CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI TRONG CÁC CƠ QUAN THỐNG KÊ 1. KIẾM SOÁT VÀ QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH 1. Khái niệm và vai trò của kiểm soát trong quản lý 1.1 Khái niệm của kiểm soát chi trong quản lý hành chính Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực đã xác định để đạt được mục tiêu đề ra. Theo Jones anh George (2003) kiểm soát là quá trình nhà quản lý giám sát về điều tiết hiệu quả và hiệu lực của một tổ chức và các thành viên trong việc thực hiện các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.
Kiểm soát cũng có nghĩa là giữ cho hoạt động của tổ chức, cá nhân theo đúng định hướng và dự kiến các sự kiện có thể xảy ra [12]. Kiểm soát trong quản lý là việc thực hiện đối chiếu kết quả được với những quy phạm, quy định chung với kế hoạch để từ đó đánh giá, điều chỉnh là cho quá trình tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý có hiệu quả, hiệu lực hơn nhằm đạt được mục tiêu định trước. Theo Từ điển Tiếng Việt (2003), kiểm soát là sự xem xét để phát hiện, ngăn chặn những gì trái với quy định [13]. Trong mọi trường hợp, để đảm bảo hiệu quả cho mọi hoạt động của mình, mỗi đơn vị đều phải kiểm tra các hoạt động trong tất cả các khâu, rà soát các tiềm năng, xem xét các dự báo, đối chiếu các thông tin đã thực hiện để đánh giá mức độ hiệu quả mang lại, công việc kiểm tra, rà soát đó được gọi là kiểm soát.
Lý thuyết kiểm toán (1998), kiểm soát dược hiểu là tổng thể các phương sách để nắm lấy và điều hành các đối tượng hoặc khách thể quản lý. e 7 Theo đó kiểm soát được hiểu là cấp trên kiểm soát cấp dưới thông qua các biện pháp hoặc chính sách; đơn vị này kiểm soát đơn vị khác thông qua việc ảnh hưởng hoặc chi phối đáng kể dựa trên quyền lợi và lợi ích; nội bộ đơn vị kiểm soát lẫn nhau thông qua nội quy, quy chế [14]. Như vậy, có thể hiểu kiểm soát là hoạt động được gắn liền với quản lý, ở đâu có quản lý thì ở đó có kiểm soát, kiểm soát được xem là một chức năng của quản lý.2 Vai trò của kiểm soát trong quản lý hành chính Vai trò của kiểm soát trong quản lý được thể hiện trên nhiều mặt: Một là, kiểm soát góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý: Như đã phân tích kiểm soát là không thể thiếu được trong hoạt động quản lý. Các thông tin do các cơ quan thực hiện kiểm soát cung cấp cho chủ thể quản lý càng chính xác, đúng đắn thì càng bảo đảm sự thành công và hiệu quả của hoạt động quản lý.
Đồng thời khi nhận được các thông tin qua các kết luận của cơ quan kiểm soát, khách thể kiểm soát cùng tự điều chỉnh hành vi của mình để sửa chữa những thiếu sót, sai phạm và tự hoàn thiện mình; Hai là, kiểm soát góp phần hoàn thiện pháp luật, bộ máy các cơ quan Nhà nước: Cơ quan kiểm soát với chức năng, nhiệm vụ của mình, phối hợp với các cơ quan bảo vệ pháp luật khác bảo vệ nền pháp chế XHCN; thông qua hoạt động kiểm soát, phát hiện những sơ hở, khiếm khuyết, không hợp lý. Những thiếu sót của pháp luật, của cơ chế hoạt động quản lý và cơ cấu tổ chức bộ máy, kịp thời phản ánh, kiến nghị đến các chủ thể quản lý. Từ những phản ánh, kiến nghị, kết luận kiểm soát, các chủ thể quản lý sẽ nghiên cứu tiến hành sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện, ban hành mới các văn bản pháp luật, chấn chỉnh tổ chức bộ máy và đổi mới cơ chế quản lý cho phù hợp với thực tiễn và yêu cầu phát triển của đất nước. Đồng thời, chủ thể quản lý cũng được phản ánh về tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, phẩm chất đạo đức, e 8 phong cách và lề lối làm việc cũng như các sai phạm, thiếu sót, năng lực làm việc của cán bộ, công chức trong bộ máy nhà nước.
Qua đó, đề ra được phương pháp, kế hoạch nhằm bồi dưỡng, sử dụng và xử lý, nhằm xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức ngày càng trong sạch vững mạnh; Ba là, kiểm soát góp phần đảm bảo thực thi pháp chế, phòng ngừa vi phạm pháp luật và những hiện tượng tiêu cực, hành vi phạm tội. Một Nhà nước chỉ có một hệ thống pháp luật chưa đủ để giữ vững an ninh, trật tự xã hội mà phải có một nền pháp chế vững chắc. Pháp luật chỉ có hiệu lực thực sự khi nó được xây dựng trên nền pháp chế vững chắc. Ngược lại nền pháp chế chi được đảm bảo khi có một hệ thống pháp luật hoàn chỉnh, đồng bộ và phù hợp.
Nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật nhằm điều chỉnh có hiệu lực, hiệu quả các quan hệ xã hội theo ý chỉ nhà nước. Để loại trừ những hành vi, vi phạm pháp luật ra khỏi đời sống pháp chế, nhà nước phải thường xuyên, liên tục tiến hành hoạt động kiểm soát để xem xét tại chỗ những việc làm đúng hay sai của các chủ thể quản lý, của cán bộ, công chức trong việc thực thi pháp luật, thực hiện nhiệm vụ được giao. Những hành vi, vi phạm pháp luật, những biểu hiện tiêu cực, những hành vi phạm tội là trái với những quy định của pháp luật cần phải được ngăn chặn và phải đuợc xử lý để loại bỏ dần ra khỏi đời sống xã hội. Mục đích của hoạt động kiểm soát là phát huy những nhân tố tích cực, hạn chế nhân tố tiêu cực, phòng ngừa, ngăn chặn, khi cần thiết thì xử lý vi phạm để đảm bảo việc tuân thủ nghiêm chỉnh pháp luật nhà nước của toàn thể tổ chức và cá nhân trong toàn xã hội làm cho xã hội ổn định và phát triển bền vững; Bốn là, kiểm soát góp phần bảo vệ tài sản, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của nhà nước và công dân.
Trong hoạt động kinh tế, pháp luật là phương tiện hàng đầu để xác định địa vị pháp lý bình đẳng giữa các chủ thể tham gia quan hệ kinh tế, tạo lập các e 9 “hành lang pháp lý” để các chủ thể tham gia hoạt động sản xuất, kinh doanh. Đối với xã hội thì pháp luật ghi nhận và thể chế hoá quyền con người, quyền công dân và bảo đảm về mặt pháp lý cho các quyền đó được thực hiện. Pháp luật còn trở thành phương tiện để nhà nước và cá nhân là các thành viên trong xã hội có điều kiện để bảo vệ các lợi ích hợp pháp của mình, cũng như tài sản, danh dự, nhân phẩm và sự công bằng của xã hội thông qua các cơ quan bảo vệ pháp luật, trong đó có kiểm soát; Năm là, hoạt động kiểm soát bảo đảm phát huy dân chủ góp phần ổn định và phát triển. Hoạt động kiểm soát (đặc biệt là hoạt động thanh tra, giám sát) chủ yếu được tiến hành công khai trong phạm vi xác định từ nội dung, thời gian đến kết luận.
Các hoạt động thanh tra này thường tập trung khai thác thông tin ở những người không sử dụng cơ sở đặc tính, càng không sử dụng phương pháp nội tuyến hoặc ngoại tuyến. Công khai và không áp đặt, không chụp mũ, luôn lắng nghe sự giải trình.3 Phân loại kiểm soát chi Kiểm soát và mục tiêu kiểm soát cụ thể luôn có mối liên hệ trực tiếp hoặc gián tiếp với nhau. Đồng thời, khi tính và phạm vi mục tiêu có sự thay đổi thì cách kiểm soát cũng có thể thay đổi theo. Tùy theo các tiêu thức khác nhau, hoạt động kiểm soát có thể dược phân thành các loại.
Mục tiêu kiểm soát: Theo cách phân loại này, kiểm soát được chia thành 3 loại: - Kiểm soát ngăn ngừa: Là kiểm soát nhằm ngăn chặn các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm. Kiểm soát này thường được thực hiện trước khi nghiệp vụ xảy ra và thực hiện ngay trong công việc thường ngày của nhân viên theo chức năng: phân chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính hợp lý. e 10 - Kiểm soát phát hiện: Là kiểm soát tập trung vào việc phát hiện các gian lận, sai sót và rủi ro trong quá trình tác nghiệp một cách nhanh chóng, nhằm giúp các cấp lãnh đạo có những quyết định xử lý kịp thời, hạn chế tới mức thấp nhất những thiệt hại có thể xảy ra. - Kiểm soát điều chỉnh: Là kiểm soát hướng tới việc cung cấp thông tin cần thiết cho việc ra quyết định điều chỉnh các sai sót được thực hiện.
Nội dung kiểm soát: Theo cách phân loại này, kiểm soát được chia thành 2 loại: Kiểm soát hành chính: Là kiểm soát chi tập trung vào các thể thức kiểm tra nhằm bảo đảm cho việc diều hành công tác cơ quan, đơn vị có nề nếp, nghiêm minh và hiệu quả. Kiểm soát hành chính được thực hiện trên lĩnh vực tổ chức và hành chính ở mọi cấp độ, từ khâu tuyển chọn nhân viên, xây dựng tác phong, quy trình làm việc, tổ chức và thực hiện công việc cùng với các thao tác kiểm soát trong quá trình chấp hành mệnh lệnh ở đơn vị, tổ chức. - Kiểm soát kế toán. Gồm các khâu như lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện theo các trình tự cần thiết cho việc bảo vệ tài sản và độ tin cậy của sổ sách tài chính kế toán.
Như vậy, phải đảm bảo hợp lý rằng các nghiệp vụ được tiến hành theo sự chỉ đạo chung cụ thể của quản lý; các nghiệp vụ được ghi sổ là sự cần thiết để giúp việc chuẩn bị các báo cáo tài chính đúng với nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận hoặc các tiêu chuẩn có thể áp dụng cho các báo cáo này và duy trì khả năng hoạch toán tại đơn vị; các hoạt động được ghi nhận vào các thời điểm thích hợp, giúp cho việc thiết lập thông tin kế toán tài chính phù hợp với các quy chuẩn chung của chế độ kế toán. Quy trình kiểm soát trong các đơn vị hành chính 1. Khái quát về đơn vị hành chính Cơ quan hành chính Nhà nước là một bộ phận cấu thành của bộ máy Nhà nước được thành lập ra để thực hiện chức năng quản lý điều hành mọi lĩnh vực của đời sống xã hội.