Hướng Dẫn Chi Tiết Về Thư Tín Dụng Trong Thanh Toán Quốc Tế

Tài liệu nghiên cứu Disertation international payment application for letter of credit issuance, tổng hợp lý thuyết và thực hành, cung cấp kiến thức chuyên sâu về .

• Đề tài: Hướng Dẫn Chi Tiết Về Thư Tín Dụng Trong Thanh Toán Quốc Tế

Tóm tắt

I. Hướng Dẫn Toàn Diện Về Thư Tín Dụng Trong Giao Dịch Quốc Tế

Trong thương mại quốc tế, việc đảm bảo an toàn và tin cậy trong thanh toán là yếu tố sống còn đối với cả nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu. Thư tín dụng (tiếng Anh: Letter of Credit, viết tắt là L/C) nổi lên như một trong những phương thức thanh toán an toàn và phổ biến nhất, giúp giảm thiểu rủi ro cho các bên tham gia. Về bản chất, đây là một văn bản cam kết do một ngân hàng (gọi là ngân hàng phát hành) phát hành theo yêu cầu của nhà nhập khẩu, cam kết sẽ thanh toán một khoản tiền nhất định cho nhà xuất khẩu khi người này xuất trình một bộ chứng từ hoàn toàn phù hợp với các điều khoản và điều kiện quy định trong L/C. Phương thức này ràng buộc trách nhiệm của các bên một cách chặt chẽ thông qua hệ thống ngân hàng. Thay vì chỉ dựa vào sự tin tưởng lẫn nhau, các doanh nghiệp dựa vào uy tín của các định chế tài chính. Theo quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ UCP 600 do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) ban hành, L/C là một cam kết không hủy ngang của ngân hàng phát hành. Điều này có nghĩa là khi L/C đã được mở, ngân hàng không thể tự ý sửa đổi hoặc hủy bỏ nếu không có sự đồng ý của tất cả các bên liên quan, đặc biệt là người thụ hưởng (nhà xuất khẩu). Sự ra đời và chuẩn hóa của phương thức thanh toán L/C đã thúc đẩy mạnh mẽ hoạt động ngoại thương toàn cầu, tạo ra một sân chơi bình đẳng và an toàn hơn cho các doanh nghiệp ở những quốc gia khác nhau, với hệ thống pháp luật và mức độ tín nhiệm khác nhau.

1.1. Giải thích chi tiết khái niệm Thư tín dụng L C là gì

Thư tín dụng hay Tín dụng thư (Letter of Credit - L/C) là một cam kết bằng văn bản, có điều kiện và không thể hủy ngang, được phát hành bởi một tổ chức tài chính (thường là ngân hàng phát hành - Issuing Bank) theo yêu cầu của người mua (người yêu cầu mở L/C, thường là nhà nhập khẩu). Theo đó, ngân hàng cam kết sẽ trả một số tiền nhất định cho người bán (người thụ hưởng L/C, thường là nhà xuất khẩu) trong một khoảng thời gian xác định, với điều kiện người bán phải xuất trình được bộ chứng từ L/C hoàn toàn phù hợp với các điều khoản đã quy định trong thư tín dụng. Theo tài liệu của Vietnam Maritime University (2022), L/C là một phương thức thanh toán bảo vệ cả người bán và người mua. Đối với người bán, nó đảm bảo việc nhận được thanh toán sau khi giao hàng. Đối với người mua, nó đảm bảo rằng hàng hóa đã được giao đi trước khi ngân hàng thực hiện thanh toán. Bản chất của L/C là một giao dịch độc lập với hợp đồng mua bán hàng hóa, ngân hàng chỉ giao dịch dựa trên chứng từ chứ không quan tâm đến hàng hóa thực tế.

1.2. Vai trò của các bên tham gia trong một giao dịch L C

Một giao dịch thanh toán L/C có sự tham gia của nhiều bên, mỗi bên có vai trò và trách nhiệm riêng. Bên yêu cầu (Applicant) là nhà nhập khẩu, người đề nghị ngân hàng của mình mở L/C. Ngân hàng phát hành (Issuing Bank) là ngân hàng của nhà nhập khẩu, phát hành L/C và cam kết thanh toán. Người thụ hưởng (Beneficiary) là nhà xuất khẩu, người được hưởng lợi từ L/C. Ngân hàng thông báo (Advising Bank), thường là ngân hàng của nhà xuất khẩu ở nước ngoài, có nhiệm vụ xác thực và thông báo L/C cho người thụ hưởng. Ngoài ra, có thể có Ngân hàng xác nhận (Confirming Bank) đứng ra bổ sung cam kết thanh toán cùng ngân hàng phát hành, hay Ngân hàng chiết khấu (Negotiating Bank) là ngân hàng thực hiện việc mua lại bộ chứng từ L/C hợp lệ trước khi được thanh toán bởi ngân hàng phát hành. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên này đảm bảo cho quy trình thanh toán L/C diễn ra suôn sẻ và an toàn.

II. Phân Tích Các Rủi Ro Thường Gặp Trong Thanh Toán Bằng L C

Mặc dù được coi là phương thức an toàn, thanh toán bằng L/C vẫn tiềm ẩn những rủi ro nhất định cho các bên liên quan nếu không được thực hiện một cách cẩn trọng. Đối với nhà nhập khẩu, rủi ro lớn nhất là nhận phải hàng hóa không đúng chất lượng, số lượng như hợp đồng dù bộ chứng từ L/C hoàn hảo. Nguyên nhân là do ngân hàng chỉ kiểm tra tính hợp lệ bề ngoài của chứng từ mà không chịu trách nhiệm về hàng hóa thực tế. Ngoài ra, nhà nhập khẩu có thể gặp khó khăn về tài chính do phải ký quỹ một phần hoặc toàn bộ giá trị L/C, gây ứ đọng vốn kinh doanh. Về phía nhà xuất khẩu, rủi ro chính đến từ việc lập bộ chứng từ không chính xác hoặc không đầy đủ, dẫn đến việc ngân hàng từ chối thanh toán. Bất kỳ một sai sót nhỏ nào, dù là lỗi đánh máy, cũng có thể tạo ra sự khác biệt (discrepancy) và khiến bộ chứng từ bị coi là không hợp lệ. Khi đó, nhà xuất khẩu sẽ phải đối mặt với việc đàm phán lại với nhà nhập khẩu hoặc phải chịu các chi phí sửa đổi, thậm chí là bị từ chối nhận hàng. Các ngân hàng tham gia cũng đối mặt với rủi ro, chẳng hạn như rủi ro tín dụng khi nhà nhập khẩu mất khả năng thanh toán, hoặc rủi ro tác nghiệp do sai sót trong quá trình kiểm tra chứng từ. Việc nhận diện và có biện pháp phòng ngừa những rủi ro trong thanh toán L/C là cực kỳ quan trọng để đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp.

2.1. Rủi ro đối với nhà nhập khẩu khi sử dụng L C

Nhà nhập khẩu có thể đối mặt với rủi ro nhận hàng hóa không đúng như hợp đồng. Ví dụ, nhà xuất khẩu có thể giao hàng kém chất lượng nhưng vẫn lập được một bộ chứng từ hoàn hảo về mặt hình thức. Vì ngân hàng chỉ làm việc với chứng từ, họ vẫn sẽ thanh toán, và nhà nhập khẩu phải tự giải quyết tranh chấp với người bán sau đó. Một rủi ro khác là việc nhà xuất khẩu không giao hàng nhưng lại lập được bộ chứng từ giả mạo để lừa đảo, chiếm đoạt tiền thanh toán từ ngân hàng. Hơn nữa, việc mở L/C đòi hỏi nhà nhập khẩu phải tuân thủ các thủ tục phức tạp và tốn kém phí mở L/C, đồng thời phải ký quỹ một khoản tiền đáng kể, ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp.

2.2. Rủi ro đối với nhà xuất khẩu và vấn đề chứng từ

Đối với nhà xuất khẩu, rủi ro lớn nhất là không được thanh toán do xuất trình bộ chứng từ có sai biệt (discrepant documents). Các lỗi thường gặp bao gồm mô tả hàng hóa trên hóa đơn thương mại không khớp với L/C, sai sót trên vận đơn (Bill of Lading), hoặc nộp chứng từ trễ hạn. Khi chứng từ bị từ chối, việc thanh toán sẽ bị trì hoãn. Nhà xuất khẩu phải tốn chi phí và thời gian để sửa đổi chứng từ hoặc xin sự chấp nhận bất hợp lệ từ nhà nhập khẩu. Trong trường hợp xấu nhất, nếu nhà nhập khẩu không thiện chí, họ có thể lợi dụng sai sót này để ép giá hoặc từ chối nhận hàng, đẩy nhà xuất khẩu vào tình thế khó khăn, đặc biệt khi hàng đã được gửi đi.

III. Hướng Dẫn Chi Tiết Quy Trình Thanh Toán Bằng Thư Tín Dụng L C

Quy trình thanh toán bằng thư tín dụng là một chuỗi các bước được chuẩn hóa và liên kết chặt chẽ giữa các bên tham gia, đảm bảo tính minh bạch và an toàn. Toàn bộ quy trình thanh toán L/C có thể được chia thành ba giai đoạn chính, tuân thủ theo các quy định của UCP 600. Giai đoạn đầu tiên bắt đầu sau khi hợp đồng ngoại thương được ký kết, nhà nhập khẩu sẽ đến ngân hàng của mình để làm thủ tục yêu cầu mở L/C. Dựa trên đơn yêu cầu và hợp đồng, ngân hàng phát hành sẽ lập và gửi L/C cho ngân hàng thông báo tại nước của nhà xuất khẩu. Ngân hàng thông báo sau khi xác thực tính chân thật của L/C sẽ chuyển nó cho nhà xuất khẩu. Giai đoạn hai diễn ra khi nhà xuất khẩu nhận được L/C và kiểm tra kỹ lưỡng các điều khoản. Nếu đồng ý, họ sẽ tiến hành giao hàng theo quy định. Sau khi giao hàng, nhà xuất khẩu lập bộ chứng từ L/C theo đúng yêu cầu và xuất trình cho ngân hàng được chỉ định (thường là ngân hàng thông báo hoặc ngân hàng chiết khấu). Giai đoạn cuối cùng là quá trình kiểm tra và thanh toán. Ngân hàng của nhà xuất khẩu sẽ kiểm tra bộ chứng từ. Nếu hợp lệ, họ sẽ gửi bộ chứng từ đến ngân hàng phát hành để yêu cầu thanh toán. Ngân hàng phát hành sau khi kiểm tra lại và xác nhận tính hợp lệ sẽ tiến hành thanh toán cho ngân hàng của nhà xuất khẩu, đồng thời yêu cầu nhà nhập khẩu thanh toán để nhận bộ chứng từ đi nhận hàng.

3.1. Giai đoạn 1 Nhà nhập khẩu yêu cầu mở thư tín dụng

Sau khi thống nhất các điều khoản trong hợp đồng ngoại thương, nhà nhập khẩu (Applicant) sẽ lập "Đơn yêu cầu phát hành thư tín dụng" gửi đến ngân hàng phục vụ mình. Dựa trên đơn yêu cầu này, ngân hàng phát hành (Issuing Bank) sẽ thẩm định khả năng tài chính của nhà nhập khẩu và các điều khoản của L/C. Nếu được chấp thuận, ngân hàng sẽ phát hành L/C và gửi nó qua mạng SWIFT đến ngân hàng thông báo (Advising Bank) ở quốc gia của người bán. Ngân hàng thông báo sẽ kiểm tra tính xác thực của L/C và thông báo cho nhà xuất khẩu (Beneficiary).

3.2. Giai đoạn 2 Giao hàng và xuất trình bộ chứng từ L C

Khi nhận được L/C, nhà xuất khẩu phải kiểm tra cẩn thận từng chi tiết để đảm bảo có thể đáp ứng tất cả các điều kiện. Nếu mọi thứ đều phù hợp, nhà xuất khẩu tiến hành sản xuất và giao hàng. Sau khi hàng hóa được xếp lên tàu, nhà xuất khẩu sẽ thu thập và lập bộ chứng từ L/C theo đúng yêu cầu, bao gồm các loại giấy tờ quan trọng như hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), vận đơn (Bill of Lading), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), và chứng từ bảo hiểm. Bộ chứng từ này sau đó được xuất trình tại ngân hàng được chỉ định trong L/C, thường trong một khoảng thời gian quy định sau ngày giao hàng.

3.3. Giai đoạn 3 Ngân hàng kiểm tra thanh toán và giao chứng từ

Ngân hàng nhận chứng từ (Ngân hàng thông báo/chiết khấu) sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chúng trong vòng tối đa 05 ngày làm việc theo UCP 600. Nếu bộ chứng từ hoàn hảo, ngân hàng sẽ thực hiện chiết khấu bộ chứng từ (thanh toán trước cho nhà xuất khẩu) và gửi đến ngân hàng phát hành. Ngân hàng phát hành cũng có 05 ngày làm việc để kiểm tra. Nếu chứng từ hợp lệ, ngân hàng phát hành sẽ thanh toán cho ngân hàng chiết khấu. Cuối cùng, ngân hàng phát hành thông báo cho nhà nhập khẩu đến thanh toán (hoặc chấp nhận thanh toán) để nhận bộ chứng từ gốc, dùng nó để làm thủ tục nhận hàng tại cảng đến.

IV. Bí Quyết Chuẩn Bị Bộ Chứng Từ L C Hoàn Hảo Theo Chuẩn UCP 600

Sự thành công của một giao dịch thanh toán L/C phụ thuộc gần như hoàn toàn vào tính chính xác và đầy đủ của bộ chứng từ L/C. Theo nguyên tắc cốt lõi của UCP 600, ngân hàng chỉ giao dịch trên cơ sở chứng từ và không liên quan đến hàng hóa, dịch vụ hay các giao dịch khác mà chứng từ có thể liên quan. Do đó, việc chuẩn bị một bộ chứng từ hoàn hảo, không có bất kỳ sai biệt nào (discrepancy-free) là nhiệm vụ tối quan trọng của nhà xuất khẩu. Một bộ chứng từ tiêu chuẩn thường bao gồm các chứng từ thương mại, chứng từ vận tải, chứng từ bảo hiểm và các chứng từ khác theo yêu cầu cụ thể của L/C. Mỗi chứng từ phải được lập một cách cẩn thận, đảm bảo mọi thông tin từ tên hàng, số lượng, giá cả, đến tên người mua, người bán, cảng đi, cảng đến đều phải nhất quán với nhau và trùng khớp tuyệt đối với các điều khoản quy định trong L/C. Ngay cả những chi tiết nhỏ nhất như dấu câu, cách viết tắt cũng phải được tuân thủ. Việc áp dụng Tiêu chuẩn Quốc tế về Kiểm tra Chứng từ Ngân hàng (ISBP 745) cùng với UCP 600 sẽ cung cấp những hướng dẫn chi tiết, giúp giảm thiểu sai sót và đẩy nhanh quy trình thanh toán L/C.

4.1. Các chứng từ thương mại cốt lõi không thể thiếu

Các chứng từ thương mại là nền tảng của bộ chứng từ. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ quan trọng nhất, mô tả chi tiết hàng hóa, đơn giá và tổng giá trị lô hàng. Thông tin trên hóa đơn phải khớp chính xác với mô tả hàng hóa trong L/C. Phiếu đóng gói (Packing List) cung cấp thông tin chi tiết về cách thức đóng gói hàng hóa, số lượng kiện, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì của từng kiện hàng. Cả hai chứng từ này thường do chính nhà xuất khẩu phát hành.

4.2. Chứng từ vận tải và chứng từ bảo hiểm theo yêu cầu

Vận đơn (Bill of Lading - B/L) là bằng chứng của hợp đồng vận tải và là chứng từ sở hữu hàng hóa. Nó phải thể hiện đúng người gửi hàng, người nhận hàng, mô tả hàng hóa và ghi chú "đã bốc hàng lên tàu" (shipped on board). Tùy theo điều kiện Incoterms, nhà xuất khẩu hoặc nhà nhập khẩu sẽ có trách nhiệm mua bảo hiểm cho lô hàng. Chứng từ bảo hiểm (Insurance Policy/Certificate) phải được phát hành đúng theo yêu cầu của L/C, thường là 110% giá trị hóa đơn, và có thể chuyển nhượng được (endorsed in blank).

4.3. Giấy chứng nhận xuất xứ C O và các chứng từ khác

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) là văn bản xác nhận nguồn gốc của hàng hóa, do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp (ví dụ: VCCI ở Việt Nam). Đây là chứng từ quan trọng để nhà nhập khẩu hưởng các ưu đãi thuế quan. Ngoài ra, L/C có thể yêu cầu nhiều loại chứng từ khác như Giấy chứng nhận chất lượng/số lượng (Certificate of Quality/Quantity) do một bên giám định độc lập cấp, hay Hối phiếu (Bill of Exchange) là lệnh đòi tiền vô điều kiện do nhà xuất khẩu ký phát, yêu cầu nhà nhập khẩu hoặc ngân hàng phát hành thanh toán một số tiền nhất định.

V. Phân Loại Các Hình Thức Thư Tín Dụng L C Phổ Biến Nhất

Thế giới tài chính thương mại đã phát triển nhiều loại thư tín dụng khác nhau để đáp ứng các nhu cầu đa dạng của giao dịch quốc tế. Việc lựa chọn loại L/C phù hợp có thể giúp các bên tối ưu hóa chi phí, tăng tính linh hoạt và quản lý rủi ro hiệu quả hơn. Các loại L/C được phân loại dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, nhưng phổ biến nhất là dựa vào thời điểm thanh toán và khả năng chuyển nhượng. Dựa trên thời điểm thanh toán, có hai loại chính là L/C trả ngay (at sight), yêu cầu ngân hàng thanh toán ngay khi nhận được bộ chứng từ hợp lệ, và L/C trả chậm (usance), cho phép nhà nhập khẩu trả tiền sau một khoảng thời gian nhất định kể từ ngày giao hàng hoặc ngày xuất trình chứng từ. Dựa vào tính chất cam kết, có L/C không hủy ngang (Irrevocable L/C) là loại phổ biến nhất hiện nay theo UCP 600. Ngoài ra, các hình thức L/C đặc biệt như L/C chuyển nhượng (transferable) và L/C giáp lưng (back-to-back) được sử dụng trong các giao dịch thương mại phức tạp có sự tham gia của các bên trung gian. Việc hiểu rõ đặc điểm của từng loại sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn phương thức thanh toán L/C tối ưu nhất cho hợp đồng của mình.

5.1. L C trả ngay at sight và L C trả chậm usance

L/C trả ngay (L/C at sight) là loại L/C mà theo đó, việc thanh toán cho người thụ hưởng được thực hiện ngay sau khi họ xuất trình bộ chứng từ hợp lệ tại ngân hàng. Hình thức này đảm bảo nhà xuất khẩu nhận được tiền nhanh chóng. Ngược lại, L/C trả chậm (Usance L/C) cho phép người nhập khẩu được hưởng một thời gian tín dụng. Ngân hàng phát hành sẽ chỉ "chấp nhận thanh toán" khi nhận được chứng từ hợp lệ và sẽ thực hiện thanh toán vào một ngày cụ thể trong tương lai (ngày đáo hạn). L/C trả chậm có lợi cho dòng tiền của nhà nhập khẩu nhưng nhà xuất khẩu sẽ bị chiếm dụng vốn.

5.2. L C chuyển nhượng Transferable L C và ứng dụng

L/C chuyển nhượng (Transferable L/C) là loại thư tín dụng cho phép người thụ hưởng thứ nhất (thường là một nhà trung gian thương mại) yêu cầu ngân hàng chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ giá trị của L/C cho một hoặc nhiều người thụ hưởng thứ hai (thường là nhà cung cấp thực tế). Loại L/C này rất hữu ích trong thương mại qua trung gian, khi người trung gian không muốn hoặc không có khả năng tài chính để mở một L/C mới cho nhà cung cấp của mình. Việc chuyển nhượng chỉ được thực hiện một lần.

5.3. L C giáp lưng Back to Back L C trong thương mại

L/C giáp lưng (Back-to-Back L/C) là một cấu trúc gồm hai L/C riêng biệt. Dựa trên L/C gốc mà người trung gian nhận được từ người mua cuối cùng (L/C master), người trung gian sẽ yêu cầu ngân hàng của mình mở một L/C thứ hai (L/C giáp lưng) cho nhà cung cấp. L/C giáp lưng sử dụng L/C gốc làm tài sản đảm bảo. Phương thức này phức tạp và rủi ro hơn L/C chuyển nhượng, đòi hỏi sự tín nhiệm cao của ngân hàng đối với nhà trung gian, nhưng mang lại sự linh hoạt hơn trong việc điều chỉnh các điều khoản như giá cả và thời gian giao hàng.

Trích đoạn nội dung tài liệu

VIETNAM MARITIME UNIVERSITY ECONOMICS FACULTY INTERNATIONAL BUSINESS DIVISION DISERTATION INTERNATIONAL PAYMENT Lecturer: Luong Thi Kim Oanh Student: Vu Thi Thuy Dung _ 77423 Tran Hai Yen - 85624 Class: International payment – N01 Group: 17 HAI PHONG – 2022 TABLE OF CONTENT CHAPTER 1 : APPLICATION FOR LETTER OF CREDIT ISSUANCE. Fundamental theory on documentary credit.1 Documentary credit definition. Parties to a documentary credit.3 Documentary credit procedures. Procedure to open a letter of credit at Techcombank.

Filling in the application for letter of credit issuance. PREPARATION OF THE DOCUMENT PACKAGE AS L/C REQUEST. Introduction to documents used in documentary credit. Overview of documents used in documentary credit.

Bill of exchange. Bill of lading. Certificate of origin. Standard for issuance and examination of documents under UCP 600 and ISBP 745.

Preparing the documents package based on the given L/C.Full set (3/3) of original bill of lading marked “freight prepaid”.Commercial invoice in triplicate: 2 originals.Packing list in triplicate: 02 originals.Insurance policy covered by the seller all risk for 110% invoice value payable in Viet Nam: 02 originals.Certificate of origin issued by ccpit: 01 original and 01 copy. Certificate of Quality and Quantity/Weight/container cleanliness in one original & 3 copies issued by an independent surveyor. Bill of lading.Certificate of origin.Certificate of Quality and Quantity/Weight/container cleanlines.BILL OF EXCHANGE.64 Table of Acronyms Acronyms Stands for L/C Letter of credit IP International Payment B/E Bill of exchange CO Certificate of Origin DOO Declaration of Origin UCP 600 Uniform Customs & Practice for Documentary Credits. List of Diagram : Diagram Page 1.3: The processes of opening a documentary credit 3 1.2: Procedure to open a L/C at Techcombank 5 i INTRODUCTION After international economic integration, Vietnam has achieved certain achievements.

To get this result, we cannot deny the great contribution of foreign trade - the bridge between Vietnam's economy and the world economy. The opening up of international trade and investment relations more and more widely requires the continuous development of international payment, currency and banking services. In today's international trade, there are many payment methods such as money transfer, collection, opening a debit book, collection entrustment, letter guarantee, and documentary credit. However, only the documentary credit payment method ensures the best interests of both parties.

Payment by this method will strictly bind the responsibility of the seller and the buyer. Therefore, the international payment subject project has presented specific details about the documentary credit method, bringing useful knowledge to students. The international payment course project consists of two parts: Chapter 1: APPLICATION FOR LETTER OF CREDIT ISSUANCE Chapter 2: PREPARATION OF THE DOCUMENT PACKAGE AS L/C REQUEST Due to limited understanding, it is difficult in our group's article avoid certain errors and omissions. I hope the teacher will help I recognize and correct my mistakes.

Finally, I would like to thank lecturer Luong Thi Kim Oanh for supporting us to complete this project. ii CHAPTER 1 : APPLICATION FOR LETTER OF CREDIT ISSUANCE 1. Fundamental theory on documentary credit 1.1 Documentary credit definition A documentary credit is a method of payment that protects both the seller (exporter) and the buyer (importer) in a contract of sale. In the case of the seller, it gives a guarantee (usually issued by the buyer’s bank on his request) that the seller will receive payment after the shipment of goods has been fulfilled.

On the buyer’s side, however, the buyer gets a guarantee that goods ordered will be delivered. Generally, the seller requests the documentary credit in order to check the credit worthiness of the buyer. The buyer, upon issuing the requested document, also requests confirmation or compliance documents from the seller. The confirmation documents could be a bill of lading, insurance certificate, certificate of origin, et cetera.

At the fulfilment of the agreed terms in the contract by both parties, the buyer gets his goods and the seller gets paid. In some parts of the world, documentary credit is also known as a letter of credit (L/C). Parties to a documentary credit Applicant of Letter of Credit. Applicant is one of the main parties involved in a Letter of Credit.

Applicant is the party who opens Letter of Credit. Normally, the buyer of goods is the Applicant who opens a letter of credit. Letter of credit is opened as iii per his instruction and necessary payment is arranged to open Letter of credit with his bank. The applicant arranges to open a letter of credit with his bank as per the terms and conditions of Purchase order and business contract between buyer and seller.

So Applicant is one of the major parties involved in a Letter of credit. LC Issuing Bank Issuing Bank is one of the other main parties involved in an LC. Issuing Bank is the bank who opens a letter of credit. Letter of credit is created by the issuing bank who takes responsibility to pay the amount on receipt of documents from the supplier of goods (beneficiary under LC).

Beneficiary party Beneficiary is one of the main parties under letter of credit. Beneficiaries of Letter of credit get the benefit under Letter of credit. Beneficiary is the party under letter of credit who receives the amount under letter of credit. The LC is opened in the Beneficiary party’s favor.

Beneficiary party under letter of credit submits all required documents with his bank in accordance with the terms and conditions under LC. Advising Bank Advising bank is another party involved under LC. Advising banks, as a part of letter of credit, takes responsibility to communicate with necessary parties under letter of credit and other required authorities. The advising bank is the party who sends documents under Letter of Credit to the opening bank.

Confirming Bank Confirming bank is one of the other parties involved in Letter of Credit. Confirming the bank as a party of letter of credit confirms and guarantees to iv undertake the responsibility of payment or negotiation acceptance under the credit. Negotiating Bank Negotiating bank is one of the main parties involved under Letter of Credit. Negotiating Bank, who negotiates documents delivered to bank by beneficiary of LC.

Negotiating bank is the bank who verifies documents and confirms the terms and conditions under LC on behalf of beneficiary to avoid discrepancies Reimbursing Bank Reimbursing Bank is one of the parties involved in an LC. Reimbursing bank is the party who is authorized to honor the reimbursement claim of negotiation/ payment/ acceptance. Second Beneficiary Second beneficiary is one of the other parties involved in the Letter of Credit. Second beneficiary who represents the first beneficiary or original beneficiary in their absence, where in the credits belongs to original beneficiary is transferable as per terms.3 Documentary credit procedures D iagram 1.1: The processes of opening a documentary credit (1) The buyer applies to his bank (issuing bank) and opens a letter credit naming the seller as beneficiary based on specific terms and conditions that are listed in the credit (2) Issuing bank acting on the request and issues a letter credit in favour of the seller and sends it to the advising bank named in the credit.

(3) The advising bank informs ( advises) the seller of the letter credit (4) The seller on receipt of LC , examines LC to make sure that he or she is satisfied that it meets the terms and conditions of the sales contract and the seller can meets the LC terms and conditions, the the seller ships the goods to the buyer (5) Once shipment is made , the seller will present the relevant documents called for in the credit to his bank ( advising bank) or to the bank where LC is made available. (6) The advising bank forwards the documents package to issuing bank for payment vi (7) The issuing bank checks all documents to ensure that it complies with the credit terms and conditions and makes payment to the advising bank. (8) The issuing bank presents documents to the buyer (9) The buyer makes payment to the bank and releases the document to the buyer to enable him to receive the goods. Procedure to open a letter of credit at Techcombank Receive and check the Close the importing Sign the bill of lading, application ( if application guarantee to receive compulsory ) goods Receive , check and process Store the documents Approve and consider the documents opening L/C Open L/C Correctthe L/C (if necessary) Diagram 1.2: Procedure to open a L/C at Techcombank Step 1: Receive and check the application - Receiving documents : Check the L/C open balance ( excluding the amount of money the customer has deposited at the branch) calculated in the customer’s credit limit.

- The auditor checks the client’s legal records, the L/C open dossier includes the following documents : + Contract of sale vii + Import license (for conditional imports) + Request letter for opening L/C - Check the application: Check the content of the L/C opening request, the request letter for opening L/C must be fully signed by the account holder and the chief accountant.  Notice to the customer: if there is a difference between the content of the L/C opening application and the relevant conditions in the contract sale. - Based on the L/C application and the opinion of the IP department, the credit department re-evaluates the plan to import the payment capital capacity of the customer, check the allowed credit limit, suggest a margin of 100% or less than 100%. Step 2: Approve and consider opening L/C.

Based on the appraisal contents and suggestions of the IP and the Credit Department, the branch director signs the L/C open dossier and signs the attached documents (if any). Step 3 : Open L/C - Payer registering for L/C reference, archiving for monitoring. The L/C open records tracker must clearly state the following information: L/C opening date, L/C number, L/C open customer name, L/C value, L/C type, margin rate, other notes (if necessary). -Select Notification Bank/Negotiating and Contact Bank.

- Enter data into the computer, open L/C: + Open an electronic letter of credit using SWIFT MODEL MT700, MT701. viii + Transfer all documents alongside the electronic letter of credit to the monitor of the department , the branch leaders to sign the approval. + Handle an original L/C to the customer, with the seal and signature of the branch leader. + Write the profile cover of the L/C according to the form, save 01 electronic copy that has already been transferred in which contains the signs of the Auditor, the head of the department and the branch director in the track record.

Step 4 : Correct the L/C (if necessary) The IP department receive the applicant requesting to correct the L/C , includes: - Letter requesting an L/C amendment - Written agreement of beneficiary and L/C Opener (if any) Step 5 : Receive , check and process documents , pay or accept payment  Mail-transfer L/C : Receive, check and compare documents with L/C records to find whether it is suitable for the content, number of documents in comparison with the conditions and terms specified in L/C and relevant amendments (if any). After that, check the compatibility between the documents together. The payer writes his opinion on the voucher check sheet. After checking the documents, if the documents are suitable, the branch will notify the customer.

If the documents are not suitable, the branch sends a telegram to refuse the payment using the form MT734/MT799. The inspection ix of documents, notification of non-conforming documents must be carried out within 03 working days after the branch receives the set of documents.  Telegraphic transfer L/C : Authorized individuals to receive printed telegrams and deliver them to the payers. In case telegraphic is not handled by the branch, immediately notify the management department.

In case the telegraphic notifies the documents are appropriate : - The IP department checks and compares with the payment conditions and payment instructions specified in the L/C, amend the L/C.