Luận Văn Hoạch Định Cơ Sở Dữ Liệu Quản Lý Hàng Hóa Tại Công Ty Cổ Phần Quảng Cáo Nội Thất Quang Vinh

Luận văn phân tích và đề xuất giải pháp cho hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý hàng hóa tại công ty cổ phần quảng cáo nội thất Quang Vinh.

• Tác giả: Hoàng Thị Duyên
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Hưng Long
• Trường học: Đại học Thương mại
• Chuyên ngành: Hệ thống thông tin kinh tế
• Đề tài: Hoạch Định Cơ Sở Dữ Liệu Quản Lý Hàng Hóa Tại Công Ty Quảng Cáo Nội Thất Quang Vinh
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• 1. Phần 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
• 1.1. Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu
• 1.1.1. Tầm quan trọng của vấn đề nghiên cứu
• 1.1.2. Ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu
• 1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
• 1.3. Mục tiêu của đề tài
• 1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• 1.4.1. Đối tượng nghiên cứu
• 1.4.2. Phạm vi nghiên cứu
• 1.5. Phương pháp (cách thức) thực hiện
• 1.6. Kết cấu của khóa luận
• 2. Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
• 2.1. Cơ sở lý luận của vấn đề nghiên cứu
• 2.1.1. Một số khái niệm, lý thuyết cơ bản
• 2.1.2. Khái niệm về CSDL quản lý hàng hóa, vật tư
• 2.1.3. Khái niệm về hoạch định, hoạch định CSDL
• 2.2. Đánh giá, phân tích thực trạng cơ sở dữ liệu quản lý hàng hóa, vật tư tại Công ty cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh
• 2.2.1. Giới thiệu về Công ty cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh
• 2.2.2. Khái quát hoạt động kinh doanh của Công ty
• 2.2.3. Phân tích thực trạng hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư tại Công ty cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh
• 2.2.4. Đánh giá thực trạng hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư tại Công ty cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh
• 3. Phần 3: HOẠCH ĐỊNH CSDL QUẢN LÝ HÀNG HÓA, VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢNG CÁO & NỘI THẤT QUANG VINH
• 3.1. Hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư tại Công ty cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh
• 3.1.1. Xác định mục tiêu, dự báo nhu cầu
• 3.1.2. Xác định, phân tích CSDL hiện tại
• 3.1.3. Đánh giá hệ thống CSDL quản lý hàng hóa, vật tư hiện tại của Công ty
• 3.1.4. Xây dựng kế hoạch, phương án tái cấu trúc CSDL
• 3.1.5. Đánh giá tính khả thi
• 3.1.6. Định hướng phát triển và đề xuất về vấn đề nghiên cứu
• 3.1.6.1. Định hướng phát triển
• 3.1.6.2. Đề xuất về vấn đề nghiên cứu
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• CÁC PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Tổng quan về hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý hàng hóa tại Công ty Quảng Cáo Nội Thất Quang Vinh

Hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý hàng hóa là một yếu tố quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý tại Công ty Quảng Cáo Nội Thất Quang Vinh. Việc xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu hiệu quả giúp công ty theo dõi và quản lý hàng hóa một cách chính xác và nhanh chóng. Điều này không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý. Hệ thống quản lý hàng hóa hiện tại của công ty cần được cải tiến để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.

1.1. Tầm quan trọng của cơ sở dữ liệu trong quản lý hàng hóa

Cơ sở dữ liệu quản lý hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tình trạng hàng hóa, giúp công ty nắm bắt thông tin kịp thời và chính xác. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu chi phí phát sinh do sai sót trong quản lý.

1.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạch định cơ sở dữ liệu

Các yếu tố như công nghệ thông tin, quy trình làm việc và nhu cầu của khách hàng đều ảnh hưởng đến việc hoạch định cơ sở dữ liệu. Công ty cần xem xét các yếu tố này để xây dựng một hệ thống quản lý hàng hóa hiệu quả.

II. Vấn đề và thách thức trong quản lý hàng hóa tại Công ty Quảng Cáo Nội Thất Quang Vinh

Quản lý hàng hóa tại Công ty Quảng Cáo Nội Thất Quang Vinh đang gặp phải nhiều thách thức. Việc thiếu một hệ thống cơ sở dữ liệu đồng bộ dẫn đến tình trạng thông tin không chính xác, gây khó khăn trong việc ra quyết định. Hơn nữa, quy trình quản lý hiện tại còn nhiều điểm yếu, cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả hoạt động.

2.1. Những khó khăn trong việc quản lý hàng hóa

Thiếu thông tin kịp thời và chính xác là một trong những khó khăn lớn nhất trong quản lý hàng hóa. Điều này dẫn đến việc không thể theo dõi tình trạng hàng hóa một cách hiệu quả.

2.2. Tác động của công nghệ thông tin đến quản lý hàng hóa

Công nghệ thông tin có thể giúp cải thiện quy trình quản lý hàng hóa, nhưng nếu không được áp dụng đúng cách, nó có thể gây ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết.

III. Phương pháp hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý hàng hóa hiệu quả

Để cải thiện quản lý hàng hóa, Công ty Quảng Cáo Nội Thất Quang Vinh cần áp dụng các phương pháp hoạch định cơ sở dữ liệu hiệu quả. Việc này bao gồm việc xác định mục tiêu rõ ràng, phân tích dữ liệu hiện tại và xây dựng kế hoạch cụ thể cho việc triển khai hệ thống mới.

3.1. Xác định mục tiêu và nhu cầu của hệ thống

Công ty cần xác định rõ mục tiêu của hệ thống quản lý hàng hóa để có thể xây dựng một cơ sở dữ liệu phù hợp với nhu cầu thực tế.

3.2. Phân tích và đánh giá dữ liệu hiện tại

Phân tích dữ liệu hiện tại giúp công ty nhận diện được những điểm yếu trong hệ thống quản lý hàng hóa, từ đó đưa ra các giải pháp cải tiến.

IV. Ứng dụng thực tiễn của cơ sở dữ liệu trong quản lý hàng hóa

Việc áp dụng cơ sở dữ liệu trong quản lý hàng hóa tại Công ty Quảng Cáo Nội Thất Quang Vinh đã mang lại nhiều lợi ích. Hệ thống này giúp công ty theo dõi tình trạng hàng hóa, quản lý kho bãi hiệu quả và nâng cao khả năng phục vụ khách hàng.

4.1. Lợi ích của việc sử dụng cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu giúp công ty tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao độ chính xác trong quản lý hàng hóa.

4.2. Kết quả đạt được sau khi áp dụng cơ sở dữ liệu

Sau khi áp dụng cơ sở dữ liệu, công ty đã cải thiện đáng kể quy trình quản lý hàng hóa, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.

V. Kết luận và định hướng phát triển trong tương lai

Hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý hàng hóa tại Công ty Quảng Cáo Nội Thất Quang Vinh là một bước đi quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động. Công ty cần tiếp tục cải tiến hệ thống này để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.

5.1. Định hướng phát triển hệ thống quản lý hàng hóa

Công ty cần xây dựng một kế hoạch phát triển hệ thống quản lý hàng hóa bền vững, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng và thị trường.

5.2. Những thách thức trong tương lai

Công ty sẽ phải đối mặt với nhiều thách thức trong việc duy trì và phát triển hệ thống quản lý hàng hóa, bao gồm sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ và nhu cầu thị trường.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa và vật tư trong nền kinh tế thị trường có quy trình nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi việc xử lý dữ liệu phải diễn ra nhanh chóng, chính xác nhằm đáp ứng yêu cầu ra quyết định của các cấp quản lý. Sự phát triển của công nghệ thông tin đã thúc đẩy các doanh nghiệp chuyển đổi từ phương thức quản lý thủ công bằng giấy tờ sang các hệ thống thông tin tự động hóa. Tuy nhiên, tại nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam, việc ứng dụng hệ thống thông tin trong quản lý hàng hóa, vật tư vẫn còn rời rạc, mới chỉ tập trung ở một số công đoạn đơn lẻ mà chưa hình thành giải pháp đồng bộ về thiết lập và khai thác cơ sở dữ liệu (CSDL).

Công ty Cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh là đơn vị hoạt động chuyên sâu trong các lĩnh vực quảng cáo thương mại, trang trí nội ngoại thất và in ấn. Trong bối cảnh khối lượng hàng hóa, vật tư và số lượng giao dịch tăng cao, hệ thống quản lý dữ liệu hiện tại dựa trên Microsoft Access đã bộc lộ nhiều điểm hạn chế, không còn đáp ứng được yêu cầu khi doanh nghiệp mở rộng quy mô. Xuất phát từ thực tế đó, tác giả lựa chọn đề tài nghiên cứu nhằm hoạch định lại hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý hàng hóa, vật tư của công ty.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể qua 5 nhiệm vụ:

1. Tìm hiểu tổng quan một số khái niệm CSDL, CSDL quản lý hàng hóa, vật tư; lý thuyết về hoạch định, phân loại hoạch định; bản chất và vai trò cụ thể của hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư.
2. Đánh giá thực trạng, đưa ra nhận xét về công tác hoạch định và hiện trạng CSDL quản lý hàng hóa, vật tư tại Công ty Cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh.
3. Tiến hành hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư tại đơn vị.
4. Đề xuất phương án thiết lập, phát triển hệ thống thu thập, lưu trữ, cập nhật, xử lý và đồng bộ dữ liệu trong toàn hệ thống quản lý của công ty.
5. Đưa ra định hướng phát triển và các đề xuất cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư tại công ty.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài gồm hai nhóm:

• Về khía cạnh kỹ thuật thông tin: CSDL nói chung và CSDL quản lý hàng hóa, vật tư tại Công ty Cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh.
• Về khía cạnh vật chất quản lý: Hàng hóa (giường, tủ, bàn ghế, cửa, đèn chiếu sáng các loại) và vật tư (hệ thống máy móc, thiết bị gia công tại xưởng, hệ thống biển bạt, chữ nổi, khung sắt, thép, vật liệu phục vụ in phun).

Phạm vi nghiên cứu:

• Không gian: Toàn bộ hoạt động quản lý tại Công ty Cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh (bao gồm trụ sở chính tại số 256C Lò Đúc, quận Hai Bà Trưng và văn phòng xưởng tại số 346 phố Vĩnh Hưng, quận Hoàng Mai, Hà Nội).
• Thời gian: Số liệu khảo sát thực trạng hoạt động kinh doanh giai đoạn 2008 – 2011; kế hoạch định hướng và mở rộng quy mô giai đoạn 2013 – 2017.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống luận cứ dựa trên các khái niệm nền tảng về hệ thống thông tin quản lý và cơ sở dữ liệu chuyên ngành thương mại:

• Khái niệm CSDL và Hệ quản trị CSDL (DBMS): Tiếp cận theo tài liệu của Nguyễn Thế Hưng (2006), CSDL là hệ thống dữ liệu có cấu trúc lưu trên thiết bị lưu trữ thứ cấp nhằm phục vụ nhiều người dùng hoặc ứng dụng đồng thời; DBMS là tập hợp chương trình hỗ trợ tạo lập, cập nhật, truy xuất thông tin và kết xuất báo cáo.
• Quy trình phát triển CSDL: Vận dụng quy trình chuẩn gồm 6 giai đoạn: (1) Lên kế hoạch, (2) Nghiên cứu tính khả thi, (3) Xác định yêu cầu CSDL, (4) Thiết kế ở mức logic, (5) Thiết kế ở mức vật lý, (6) Đánh giá và bảo trì CSDL.
• Lý thuyết hoạch định (Planning) và quy trình hoạch định CSDL: Hoạch định là việc xác định mục tiêu và lựa chọn phương tiện, hành động cụ thể để đạt được mục tiêu trong tương lai. Tác giả phân định 3 cấp độ: hoạch định chiến lược, hoạch định dài hạn (1 đến 5 năm) và hoạch định ngắn hạn (ngày, tháng, năm). Quy trình hoạch định CSDL gồm 5 bước logic:
  • Bước 1: Xác định mục tiêu, dự báo nhu cầu.
  • Bước 2: Xác định, phân tích CSDL hiện tại.
  • Bước 3: Đánh giá hệ thống CSDL hiện tại.
  • Bước 4: Xây dựng kế hoạch, phương án triển khai/tái cấu trúc hệ thống CSDL.
  • Bước 5: Đánh giá tính khả thi.
• Căn cứ pháp lý và chủ trương quản lý nhà nước: Quyết định số 214/2005/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án phát triển thị trường hàng hóa, dịch vụ; cùng ý kiến chỉ đạo của Văn phòng Chính phủ về việc ngừng tiếp nhận hồ sơ thủ công từ ngày 01/10/2012 để chuyển dịch sang văn bản điện tử.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả kết hợp giữa nghiên cứu sơ cấp và thứ cấp:

• Phương pháp thu thập thông tin sơ cấp: Sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm đối với cán bộ, công nhân viên tại các phòng ban của công ty; phỏng vấn trực tiếp các trưởng phòng ban chức năng trong quá trình thực tập tổng hợp.
• Phương pháp thu thập thông tin thứ cấp: Thu thập dữ liệu qua tài liệu chuyên ngành, sách báo, bài giảng của Khoa Hệ thống thông tin kinh tế – Trường Đại học Thương mại, các văn bản quy định của Nhà nước và các báo cáo tài chính nội bộ của công ty giai đoạn 2008 – 2011.
• Phương pháp xử lý thông tin: Vận dụng phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp để lượng hóa thực trạng; áp dụng phương pháp so sánh, đối chiếu giữa yêu cầu lý luận và năng lực thực tế của hệ thống nhằm xác định các điểm bất cập cần khắc phục.

Nội dung chính theo từng chương

Phần 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Phần mở đầu hệ thống hóa tính cấp thiết của việc tin học hóa hoạt động quản lý hàng hóa, vật tư trong doanh nghiệp. Tác giả chỉ ra rằng phương thức quản lý thủ công truyền thống gây tốn kém thời gian, chi phí, nhân lực và thường xuyên dẫn đến tình trạng thông tin quản trị bị dư thừa hoặc thiếu hụt. Nội dung chương nêu bật vai trò của CSDL như một nền tảng cung cấp thông tin kịp thời, đồng bộ cho các bộ phận.

Bên cạnh việc xác định rõ mục tiêu, đối tượng, phạm vi nghiên cứu và phương pháp triển khai, tác giả thực hiện tổng quan tài liệu để chỉ rõ khoảng trống nghiên cứu: các tài liệu chuyên ngành trong và ngoài nước tập trung vào lý thuyết cơ sở dữ liệu nói chung, nhưng các công trình nghiên cứu chuyên sâu về hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư tại các doanh nghiệp có mô hình nhà xưởng, kho bãi phân tán còn tương đối hạn chế.

Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Nội dung chương 2 gồm hai cấu phần chính: hệ thống hóa lý luận và khảo sát toàn diện thực trạng tại doanh nghiệp nghiên cứu.

Về cơ sở lý luận, tác giả làm rõ bản chất của CSDL chuyên ngành thị trường thương mại, đặc điểm cập nhật thông tin và các vấn đề kỹ thuật cốt lõi cần giải quyết khi vận hành CSDL (tính chủ quyền của dữ liệu, bảo mật và phân quyền, giải quyết tranh chấp dữ liệu/khóa chết, cơ chế sao lưu và phục hồi khi xảy ra sự cố phần cứng). Đồng thời, tác giả chuẩn hóa khái niệm hoạch định CSDL và quy trình 5 bước áp dụng vào bài toán quản lý vật tư.

Về thực trạng tại Công ty Cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh:

• Lịch sử và cơ cấu tổ chức: Thành lập từ tháng 10/1998 với tiền thân là Trung tâm Quảng cáo Quang Vinh, sau 10 năm chuyển đổi mô hình thành công ty cổ phần. Tổng số cán bộ công nhân viên gồm 35 người (1 Giám đốc, 1 Phó Giám đốc, 33 nhân viên phân bổ tại 3 phòng: Phòng Kinh doanh; Phòng Quản lý hàng hóa, vật tư & thiết kế sản xuất cùng các tổ sản xuất; Phòng Kế toán – Tài chính). Trình độ lao động: Đại học 8 người, Cao đẳng 17 người, Trung cấp 10 người.
• Cơ sở vật chất kỹ thuật: Xưởng sản xuất được trang bị 15 nhóm máy gia công chuyên dụng (máy cắt chính xác Makita, máy cắt nhôm, máy cắt thép, máy phay chốt âm, máy đột dập, máy nén khí 3HP, máy uốn lốc, máy cắt kính...). Hệ thống phục vụ thiết kế gồm 9 máy vi tính để bàn, 4 máy tính xách tay IBM ThinkPad, 2 máy in phun, 1 máy in Laser LBP-1210, 1 máy photocopy Toshiba 1560, máy quét HP 2400 và máy cắt khắc quảng cáo.
• Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin: Doanh nghiệp duy trì 1 máy chủ, 9 máy để bàn và 4 laptop kết nối mạng nội bộ qua Wifi. Phần mềm ứng dụng văn phòng gồm Word 2003, Excel; phần mềm hỗ trợ bán hàng gồm Fast Mailer Pro, Atomic Email Hunter; phần mềm bảo mật chính là Kaspersky Internet Security. Hệ quản trị CSDL đang vận hành là Microsoft Access.
• Tình hình tài chính giai đoạn 2008 – 2011: Doanh thu thuần có sự tăng trưởng liên tục: từ năm 2008 sang năm 2009 tăng 532.999.000 đồng, kéo theo lợi nhuận sau thuế tăng 31.448.000 đồng; giai đoạn 2009 – 2010 doanh thu thuần tăng mạnh 1.499.000.000 đồng nhưng lợi nhuận giảm do giá nguyên vật liệu đầu vào biến động tăng cao; giai đoạn 2010 – 2011 doanh thu thuần tăng 67.427.000 đồng và lợi nhuận sau thuế tăng thêm 3.405.000 đồng. Doanh nghiệp duy trì chính sách trích 5% – 7% tổng doanh thu hàng năm để đầu tư cho hạ tầng và hệ thống thông tin.
• Đánh giá CSDL hiện tại: Hệ thống Access giải quyết được 4 nghiệp vụ cơ bản: quản lý mua hàng, quản lý nhập kho, quản lý xuất kho và lập báo cáo. Tuy nhiên, tác giả phát hiện các nhược điểm nghiêm trọng:
  • Dữ liệu bị phân mảnh cục bộ: Mỗi phòng ban cài đặt một phiên bản (version) Microsoft Access khác nhau, cấu trúc dữ liệu không đồng nhất khiến việc trao đổi dữ liệu liên phòng ban không thực hiện được, buộc nhân viên phải luân chuyển văn bản bằng giấy tờ thủ công.
  • Thiếu chức năng tìm kiếm nâng cao: Phần mềm Access hiện hữu không có mô-đun tìm kiếm nhanh để truy xuất tình trạng hàng tồn kho thực tế và chất lượng vật tư, gây khó khăn cho việc đàm phán hợp đồng kinh tế.
  • Giới hạn kỹ thuật của Microsoft Access: Dung lượng tệp tin bị khống chế dưới 2GB, giới hạn số lượng kết nối người dùng đồng thời, hiệu năng suy giảm mạnh khi số bản ghi tăng, thiếu cơ chế hỗ trợ truy cập từ xa qua mạng và khả năng bảo mật yếu.

Phần 3: HOẠCH ĐỊNH CSDL QUẢN LÝ HÀNG HÓA, VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢNG CÁO & NỘI THẤT QUANG VINH

Phần 3 triển khai đầy đủ 5 bước của quy trình hoạch định CSDL cho giai đoạn phát triển 2013 – 2017:

1. Xác định mục tiêu và dự báo nhu cầu:

• Mục tiêu dài hạn: Mở rộng thị trường kinh doanh và tập khách hàng tại khu vực nội thành Hà Nội; hoàn thiện hạ tầng công nghệ thông tin; tin học hóa đồng bộ CSDL quản lý hàng hóa, vật tư.
• Dự báo nhu cầu CSDL: Nâng dung lượng lưu trữ của CSDL lên mức 2GB (dung lượng cũ là 500MB); đầu tư thay thế các máy trạm có cấu hình xử lý cao hơn.
• Dự báo nhu cầu nhân sự và tài chính: Bố trí đội ngũ quản trị và vận hành hệ thống thông tin từ 5 – 7 nhân sự; duy trì mức ngân sách tái đầu tư hàng năm từ 5% – 7% tổng doanh thu (ước tính từ 500 – 700 triệu đồng trên giả định doanh thu đạt mức 10 tỷ đồng/năm).

2. Phân tích và đánh giá mô hình CSDL hiện tại: Lược đồ CSDL Access ban đầu của công ty gồm 8 thực thể quan hệ:

• Khach hang (MaKH, TenKH, Điachi, SoCMND, SĐT)
• Nha cung cap (MaNCC, TenNCC, Điachi, SĐT)
• Nhan vien (MaNV, TenNV, Ngaysinh, Gioitinh, Điachi, SĐT)
• Hang hoa (MaHH, MaKH, MaNCC, MaNV, MaHD, TenHH, Dongia, Soluong)
• Hoa don (MaHD, MaHH, MaKH, MaNCC, MaNV, Ngaylap, Tongtien)
• Phieu nhap kho (MaPNK, MaHH, MaNCC, MaNV, Ngaylap, Soluong)
• Phieu xuat kho (MaPXK, MaHH, MaNCC, MaNV, Ngaylap, Soluong)
• So no (MaSN, MaHH, MaNCC, MaKH, MaNV, Soluong, Sotien)

Hạn chế lớn nhất trong cấu trúc này là các khóa ngoại bị gán chồng chéo tại thực thể Hang hoa, đồng thời thiếu cơ chế lưu vết các yêu cầu xuất nhập trước khi lập hóa đơn hoặc phiếu kho chính thức.

3. Xây dựng kế hoạch và phương án tái cấu trúc:

• Bổ sung chức năng tìm kiếm thông tin hàng hóa, vật tư và bổ sung thực thể nghiệp vụ mới: Phieu yeu cau (MaPYC, MaHH, MaKH, MaNV, Soluong, Ngaythang) Thực thể này tiếp nhận và xử lý các yêu cầu truy vấn đơn hàng, kiểm tra hàng tồn kho trước khi thực hiện xuất nhập.
• Đề xuất chuyển đổi hệ quản trị CSDL sang Microsoft SQL Server nhằm tận dụng kiến trúc Client/Server, cơ chế sao chép nhân bản dữ liệu (data replication) giúp đồng bộ hóa dữ liệu giữa các bộ phận, và khả năng hỗ trợ phân tích dữ liệu trực tuyến.
• Xác lập yêu cầu kỹ thuật tối thiểu để cài đặt hệ thống mới:

Thành phần phần cứng	Yêu cầu kỹ thuật
Bộ vi xử lý (CPU)	Intel tương thích 32-bit (xung nhịp 166 MHz hoặc cao hơn)
Không gian đĩa cứng	Tối thiểu 95 MB (cài đặt rút gọn), 270 MB (cài đặt đầy đủ)
Bộ nhớ trong (RAM)	128 MB
Kết nối mạng	Card mạng (NIC) phục vụ kết nối máy trạm với máy chủ
Ổ đĩa quang	Ổ CD-ROM để cài đặt phần mềm từ đĩa
Hệ điều hành tương thích	Windows 98, Windows NT Server 4.0 (SP5+), Windows 2000

• Dự toán mức lương nhân sự vận hành: Lương nhân viên thiết kế, thi công, kho vận: 200 – 250 USD/tháng; kế toán: 230 – 280 USD/tháng; nhân viên IT: 250 – 300 USD/tháng; Ban Giám đốc: 400 – 500 USD/tháng.

4. Đánh giá tính khả thi và đề xuất: Kế hoạch đạt tính khả thi cao về cả mặt tài chính (dựa trên hạn mức 5% – 7% doanh thu) và nhân sự. Tác giả kiến nghị doanh nghiệp nhanh chóng thống nhất phiên bản phần mềm trên toàn hệ thống, chú trọng đào tạo nâng cao kỹ năng cho đội ngũ IT nội bộ hoặc thuê đơn vị chuyên trách xây dựng ứng dụng giao diện để khai thác CSDL SQL Server đã hoạch định.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và lượng hóa được bức tranh toàn diện về hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin và quản lý dữ liệu tại Công ty Cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh, đối chiếu cụ thể qua bảng tổng hợp sau:

Tiêu chí	Hệ thống hiện tại (Microsoft Access)	Phương án hoạch định mới (SQL Server)
Kiến trúc quản lý dữ liệu	Phân tán tại từng máy, không đồng bộ giữa các phòng	Tập trung theo mô hình Client/Server, đồng bộ hóa tự động
Dung lượng CSDL thiết kế	500 MB (giới hạn vật lý < 2 GB)	Quy hoạch mở rộng lên 2 GB và khả năng lưu trữ không giới hạn
Khả năng truy cập đồng thời	Hạn chế số người dùng, suy giảm tốc độ khi dữ liệu tăng	Hỗ trợ đa người dùng đồng thời, kiểm soát tranh chấp dữ liệu tốt
Các chức năng nghiệp vụ	4 chức năng: Mua, Nhập, Xuất, Báo cáo	Bổ sung chức năng Tìm kiếm nhanh và kiểm tra tồn kho
Số lượng thực thể dữ liệu	8 thực thể	9 thực thể (bổ sung thực thể Phieu yeu cau)
Cơ chế an toàn và bảo mật	Thấp, dễ mất mát dữ liệu khi hỏng hóc cục bộ	Hỗ trợ phân quyền người dùng chi tiết, hỗ trợ cơ chế sao lưu tự động

Về mặt đóng góp:

• Về phương diện lý luận: Khóa luận cụ thể hóa quy trình 5 bước hoạch định CSDL chuyên ngành thị trường thương mại vào một doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ đặc thù (ngành quảng cáo, nội thất), chứng minh tính khả thi của khung lý thuyết được giảng dạy tại Khoa Hệ thống thông tin kinh tế – Trường Đại học Thương mại.
• Về phương diện thực tiễn: Cung cấp cho Ban Giám đốc công ty cơ sở khoa học và bộ tham số kỹ thuật cụ thể (cấu hình máy, dự toán chi phí, cấu trúc bảng dữ liệu, yêu cầu nhân lực) để chuẩn bị cho quá trình chuyển đổi số trong giai đoạn 2013 – 2017.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số giới hạn nghiên cứu được tác giả thừa nhận trong văn bản:

• Do giới hạn về thời gian thực tập và nguồn lực cá nhân, kiến thức thực tế của sinh viên còn hạn chế nên một số nội dung khảo sát chi tiết về các giải thuật tối ưu hóa truy vấn chưa được phân tích sâu.
• Phạm vi nghiên cứu mới tập trung ở giai đoạn hoạch định, phân tích yêu cầu, thiết kế mô hình logic và mô hình quan hệ; công trình chưa đi vào lập trình giao diện ứng dụng (front-end) và chưa tiến hành cài đặt thử nghiệm cơ sở dữ liệu trên môi trường mạng thực tế của doanh nghiệp.

Hướng nghiên cứu tiếp theo được gợi mở từ đề tài:

• Xây dựng phần mềm hoàn chỉnh kết nối với CSDL SQL Server đã thiết kế, tích hợp thêm các mô-đun quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và quản trị nhà cung cấp chuyên sâu.
• Thiết lập các bài kiểm thử hiệu năng tải và tính toàn vẹn dữ liệu khi hệ thống đi vào vận hành chính thức tại các xưởng sản xuất và văn phòng giao dịch.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu hữu ích cho:

• Sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học quản lý, Quản trị kinh doanh tại các trường đại học khối kinh tế khi thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc đồ án môn học về phân tích thiết kế hệ thống thông tin.
• Cán bộ quản lý tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực gia công, sản xuất nội thất và quảng cáo đang gặp khó khăn với bài toán dữ liệu phân mảnh do sử dụng các công cụ văn phòng đơn giản.

Các phần có giá trị tham khảo chuyên môn cao:

• Bảng danh mục thiết bị gia công xưởng và danh sách các hợp đồng kinh tế tiêu biểu (Bảng 2.1, 2.2, 3.1 trong văn bản), cung cấp mẫu dữ liệu thực tế về vận hành doanh nghiệp ngành quảng cáo - nội thất.
• Bảng đặc tả 9 thực thể quan hệ và lược đồ liên kết thực thể được bổ sung thực thể Phieu yeu cau, đóng vai trò là mẫu thiết kế tham khảo cho bài toán quản lý kho vật tư kết hợp xưởng thi công.

Câu hỏi thường gặp

1. Thực trạng hạ tầng mạng và phần cứng máy tính tại Công ty Cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh tại thời điểm khảo sát như thế nào? Doanh nghiệp trang bị 1 máy chủ, 9 máy vi tính để bàn (mỗi phòng ban bố trí từ 4 đến 5 máy) và 4 máy tính xách tay IBM ThinkPad, tất cả được kết nối mạng nội bộ thông qua hệ thống Wifi.

2. Lý do chính khiến tác giả đề xuất thay thế Microsoft Access bằng Microsoft SQL Server là gì? Microsoft Access bộc lộ các nhược điểm kỹ thuật không đáp ứng được định hướng mở rộng quy mô của công ty: giới hạn kích thước CSDL dưới 2GB, hạn chế số người dùng truy cập đồng thời, hiệu năng giảm mạnh khi dữ liệu lớn, bảo mật yếu, không hỗ trợ truy cập từ xa qua mạng và mỗi phòng ban đang dùng một phiên bản Access khác nhau dẫn đến không thể chia sẻ dữ liệu đồng bộ.

3. Mô hình CSDL tái cấu trúc của công ty được bổ sung thực thể nào và giải quyết nhiệm vụ nghiệp vụ gì? Mô hình mới được bổ sung thực thể Phieu yeu cau (với các thuộc tính: MaPYC, MaHH, MaKH, MaNV, Soluong, Ngaythang). Thực thể này hỗ trợ chức năng tìm kiếm và kiểm tra nhanh số lượng, chất lượng hàng hóa, vật tư trong kho phục vụ công tác ký kết hợp đồng kinh tế.

4. Nhu cầu tài chính và nhân sự cho việc nâng cấp hệ thống thông tin được tác giả tính toán ra sao? Về tài chính, công ty duy trì mức đầu tư hàng năm từ 5% đến 7% trên tổng doanh thu (tương đương 500 – 700 triệu đồng nếu doanh thu đạt 10 tỷ đồng). Về nhân sự, công ty cần xây dựng đội ngũ vận hành hệ thống thông tin từ 5 đến 7 người nhằm đảm bảo hiệu quả, tránh dư thừa lãng phí.

5. Cơ cấu trình độ chuyên môn của đội ngũ lao động tại công ty được ghi nhận như thế nào? Tại thời điểm nghiên cứu, tổng số nhân sự của công ty là 35 người, trong đó trình độ Đại học gồm 8 người, trình độ Cao đẳng gồm 17 người và trình độ Trung cấp gồm 10 người.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hoàng Thị Duyên đã giải quyết bài toán thực tiễn về quản lý hàng hóa, vật tư tại Công ty Cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh thông qua quy trình hoạch định cơ sở dữ liệu có cơ sở khoa học. Nghiên cứu đã làm rõ những bất cập về phân mảnh dữ liệu và giới hạn kỹ thuật của hệ thống Microsoft Access hiện tại, từ đó đề xuất phương án chuyển dịch sang Microsoft SQL Server kết hợp hoàn thiện mô hình thực thể dữ liệu quan hệ. Bản kế hoạch cung cấp đầy đủ các tham số về phần cứng, phân bổ ngân sách 5% – 7% doanh thu và định hướng nhân lực, tạo tiền đề thực tế để doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình quản lý thông tin trong giai đoạn mở rộng sản xuất kinh doanh.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Khóa luận tốt nghiệp Khoa HTTT Kinh tế LỜI CẢM ƠN Trải qua bốn năm ngồi trên ghế giảng đường đại học để tiếp thu những kiến thức cùng những kinh nghiệm quý báu mà thầy cô truyền đạt. Giờ đây, kỳ học thứ hai của năm thứ tư cũng là năm học cuối cùng khép lại chương trình học, chúng em được đi thực tập tổng hợp, điều tra xã hội học và làm khóa luận tốt nghiệp. Đây là một cơ hội tốt để chúng em được cọ xát, tiếp xúc thực tế với môi trường làm việc cũng như được vận dụng các kiến thức mình đã học tập, tích lũy trên giảng đường để làm khóa luận tốt nghiệp, hoàn thành chương trình học của mình. Vì vậy, đợt làm khóa luận tốt nghiệp này có ý nghĩa hết sức to lớn đối với mỗi bản thân sinh viên chúng em.

Và trong đợt làm khóa luận tốt nghiệp này, em đã được thầy giáo – Giảng viên, ThS Nguyễn Hưng Long hướng dẫn. Trong suốt quá trình làm khóa luận tốt nghiệp, em đã nhận được sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của thầy Long cùng các thầy cô khác trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế của trường Đại học Thương mại. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới thầy Long cùng toàn thể các thầy cô giáo trong khoa đã giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp của mình. Và cũng trong quá trình làm khóa luận tốt nghiệp, do thời gian có hạn mà kiến thức cũng như kinh nghiệm của bản thân em còn hạn chế.

Vì vậy, bài khóa luận của em không tránh khỏi các thiếu xót. Em rất mong nhận được sự đóng góp chân thành từ phía các thầy cô trong khoa và các bạn cho bài khóa luận tốt nghiệp của em, để em hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp một cách tốt nhất, tạo tiền đề vững chắc để em hoàn thành khóa học của mình. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Hoàng Thị Duyên GVHD: ThS Nguyễn Hưng Long i SVTH: Hoàng Thị Duyên LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Khóa luận tốt nghiệp Khoa HTTT Kinh tế MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN. ii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ.iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.v Phần 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU.

Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu. Tầm quan trọng của vấn đề nghiên cứu. Ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu.

Mục tiêu của đề tài. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. Đối tượng nghiên cứu. Phạm vi nghiên cứu.

Phương pháp (cách thức) thực hiện. Kết cấu của khóa luận.4 Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU.1 Cơ sở lý luận của vấn đề nghiên cứu.1 Một số khái niệm, lý thuyết cơ bản.2 Phân định nội dung.2 Đánh giá, phân tích thực trạng cơ sở dữ liệu quản lý hàng hóa, vật tư tại Công ty cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh.2 Khái quát hoạt động kinh doanh của Công ty.3 Phân tích thực trạng hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư tại Công ty cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh.4 Đánh giá thực trạng hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư tại Công ty cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh.20 Phần 3: HOẠCH ĐỊNH CSDL QUẢN LÝ HÀNG HÓA, VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢNG CÁO & NỘI THẤT QUANG VINH.21 GVHD: ThS Nguyễn Hưng Long ii SVTH: Hoàng Thị Duyên LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Khóa luận tốt nghiệp Khoa HTTT Kinh tế 3. Hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư tại Công ty cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh. Xác định mục tiêu, dự báo nhu cầu.

Xác định, phân tích CSDL hiện tại. Đánh giá hệ thống CSDL quản lý hàng hóa, vật tư hiện tại của Công ty. Xây dựng kế hoạch, phương án tái cấu trúc CSDL. Đánh giá tính khả thi.

Định hướng phát triển và đề xuất về vấn đề nghiên cứu. Định hướng phát triển. Đề xuất về vấn đề nghiên cứu.38 TÀI LIỆU THAM KHẢO CÁC PHỤ LỤC GVHD: ThS Nguyễn Hưng Long iii SVTH: Hoàng Thị Duyên LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Khóa luận tốt nghiệp Khoa HTTT Kinh tế DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Tên bảng, biểu, sơ đồ, Nội dung Trang hình vẽ Bảng 2.1 Thiết bị máy gia công tại xưởng 14 Bảng 2.2 Thiết bị máy móc phục vụ thiết kế 15 Doanh thu 4 năm gần đây của Công ty (2008, 18 Bảng 2.3 2009 2010, 2011) Danh sách các hợp đồng kinh tế tiêu biểu đã 23 Bảng 3.1 thực hiện của Công ty 26 Kết quả điều tra nhân viên về mở rộng quy Biểu đồ 3.1 mô Kết quả điều tra nhân viên về hoạch định 26 Biểu đồ 3.2 CSDL quản lý hàng hóa, vật tư Cơ cấu tổ chức của Công ty CP Quảng cáo & 12 Sơ đồ 2.1 Nội thất Quang Vinh GVHD: ThS Nguyễn Hưng Long iv SVTH: Hoàng Thị Duyên LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Khóa luận tốt nghiệp Khoa HTTT Kinh tế DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Giải thích CNTT Công nghệ thông tin CP Cổ phần CSDL Cơ sở dữ liệu HTTT Hệ thống thông tin IT Information Technology (CNTT) TMĐT Thương mại điện tử GVHD: ThS Nguyễn Hưng Long v SVTH: Hoàng Thị Duyên LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Khóa luận tốt nghiệp Khoa HTTT Kinh tế GVHD: ThS Nguyễn Hưng Long vi SVTH: Hoàng Thị Duyên LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Khóa luận tốt nghiệp Khoa HTTT Kinh tế Phần 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1. Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu 1.

Tầm quan trọng của vấn đề nghiên cứu Sản xuất, kinh doanh hàng hóa, vật tư là ngành công nghiệp đang rất phát triển ở các nước trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng. Các nghiệp vụ trong sản xuất, kinh doanh hàng hóa rất phức tạp, đòi hỏi phải xử lý với tốc độ nhanh và hiệu quả. Để quản lý tốt mọi hoạt động trong một doanh nghiệp đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin, dữ liệu và các thông tin đó phải được thiết kế một cách khoa học để phục vụ cho nhu cầu sử dụng, khai thác thông tin của các đối tượng liên quan. Ngày nay, với sự phát triển như vũ bão của CNTT thì tin học đang được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống.

Trong đó, công tác quản lý là một trong những lĩnh vực được thừa hưởng thành quả của sự phát triển công nghệ thông tin nhiều nhất. Hầu hết các công việc trước đây được thực hiện bằng tay, thực hiện trên giấy, được tính toán thủ công, thì ngày nay đã có thể thực hiện dễ dàng thuận lợi và chính xác hơn nhờ các ứng dụng tin học. Đối với các hệ thống quản lý phức tạp thì cần phải có các chương trình ứng dụng riêng biệt, được xây dựng dành riêng cho các hệ thống này. Và để phục vụ tốt cho các hệ thống thì cần phải xây dựng các cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh đảm bảo cung cấp thông tin dữ liệu cho hệ thống của tổ chức.

Trong những năm gần đây, công nghệ tin học bắt đầu ứng dụng HTTT để quản lý hàng hóa, vật tư nhưng vẫn còn hạn chế, mới chỉ tập trung ở một số công đoạn và mang tính thủ công mà chưa có giải pháp đồng bộ về thiết lập và khai thác CSDL phục vụ cho mọi nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Nhận thấy được tính cấp thiết và tầm quan trọng của vấn đề, tôi đã lựa chọn đề tài để làm khóa luận tốt nghiệp cho mình đó là: “Hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý hàng hóa, vật tư tại Công ty cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh”. Ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu Như chúng ta đã biết, CNTT đang ngày càng chứng tỏ vị thế, vai trò đặc biệt của mình trong các hoạt động của toàn nhân loại. Con người ứng dụng tin học nhằm mục đích phục vụ cho nghiên cứu khoa học, cho sản xuất hàng hóa, cho quản GVHD: ThS Nguyễn Hưng Long 1 SVTH: Hoàng Thị Duyên LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Khóa luận tốt nghiệp Khoa HTTT Kinh tế lý kinh doanh, cho du lịch, y tế,.

tạo điều kiện cho nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển làm giảm bớt đáng kể sức lao động của con người đồng thời làm cho mức thu nhập, mức sống của con người ngày càng cao hơn. Ở Việt Nam, quản lý hàng hóa là một trong những ví dụ điển hình về việc quản lý. Nếu như không được tin học hóa việc quản lý thì mức độ công việc sẽ khó khăn hơn rất nhiều do khối lượng của các loại hàng hóa là không nhỏ. Do đó, các nhà quản lý gặp rất nhiều khó khăn trong các công việc như nhập, xuất, thống kê, tìm kiếm hàng hóa.

Các thông tin quản lý phục vụ kinh doanh không tránh khỏi sự dư thừa hay thiếu hụt. Hơn nữa phương pháp quản lý thủ công lại rất tốn kém cả về thời gian, công sức, nguồn nhân lực và cả chi phí. Mà mục tiêu chính của các doanh nghiệp luôn luôn là tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận. Chính vì lẽ đó, đưa ra các giải pháp đồng bộ về thiết lập và khai thác CSDL phục vụ cho mọi nghiệp vụ quản lý hàng hóa trong Công ty là một công việc hết sức quan trọng và có ý nghĩa to lớn đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty nói riêng và của toàn bộ Công ty nói chung.

Tổng quan về vấn đề nghiên cứu Hoạch định CSDL đang là một vấn đề cấp bách và cần thiết đối với việc quản lý Công ty nói chung và quản lý hàng hóa, vật tư tại Công ty nói riêng. Quản lý hàng hóa, vật tư trong Công ty là một việc làm rất quan trọng, đòi hỏi bộ phận quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp đối với các doanh nghiệp không chỉ có mô hình tập trung mà còn tổ chức mô hình nhà xưởng, kho bãi phân tán trên nhiều địa điểm trong phạm vi vùng, quốc gia, quốc tế. Quản lý thống nhất được hàng hóa, vật tư không phải là việc đơn giản nếu chỉ chỉ sử dụng phương pháp thủ công, truyền thống. Thay vào đó, phải biết cách tổ chức, hoạch định CSDL để việc quản lý trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Tuy vậy, qua thống kê, tìm hiểu về các tài liệu trong nước cũng như ngoài nước, vẫn chưa có nhiều các đề tài, công trình nghiên cứu về hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư.