Tài liệu Kỹ thuật: Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý tại công ty cổ phần

Tài liệu Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý tại công ty cổ phần xây dựng và phát tổng hợp lý thuyết và thực hành, phục vụ học tập ngành xây dựng

• Tác giả: Nguyễn Bá Cương
• Người hướng dẫn: GS. Vũ Huy Từ
• Trường học: Trường Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội
• Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh
• Đề tài: Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Nông thôn 10
• Loại tài liệu: Luận văn Thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2015
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Khái niệm và tầm quan trọng của tổ chức bộ máy quản lý

Tổ chức bộ máy quản lý là một yếu tố then chốt trong hoạt động của các doanh nghiệp hiện đại. Bộ máy quản lý bao gồm toàn bộ hệ thống cơ cấu tổ chức, các bộ phận chức năng và lao động quản lý được sắp xếp theo một trật tự nhất định để thực hiện các mục tiêu kinh doanh. Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế, việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý trở nên vô cùng cấp thiết. Nó giúp các doanh nghiệp nâng cao tính cạnh tranh, tối ưu hóa hiệu suất làm việc và thích ứng với những thay đổi của thị trường. Đối với các doanh nghiệp xây dựng như Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Nông thôn 10, việc này càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

1.1. Bộ máy quản lý doanh nghiệp là gì

Bộ máy quản lý là tập hợp tất cả các cấp quản lý, bộ phận chức năng và nhân viên quản lý trong một doanh nghiệp. Nó bao gồm các cấp quản lý từ ban giám đốc, các phòng chức năng như Tổ chức-Hành chính, Kế hoạch-Kỹ thuật, Vật tư-Thiết bị, Tài chính-Kế toán. Bộ máy quản lý được thiết kế để điều phối các hoạt động sản xuất kinh doanh, phân phối tài nguyên và đạt được các mục tiêu của tổ chức.

1.2. Vai trò của lao động quản lý trong tổ chức

Lao động quản lý là nhân lực chuyên về hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm tra hoạt động của doanh nghiệp. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện chiến lược kinh doanh, quản lý tài chính, phát triển nhân sự và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Một bộ máy quản lý tốt phải có các cán bộ quản lý có trình độ, kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp.

II. Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý tại các doanh nghiệp xây dựng

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp xây dựng và phát triển nông thôn ở Việt Nam vẫn còn tồn tại những hạn chế trong tổ chức bộ máy quản lý. Các vấn đề phổ biến bao gồm: cấu trúc tổ chức không rõ ràng, sự chồng chéo về chức năng giữa các bộ phận, thiếu hụt lao động quản lý có trình độ, điều kiện làm việc chưa được cải thiện, và hệ thống đánh giá hiệu suất công việc còn yếu. Những yếu tố ảnh hưởng bao gồm: biến động số lượng lao động, khó khăn trong tài chính, áp lực từ thị trường cạnh tranh, và nhu cầu thích ứng với các tiêu chuẩn quốc tế. Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức là cần thiết để cải thiện hiệu quả quản lý.

2.1. Những vấn đề phổ biến trong cơ cấu tổ chức hiện tại

Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện nay ở nhiều công ty xây dựng thường áp dụng mô hình theo trực tuyến chức năng nhưng chưa được tối ưu hóa. Các bộ phận như Ban Giám đốc, Phòng Tổ chức-Hành chính, Phòng Kế hoạch-Kỹ thuật, Phòng Vật tư-Thiết bị, và Phòng Tài chính-Kế toán chưa được sắp xếp với nguyên tắc rõ ràng. Điều này dẫn đến sự mơ hồ trong việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn.

2.2. Tình hình nguồn lực nhân sự và điều kiện làm việc

Các doanh nghiệp xây dựng gặp khó khăn trong việc tuyển dụng và giữ chân lao động quản lý có chất lượng cao. Cơ cấu lao động theo trình độ đào tạo còn thấp, nhiều cán bộ quản lý chưa được đào tạo bồi dưỡng đúng mức. Thêm vào đó, điều kiện làm việc, tiền lương, và cơ chế kích thích vật chất-tinh thần chưa hấp dẫn đủ để thu hút nhân tài.

III. Các giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý giai đoạn 2016 2020

Để hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý, các doanh nghiệp cần triển khai một loạt các giải pháp toàn diện trong giai đoạn 2016-2020. Trước hết, cần hoàn thiện cơ cấu tổ chức bằng cách rõ ràng hóa các vị trí, trách nhiệm và quyền hạn. Thứ hai, chú trọng công tác đào tạo và phát triển nâng cao trình độ cho các cán bộ quản lý thông qua các khóa học chuyên sâu. Thứ ba, hoàn thiện công tác tuyển dụng với tiêu chí rõ ràng và quy trình khoa học. Cuối cùng, cần tăng cường kích thích vật chất và tinh thần để tạo động lực, đồng thời tổ chức tốt nơi làm việc và cải thiện điều kiện lao động.

3.1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và chức năng bộ phận

Cần sắp xếp lại bộ máy quản lý theo nguyên tắc khoa học, tránh chồng chéo chức năng. Sơ đồ cơ cấu tổ chức mới nên áp dụng mô hình trực tuyến-tham mưu hoặc ma trận phù hợp với hoạt động sản xuất. Cần thiết lập rõ ràng mối quan hệ giữa các bộ phận, định nghĩa cụ thể nhiệm vụ của từng phòng ban từ Tổ chức-Hành chính đến Tài chính-Kế toán.

3.2. Đào tạo phát triển và tuyển dụng nhân sự

Đào tạo bồi dưỡng định kỳ cho cán bộ quản lý là bước quan trọng để nâng cao trình độ và kỹ năng quản lý. Cơ cấu lao động cần được cải thiện qua các khóa học chuyên sâu. Công tác tuyển dụng phải được chuẩn hóa, tuyển chọn những ứng viên có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và đặc tính tâm lý phù hợp với vị trí.

3.3. Cơ chế đánh giá kích thích và kỷ luật lao động

Thiết lập hệ thống đánh giá thực hiện công việc khoa học, công bằng dựa trên các tiêu chí cụ thể. Tăng cường kích thích vật chất-tinh thần thông qua chế độ lương thưởng, phúc lợi và những công nhân viên xuất sắc. Đồng thời, tập trung kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất để đảm bảo kỷ luật nơi làm việc.

IV. Tầm quan trọng và triển khai hoàn thiện bộ máy quản lý

Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý không chỉ là yêu cầu lý thuyết mà là tất yếu trong thực tiễn kinh doanh. Một bộ máy quản lý hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất sản xuất kinh doanh, tối ưu hóa chi phí quản lý, cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Việc cải thiện điều kiện làm việc không chỉ giúp giữ chân nhân tài mà còn tạo động lực cao cho toàn thể cán bộ nhân viên. Các doanh nghiệp cần xem đây là một quá trình liên tục, từng bước điều chỉnh và nâng cấp. Thành công của hoàn thiện bộ máy quản lý phụ thuộc vào sự cam kết từ ban lãnh đạo, sự hợp tác của toàn thể nhân viên, và việc áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế.

4.1. Lợi ích từ việc hoàn thiện bộ máy quản lý

Hoàn thiện bộ máy quản lý mang lại nhiều lợi ích thiết thực: tăng hiệu quả quản lý, giảm chi phí quản hành, cải thiện chất lượng quyết định, tăng cường khả năng thích ứng với thị trường. Hơn nữa, một bộ máy quản lý tốt sẽ thu hút những cán bộ tài ba, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, và nâng cao tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

4.2. Chiến lược thực hiện lâu dài

Để thành công, các doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch thực hiện rõ ràng với các giai đoạn cụ thể từ năm 2016-2020. Cần có sự lãnh đạo mạnh mẽ từ Ban Giám đốc, cam kết về tài chính và nhân sự. Ngoài ra, việc áp dụng tiêu chuẩn quốc tế, học hỏi từ các doanh nghiệp hàng đầu, và định kỳ đánh giá, điều chỉnh chiến lược là những yếu tố quan trọng để đạt được mục tiêu.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 1.1 Một số khái niệm cơ bản 1.1 Bộ máy quản lý: Bộ máy quản lí là cơ quan điều khiển mọi hoạt động của doanh nghiệp bao gồm các khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng như các khâu phục vụ các hoạt động sản xuất và hoạt động tiếp thị ngoài dây chuyền sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản lí cũng như hệ thống các phương thức quản lí của doanh nghiệp. Đó là bộ máy quản lí lực lượng vật chất để chuyển những ý đồ, mục đích, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thành hiện thực, biến những nỗ lực chủ quan của mỗi thành viên trong doanh nghiệp thành hiệu quả sản xuất kinh doanh. Bộ máy quản lí của doanh nghiệp bao gồm 2 hệ thống: hệ thống chỉ huy và hệ thống chức năng. Hệ thống chỉ huy ban hành những quyết định và thực hiện quyền lực của chủ thể quản lí.

Hệ thống chức năng thực hiện những nhiệm vụ, chỉ đạo, điều hành công việc sản xuất kinh doanh. Bộ máy quản lý thường được xem xét trên ba mặt chủ yếu sau: - Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý. - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. - Lực lượng lao động quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của bộ máy.

Lực lượng lao động quản lý có vai trò quyết định.2 Lao động quản lý và phân loại lao động quản lý 1.1 Lao động quản lý Lao động quản lí là những người hoạt động trong lĩnh vực quản lí hay nói cách khác là những người thực hiện chức năng quản lí trong một tổ chức nhất định. Như vậy lao động quản lí có những đặc trưng như sau: 4 - Thứ nhất, lao động quản lí là lao động trí óc. Họ là những người có vị trí trong tổ chức gắn liền với phạm vi quyền lực, quyền hạn nhất định - Thứ hai, người lao động quản lí phải là những người có trình độ quản lý chuyên môn nghiệp vụ và những phẩm chất đạo đức nhất định đáp ứng được đòi hỏi của công việc 1.2 Phân loại lao động quản lý - Theo chức năng, vai trò đối với việc quản lý quá trình sản xuất thì toàn bộ lao động quản lý được phân chia thành 3 loại như sau : + Nhân viên quản lí kinh tế: là loại lao động quản lí chiếm số lượng lớn trong một doanh nghiệp, thực hiện chức năng vai trò về quản lí kinh tế, sản xuất, tài chính trong doanh nghiệp. Đó là Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách về kinh doanh, tài chính.

là trưởng phó phòng và những nhân viên làm việc trong các phòng sản xuất - kỹ thuật, kế toán, tài chính, marketing, kế hoạch, kinh doanh…. + Nhân viên quản lí kĩ thuật: Là những người làm việc tại phòng kĩ thuật, sản xuất, tổ chức nhân sự hoặc các bộ phận chỉ đạo về kĩ thuật tại các phân xưởng trong Công ty. Họ thực hiện một số chức năng như nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, thí nghiệm triển khai và giám sát về mặt kĩ thuật trên các dây chuyền sản xuất. + Nhân viên quản lí tổ chức hành chính: là những người làm trong các phòng hành chính tổng hợp, phòng tổ chức lao động, phòng bảo vệ ….Công việc của họ thường liên quan đến sổ sách giấy tờ, thủ tục hành chính, sắp xếp các cuộc họp, lên lịch công tác, công tác về quản lí cán bộ, nhân viên.

- Theo vai trò đối với việc thực hiện chức năng quản lý, lao động quản lý được phân chia thành 3 loại như sau: + Cán bộ lãnh đạo: Là những người nắm quyền hành cao trong Công ty và thực hiện trực tiếp công việc quản lí. Đó là Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng, Phó các phòng ban, Đốc công. 5 + Các chuyên gia: Là những người thực hiện chức năng tư vấn về mặt chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ lãnh đạo, họ không trực tiếp quản lí. Đó chính là những cán bộ kinh tế, kĩ thuật, luật sư, nhà tâm lí học + Các nhân viên thực hành nghiệp vụ hành chính: Là lao động thực hiện những công việc chuyên môn nghiệp vụ có tính chất phục vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại như cung cấp thông tin kho tàng, bảo vệ , tạp vụ….

Sự phân loại lao động quản lý (theo cả hai tiêu thức) có ý nghĩa quan trọng đối với việc nghiên cứu và bố trí cơ cấu tỷ lệ về số lượng biên chế và chất lượng của đội ngũ lao động quản lý, phù hợp với những đặc điểm, quy mô loại hình sản xuất của doanh nghiệp. Đồng thời sự phân loại đó còn cho thấy, các loại lao động quản lý khác nhau sẽ có nội dung lao động khác nhau và do đó mà đòi hỏi phải có những yêu cầu về tổ chức và quản lý lao động cho phù hợp.2 Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 1. Khái niệm, yêu cầu, nội dung và nguyên tắc của tổ chức bộ máy quản lý 1.1 Các khái niệm - Tổ chức: Theo quá trình phát triển thì: Tổ chức là sự liên kết tất cả các cá nhân, quá trình hoạt động trong hệ thống để thực hiện các mục đích đề ra. Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm sự xác định cơ cấu và liên kết các hoạt động khác nhau của tổ chức.

Vậy các định nghĩa này nhấn mạnh một số điểm quan trọng: Một là, định nghĩa này nhấn mạnh về yếu tố con người hơn là những yếu tố khác như là: tiền vốn, máy móc, cơ sở hạ tầng Hai là, mỗi người khác nhau trong tổ chức dù là có những mục tiêu và sự ưu tiên khác nhau nhưng họ luôn phải cùng nhau làm việc và dành sự ưu tiên cao nhất cho mục tiêu chung của tổ chức và phối hợp hoạt động của họ để đạt được mục tiêu chung đó. Ba là, mối quan hệ của con người được xác định theo cơ cấu nhất định, và cơ cấu này thì phụ thuộc vào đặc điểm của riêng từng tổ chức. 6 - Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp: Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động như một chỉnh thể có hiệu lực nhất. - Cơ cấu: Cơ cấu là cấu trúc của một hệ thống, tổng thể được hình thành bởi sự phân chia tổng thể thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện từng chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm phục vụ mục tiêu chung.

Có nhiều tiêu thức để phân chia một tổ chức thành các bộ phận nhỏ, như là tiêu thức về sự phân chia vai trò, quyền hạn và trách nhiệm của các thành viên trong tổ chức theo chiều dọc từ trên xuống hoặc là theo chiều ngang thể hiện sự hợp tác giữa các thành viên; tiêu thức phân chia tổng thể dựa vào đặc điểm, chức năng của từng bộ phận, phân chia theo địa bàn kinh doanh, theo sản phẩm, theo khách hàng…. Theo định nghĩa như trên, thì các bộ phận trong một tổng thể sau khi được phân chia thì phải đảm bảo được tính độc lập và tính phụ thuộc tương đối vào nhau, tức là mỗi bộ phận thực hiện những công việc theo chuyên môn của mình một cách độc lập nhưng trong một số công việc chung của toàn tổ chức thì cần có sự phối hợp, giúp đỡ lẫn nhau giữa các bộ phận. Cơ cấu của một tổ chức ngày càng được phân chia phức tạp nên đòi hỏi các cán bộ quản lí phải có trình độ chuyên môn, khả năng linh hoạt cao để vận hành hiệu quả cơ cấu đó. - Cơ cấu tổ chức: Theo định nghĩa của Robin thì “ Cơ cấu tổ chức xác định các công việc, được chính thức phân công, tập hợp và phối hợp như thế nào”.

Theo định nghĩa của Griffin và Moorhead thì “ Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo và quyền lực nhằm duy trì hoạt động của tổ chức”. Tóm lại chúng ta có thể rút ra một số nhận xét: 7 Thứ nhất, mục đích của cơ cấu tổ chức là nhằm bố trí, sắp xếp và phối hợp các hoạt động của con người trong tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung. Thứ hai, bản chất cơ cấu tổ chức là mối quan hệ phân công, hợp tác của cán bộ công nhân viên với nội hàm hệ thống cơ cấu về các mặt nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của cán bộ công nhân viên. Thứ ba, cơ cấu tổ chức thể hiện thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức thể hiện mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin chính thức trong tổ chức, số cấp quản lí, mối quan hệ quyền hạn giữa người quản lí và nhân viên các cấp, mối quan hệ hợp tác giữa nhân viên cùng cấp, hoặc giữa những bộ phận với nhau. - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là những bộ phận có trách nhiệm khác nhau, những quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau được bố trí theo từng khâu, từng cấp quản lý để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năng quản lý xác định.2 Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo những yêu cầu sau: - Tính thống nhất mục tiêu: Tính thống nhất mục tiêu thể hiện ở chỗ nó tạo ra điều kiện tốt nhất cho các cá nhân trong tổ chức đóng góp công sức, nỗ lực trong phạm vi trách nhiệm, khả năng của mình để cùng nhau thực hiện mục tiêu chung của tổ chức đã đề ra. Nó cũng thể hiện ở chỗ một quyết định của người lãnh đạo có nhận được đông đảo sự ủng hộ của nhân viên hay không. - Tính tối ưu: Tính tối ưu thể hiện ở chỗ cơ cấu quản lí có đầy đủ các phân hệ, bộ phận để thực hiện hoạt động của tổ chức.

Giữa các bộ phận phải đảm bảo được mối quan hệ hợp tác, trao đổi để bộ máy quản lí của tổ chức luôn có tính năng động, sáng 8 tạo, thực hiện được mục tiêu hoạt động đã đề ra. Số lượng các cấp quản lí phải ở mức gọn nhẹ, tối ưu nhất, không được thừa hay thiếu.