CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ RPA 1. Khái niệm về RPA RPA là robot phần mềm nhằm tự động hóa những công việc mang tính lặp đi lặp lại để tự động hóa quy trình giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. RPA – một hình thức mới của công nghệ tự động hóa quy trình nghiệp vụ, nó ra đời dựa trên khái niệm về robot phần mềm. Nhằm ghi nhận và mô phỏng tự động thực hiện các tác vụ trên các ứng dụng để thao tác xử lý, dữ liệu, kích hoạt phản hồi,… và giao tiếp với các hệ thống số hóa khác là hình thức tự động hóa quy trình kinh doanh bằng phần mềm Robotic.
Thay vì con người phải thực hiện những công việc lặp đi lặp lại hằng ngày theo một cách truyền thống và chiếm thời gian vào việc tập trung vào những công việc có tính phức tạp nhiều hơn, bây giờ các robot sẽ giúp con người thực hiện những công việc lặp đi lặp lại này hoặc một phần công đoạn mà con người đang thực hiện. Nói cách khác, khi người dùng thực hiện như thế nào thì RPA sẽ thực hiện đúng các quy trình đó khi được thiết lập. RPA được ứng dụng ở phạm vi rộng, quy mô lớn trong các hoạt động ngân hàng như: tài trợ thương mại, cho vay, giao dịch tiền mặt, quản lý nhân sự, phát hiện gian lận. Những tác vụ có khối lượng xử lý công việc lớn, mang tính thủ công chuyên sâu, tiềm ẩn rủi ro và lỗi tác nghiệp là những “ứng viên” tiềm năng cho RPA.
Mục đích chọn RPA RPA – Mặc dù là một khái niệm mới gần đây nhưng nó sẽ trở thành một công nghệ cần thiết khi thiết lập cho một hay nhiều quy trình nghiệp vụ cụ thể, khi con người biết cách áp dụng nó vào công việc. Lợi ích mà một phần mềm máy tính có thể tương tác với ứng dụng kinh doanh hay mô phỏng những hành động lặp lại thường xuyên. Đây chính là năng suất làm việc của robot, năng suất này tối đa hóa được hiệu suất lao động. SVTH: Trần Ngọc Quỳnh Chi 4 Không chỉ thực hiện một quy trình mà RPA còn có thể thực hiện những quy trình khác nhau, đặc biệt là những quy trình lặp đi lặp lại và khá ít những trường hợp ngoại lệ riêng biệt.
Cùng với sự linh hoạt, tính hiệu quả, năng suất cao, khả năng mở rộng cộng với tính tuân thủ quy định RPA đã áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như: y tế, bảo hiểm, ngân hàng, tài chính,. Việc ứng dụng công nghệ RPA này giúp tiết kiệm khá nhiều thời gian, công sức của nhân viên so với những dự án truyền thống. Lợi ích của RPA Một robot phần mềm có thể hoạt động 24h trong 1 ngày và liên tục trong những ngày tiếp theo, không cần phải nghỉ phép hay làm việc theo ca, không bị ảnh hưởng tâm lý hay không hề có cảm giác mệt mỏi như con người thì hiệu suất làm việc đem lại có hiệu quả cao. Đó cũng chính là những lợi ích của ứng dụng RPA (Robotic process automation - quy trình tự động hóa bằng robot) mang lại.
Những lợi ích đó là: - Tăng hoạt động: Nhờ robot xử lý mà các quy trình được hoàn thành một cách nhanh chóng, công việc được phân phối nhanh hơn. - Chất lượng làm việc: Khi robot thực hiện, các lỗi cơ bản sẽ không còn nữa. Đặc biệt là các ngành nghề liên quan đến tài chính hay ngân hàng, khi con người có tâm trạng không tốt xác suất gây ra lỗi khá cao, rất dễ dẫn đến sai các thao tác hay sai những con số. - Khả năng mở rộng chức năng: Các chức năng có thể được mở rộng thêm để phù hợp hơn với các quy trình lớn.
- Sự tin cậy: Khi được con người thiết lập sẵn, các robot mới hoàn thành những công việc đã được chỉ định. Phần mềm robot là những nhân viên kỹ thuật số với khả năng mô phỏng mà không xảy ra sai sót. - Tính linh hoạt cao, đáp ứng khả năng mở rộng và độ chính xác được cải thiện: độ chính xác được cải thiện do RPA tránh được những lỗi thuộc về con người. Robot phần mềm sẽ hoạt động với mức độ chính xác lên tới 100%.
SVTH: Trần Ngọc Quỳnh Chi 5 RPA giải phóng nhân viên khỏi công việc lặp đi lặp lại, các tác vụ thủ công, xóa bỏ lỗi sai của con người, nó sẽ không loại bỏ con người mà thúc đẩy họ tới những vị trí cấp cao hơn. Chính vì thế, con người khó có thể phủ nhận được lợi ích mà RPA mang lại. Hạn chế của RPA Song song với những lợi ích mà RPA mang lại, một số điểm hạn chế đó là: - Quy trình mà con người thiết lập cho robot cần phải tối thiểu sự thay đổi theo thời gian hay nói cách khác phải mang tính dài hạn bởi vì RPA không thể tự học hay tự thiết lập nếu không có con người. - RPA không thể đọc được bất cứ dữ liệu nào không phải là điện tử.
Ví dụ: khi thiết lập e-mail cho một nhân viên theo cú pháp quy định của công ty dựa theo tên, tuy nhiên tên của nhân viên đó đang nằm trên hồ sơ bằng giấy. Do đó lúc này robot không thể tự động tạo e-mail tự động mà không có dữ liệu đầu vào là họ và tên của nhân viên đó. - Các công ty cần phải nhận thức được đầu vào đa dạng đến từ nhiều nguồn. Ví dụ, trong một chức năng mua sắm, hóa đơn của nhà cung cấp có thể nhận được ở các định dạng khác nhau, với các trường được đặt ở các khu vực khác nhau.
Để đọc được hóa đơn, tất cả hóa đơn của nhà cung cấp phải ở cùng định dạng với cùng các trường. Mặc dù robot có thể được đào tạo để đọc các trường khác nhau, nhưng nó không thể đọc ở nhiều định dạng khác nhau - trừ khi tất cả các định dạng này đều được kỹ thuật số và được xác định cấu hình riêng. - RPA không thể tự học hỏi như công nghệ AI. Chính vì vậy một ứng dụng RPA sẽ có “thời hạn sử dụng” nhất định, trường hợp quy trình tự động hóa thay đổi thì ứng dụng RPA đã phát triển cũng cần phải được cập nhật mới.
- Một ứng dụng tự động hóa quy trình có thể phát triển bằng nhiều phương thức, ngôn ngữ lập trình khác nhau. Do đó, công nghệ RPA không phải là phương thức phát triển duy nhất. - Điều kiện cần của việc tự động hóa quy trình bằng RPA là cần phải có sự chuẩn hóa các quy trình hoạt động trong doanh nghiệp, công ty. SVTH: Trần Ngọc Quỳnh Chi 6 - RPA có thể trở nên dư thừa khi các quá trình phát triển sử dụng các công nghệ khác.
- RPA không thể xử lý toàn bộ quá trình từ đầu đến cuối. - RPA cần có những hoạt động truyền thông để quảng bá nhằm giúp nhân viên trong công ty, doanh nghiệp tiếp cận và có hiểu biết về công nghệ này. Ứng dụng của RPA Với những lợi ích mà RPA hỗ trợ con người trong quá trình làm việc, những ngành nghề có khả năng ứng dụng RPA là: - Y tế: quản lý hồ sơ bệnh án, hỗ trợ thanh toán, báo cáo kê khai về bảo hiểm và thuốc dùng cho bệnh nhân nhanh chóng chính xác. - Hoạt động kinh doanh trong bán hàng: Sao chép một lượng lớn dữ liệu, đơn hàng, cập nhật thông tin, quản lý quan hệ khách hàng.
RPA có thể tự động hóa kê khai hóa đơn và khả dụng hơn cho khách hàng với công suất nhanh hơn. - Hoạt động dịch vụ khách hàng: Là một trong những hoạt động phức tạp, áp dụng RPA như sự kết hợp giữa người và máy cải thiện sự hài lòng. Các tác vụ đơn giản, lặp đi lặp lại, tần suất cao (ví dụ: tạo hồ sơ khách hàng hoặc dữ liệu thanh toán có sẵn, cập nhật hồ sơ khách hàng) có thể được tự động hóa, do đó giảm thời gian chờ đợi của khách hàng và cho phép nhân viên tận dụng tối đa các kỹ năng giao tiếp cụ thể của con người. - Tài chính và kế toán: Đối chiếu hồ sơ kế toán, so sánh tài liệu quỹ tiền mặt và kê sao của ngân hàng đạt độ tin cậy đảm bảo, tăng khả năng chính xác.
- Truy vấn cổng thông tin: Khi áp dụng RPA, tận dụng khả năng quan trọng giữa tổ chức, nhà cung cấp và nhân viên có thể truy cập để sử dụng nhanh chóng. - Khai thác dữ liệu: Nhập một lượng lớn dữ liệu, thay thế, chỉnh sửa. tìm kiếm và hạn chế lỗi giảm đáng kể nhân viên nhưng hiệu suất tăng nhanh rất nhiều. - Giao dịch: Tự động xử lý đơn đặt hàng của khách hàng.
- Nhân lực: Quản lý, cập nhật hồ sơ thông tin nhân viên. SVTH: Trần Ngọc Quỳnh Chi 7 - Tự động tạo báo cáo: Áp dụng RPA dễ dàng dùng cho doanh nghiệp để các giám đốc và nhân viên có thể theo dõi nhanh chóng những gì trong công ty, kết hợp với dữ liệu dễ dàng lưu hành. - Quản trị rủi ro: Đánh giá những rủi ro tín dụng, ngân hàng Barclays (Anh Quốc) ứng dụng RPA trong các quy trình như: phát hiện gian lận, giám sát rủi ro, xử lý các khoản phải thu và xử lý hồ sơ tín dụng. - Ngân hàng: Ngân hàng ICICI (Ấn Độ) sử dụng RPA để thực hiện hơn một triệu giao dịch ngân hàng trong các hoạt động xử lý các dữ liệu mỗi ngày.
Những phần mềm robot này được triển khai trong hơn 200 quy trình nghiệp vụ của ngân hàng như ngân hàng bán lẻ, giao dịch ngoại hối, nguồn vốn và nhân sự. Các quy trình này bao gồm yêu cầu thay đổi địa chỉ, truy vấn ATM và xác minh sự tuân thủ của khách hàng. Bối cảnh hiện tại Trong thời đại hội nhập quốc tế hiện nay, Việt Nam là một nước đang phát triển, từng bước thực hiện cuộc cách mạng công nghiệp hóa – hiện đại hóa, vì vậy mà các doanh nghiệp và công ty ở Việt Nam rất đa dạng về ngành nghề. Một trong những điểm chung của các doanh nghiệp, công ty đó là một số nhân viên thường xuyên phải thực hiện những công việc lặp lại hay những tác vụ thủ công trong quy trình làm việc.
Trong những năm gần đây, các doanh nghiệp, công ty phải tốn thêm một khoản khá lớn chi phí cho việc tuyển dụng nhân viên để đáp ứng yêu cầu, tiến độ cho quy trình công việc. Ngoài ra, khối lượng công việc và tài liệu ngày một tăng lên mà không hề có dấu hiệu giảm bớt khiến cho nhiều nhà lãnh đạo phải tổn hao nhiều chi phí, thời gian cũng như nhân lực.