn vị liên quan bắt tay vào thực hiện, hạn chế được những phát sinh trễ tiễn độ, thiếu hụt nhân sự và tài nguyên. Với quy trình mới, các bộ phận liên quan sẽ không bị quá tải công việc vì các dự án đã được thông báo trước và được cân nhắc thực hiện trong giới hạn tài nguyên cho phép, đồng thời giúp các đơn vị phụ trách chủ động việc điều phối nhân sự cho dự án.
CHƯƠNG2: CƠ SỞ LÝ THUYET 2.Giai đoạn khởi động dự án Tổ chức PMI® đã biên soạn và xuất bản cẩm nang tập hợp các thuật ngữ tiêu chuẩn và hướng dẫn về quản lý dự án (gọi tắt là PMBOK) từ năm 1996, đây là tài liệu tổng hợp các kiến thức, kinh nghiệm của các chuyên gia QLDA trên thế giới [5]. Hiện tại PMI đã xuất bản PMBOK phiên bản thứ năm (xuất bản năm 2013) với năm nhóm quy trình: khởi động dự án (Initiating), lập kế hoạch (Planing), thực hiện dự án (Executing), theo déi, kiém soat dự án (Controlling and monitoring) và kết thúc dự an (Closing) [6].