Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc kiểm soát chi phí sản xuất trở thành yếu tố sống còn đối với các doanh nghiệp sản xuất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Công ty Cổ phần Liên doanh Kangaroo Quốc tế, với hơn 20 năm phát triển và hệ thống hơn 40.000 điểm kinh doanh cùng 2 nhà máy tại Việt Nam, đã đạt được nhiều thành tựu nhưng vẫn tồn tại những hạn chế trong kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất như thiếu dự toán chi tiết và lãng phí nguồn lực. Nghiên cứu tập trung vào giai đoạn 2021–2023 tại công ty này nhằm phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, góp phần giảm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất và tăng lợi nhuận. Mục tiêu cụ thể bao gồm hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất, phân tích thực trạng tại Kangaroo và đề xuất giải pháp phù hợp theo khung COSO với 5 yếu tố cấu thành. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất tối ưu hóa chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh hiện đại.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên khung kiểm soát nội bộ COSO 2013, bao gồm năm yếu tố cơ bản: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông, cùng hoạt động giám sát. Khung này được công nhận rộng rãi trong quản lý kiểm soát nội bộ, giúp doanh nghiệp đảm bảo hiệu quả hoạt động, báo cáo tài chính đáng tin cậy và tuân thủ pháp luật. Các khái niệm chính bao gồm:

  • Môi trường kiểm soát: Tạo nền tảng văn hóa và chính sách kiểm soát chi phí, xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý và chính sách nhân sự phù hợp.
  • Đánh giá rủi ro: Nhận diện, phân loại và quản lý các rủi ro liên quan đến nguyên vật liệu, nhân công và chi phí sản xuất chung.
  • Hoạt động kiểm soát: Thiết lập quy trình mua, bảo quản nguyên vật liệu, kiểm soát chi phí nhân công, khấu hao tài sản cố định và chi phí dịch vụ mua ngoài.
  • Hệ thống thông tin và truyền thông: Đảm bảo thông tin kế toán minh bạch, kịp thời, tích hợp hệ thống ERP để nâng cao hiệu quả quản lý.
  • Giám sát: Thực hiện giám sát thường xuyên và độc lập nhằm duy trì hiệu quả kiểm soát nội bộ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu trực tiếp qua phỏng vấn các cán bộ quản lý, kế toán trưởng, nhân viên kế toán, trưởng phòng kế hoạch và quản đốc phân xưởng tại Công ty Kangaroo. Cỡ mẫu bao gồm các đối tượng chủ chốt trong bộ máy quản lý và vận hành sản xuất. Phân tích dữ liệu dựa trên phương pháp tổng hợp, so sánh giữa lý luận và thực tiễn, kết hợp với phân tích định tính và định lượng nhằm đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất. Timeline nghiên cứu tập trung vào giai đoạn 2021–2023, phù hợp với phạm vi và mục tiêu đề tài. Các số liệu thu thập được đối chiếu với các tiêu chuẩn và quy định hiện hành để đảm bảo tính chính xác và khách quan.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát chưa linh hoạt: Công ty đã xây dựng định mức chi phí nhưng thiếu sự điều chỉnh phù hợp với thực tế sản xuất, dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu và nhân công. Ví dụ, định mức hao hụt nguyên vật liệu chưa được cập nhật theo biến động thị trường, gây lãng phí khoảng 5-7% nguyên liệu hàng năm.

  2. Đánh giá rủi ro chưa toàn diện: Công tác nhận diện rủi ro trong mua nguyên vật liệu, quản lý nhân công và chi phí sản xuất chung chưa đầy đủ. Rủi ro về biến động giá nguyên vật liệu và sai sót trong quản lý tồn kho chiếm tỷ lệ khoảng 12% các sự cố phát sinh trong giai đoạn nghiên cứu.

  3. Hoạt động kiểm soát còn nhiều hạn chế: Quy trình mua nguyên vật liệu chưa chặt chẽ, dễ dẫn đến thất thoát và sai sót. Việc kiểm soát chất lượng phế liệu và sản phẩm lỗi chưa được thực hiện nghiêm ngặt, ảnh hưởng đến chi phí sản xuất chung. Tỷ lệ sai sót trong ghi chép kế toán chi phí nguyên vật liệu và nhân công ước tính khoảng 8%.

  4. Hệ thống thông tin kế toán chưa tối ưu: Việc xử lý dữ liệu kế toán chậm trễ, thiếu minh bạch, gây khó khăn trong việc cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý. Hệ thống ERP chưa được nâng cấp đầy đủ để đáp ứng nhu cầu quản lý chi phí phức tạp của công ty.

  5. Giám sát nội bộ chưa hiệu quả: Công ty chưa thực hiện giám sát độc lập định kỳ, dẫn đến nhiều sai sót không được phát hiện kịp thời. Tần suất kiểm toán nội bộ còn hạn chế, chỉ đạt khoảng 60% kế hoạch đề ra.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc thiếu sự linh hoạt trong xây dựng định mức chi phí và quy trình kiểm soát chưa đồng bộ với thực tế sản xuất phức tạp tại Kangaroo. So sánh với các nghiên cứu trong ngành, việc thiếu đánh giá rủi ro toàn diện và giám sát nội bộ hiệu quả là điểm chung của nhiều doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn. Việc áp dụng hệ thống ERP chưa tối ưu cũng làm giảm khả năng cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, ảnh hưởng đến quyết định quản lý chi phí. Kết quả nghiên cứu cho thấy cần thiết phải hoàn thiện môi trường kiểm soát, nâng cao năng lực đánh giá rủi ro, chuẩn hóa hoạt động kiểm soát, cải tiến hệ thống thông tin và tăng cường giám sát để nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ phân tích tỷ lệ sai sót chi phí theo từng loại chi phí và bảng so sánh mức độ rủi ro trước và sau khi áp dụng giải pháp.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng định mức chi phí linh hoạt và chi tiết: Thiết lập định mức chi phí nguyên vật liệu, nhân công và chi phí sản xuất chung phù hợp với từng nhóm sản phẩm và điều kiện thực tế sản xuất. Thực hiện cập nhật định kỳ hàng quý để phản ánh biến động thị trường và quy trình sản xuất. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc phối hợp phòng Kế hoạch – Kinh doanh. Timeline: Triển khai trong 6 tháng đầu năm 2024.

  2. Tăng cường đánh giá và quản lý rủi ro: Áp dụng phần mềm phân tích rủi ro chuyên biệt để nhận diện, phân loại và theo dõi các rủi ro liên quan đến chi phí sản xuất. Định kỳ đánh giá mức độ rủi ro và điều chỉnh biện pháp phòng ngừa. Chủ thể thực hiện: Phòng Kiểm soát nội bộ và Phòng Kế hoạch. Timeline: Hoàn thành trong quý 3 năm 2024.

  3. Chuẩn hóa quy trình kiểm soát chi phí: Xây dựng và ban hành quy trình chuẩn cho các hoạt động mua nguyên vật liệu, bảo quản, sử dụng và kiểm soát chất lượng phế liệu, sản phẩm lỗi. Đào tạo nhân viên thực hiện nghiêm túc quy trình mới. Chủ thể thực hiện: Phòng Sản xuất và Phòng Kế toán. Timeline: Triển khai trong 9 tháng năm 2024.

  4. Nâng cấp hệ thống ERP và cải thiện hệ thống thông tin kế toán: Đầu tư nâng cấp phần mềm ERP để đáp ứng nhu cầu quản lý chi phí phức tạp, đảm bảo tính chính xác, minh bạch và kịp thời của thông tin kế toán. Chủ thể thực hiện: Ban Công nghệ thông tin phối hợp Phòng Kế toán. Timeline: Hoàn thành trong năm 2024.

  5. Tăng cường hoạt động giám sát và kiểm toán nội bộ: Thiết lập kế hoạch giám sát độc lập định kỳ, tăng cường kiểm toán nội bộ nhằm phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm trong kiểm soát chi phí. Chủ thể thực hiện: Ban Kiểm soát nội bộ và Hội đồng quản trị. Timeline: Áp dụng từ quý 2 năm 2024 và duy trì liên tục.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban Giám đốc và Hội đồng quản trị doanh nghiệp sản xuất: Giúp hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất, từ đó xây dựng chính sách và chiến lược quản lý hiệu quả.

  2. Phòng Kế toán và Kiểm soát nội bộ: Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn để hoàn thiện quy trình kiểm soát chi phí, nâng cao chất lượng báo cáo tài chính và giảm thiểu rủi ro sai sót.

  3. Phòng Kế hoạch – Kinh doanh và Quản lý sản xuất: Hỗ trợ trong việc lập kế hoạch chi phí, đánh giá rủi ro và tối ưu hóa quy trình sản xuất nhằm giảm chi phí và tăng năng suất.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Kế toán, Kiểm toán, Quản trị doanh nghiệp: Là tài liệu tham khảo quý giá về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất, áp dụng khung COSO và phương pháp nghiên cứu thực tiễn tại doanh nghiệp lớn.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất là gì?
    Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất là hệ thống các chính sách, thủ tục và hoạt động do doanh nghiệp thiết kế nhằm đảm bảo chi phí sản xuất được quản lý hiệu quả, tránh lãng phí và sai sót, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật.

  2. Tại sao cần áp dụng khung COSO trong kiểm soát nội bộ?
    Khung COSO cung cấp một mô hình toàn diện với 5 yếu tố cấu thành giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, đảm bảo tính minh bạch, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động.

  3. Những khó khăn thường gặp khi kiểm soát chi phí sản xuất tại doanh nghiệp lớn?
    Khó khăn bao gồm thiếu linh hoạt trong định mức chi phí, quy trình kiểm soát chưa đồng bộ, hệ thống thông tin kế toán chưa tối ưu và giám sát nội bộ chưa hiệu quả, dẫn đến thất thoát và sai sót chi phí.

  4. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả hệ thống ERP trong quản lý chi phí?
    Cần nâng cấp phần mềm ERP phù hợp với quy trình sản xuất, đào tạo nhân viên sử dụng thành thạo, tích hợp dữ liệu liên phòng ban và đảm bảo cập nhật thông tin kịp thời, chính xác.

  5. Giám sát nội bộ đóng vai trò gì trong kiểm soát chi phí sản xuất?
    Giám sát nội bộ giúp đánh giá liên tục chất lượng và hiệu quả của các hoạt động kiểm soát chi phí, phát hiện sai phạm kịp thời, từ đó điều chỉnh và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro và lãng phí.

Kết luận

  • Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất là yếu tố then chốt giúp Công ty Cổ phần Liên doanh Kangaroo Quốc tế nâng cao hiệu quả sản xuất và sức cạnh tranh trên thị trường.
  • Thực trạng hiện tại cho thấy công ty còn tồn tại các hạn chế về môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và giám sát nội bộ.
  • Nghiên cứu đề xuất các giải pháp cụ thể như xây dựng định mức chi phí linh hoạt, tăng cường đánh giá rủi ro, chuẩn hóa quy trình kiểm soát, nâng cấp hệ thống ERP và tăng cường giám sát nội bộ.
  • Việc triển khai các giải pháp này dự kiến hoàn thành trong năm 2024, góp phần giảm thiểu lãng phí, nâng cao hiệu quả và lợi nhuận cho công ty.
  • Khuyến khích Ban Giám đốc và các phòng ban liên quan chủ động áp dụng và theo dõi kết quả để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu hành trình hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất ngay hôm nay để tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.