Tổng quan nghiên cứu

Văn bản hành chính (VBHC) đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động quản lý, tổ chức và điều hành xã hội, đặc biệt trong các cơ quan nhà nước. Theo ước tính, trong nhiệm kỳ 2010-2015, Huyện ủy An Dương, thành phố Hải Phòng đã ban hành 186 văn bản thuộc các loại Báo cáo, Công văn và Chỉ thị, trong đó có 97 văn bản sử dụng hành động tái hiện (chiếm 52,1%). Nghiên cứu tập trung phân tích đặc điểm hành động tái hiện và hành động cầu khiến trong các văn bản này nhằm nâng cao hiệu quả giao tiếp và soạn thảo văn bản hành chính.

Mục tiêu nghiên cứu là làm sáng tỏ các đặc điểm ngôn ngữ của hai hành động nói chủ đạo trong VBHC, từ đó góp phần nâng cao kỹ năng soạn thảo và xử lý văn bản tại cơ quan. Phạm vi nghiên cứu giới hạn trong 186 văn bản của Huyện ủy An Dương, khóa XVI (2010-2015). Ý nghĩa nghiên cứu thể hiện qua việc giúp các cán bộ, công chức hiểu rõ hơn về ngôn ngữ hành chính, tăng cường tính chính xác, logic và hiệu quả trong truyền đạt thông tin, góp phần cải cách hành chính và nâng cao chất lượng quản lý nhà nước.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên lý thuyết hành động nói của L. Austin và J. Searle, trong đó phân loại hành động nói thành năm loại: tái hiện, cầu khiến, kết ước, bộc lộ và tuyên bố. Trong VBHC, hai hành động chủ đạo là hành động tái hiện (HĐTH) và hành động cầu khiến (HĐCK). HĐTH là hành động mô tả lại sự việc nhằm cung cấp thông tin chính xác, còn HĐCK nhằm thúc đẩy người nghe thực hiện một hành động cụ thể.

Khái niệm biểu thức ngữ vi (BTNV) và phát ngôn ngữ vi (PNNV) được sử dụng để phân tích cấu trúc và hiệu lực ngữ vi của các phát ngôn trong văn bản. BTNV gồm biểu thức ngữ vi tường minh (có động từ ngữ vi) và biểu thức ngữ vi nguyên cấp (không có động từ ngữ vi). Các điều kiện thực hiện hành động nói gồm: điều kiện nội dung mệnh đề, điều kiện chuẩn bị, điều kiện chân thành và điều kiện căn bản, giúp phân tích tính hợp lệ và hiệu quả của hành động nói.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp miêu tả để xác định đặc điểm hành động tái hiện và cầu khiến trong văn bản; phương pháp phân tích diễn ngôn để phân tích các phát ngôn sử dụng hai hành động này; đồng thời áp dụng thủ pháp thống kê, phân tích và tổng hợp để xử lý dữ liệu. Cỡ mẫu gồm 186 văn bản (50 Báo cáo, 112 Công văn, 24 Chỉ thị) của Huyện ủy An Dương, nhiệm kỳ 2010-2015. Phương pháp chọn mẫu là chọn toàn bộ văn bản thuộc các thể loại trên trong phạm vi thời gian nghiên cứu nhằm đảm bảo tính đại diện và toàn diện. Timeline nghiên cứu kéo dài trong năm 2017, tập trung phân tích chi tiết từng loại văn bản và hành động nói trong đó.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tỷ lệ sử dụng hành động tái hiện: Trong 186 văn bản, có 97 văn bản sử dụng HĐTH, chiếm 52,1%. HĐTH chủ yếu dùng để nêu lại các văn bản chỉ đạo của Trung ương, Thành ủy và Huyện ủy hoặc báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác.

  2. Biểu thức ngữ vi tường minh (BTNVTHTM): Trong 97 HĐTH, có 59 hành động (60,8%) sử dụng BTNVTHTM với cấu trúc gồm 4 thành tố: chủ thể phát ngôn (Sp1), động từ ngữ vi, chủ thể tiếp nhận (Sp2) và nội dung mệnh đề. Ví dụ: "Huyện ủy báo cáo Ban Tổ chức Thành ủy xét tặng Huy hiệu 65 năm tuổi Đảng".

  3. Chủ thể phát ngôn (Sp1): Chủ yếu là các cơ quan như Ban Chấp hành Đảng bộ huyện (66,1%), Ban Thường vụ Huyện ủy (22%), Thường trực Huyện ủy (5,1%). Tất cả BTNVTHTM đều có sự xuất hiện của Sp1, thể hiện tính trang trọng và tôn trọng người nhận.

  4. Động từ ngữ vi: Các động từ phổ biến gồm "báo cáo" (59,3%), "có ý kiến" (13,5%), "kiểm điểm" (8,5%), "thông báo" (5,1%), "hướng dẫn" (5,1%). Động từ ngữ vi được chọn lọc kỹ, mang sắc thái trang trọng, phù hợp với tính chất công vụ.

  5. Chủ thể tiếp nhận (Sp2): Phần lớn (98,3%) BTNVTHTM tỉnh lược Sp2 để đảm bảo ngắn gọn, nhưng có thể khôi phục dựa trên phần "Nơi nhận" trong văn bản. Sp2 thường là các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân lãnh đạo cấp trên, chiếm 89,6% là tên cơ quan, 10,4% là chức danh cá nhân.

  6. Nội dung mệnh đề: 100% BTNVTHTM có nội dung mệnh đề, cấu tạo chủ yếu là trường cú (55,9%), câu (23,7%) và cụm từ (20,4%). Nội dung mệnh đề phản ánh đa dạng các mặt công tác, kết quả thực hiện nhiệm vụ.

  7. Biểu thức ngữ vi tái hiện nguyên cấp (BTNVTHNC): Chiếm 39,2% trong 97 HĐTH, thường dùng khi báo cáo các kết quả công tác quý, năm hoặc công văn thông báo nhiệm vụ cụ thể. Cấu trúc thường là câu hoặc trường cú, ví dụ: "Ban Thường vụ Huyện ủy đã tập trung lãnh đạo, chỉ đạo công tác xây dựng Đảng".

  8. Phát ngôn ngữ vi tái hiện (PNNVTH): Có 63,9% PNNVTH mở rộng, dung lượng lớn, bao trùm toàn bộ nội dung văn bản, thường trình bày theo lối tách đoạn rõ ràng. Thành phần mở rộng thường nêu lý do, mục đích hoặc căn cứ của thông tin tái hiện, góp phần tăng hiệu lực và tính thuyết phục.

Thảo luận kết quả

Việc sử dụng HĐTH chiếm tỷ lệ trên 50% cho thấy vai trò quan trọng của hành động này trong việc cung cấp thông tin chính xác, khách quan trong VBHC của Huyện ủy An Dương. Sự xuất hiện đồng đều của chủ thể phát ngôn (Sp1) và động từ ngữ vi trang trọng phản ánh tính nghiêm túc, chuẩn mực trong giao tiếp hành chính. Việc tỉnh lược Sp2 nhằm đảm bảo tính ngắn gọn, hiệu quả truyền đạt, đồng thời vẫn giữ được tính minh bạch nhờ phần "Nơi nhận" trong văn bản.

So sánh với các nghiên cứu về ngôn ngữ hành chính khác, kết quả này phù hợp với quan điểm rằng VBHC cần đảm bảo tính chính xác, logic và trang trọng. Việc PNNVTH có dung lượng lớn và mở rộng thành phần cho thấy sự phức tạp và đa dạng của nội dung quản lý, đòi hỏi cách trình bày rõ ràng, mạch lạc để người tiếp nhận dễ dàng nắm bắt.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tần suất sử dụng các động từ ngữ vi, bảng phân bố cấu trúc nội dung mệnh đề và biểu đồ tỷ lệ BTNVTHTM so với BTNVTHNC để minh họa rõ ràng hơn về đặc điểm ngôn ngữ trong VBHC.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường đào tạo kỹ năng soạn thảo VBHC: Tổ chức các khóa tập huấn chuyên sâu về ngôn ngữ hành chính, đặc biệt về sử dụng hành động tái hiện và cầu khiến, nhằm nâng cao chất lượng văn bản, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả truyền đạt. Thời gian thực hiện: 6 tháng; chủ thể: Ban Tổ chức Huyện ủy.

  2. Chuẩn hóa mẫu biểu thức ngữ vi: Xây dựng và phổ biến các mẫu biểu thức ngữ vi chuẩn cho từng loại văn bản (Báo cáo, Công văn, Chỉ thị) để cán bộ soạn thảo dễ dàng áp dụng, giảm thiểu sai sót và tăng tính thống nhất. Thời gian: 3 tháng; chủ thể: Văn phòng Huyện ủy.

  3. Áp dụng công nghệ hỗ trợ soạn thảo: Triển khai phần mềm kiểm tra ngôn ngữ chuẩn mực, phát hiện lỗi ngữ pháp và đề xuất biểu thức ngữ vi phù hợp trong VBHC, giúp nâng cao hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Thời gian: 1 năm; chủ thể: Phòng CNTT phối hợp Văn phòng Huyện ủy.

  4. Tăng cường kiểm tra, đánh giá chất lượng văn bản: Thiết lập quy trình kiểm tra chặt chẽ về nội dung và hình thức VBHC trước khi ban hành, tập trung vào việc sử dụng đúng hành động nói và biểu thức ngữ vi. Thời gian: liên tục; chủ thể: Ban Thường vụ Huyện ủy.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ, công chức soạn thảo văn bản hành chính: Nâng cao kỹ năng sử dụng ngôn ngữ chuẩn mực, hiểu rõ đặc điểm hành động tái hiện và cầu khiến để soạn thảo văn bản chính xác, hiệu quả.

  2. Nhà nghiên cứu ngôn ngữ học và ngữ dụng học: Cung cấp dữ liệu thực tiễn về hành động nói trong VBHC, làm cơ sở cho các nghiên cứu sâu hơn về ngôn ngữ hành chính và giao tiếp hành chính.

  3. Lãnh đạo các cơ quan Đảng, Nhà nước: Hiểu rõ vai trò của ngôn ngữ trong quản lý, từ đó chỉ đạo công tác soạn thảo văn bản phù hợp, nâng cao hiệu quả lãnh đạo, chỉ đạo.

  4. Giảng viên và sinh viên chuyên ngành Ngôn ngữ Việt Nam, Hành chính học: Tài liệu tham khảo quý giá cho việc giảng dạy và học tập về ngôn ngữ hành chính, hành động nói và kỹ năng soạn thảo văn bản.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hành động tái hiện trong văn bản hành chính là gì?
    Hành động tái hiện là hành động nói mô tả lại sự việc mà người nói tin là đúng, nhằm cung cấp thông tin khách quan. Ví dụ: "Huyện ủy báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ năm 2015."

  2. Động từ ngữ vi có vai trò gì trong văn bản hành chính?
    Động từ ngữ vi đánh dấu hiệu lực ngữ vi của phát ngôn, giúp phân biệt biểu thức ngữ vi tường minh và nguyên cấp, đồng thời tạo tính trang trọng, chính xác cho văn bản. Ví dụ: "báo cáo", "thông báo", "hướng dẫn".

  3. Tại sao trong biểu thức ngữ vi tường minh thường tỉnh lược chủ thể tiếp nhận (Sp2)?
    Để đảm bảo tính ngắn gọn, tránh lặp lại thông tin đã được ghi rõ trong phần "Nơi nhận" của văn bản, giúp văn bản súc tích mà vẫn rõ ràng.

  4. Phát ngôn ngữ vi mở rộng có đặc điểm gì?
    Có dung lượng lớn, bao trùm toàn bộ nội dung văn bản, thường kèm theo các thành phần mở rộng như lý do, mục đích hoặc căn cứ, giúp tăng tính thuyết phục và hiệu lực của thông tin.

  5. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả sử dụng hành động nói trong VBHC?
    Cần đào tạo chuyên sâu về ngôn ngữ hành chính, chuẩn hóa mẫu biểu thức ngữ vi, áp dụng công nghệ hỗ trợ soạn thảo và tăng cường kiểm tra, đánh giá chất lượng văn bản trước khi ban hành.

Kết luận

  • Hành động tái hiện chiếm tỷ lệ 52,1% trong các văn bản Báo cáo, Công văn, Chỉ thị của Huyện ủy An Dương, thể hiện vai trò quan trọng trong truyền đạt thông tin quản lý.
  • Biểu thức ngữ vi tường minh chiếm 60,8%, chủ yếu sử dụng động từ ngữ vi trang trọng như "báo cáo", "thông báo", góp phần tạo tính chính xác và trang nghiêm cho văn bản.
  • Chủ thể phát ngôn (Sp1) thường là Ban Chấp hành Đảng bộ huyện hoặc Ban Thường vụ Huyện ủy, luôn xuất hiện đầy đủ để thể hiện tính trang trọng và trách nhiệm.
  • Phát ngôn ngữ vi tái hiện thường có dung lượng lớn, mở rộng thành phần nhằm bao quát nội dung đa dạng, giúp người tiếp nhận nắm bắt thông tin hiệu quả.
  • Đề xuất các giải pháp đào tạo, chuẩn hóa mẫu biểu thức, ứng dụng công nghệ và kiểm tra chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả soạn thảo và sử dụng VBHC.

Next steps: Triển khai các khóa đào tạo kỹ năng soạn thảo, xây dựng mẫu chuẩn và áp dụng công nghệ hỗ trợ trong năm tới.

Call to action: Các cơ quan, tổ chức liên quan cần phối hợp thực hiện các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng văn bản hành chính, góp phần thúc đẩy cải cách hành chính và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.