CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VE QUAN LÝ DỰ ÁN CUA DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm dự án ; Nguyên Thị Hong Minh (2021) định nghĩa dự án là: “Tong thé các hoạt động, nguồn lực và chi phí được bố trí theo thời gian và không gian nhằm thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội cụ thể trong điều kiện ràng buộc về thời gian, ngân sách và các nguồn lực khác.” Bên cạnh đó, Từ Quang Phương (2008,tr9) lại cho rằng trên phương diện phát triển, có hai cách hiểu về dự án: cách hiểu "tinh" va cách hiểu "dong". Theo cách hiểu "tĩnh" thì du án là hình tượng về một tình huống (một trạng thái) mà ta muốn đạt tới. Theo cách hiểu thứ hai "động" thì dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiễn độ nhằm tạo ra một thực thé mới. Tất cả các dự án nói chung đều mang trong mình một số đặc trưng nhất định gồm: e Mỗi một dự án khi được thành lập luôn có mục đích và kết quả được xac định rõ ràng ngay từ đầu e Dự án có chu kỳ phát triển riêng va có thời gian tồn tại hữu han e Sản phẩm của dự án không mang tinh chất chung chung mà mang đơn chiếc, độc đáo, có tính bất định và độ rủi ro cao e Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án 1.2 Khái niệm, mục tiêu của quản lý dự án Theo Nguyễn Thị Hông Minh (2021) chỉ ra răng quản lý dự án là quá trình xây dựng, lập kế hoạch, tô chức thực hiện và giám sát quá trình thực hiện của dự an nhằm đảm bao dự án đạt được các mục tiêu dé ra, bằng phương pháp và điều kiện tốt nhất.
Mặt khác, quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhăm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép theo Từ Quang Phương (2008,tr12) định nghĩa. Ngoài ra, quản lý dự án còn được định nghĩa là việc áp dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật nhằm định nghĩa, lập kế hoạch, tiễn hành triển khai, tổ chức, kiêm soát và kết thúc dự án theo Viện Công nghệ thông tin — Dai học Quốc gia Hà Nội đã nêu. Từ những định nghĩa trên có thê rút ra kết luận răng quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thực hiện và giám sát nhằm đảm bảo cho dự án hoản thành đúng thời hạn, nằm trong phạm vi ngân sách cho phép và đạt đủ yêu cầu kỹ thuật đã đề ra. Mục tiêu quản lý dự án: Mục tiêu quản lý dự án: Hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép Quản lý dự án còn có tác dụng: e Liên kết tất cả hoạt động, các công việc của dự án, đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách hiệu quả, tối ưu về mặt thời gian e Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án e Tang cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án e Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nay sinh và điều chỉnh kip thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoan được.
Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan dé giải quyết bat đồng.3 Nội dung quản lý dự án Quan ly dự án theo chu trình 3 giai đoạn: Lâp kế hoạch e Thiết lập mục tiêu © Dự tính nguồn lực ® Xây dựng kế hoạch © Do lường kết quả e So sánh với mục tiêu se Báo cáo e Giải quyết các vấn dé ma na Nguồn: Từ Quang Phương (2008,tr13) Giai đoạn 1: Lập kế hoạch. Giai đoạn này bao gồm việc vô cùng quan trọng là đề Ta mục tiêu của dựán, xác định mục tiêu đúng thì dự án mới có thê tiến triển tốt, néu dựán mắc sai lầm ngay từ bước xác định mục tiêu thì các hoạt động theo sau sẽ đi sai hướng dẫn đến dự án thất bại. Tiếp theo là xác định và phân công nhiệm vụ, phát triển một kế hoạch hành động thong nhất theo trình tự logic. Tại giai đoạn này cần lựa chọn sử dụng các công cụ lập kế hoạch phù hợp với tổ chức của mình.
Giai đoạn 2: Điều phối thực hiện dự án. Công việc quan trọng nhất là điều phối quản lý tiến độ theo thời gian. Ban quản lý cần chỉ tiết hóa về thời gian, lập lịch trình cho từng công việc và toàn bộ dự án, trên cơ sở đó phân công thực hiện cho phù hợp. Nhân lực luôn là yếu tố quan trọng đối với mọi giai đoạn, trong quá trình thực hiện dự án chắc chắn sẽ có khó khăn, áp lực, vậy nên người quản lý cần có các biện pháp tạo động lực phù hợp, khuyến khích động viên tinh thần các thành viên trong tô dự án dé mọi người có quyết tâm thực hiện dự án thành công.
Giai đoạn 3: Giám sát. Quá trình theo dõi kiểm tra tiến độ dự án, phân tích thực hiện công việc, báo cáo thực trạng và giải quyết vấn đề phát sinh, kèm theo là đánh giá dự án những mặt đã làm được và chưa làm được từ đó rút kinh nghiệm cho các dự án sau 1.1 Lập kế hoạch dự án Theo Nguyễn Quốc Duy (2012, tr.53) đã nêu: “ Lập kế hoạch dự án là việc tô chức dự án theo một trình tự lôgIc, xác định mục tiêu và các phương pháp dé đạt mục tiêu của dự án, dự tính những công việc cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã xác định của dự án. Lập kế hoạch dự án là tiến hành chi tiết hoá những mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch định một chương trình biện pháp dé thực hiện các công việc đó” Nội dụng cơ bản của một kê hoạch dự án: e_ Giới thiệu tổng quan về dự án: Giới thiệu tổng quan về dự án là giới thiệu những nét khái quát nhất về dự án định thực hiện. Phần này trình bay những nội dung sau: Đầu tiên là mục tiêu cần đạt của dự án (trình bày mục tiêu của dự án trong mối quan hệ với mục tiêu chung của doanh nghiệp).
Tiếp theo là trình bày phạm vi của dự án, không thê thiếu cơ cấu tổ chức quản lý dự án và liiệt kê những mốc thời gian quan trọng trong quá trình thực hiện e Công cụ lập kê hoạch dự án dựa vào sơ đô phân tách công việc và bảng xác định trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án : Tên dự án Cấp độ 1 | 1. Công việc 3 Cấp độ 2 2.1 Sơ đồ phân tách công việc Nguồn: Từ Quang Phương (2008,tr66) Theo sơ đồ phân tách công việc trên ta thấy các công việc được trình bày theo nhiều cấp bậc. Cấp bậc trên cùng phản ánh mục tiêu cần thực hiện, các mức độ thấp dan thé hiện mức độ chi tiết của mục tiêu, cấp độ thấp nhất là những công việc cụ thé. Tùy vào quy mô to, nhỏ của từng dự án mà số lượng các câp độ phân tách công việc cũng khác nhau.1 Bảng xác định trách nhiệm các thành viên trong dự án Cấp |Giám |Chủ | Trưởng | Trưởng | Nhân trên | đốc nhiệm | phòng | phòng | viên dự án | thiết kế | kinh doanh Lập kế hoạch dự án 5 2 1 3 3 Phân tach công việc 4 1 3 3 Ước tinh chi phi Lập kê hoạch thi trường Xây dựng tiễn độ dự án Ghi chú: 7.7rách nhiệm trực tiếp; 2.Phai được tham khảo ý kiến; 4.Chỉ đạo và phê duyệt; 5.Phê duyệt cuối cùng Nguồn: Từ Quang Phương (2008,tr68) Theo bảng xác định trách nhiệm các thành viên trong dự án sẽ bao gồm các thành viên như giám đốc, chủ nhiệm dự án (hay còn gọi là người quản lý dự án), nhân viên và các bên liên quan khác tùy thuộc vào mức độ phức tạp của từng dự án khác nhau.
Cột đâu tiên bên trái thê hiện các đê mục công việc quan trọng cân được xác nhận trách nhiệm thực hiện. Ví dụ đôi với bước lập kê hoạch, chủ nhiệm dự án sẽ chịu trách nhiệm thực hiện trực tiêp, giám đôc giám sát chung, cấp trên là người cuối cùng có thâm định phê duyệt bản kế hoạch đó.2 Điều phối thực hiện Sử dụng biểu đồ Gantt trong quá trình điều phối thực hiện dự án. Từ đó làm nên tảng đê điêu chỉnh đây nhanh tiên trình hay tái sap xêp lại các công việc, tái phân phối nguồn nhân lực một cách hợp lý nhất. Nhiệm vu 1 mm Nhiệm vu 2 | ed Nhiém vu 4 mạ Trong đó trục hoành thể hiện các mốc thời gian của dự án, trục tung thể hiện các nhiệm vụ chính của dự án đó, các 6 màu cam thé hiện tiến độ thời gian thực hiện công việc.
Dựa vào biểu đồ Gantt này, người quản lý sé dé dàng theo dõi được tiến độ thực hiện của dự án, xem xét được dự án đang diễn ra tốt theo đúng kế hoạch hay bị nhanh/chậm so với tiễn độ đề ra trước đó, từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục phù hợp. Bồ trí tiễn độ thời gian: Dựa vào bản kế hoạch đã đề ra ở giai đoạn trước đó để tiến hành thực hiện dự án cho phù hợp, thực hiện điêu chỉnh, xem xét, rà soát nêu bi chậm tiên độ hoặc thậm chí vượt tiên độ thời gian đã định. e Phân phối nguồn lực: Xây dựng cơ cấu bộ máy quản lý dự án gồm các nội dung sau: sơ đồ cơ cau bộ máy nhân sự của dự án, chỉ rõ nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của các bộ phận và cá nhân tham gia quản lý, lựa chọn kỹ càng tiến hành đào tạo nếu cần thiết để sử dụng nhân sự một cách tối ưu nhất.