mở đầu và kết luận của một bài tiểu luận để có thể viết tốt hơn. Split Window trong Word sẽ giúp bạn giải quyết. - Tab View group Window Split 8 Hình 1.1 - Để trở lại màn hình như ban đầu Tab View group Window Remove Split: Hình 1. Hiển thị đồng thời nhiều cửa sổ Có nhiều lúc bạn làm việc trên nhiều tập tin tài liệu khác nhau, thật là bất tiện khi phải mở từng tập tin, Word cho phép bạn hiển thị cùng lúc trên màn hình nhiều cửa sổ làm việc, hay mở đồng thời một tập tin trên hai cửa sổ.3 Khi bạn muốn hiển thị trang tài liệu của mình thành hai cửa sổ song song để dễ nhìn và chỉnh sửa, bạn chọn các chế độ Window trên Tab View.4 Kết quả sau khi ta chọn lệnh: 10 Hình 1.5 Khi bạn làm việc, soạn thảo mà cần phải tham chiếu nhiều tài liệu Word khác nhau, bạn có thể mở đồng thời tất cả các tài liệu cùng hiển thị đồng thời.
- Mở các tài liệu cần xem Tab View group Window Arrange All Hình 1. Đánh dấu tài liệu Trước khi bạn muốn chia sẻ tài liệu với những người khác, bạn có thể đánh dấu kết thúc tài liệu, để ngăn chặn bất cứ ai từ làm thay đổi nó. Đánh dấu kết thúc một tài liệu có kết quả như sau: - Tài liệu này được thay đổi để chỉ đọc, và một số nút trên ribbon là không có. - Một đánh dấu kết thúc tài liệu sẽ có biểu ngữ xuất hiện ở trên cùng của tài liệu.
- Một lá cờ trên trang thông tin của Backstage chỉ ra rằng các tài liệu đã được đánh dấu như là cuối cùng. - Một đánh dấu kết thúc tài liệu sẽ có biểu tượng xuất hiện trên thanh trạng thái. Bất cứ sự thay đổi nào trên tài liệu của bạn sẽ không thực hiện được. Để thực hiện thao tác này, bạn chọn Tab File Info Protect Document Mark as Final : 11 Hình 1.7 Để bỏ chức năng đánh dấu Mark Final: - Bạn chọn trên thanh Banner của Mark final.
- Vào Tab File Info Protect Document Mark as Final. Hạn chế quyền định dạng và chỉnh sửa tài liệu 12 Có những tài liệu khi chia sẻ cho nhiều người cùng sử dụng, nhưng bạn không muốn thay đổi một số định dạng và chỉnh sửa nội dung, bạn có thể thiết lập hạn chế quyền trên tài liệu bạn chia sẻ. Tạo mật khẩu bảo quản tài liệu 13 Trong những tài liệu bạn soạn thảo, có những tài liệu mật, bạn không muốn chia sẻ cũng như không muốn bị người khác xem, bạn có thể thiết lập mật khẩu cho tài liệu của mình. - Để tạo mật khẩu cho tài liệu Tab File Info Protect Document Encry with Password.12 - Để xóa mật khẩu cho tài liệu đã thiết lập Tab File Info Protect Document Encry with Password Xóa mật khẩu cũ đi.
Định dạng văn bản nâng cao 1. Định dạng Font chữ bằng cửa sổ Font Để thay đổi định dạng font chọn văn bản Tab Home Group Font Mở cửa sổ Font 14 Hình 1.1 Ngoài ra, bạn có thể thay đổi khoảng cách giữa các từ, vị trí từ trong hàng, … mở cửa sổ font chọn Tab Advance 15 Hình 1. Định dạng đoạn văn bằng cửa sổ Paragraph Định dạng paragraphs cho phép bạn thay đổi cách nhìn trên toàn bộ tài liệu. Bạn có thể truy cập vào các công cụ của định dạng Paragraphs bằng cách chọn Tab Home, chọn nhóm Paragraph.3 Cửa sổ Paragraph: 16 Hình 1.4 - First Line: Điều khiển đường biên bên trái cho dòng đầu tiên của đoạn.
- Hanging: Điều khiển đường biên trên trái với tất cả các dòng trong một đoạn ngoại trừ dòng đầu tiên. - Left: Điều khiển đường biên bên trái với mọi dòng trong một đoạn. - Right: Điều khiển đường biên bên phải với mọi dòng trong một đoạn. Tạo khoảng cách giữa các dòng: Trong văn bản kỹ thuật dàn trang giúp trình bày văn bản rõ ràng và đẹp mắt.
Nếu như trước đây bạn thường tạo khoảng cách bằng phím Enter để xuống dòng thì giờ đây bạn sẽ sử dụng các công cụ có sẵn trong chương trình soạn thảo MS Word để làm việc này. Chọn các dòng cần định dạng khoảng cách cho chúng. Chọn chức năng Line and Paragraph Spacing Thay đổi các thông số trong phần Spacing để tạo khoảng cách giữa các dòng 1. Định dạng khung và nền bằng cửa sổ Borders and Shading Thêm đường viền và hiệu ứng tô bóng: Bạn có thể thêm đường viền và tô bóng cho các đoạn văn bản và toàn trang.
Để tạo một đường viền bao quanh một đoạn hoặc các đoạn, ta thực hiện như sau: Lựa chọn vùng văn bản nơi bạn muốn có đường viền hay hiệu ứng tô bóng. 17 Nhấp nút Borders trên nhóm Paragraph, chọn Border and Shading.5 Kẻ khung Hình 1.6 18 Tô bóng Trong cửa sổ Borders and Shading chọn Tab Shading Hình 1. Đánh dấu đầu đoạn bằng cửa sổ Bullet and Numbering Bạn có một đoạn tài liệu liệt kê dạng danh sách, để tài liệu được định dạng một cách nhanh chóng và đẹp mắt, bạn sử dụng công cụ định dạng Bullet and Numbering. - Chọn đoạn tài liệu cần định dạng.
- Chọn Tab Home group Paragraph Bullets/Numbering Các dạng Bullets: 19 Hình 1.8 Các dạng Numbering: Hình 1. Tìm kiếm, thay thế bằng cửa sổ Find and Replace 20 Trong khi soạn thảo một đoạn văn, văn bản có những từ hay cụm từ mà bạn muốn tìm kiếm hay thay thế nó bằng một từ, cụm từ khác. Rất đơn giản với vài thao tác, bạn chọn Tab Home group Editing Hình 1.10 Tìm kiếm: Để tìm kiếm một từ hay cụm từ, bạn chọn Tab Home group Editing Find gõ từ hay cụm từ bạn muốn tìm vào ô Search document ( Find what trong Advance Find ) Hình 1.11 Các kết quả tìm được sẽ được tô vàng trong đoạn văn bản của bạn.12 Thay thế Tương tự như tìm kiếm, bạn muốn thay thế một từ hay cụm từ trong đoạn văn bản, bạn bôi đen từ/ cụm từ chọn Replace trong group Editing của Tab Home: Hình 1. Thiết lập điểm dừng bằng cửa sổ Tab Để mở cửa sổ thiết lập Tab, ta chọn: - Tab Home group Paragraph Paragraph setting 22 Hình 1.14 - Đặt một tab bất kỳ trên thước ngang double click trên biểu tượng tab đó: - Cửa sổ thiết lập Tab: Hình 1.15 Sau khi đã thiết lập tất cả các thuộc tính cho các Tab, để thực hiện Tab cho mỗi vị trí, bạn chỉ cần nhấn phím Tab trên bàn phím.16 Kết quả : Hình 1.
Thiết lập cấu trúc trang và tái sử dụng nội dung 1. Thiết lập cấu trúc trang Khi viết một tài liệu, không chỉ để xem và lưu trữ, mà có những văn bản bạn cần phải in ra để báo cáo , hay để lưu trữ lại. Thì chúc năng Page Layout trong Word sẽ giúp bạn.1 24 - Canh lề trang in: Vào Tab Page Layout group Page Setup Margins Hình 1.2 - Chọn hướng cho trang : Vào Tab Page Layout group Page Setup Orientation - Chọn kích cỡ giấy in: Vào Tab Page Layout group Page Setup Size: 25 - Chia cột đoạn văn bản: Vào Tab Page Layout group Page Setup Column: Hình 1.3 + One: đưa đoạn văn về một cột + Two: Chia đoạn văn thành hai cột bằng nhau + Three: Chia đoạn văn thành ba cột bằng nhau + Left: Chia đoạn văn thành hai cột, lệch trái + Right: chia đoạn văn thành hai cột, lệch phải + Number of column: chọn số cột bạn muốn chia. + Width and spacing: Thiết lập độ rộng và khoảng các của các cột.
Thiết lập Header and Footer cho tài liệu 26 Khi soạn thảo tài liệu, giáo trình, tiểu luận, bạn muốn trên mỗi trang sẽ hiển thị tên tài liệu, tác giả, số trang,…Chức năng Header and Footer trong MS Word sẽ giúp bạn giải quyết. - Vào Tab Insert group Header & Footer. - Chọn Header/Footer để thiết kế.4 - Tab Design của Header hiển thị khi ta thiết kế. - Group Insert chèn ngày, giờ, thông tin tài liệu, hình ảnh,….
- Group Navigation di chuyển giữa Header và Footer, các setion. - Group Options chọn kiểu hiển thị. - Group Postion Canh lề vị trí hiển thị. - Group Close đóng Header & Footer.
Thông thường khi bạn tạo Header & Footer thì nó sẽ hiển thị trên toàn bộ các trang của trang tài liệu. Nhưng thật ra, trên mỗi tài liệu thường có nhiều phần, bạn muốn tạo mỗi phần là một Header & Footer khác nhau. Ta vẫn có thể thiết lập được, như sau: - Đến cuối mỗi phần/ chương Tab Page Layout group Page Setup Break Next Page - Khi sang trang mới bạn mở Header & Footer tab Design của Header & Footer bạn thấy có dòng Same as Previous group Navigation bỏ chọn Link to Previous mất dòng Same as Previous. 27 - Sau đó bạn chỉnh lại Header & Footer cho phần/chương 2.
- Các phần còn lại làm tương tự. Chèn và định dạng hình minh họa – đồ họa cho tài liệu 1. Chèn và định dạng hình ảnh vào tài liệu Khi soạn thảo tài liệu, để làm cho văn bản trở nên hay, sống động, thực tế hơn, ta thường chèn vào đó một số hình ảnh minh họa. Để chèn hình ảnh : - Để con trỏ tại vị trí muốn chèn Tab Insert group Illustrations Pictures - Chọn hình ảnh muốn chèn từ thư viện ảnh Insert Hình 1.1 Điều chỉnh hình ảnh - Sau khi hình được chèn vào chỉnh sửa, định dạng, di chuyển đến những vị trí cần.
- Tab Format của Picture có đầy đủ các chức năng để định dạng cho hình ảnh Hình 1.2 - Group Adjust: Điều chỉnh độ sáng tối, màu, thay đổi hình ảnh + Remove Backgroud: xóa những vùng bạn không cần trên hình ảnh.3 + Corrections: Chỉnh độ sáng tối cho hình ảnh. + Color: Chỉnh màu cho hình ảnh để phù hợp với nền trang tài liệu.4 + Artistic Effect: Một số hiệu ứng nghệ thuật hình ảnh sống động và đẹp hơn.5 + Compress Picture: Đưa hình ảnh trở về kích thước ban đầu. + Change Picture: Đổi hình ảnh khác. + Reset Picture: bỏ hết tất cả những hiệu ứng vừa thiết lập đưa hình ảnh trở về dạng ban đầu khi chèn.
- Picture Style: điều chỉnh và tạo hiệu ứng cho hình ảnh. + Định dạng khung và đường viền cho hình ảnh: để hình ảnh tạo điểm nhấn hơn, bạn có thể đưa ảnh vào khung hình. + Picture Effect: bạn có thể tạo hiệu ứng cho hình ảnh với những hiệu ứng đẹp mắt: đổ bóng, 3-D, phản chiếu gương,… Hình 1.