CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ TÍN DỤNG NGÂN HÀNG 1. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 1. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại Trước tiên ta đề cập những vấn đề mà các nhà quản lý ngân hàng thường quan tâm, đó là - Thứ nhất: Các báo cáo do các bộ phận trình lên Ban giám đốc có thật sự là chính xác không, có đáng tin cậy không? vì xét trên giác độ là người quản lý thì thông tin trên các báo cáo bao gồm BCTC, BCQT, là những thông tin, dữ liệu cơ sở giúp các nhà quản lý có thể xây dựng các kế hoạch tốt, vạch ra mục tiêu của ngân hàng rõ ràng từ đó điều hành và quản lý mọi hoạt động để tiến đến mục tiêu đã đề ra. - Thứ hai: Trong quá trình điều hành và quản lý, các nhà quản lý phải đảm bảo rằng là tài sản của ngân hàng hay của các cổ đông không bị mất cắp, tức là phải bảo vệ được tài sản của ngân hàng.
- Thứ ba: Trong các hoạt động của ngân hàng, nhà quản lý phải đảm bảo rằng nhân viên của mình thực hiện các hoạt động xử lý các nghiệp vụ, các sự kiện kinh tế là đúng theo quy trình, đầy đủ và đúng các thủ tục,… nói chung là tuân thủ các quy định của ngân hàng và thực hiện đúng pháp luật của nước Việt Nam. Từ các vấn đề đã nêu ra cho thấy các nhà quản lý phải nghĩ ra một cách hay phương pháp quản lý như thế nào để có thể đảm bảo được ba nội dung đã nêu ở trên. Việc tiến hành xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ giúp cho nhà quản lý thực hiện được các vấn đề trên. Và nếu xét dưới góc độ ảnh hưởng của nền kinh tế quốc gia, hoạt động kinh doanh của NHTM có những đặc điểm khác biệt so với các doanh nghiệp khác.
Lĩnh vực kinh doanh của NHTM bao gồm tiền tệ, tín dụng và dịch vụ ngân hàng, những lĩnh vực này liên quan đến tất cả các ngành và mọi mặt của đời sống kinh tế - xã hội. Mặc khác, tiền tệ ngân hàng là lĩnh vực rất “nhạy cảm” nên nó đòi hỏi một sự thận 6 trọng trong hoạt động điều hành ngân hàng để tránh những thiệt hại cho nền kinh tế xã hội. Đối tượng kinh doanh của ngân hàng là tiền tệ mà tiền tệ là một công cụ được Nhà nước sử dụng để quản lý vĩ mô nền kinh tế, nó quyết định đến sự phát triển và suy thoái của cả một nền kinh tế, do đó nó được Nhà nước kiểm soát rất chặt chẽ. Xét dưới góc độ hoạt động nghiệp vụ ngân hàng, những đặc điểm của hoạt động ngân hàng ảnh hưởng đến việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ như sau: NHTM thường có số lượng lớn các nghiệp vụ và giao dịch trực tiếp bằng tiền mặt, chứng từ có giá.
Điều này dẫn đến rủi ro về thất thoát tài sản và gian lận cả trong công việc bảo quản tài sản và thực hiện giao dịch. Do đó, các ngân hàng thường thiết lập những quy trình hoạt động và kế toán thống nhất, hạn chế quyền hạn cá nhân và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu. NHTM thường có số lượng lớn các nghiệp vụ và các giao dịch cả về số lượng lẫn giá trị. Điều này đòi hỏi các ngân hàng phải thiết lập hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ phức tạp cùng với việc áp dụng công nghệ thông tin hiện đại trong xử lý nghiệp vụ.
NHTM thường có mạng lưới hoạt động rộng lớn nhiều chi nhánh và phòng giao dịch trải khắp quốc gia, phân tán về mặt địa lý. Điều này đòi hỏi việc phân cấp trách nhiệm và quyền hạn lớn trong chức năng kế toán và giám sát nhưng vẫn đảm bảo tuân thủ hệ thống kế toán và kiểm soát thống nhất. Ngoài ra, đặc điểm này cũng ảnh hưởng đáng kể đến yếu tố thông tin và truyền thông trong toàn hệ thống của ngân hàng. Các NHTM thường phải tuân thủ chặt chẽ các quy định về pháp lý trong hoạt động.
Các quy định này cũng thường xuyên được thay đổi và điều chỉnh. Nếu như hệ thống ngân hàng được ví như huyết mạch của nền kinh tế thì cơ chế kiểm soát nội bộ được ví như “thần kinh trung ương” của một ngân hàng thương mại. Kiểm soát nội bộ đáng vai trò rất quan trọng đối với sự an toàn và khả năng phát triển trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng thương mại. Việc xây dựng và thực hiện một cơ chế kiểm soát nội bộ phù hợp và hiệu quả chống đỡ tốt nhất với rủi ro.
Hệ thống kiểm tra, kiểm soát trong lĩnh vực ngân hàng được hình thành và phát triển như một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức cũng như mọi lĩnh vực 7 hoạt động của ngân hàng. Khi Luật Ngân hàng Nhà nước (tháng 2/1997) – hiện nay là Luật Ngân hàng Nhà nước (năm 2010) và Luật Các Tổ chức tín dụng (tháng 7/1997) - hiện nay là Luật Các Tổ chức tín dụng (năm 2010) được ban hành thì hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ được khẳng định rõ ràng, và ngày càng được hoàn thiện, nâng cao nhằm giúp hoạt động ngân hàng đi đúng hướng, an toàn và hiệu quả. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ Theo Khoản 1, Điều 3 Thông tư số: 44/2011/TT-NHNN đã định nghĩa “Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài được xây dựng phù hợp theo quy định tại Thông tư này và được tổ chức thực hiện nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại Cũng theo thông tư này, tại Điều 4 quy định các yêu cầu của hệ thống kiểm soát nội bộ đã xác định các mục tiêu cụ cụ thể, chủ yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ các tổ chức tín dụng như sau: - Hiệu quả và an toàn trong hoạt động; bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực kinh tế, an toàn, có hiệu quả (mục tiêu hoạt động) - Bảo đảm hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời (mục tiêu thông tin) - Bảo đảm tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình, quy định nội bộ (mục tiêu tuân thủ) Một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt có khả năng đánh giá được khả năng đạt được mục tiêu đồng thời vẫn đảm bảo khả năng vững mạnh về tài chính của ngân hàng.
1 Thông tư số: 44/2011/TT-NHNN Quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ của các TCTD, chi nhánh Ngân hàng Nước ngoài 8 Hình 1. Mô hình tổ chức - 3 vòng bảo vệ Qua mô hình 3 tuyến phòng thủ (3 vòng bảo vệ) trong quản lý rủi ro ở các ngân hàng thương mại, ta thấy: Tuyến thứ nhất: chính là tuyến tiếp xúc với khách hàng, có trách nhiệm đầu tiên về việc quản lý rủi ro và triển khai EWRM (Enterprise Wide Risk Management) – là một phương pháp tiếp cận, phối hợp mang tính dự báo đối với quản lý rủi ro trong phạm vi của mình. Các cán bộ quản lý tại chi nhánh/phòng giao dịch luôn nâng cao ý thức trách nhiệm, tuân thủ các quy định, quy trình của ngân hàng. Đây là chốt chặn đầu tiên trong việc nhận diện sớm các sai phạm, rủi ro.
Tuyến thứ hai: Trách nhiệm quản lý rủi ro là giám sát, hình thành và phát triển các phương pháp luận và chính sách. Hệ thống phân cấp, ủy quyền rõ ràng minh bạch, quy định về hạn mức rủi ro cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện giao dịch. Từ đó, từng công việc được giao cho nhiều người, nhiều đơn vị cùng tham gia để tránh việc một người có quyền thực hiện mọi thao tác. Tuyến thứ ba: Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm đảm bảo một cách độc lập về việc kiểm soát an toàn.
Kiểm toán nội bộ thường xuyên, định kỳ kiểm tra các số liệu, 9 rà soát và phát hiện các sai sót, điều tra gian lận nếu có, giám sát 2 tuyến trước, đảm bảo tính tuân thủ của toàn bộ khung quản lý. Từ đây ta có thể thấy, trách nhiệm và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với việc phát hiện và ngăn ngừa rủi ro là nằm ở tuyến phòng thủ thứ hai. Các nhân tố chính của hệ thống kiểm soát nội bộ Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu của tổ chức nhưng hệ thống kiểm soát nội bộ muốn vận hành hiệu quả phải có những bộ phận cấu thành cơ bản. Theo mô hình do tổ chức COSO đưa ra và cũng được coi là quan điểm cơ bản, phổ biến hiện nay thì hệ thống kiểm soát nội bộ phải gồm những bộ phận chủ yếu sau: - Môi trường kiểm soát - Đánh giá rủi ro - Hoạt động kiểm soát - Thông tin và truyền thông - Giám sát 1.
Môi trường kiểm soát (Control Environment) Môi trường kiểm soát bao gồm phương châm quản lý và phong cách kinh doanh của Ban lãnh đạo, sự tham gia của những người chịu trách nhiệm quản trị doanh nghiệp hoặc điều hành tổ chức, hiệu quả của cơ cấu tổ chức, tính hợp lý của các kế hoạch và mức độ tin cậy của các ước tính của ban lãnh đạo. Môi trường kiểm soát là nền móng cho toàn bộ các yếu tố còn lại của hệ thống kiểm soát nội bộ, quy định nguyên tắc và cơ cấu. Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là: - Tính trung thực và giá trị đạo đức - Đảm bảo về năng lực 10 - Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát - Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý - Cơ cấu tổ chức - Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm - Chính sách nhân sự 1.