Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển nhanh và hội nhập quốc tế sâu rộng, quản lý tài sản cố định (TSCĐ) trở thành yếu tố then chốt đối với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Trung tâm Viễn thông 5 – VNPT Hà Nội, với quy mô lớn và sở hữu nhiều tài sản cố định có giá trị cao như thiết bị viễn thông, hạ tầng mạng, đóng vai trò quan trọng trong ngành viễn thông. Năm 2023, TSCĐ tại trung tâm tăng lên đáng kể với các khoản đầu tư vào nhà cửa, máy móc thiết bị và phương tiện vận tải truyền dẫn, phản ánh sự phát triển và mở rộng hoạt động. Tuy nhiên, việc kiểm soát nội bộ (KSNB) đối với quy trình quản lý TSCĐ còn tồn tại nhiều hạn chế, như việc cập nhật nguyên giá khi điều chuyển tài sản chưa kịp thời, quy trình mua sắm chưa hoàn toàn minh bạch theo Luật Đấu thầu.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung đánh giá thực trạng KSNB đối với quy trình quản lý TSCĐ tại Trung tâm Viễn thông 5 – VNPT Hà Nội trong năm tài chính 2023, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát. Phạm vi nghiên cứu bao gồm toàn bộ hoạt động quản lý TSCĐ tại trung tâm, với dữ liệu thu thập từ báo cáo nội bộ, phỏng vấn sâu và quan sát thực tế. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo vệ tài sản, nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ, đồng thời góp phần hoàn thiện hệ thống KSNB phù hợp với đặc thù ngành viễn thông, giúp trung tâm duy trì uy tín và phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh khốc liệt.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên khung lý thuyết kiểm soát nội bộ (KSNB) theo mô hình COSO 2013, bao gồm năm yếu tố cấu thành: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. COSO định nghĩa KSNB là quá trình do ban quản trị, ban giám đốc và nhân viên thiết kế và vận hành nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ pháp luật.

Ngoài ra, nghiên cứu áp dụng các khái niệm chuyên ngành về tài sản cố định, bao gồm phân loại TSCĐ hữu hình và vô hình, đặc điểm và yêu cầu quản lý theo Thông tư 45/2013/TT-BTC. Các nguyên tắc kiểm soát như phân tách nhiệm vụ, ủy quyền phê duyệt, kiểm kê định kỳ và ghi nhận khấu hao được làm rõ để đánh giá hiệu quả KSNB trong quản lý TSCĐ.

Ba mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với TSCĐ được tập trung gồm: mục tiêu hoạt động (hiệu quả sử dụng tài sản), mục tiêu báo cáo (độ chính xác và kịp thời của thông tin kế toán), và mục tiêu tuân thủ (đáp ứng quy định pháp luật và chính sách nội bộ).

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng kết hợp dữ liệu sơ cấp và thứ cấp. Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các văn bản pháp luật, quy chế của VNPT, báo cáo tài chính và tài liệu quản lý của Trung tâm Viễn thông 5 – VNPT Hà Nội. Dữ liệu sơ cấp gồm các cuộc phỏng vấn sâu với lãnh đạo, phòng kế toán và các bộ phận liên quan, cùng bảng câu hỏi khảo sát nhân viên về hiệu quả KSNB. Tác giả cũng thực hiện quan sát trực tiếp các hoạt động quản lý TSCĐ tại trung tâm.

Cỡ mẫu phỏng vấn gồm đại diện Ban giám đốc, kế toán trưởng, kế toán TSCĐ và các nhân viên phòng kỹ thuật nghiệp vụ, đảm bảo thu thập đa chiều thông tin. Phương pháp phân tích dữ liệu bao gồm phân tích định tính nội dung phỏng vấn, so sánh với tiêu chuẩn COSO và quy định pháp luật, đồng thời sử dụng phân tích định lượng số liệu tăng giảm TSCĐ năm 2023 để đánh giá thực trạng. Timeline nghiên cứu kéo dài trong năm tài chính 2023, tập trung vào các nghiệp vụ phát sinh trong năm.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tăng trưởng tài sản cố định: Năm 2023, TSCĐ tại Trung tâm Viễn thông 5 tăng lên khoảng 15 tỷ đồng, trong đó máy móc thiết bị chiếm phần lớn với giá trị tăng thêm trên 4 tỷ đồng, phương tiện vận tải và nhà cửa cũng có mức tăng đáng kể. Điều này phản ánh sự đầu tư mạnh mẽ vào hạ tầng và thiết bị công nghệ cao.

  2. Thực trạng kiểm soát nội bộ: Quy trình KSNB được thiết kế theo các nguyên tắc COSO với đầy đủ các bước từ lập kế hoạch, phê duyệt, mua sắm, ghi nhận đến kiểm kê và thanh lý. Tuy nhiên, việc thực hiện còn chưa đồng bộ và kịp thời, đặc biệt trong việc cập nhật nguyên giá khi điều chuyển tài sản, dẫn đến sai lệch thông tin kế toán.

  3. Rủi ro và hạn chế: Trung tâm còn tồn tại rủi ro trong mua sắm như thiếu minh bạch trong lựa chọn nhà cung cấp, chưa tuân thủ hoàn toàn quy định Luật Đấu thầu, dẫn đến giảm tính cạnh tranh. Ngoài ra, việc kiểm kê và bảo dưỡng tài sản chưa được thực hiện định kỳ đầy đủ, gây nguy cơ mất mát và hư hỏng tài sản.

  4. Hiệu quả KSNB: Qua khảo sát nhân viên và phỏng vấn lãnh đạo, khoảng 70% đánh giá các thủ tục kiểm soát được thực hiện đầy đủ nhưng chỉ khoảng 55% cho rằng các thủ tục này được duy trì liên tục và có hiệu lực cao. Điều này cho thấy cần cải thiện tính bền vững và hiệu quả của KSNB.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các tồn tại là do đặc thù ngành viễn thông với nhiều thiết bị công nghệ cao, mạng lưới phân tán rộng, dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi và cập nhật thông tin tài sản kịp thời. So với các nghiên cứu trong ngành, kết quả tương đồng với thực trạng chung về việc chưa hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp viễn thông lớn tại Việt Nam.

Việc chưa tuân thủ đầy đủ quy định đấu thầu làm giảm tính minh bạch và cạnh tranh, ảnh hưởng đến hiệu quả đầu tư tài sản. Các biểu đồ so sánh tỷ lệ thực hiện thủ tục kiểm soát theo từng bước quy trình có thể minh họa rõ mức độ tuân thủ và điểm nghẽn trong quy trình.

Ý nghĩa của kết quả là giúp Trung tâm nhận diện rõ các điểm yếu trong KSNB, từ đó có cơ sở để cải tiến quy trình, nâng cao hiệu quả quản lý tài sản, giảm thiểu rủi ro thất thoát và sai sót, đồng thời đảm bảo tuân thủ pháp luật và chuẩn mực kế toán.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ: Xây dựng và cập nhật quy trình KSNB chi tiết, đặc biệt quy trình cập nhật nguyên giá khi điều chuyển tài sản, đảm bảo tính kịp thời và chính xác. Thời gian thực hiện trong 6 tháng, chủ thể là Ban Giám đốc phối hợp phòng Kế toán.

  2. Tăng cường minh bạch trong mua sắm: Áp dụng đầy đủ quy định Luật Đấu thầu, tổ chức đấu thầu công khai với các tài sản có giá trị lớn để nâng cao tính cạnh tranh và hiệu quả đầu tư. Thời gian triển khai trong 12 tháng, do phòng Mua sắm và Ban Giám đốc thực hiện.

  3. Định kỳ kiểm kê và bảo dưỡng tài sản: Thiết lập kế hoạch kiểm kê, bảo dưỡng định kỳ hàng năm, đảm bảo phát hiện kịp thời tài sản hư hỏng, mất mát. Phòng Kỹ thuật và phòng Kế toán phối hợp thực hiện, bắt đầu từ quý 3 năm nay.

  4. Đào tạo nâng cao nhận thức nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo về quy trình quản lý và KSNB TSCĐ cho cán bộ liên quan, nâng cao trách nhiệm và kỹ năng thực hiện. Thời gian đào tạo định kỳ 6 tháng/lần, do phòng Nhân sự phối hợp phòng Kế toán tổ chức.

  5. Ứng dụng công nghệ quản lý tài sản: Triển khai phần mềm quản lý TSCĐ tích hợp, giúp theo dõi, cập nhật thông tin tài sản chính xác, giảm thiểu sai sót thủ công. Thời gian thực hiện trong 12 tháng, do Ban Giám đốc chỉ đạo phòng Công nghệ thông tin và phòng Kế toán phối hợp.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp viễn thông: Giúp hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của KSNB trong quản lý tài sản cố định, từ đó xây dựng chính sách và quy trình phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.

  2. Phòng kế toán và kiểm soát nội bộ: Cung cấp hướng dẫn chi tiết về các thủ tục kiểm soát, tiêu chí đánh giá và cách thức thực hiện KSNB hiệu quả, giúp cải thiện công tác quản lý tài sản và báo cáo tài chính.

  3. Các nhà quản lý dự án đầu tư và mua sắm: Tham khảo quy trình mua sắm, phê duyệt và kiểm soát tài sản, từ đó đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và tuân thủ pháp luật trong các dự án đầu tư.

  4. Các chuyên gia tư vấn và giảng viên đào tạo: Sử dụng luận văn làm tài liệu tham khảo để nghiên cứu, giảng dạy về kiểm soát nội bộ, quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực viễn thông.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ tài sản cố định là gì?
    Kiểm soát nội bộ tài sản cố định là hệ thống các chính sách, thủ tục nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng tài sản cố định hiệu quả, đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán và tuân thủ pháp luật. Ví dụ, việc phân công trách nhiệm rõ ràng và kiểm kê định kỳ giúp phát hiện kịp thời sai sót.

  2. Tại sao việc kiểm soát nội bộ TSCĐ quan trọng với doanh nghiệp viễn thông?
    Doanh nghiệp viễn thông sở hữu nhiều tài sản công nghệ cao, giá trị lớn và mạng lưới phân tán rộng, nên việc kiểm soát chặt chẽ giúp giảm thiểu rủi ro mất mát, sai sót và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản, từ đó tăng cường uy tín và năng lực cạnh tranh.

  3. Những rủi ro phổ biến trong quản lý TSCĐ là gì?
    Rủi ro thường gặp gồm mua sắm không đúng nhu cầu, ghi nhận sai giá trị tài sản, không cập nhật kịp thời khi điều chuyển, bảo dưỡng không định kỳ, và thanh lý tài sản không đúng quy trình. Những rủi ro này có thể dẫn đến thất thoát tài sản và sai lệch báo cáo tài chính.

  4. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ?
    Hiệu quả được đánh giá qua việc thực hiện đầy đủ, liên tục và có hiệu lực các thủ tục kiểm soát, đồng thời thông qua các cuộc kiểm tra, giám sát định kỳ và phản hồi từ nhân viên. Ví dụ, tỷ lệ tuân thủ quy trình mua sắm và kiểm kê tài sản là chỉ số quan trọng.

  5. Giải pháp nào giúp nâng cao hiệu quả KSNB TSCĐ?
    Các giải pháp gồm hoàn thiện quy trình, tăng cường minh bạch mua sắm, kiểm kê định kỳ, đào tạo nhân viên và ứng dụng công nghệ quản lý tài sản. Việc triển khai đồng bộ các giải pháp này giúp giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả quản lý tài sản.

Kết luận

  • Đề tài đã đánh giá toàn diện thực trạng kiểm soát nội bộ quy trình quản lý tài sản cố định tại Trung tâm Viễn thông 5 – VNPT Hà Nội trong năm 2023, phát hiện nhiều điểm mạnh và tồn tại cần khắc phục.
  • Áp dụng mô hình COSO 2013 làm cơ sở lý thuyết giúp hệ thống hóa các yếu tố cấu thành KSNB và tiêu chí đánh giá hiệu quả kiểm soát.
  • Kết quả nghiên cứu chỉ ra các rủi ro trong mua sắm, cập nhật thông tin và bảo dưỡng tài sản, đồng thời đề xuất các giải pháp thiết thực nhằm nâng cao hiệu quả KSNB.
  • Luận văn cung cấp cơ sở thực tiễn và lý luận quan trọng cho Trung tâm Viễn thông 5 và các đơn vị viễn thông khác trong việc hoàn thiện hệ thống quản lý tài sản cố định.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai các giải pháp đề xuất, đào tạo nhân viên và ứng dụng công nghệ quản lý, nhằm đảm bảo tính bền vững và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Quý độc giả và các đơn vị quan tâm được khuyến khích áp dụng các kết quả nghiên cứu và đề xuất trong luận văn để nâng cao năng lực quản lý tài sản cố định, góp phần phát triển bền vững doanh nghiệp trong ngành viễn thông.