CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ 1.1 Giới thiệu về công ty 1.1 Sơ lược khái quát về công ty Trước tiên, để xây dựng được website đáp ứng tốt mọi nhu cầu của công ty, chúng em đã có thời gian được thực tập, tiếp xúc với môi trường làm việc và các nghiệp vụ quản lý của công ty. Việc này đã tạo tiền đề để chúng em có thể tiến hành làm đồ án được tốt hơn. Dưới đây em xin giới thiệu qua về công ty của chúng em. Công ty TNHH Thương mại & sản xuất Ống gió Sao Việt được thành lập vào năm 2006, công ty nằm tại số 59/258 phố Đà Nẵng, Phường Cầu Tre, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng.
Công ty TNHH thương mại & sản xuất ống gió Sao Việt có nhiều thuận lợi về cơ cấu tổ chức, tài chính để đáp ứng được các mục tiêu quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Sao Việt là nhà sản xuất trong lĩnh vực ống gió tại Hải Phòng. Bên cạnh đó, để phục vụ quý khách hàng từ A - Z, ngoài sản xuất và cung cấp, Sao Việt cũng hỗ trợ khách hàng lắp đặt hệ thống thông gió, hệ thống hút mùi tận nơi. Sao Việt cũng trở thành một trong những người bạn đồng hành của các gia đình, các công ty, xí nghiệp.
Với phương châm “Uy Tín – Chất Lượng”, kinh nghiệm 15 năm, nhà máy sản xuất hiện đại, đội ngũ nhân công giàu kinh nghiệm. Sao Việt đã phát triển với quy mô ngày càng lớn, doanh thu của công ty đạt hơn vài trăm tỉ đồng mỗi năm. Đồng thời Công ty TNHH thương mại & sản xuất ống gió Sao Việt đã tạo công ăn việc làm cho nhiều lao động với mức thu nhập ngày càng tăng mạnh trong vài năm trở lại đây.2 Thực trạng hiện tại của công ty 1.1 Tầm quan trọng của ống gió trong xã hội hiện nay Ống gió là công cụ, phương tiện truyền dẫn không khí đã qua xử lý cấp cho các hộ tiêu thụ. Ống dẫn các luồng không khí lưu thông riêng từng vị trí trong, mà không làm ảnh hưởng đến các luồng không khí khác.
Lắp đặt ống thông gió cho không gian bên trong một nguồn không khí tốt hơn, kiểm soát nhiệt độ, tăng cường oxy. Nó còn loại bỏ mùi, diệt vi khuẩn, nấm mốc, hút bụi, hút vi khuẩn bên trong không khí. “Ngày nay, trong thời đại công nghiệp hoá, hiện đại hoá các nhà máy xí nghiệp được thành lập ngày càng nhiều. Do đó mà ống gió đang là một trong những nguồn hàng có tốc độ tăng trưởng khá nhanh ở Việt Nam.
Dựa trên nhu cầu cấp thiết này việc 2 sản xuất ống gió cho các khu công nghiệp, nhà máy, khu thương mại sẽ là điều rất quan trọng trong thời gian tới.” “Một ngôi nhà cao tầng sẽ luôn ngột ngạt và bí bách nếu như không có hệ thống thông gió. Hệ thống này là biện pháp tối ưu trong các không gian kín, hệ thống có thể chạy 24h và luôn có tác dụng dẫn khí trong lành và lọc không khí trong nhà. Nếu sử dụng hệ thống, bạn và gia đình sẽ có một luồng oxi trong lành, tiện lợi cho việc sinh hoạt, từ đó nâng cao chất lượng cuộc sống. Giúp điều hòa hoạt động tốt trong quá trình trao đổi không khí.
Nếu các tòa nhà cao tầng chủ quan mà chỉ sử dụng hệ thống điều hòa để tạo luồng oxy thì không khí ấy sẽ không đem đến cho bạn sự thoải mái, vì điều hòa làm giảm độ ẩm trong không khí và không khí khô sẽ ảnh hưởng đến hệ hô hấp. Chính vì vậy mà bên cạnh việc sử dụng điều hòa, bạn cần phải kết hợp với hệ thống thông khí để việc trao đổi không khí được diễn ra tốt hơn, mang lại cho bạn cảm giác thoải mái hơn.” “Hệ thống thông gió có thể hút bụi, ngăn cho bụi vào nhà, lọc không khí và giữ nó bên trong nhà để không khí luôn ở trạng thái trong lành. Một căn nhà mới hoàn thiện sẽ chứa rất nhiều những khí độc hại và những mùi hương khó chịu từ việc sơn tường, nội thất và đồ dùng cá nhân…” 1.2 Các sản phẩm kinh doanh chủ yếu của công ty Công ty hiện sản xuất và cung cấp các sản phẩm ống gió trong lĩnh vực HVAC (Heating, Ventilating and Air Conditioning). Ống gió các loại như: Ống gió vuông, ống gió tròn, côn cút.
Ống gió cho hệ thống thông gió tòa nhà thương mại và nhà máy nhà xưởng sản xuất công nghiệp, các phụ kiện ống gió: cửa gió, van gió các loại,. Hoạt động chính của công ty là sản xuất và cung cấp, đồng thời công ty cũng nhập về các phụ kiện khác, của các nhà sản xuất uy tín hàng đầu để cung cấp cho khách hàng. Đây cũng chính là hoạt động đem lại nguồn thu nhập chính cho công ty. Ngoài ra, công ty cũng cung cấp dịch vụ sửa chữa và lắp đặt hệ thống ống gió.
“Mỗi công trình được lắp đặt hệ thống điều hòa trung tâm bởi Sao Việt luôn được kiểm tra và theo dõi chặt chẽ hệ thống trước khi đưa vào hoạt động. Mọi vấn đề sẽ được xử lý ngay sau khi lắp đặt xong, đảm bảo một hệ thống điều hòa, ống gió chạy an toàn và hiệu quả nhất.3 Nghiệp vụ quản lý 3 1.1 Nghiệp vụ đặt hàng cho khách 1.1Quy trình khách đặt hàng Đối với khách hàng mua hàng trực tiếp nhà máy: Bước 1: Khách đến trực tiếp nhà máy và lựa chọn các mặt hàng muốn đặt cùng với số lượng của sản phẩm. Bước 2: Nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn các sản phẩm phù hợp với mục đích và nhu cầu sử dụng của khách hàng. Bước 3: Nhân viên kinh doanh sẽ ghi lại thông tin của khách hàng cùng với các loại sản phẩm khách đặt để làm đơn hàng và lập hợp đồng cho khách hàng.
Đối với khách hàng xem hàng trực tuyến qua website của công ty: Bước 1: Khách hàng vào website xem hàng. Tại đây khách có thể đăng nhập tài khoản hoặc có thể đăng ký tài khoản mới nếu chưa có tài khoản. Bước 2: Khách hàng có thể liên hệ với bộ phận nhân viên để được tư vấn về sản phẩm, phù hợp với nhu cầu và mục địch sử dụng của mình qua số điện thoại trên website hoặc qua chatbot của website. Bước 3: Khách hàng có thể tìm kiếm sản phẩm trên trang web theo một số tiêu chí, hoặc xem các mặt hàng đã được hiển thị sẵn trên trang web.
Khách có thể click vào một mặt hàng để xem thông tin chi tiết nếu họ quan tâm đến nó. Bước 4: Khách hàng ấn vào đặt hàng. Tại đây: + Nếu khách hàng đã đăng nhập thì thông tin sẽ được lấy từ hệ thống để điền vào đơn hàng, khách hàng sẽ điền địa chỉ nhận hàng và chọn phương thức thanh toán. + Nếu khách có tài khoản nhưng chưa đăng nhập thì có thể tiến hành đăng nhập để mua hàng.
+ Nếu khách không đăng nhập tài khoản thì khách hàng sẽ phải tự điền thông tin của mình. Khi hệ thống nhận được thông tin khách hàng muốn đặt hàng. Nhân viên sẽ trao đổi lại khách hàng (qua điện thoại, email hoặc nói chuyện trực tiếp) để xác minh lại các thông tin, tiến hành tư vấn về kỹ thuật cho khách hàng dựa trên mục đích và nhu cầu của khách hàng. Bước 5: Khách hàng cảm thấy hài lòng với sự tư vấn của nhân viên và muốn tiến hành làm hợp đồng.
Nhân viên kinh doanh sẽ gặp trực tiếp khách hàng để tiến hành ký kết hợp đồng, và lên đơn hàng cho khách. 4 (Hợp đồng của khách hàng có bao gồm cả thuế giá trị gia tăng 10%.) Bước 6: Khách hàng có thể kiểm tra tình trạng đơn hàng của mình, cũng như lịch sử các giao dịch trước đó (nếu như khách có đăng nhập tài khoản).2Quy trình thanh toán hàng Có 2 hình thức thanh toán là thanh toán trực tiếp và thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng. Các khách hàng có thể lựa chọn các hình thức thanh toán phù hợp với mình (khách hàng có thể thanh toán trước hoặc sau khi nhận hàng) Công ty cho phép khách thanh toán thành nhiều lần (đối với khách quen hoặc hợp đồng lớn) theo như thỏa thuận của hai bên đã có trong hợp đồng Nhân viên kế toán sẽ lập hóa đơn có xác nhận của công ty cho khách hàng cho mỗi lần họ thanh toán. Sổ chi tiết công nợ của khách hàng sẽ ghi lại tất cả các lần lấy hàng và thanh toán.
Công ty sẽ không trả lại tiền cho khách hàng đã đặt cọc trước đó nếu họ muốn hủy hợp đồng.3 Quy trình giao hàng và lắp đặt Khi bộ phận kỹ thuật nhận được hóa đơn, họ sẽ vận chuyển, lắp đặt hệ thống và gửi hóa đơn cho khách hàng. Sau khi nhận được hóa đơn, nhân viên kỹ thuật có trách nhiệm thu tiền theo như hóa đơn. Công ty sẽ chịu trách nhiệm về toàn bộ chi phí liên quan đến vận chuyển và lắp đặt. Khách hàng phải liên lạc với công ty qua điện thoại hoặc email sau khi kiểm tra nghiệm thu.
Nếu đơn hàng không được giao cho khách trong vòng 15 ngày, công ty sẽ chấp nhận và xử lý yêu cầu của khách. Nếu lỗi là do công ty, công ty sẽ chịu toàn bộ chi phí phát sinh có liên quan. Ngược lại, khách hàng không có quyền đổi trả và nếu họ muốn đổi trả, họ phải chịu toàn bộ chi phí nếu lỗi là do khách hàng hoặc nếu khách hàng yêu cầu trả hàng hoặc đổi hàng sau 15 ngày.4Quản lý công nợ Công ty quản lý công nợ của từng khách hàng: Công ty sẽ lưu lại tiền của khách hàng mỗi lần họ thanh toán. Khách hàng đã thanh toán đủ nếu số tiền đã thanh toán và số tiền nợ không âm.
Ngoài ra, khách vẫn còn nợ khoản tiền đó. 5 Công ty sẽ theo dõi số nợ của khách hàng hàng tuần, tháng, năm, và như vậy công ty sẽ kiểm tra công nợ hàng tháng. Công ty sẽ liên lạc với khách để hoàn tất quá trình thanh toán nếu khách còn nợ tiền hàng, thường là khách quen, quá thời gian thỏa thuận.2 Nghiệp vụ quản lý sản phẩm 1.1Quy trình sản xuất hàng Quy trình sản xuất gồm các bước như sau: Bước 1: Khi có đơn đặt hàng thì sẽ bàn giao lại cho thủ kho. Thủ kho sau khi kiểm tra số lượng hàng có trong kho sẽ lập phiếu sản xuất cho bộ phận sản xuất.
Bước 2: Bộ phận sản xuất tiếp nhận phiếu sản xuất và tiến hành sản xuất hàng như trên phiếu. Bước 3: Sản phẩm sau khi được sản xuất sẽ được nhập vào kho để cất trữ.