phần mở đầu, nội dung Đề án được thể hiện trong 4 phần: Thứ nhất: Cơ sở lý luận về công tác Hành chính - Quản trị trong của Văn phòng Thứ hai: Thực trạng công tác Hành chính - Quản trị của Văn phòng Tổng Liên đoàn trong thời gian qua. Thứ ba: Xây dựng các giải pháp nhằm đổi mới nâng cao hiệu quả công tác Hành chính - Quản trị của Văn phòng đáp ứng yêu cầu phục vụ các hoạt động của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam trong tình hình mới. Thứ tư: Tổ chức thực hiện Cuối cùng là Kiến nghị và kết luận. 4 PHẦN II: NỘI DUNG I.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÈ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ CỦA VĂN PHÒNG 1. Khái niệm Hành chính - Quản trị văn phòng 1. Khái niệm Văn phòng Trong thực tiễn cuộc sống, bất kỳ một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng có hoạt động văn phòng và lập ra đơn vị làm công tác văn phòng. Cùng với sự phát triển của nền KT - XH và sự tiến bộ khoa học kỹ thuật mà thuật ngữ văn phòng có nhiều cách hiểu và có nhiều tên gọi khác nhau: Theo Từ điển Tiếng Việt, thuật ngữ “văn phòng” là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan đơn vị.
Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị do văn phòng thường gắn với một địa điểm cụ thể. Văn phòng còn được hiểu như một bộ máy tham mưu, tổng họp quan trọng của cơ quan, đơn vị, là cánh tay phải đắc lực phục vụ điều hành của lãnh đạo. Tóm lại, hiểu một cách tổng quát: “Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng họp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức”. Khái niệm Hành chính văn phòng Theo quan điểm của Học viện Hành chính Quốc gia thì “Hành chính là hoạt động trong lĩnh vực tổ chức, quản lý và điều hành được tiến hành trên cơ sở sự ràng buộc bởi các quy tắc nhất định do nhà nước hoặc các chủ thể khác quy định hoặc thừa nhận, có tính chất bắt buộc, áp đặt hoặc mệnh lệnh (quyền lực - phục tùng) nhằm đạt tới một mục đích phục vụ cho lợi ích chung đã đư ợc xác định.
Hành chính văn phòng bao gồm những công việc hàng ngày như quản lý công tác lễ tân, khánh tiết, phục vụ đưa đón lãnh đạo, đưa, đón và tiếp khách; 5 sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ; mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho cơ quan, quản lý và thực hiện việc đặt báo chí phục vụ nhu cầu của các phòng ban; chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Khái niệm Quản trị văn phòng Theo từ điển Việt Nam của Đào Duy Anh thì: “Quản trị” được hiểu là tổ chức, điều hành công việc của một cơ quan, một tổ chức như Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc. L à quản lý và cấp phát các phương tiện làm việc tại cơ quan, tổ chức như Phòng Quản trị. Ngoài ra, còn rất nhiều quan niệm khác nhau về quản trị do xuất phát từ các quan điểm, lĩnh vực hoạt động, môi trường khác nhau nhưng nhìn chung, có thể hiểu một cách chung nhất: “Quản trị là sự tác động có tổ chức, định hưởng và mục đích của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị và sử dụng cỏ hiệu quả nhất các tiềm năng cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện môi trường và các nguồn lực của tổ chức luôn biến động”.
Quản trị văn phòng là việc thiết kế, triển khai thực hiện, theo dõi đánh giá và đảm bảo quá trình làm việc trong một văn phòng của một tổ chức luôn đạt năng suất và hiệu quả. Khái niệm Hành chính - Quản trị văn phòng Hành chính - quản trị văn phòng là việc hoạch định, tổ chửc phối hợp tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lỷ thông tin. Hành chính - Quản trị văn phòng là việc áp dụng cảc kết quả của khoa học quản trị vào công tác quản lý hành chính văn phòng, là việc hoạch định các kế hoạch, xây dựng tổ chức, phối hợp hoạt động điều hành và kiểm tra các hoạt động xử lỷ thông tin theo chức năng của văn phòng. Đặc điểm của công tác Hàìiỉi chính - Quản trị văn phòng 2.
Đặc điểm của công tác Hành chính văn phòng Hành chính (dù là hành chính công hay hành chính tư) đều có các đặc điểm cơ bản sau: 6 - Hành chính luôn gắn với hoạt động quản lý và điều hành. - Hành chính mang tính quyền lực, đơn phương của chủ thể quản lý và sự chấp hành, phục tùng của đối tượng bị quản lý. - Hành chính thường đề cập tới quy tắc, thủ tục, trình tự; cỏ tỉnh chất liên tục và tương đối ổn định. - Hành chính có mục tiêu và chương trình, kế hoạch thực hiện cụ thể.
- Hành chính được đảm bảo thực hiện bằng các biện pháp khác nhau, kể .cả biện pháp cưỡng chế. * Hành chính văn phòng có các đặc điểm: - Là công việc sự vụ, thường xuyên, liên tục, không thể thiếu ở mỗi cơ quan, đơn vị. - Là công việc đò hỏi tính chuyên nghiệp, sự sắp xếp công việc khoa học; - Có sự liên quan mật thiết và quyết định nhiều đến hiệu quả của các hoạt động khác trong cơ quan, đơn vị. Đặc điểm của công tác Quản trị văn phòng Quản trị là một hoạt động đòi hỏi sự phối hợp tất cả các tài nguyên của cơ quan, đơn vị thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.
Quản trị hành chính văn phòng là một quá trình bao gồm các khâu từ hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các công việc hành chính văn phòng nhằm đạt được kết quả như mục tiêu đã đề ra, đó là sự hoạt động chuyên nghiệp, trôi chảy, linh hoạt của tổ chức. * Các đặc điểm của quản trị văn phòng gắn với các chức năng của công tác này, bao gồm2: - Hoạch định công việc hành chính - văn phòng; - Tổ chức công việc hành chính - văn phòng; - Lãnh đạo công việc hành chính - văn phòng; - Kiểm soát công việc hành chính - văn phòng; 7 - Dịch vụ hành chính văn phòng. Nội dung công tác Hành chính - Quản trị văn phòng Công tác Hành chính - Quản trị văn phòng gồm những nội dung cơ bản sau: Thứ nhất, tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị, xây dựng chương trình kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần của lãnh đạo. Văn phòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan đơn vị và đôn đốc các bộ phận khác thực hiện.
Mặt khác Văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần của ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Thứ hai, thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin. Hoạt động của bất kỳ cơ quan đơn vị nào cũng cần phải có thông tin. Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác.
Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Người lãnh đạo không thể tự thu thập xử lý tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp - đó chính là Văn phòng. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác Hành chính - Quản trị của Văn phòng 4. Yếu tố con người Con người là nhân vật trung tâm, là chủ thể thực hiện cồng tác Hành chính - Quản trị của Văn phòng.
Nếu người làm công tác Hành chính - Quản trị của Văn phòng có năng lực kém, ít được đào tạo thì công tác này sẽ không được thực hiện một cách chuyên nghiệp, làm ảnh hưởng đến hoạt động chung của văn phòng. Ngược lại, nếu người làm công tác Hành chính - Quản trị được đào tạo bài bản, có trình độ chuyên môn, có năng lực thực tiễn, có nhiệt huyết với công việc thì sẽ giải quyết công việc thuận lợi. Vì vậy rất cần có đội ngũ cán bộ làm công tác Hành chính - Quản trị chuyên nghiệp. Đây là yếu tố quan trọng nhất quyết định hiệu quả công tác Hành chính - Quản trị của Văn phòng.
Hệ thống trang thiết bị Hệ thống trang thiết bị (máy tính, bàn ghế, phòng họp, âm thanh, ánh sáng, .) quyết định rất lớn đến hiệu quả hoạt động của công tác hành chính - quản trị bởi vì, hoạt động hành chính bao gồm các hoạt động phục vụ, làm cho hoạt động chung của tổ chức diễn ra suôn sẻ. Một cuộc họp nếu không có các trang thiết bị phục vụ đi kèm như phòng họp, bàn ghế, hệ thống micro, âm thanh, ánh sáng,. thì không thể diễn ra bình thường được. Hệ thống trang thiết bị tốt, hiện đại sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác Hành chính - Quản trị của Văn phòng và ngược lại.
Để đổi mới công tác Hành chính - Quản trị, không thể không đổi mới hệ thống trang thiết bị. Hệ thống nguyên tắc thủ tục Công tác Hành chính - Quản trị bao gồm rất nhiều hoạt động như: tài chính, văn thư - lưu trữ, đội xe, bảo vệ,. đây đều là các công việc đảm bảo cho bộ máy hoạt động hiệu quả. Để đảm bảo được hoạt động, cần có những nguyên tắc thủ tục để đưa công việc vào khuôn khổ nhất định.
Công tác Hành chính - Quản trị cần thực hiện các nguyên tắc: Một là, nguyên tắc mục tiêu: Xác định mục tiêu rõ ràng thì công việc sẽ thực hiện dễ hơn. Mục tiêu của Hành chính - Quản trị là hỗ trợ một cách tiết kiệm và có hiệu quả để các bộ phận khác hoạt động dễ dàng. Hai là, nguyên tắc về chức năng: Mục tiêu quyết định chức năng. Chức năng xác định được dựa trên nhu cầu và tầm quan trọng của mục tiêu.
Các quy định về công tác Hành chính - Quản trị Công tác Hành chính - Quản trị là một hoạt động không thể thiếu, là một mắt xích trong dây truyền hoạt động của cơ quan, là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nếu công tác Hành chính - Quản trị không hiệu quả thì Văn phòng không đạt hiệu quả công việc, dẫn đến cả hệ thống cũng bị ngừng trệ các hoạt động.