CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC NGÂN HÀNG 1.1 Lý luận về hệ thống KSNB: 1.1 Lịch sử ra đời và phát triển kiểm soát nội bộ: 1.1 Giai đoạn sơ khai: Mọi hoạt động kinh tế đầu cần các nguồn vốn. Các kênh cung cấp vốn đã hình thành từ rất sớm và phát triển mạnh mẽ từ những năm cuối thế kỷ 19, trong đó ngân hàng là kênh cung cấp vốn chủ yếu. Để có thể cung cấp vốn, ngân hàng cần có bức tranh về tình hình tài chính có thể tin cậy được. Do đó, cần có những người có năng lực, độc lập đảm nhiệm chức năng xác nhận tính trung thực và hợp lý của các thông tin trên báo cáo tài chính, từ đó có sự ra đời của các công ty kiểm toán độc lập.
Khi thực hiện chức năng nhận xét báo cáo tài chính, các kiểm toán viên đã sớm nhận thức rằng không nhất thiết phải kiểm tra toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà có thể chọn mẫu kiểm tra, và tin tưởng vào hệ thống kiểm soát nội bộ do đơn vị được kiểm toán sử dụng. Vì vậy, các kiểm toán viên bắt đầu quan tâm đến kiểm soát nội bộ.2 Giai đoạn hình thành: Từ năm 1949, Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã định nghĩa KSNB là ”…cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra tính chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động đạt hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của người quản lý” Như vậy, khái niệm kiểm soát nội bộ đã không ngừng mở rộng ra khỏi những thủ tục bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán. Tuy nhiên, trước khi có báo cáo COSO ra đời, KSNB vẫn mới chỉ là phương tiện phục vụ cho kiểm toán viên trong kiểm toán báo cáo tài chính.3 Giai đoạn phát triển: Vào những thập niên 1970-1980, nền kinh tế Hoa Kỳ phát triển mạnh mẽ kéo theo các vụ gian lận ngày càng tăng, quy mô ngày càng lớn, gây ra tổn thất đáng kể cho nền kinh tế. Ủy ban COSO (The Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission) được thành lập năm 1985 là Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính, thường gọi là Ủy ban Treadway.
Ủy ban COSO bao gồm đại diện của 5 tổ chức nghề nghiệp là: Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA); Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA); Hiệp hội quản trị viên tài chính (FEI); Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA); Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA). Trước tiên, COSO đã sử dụng chính thức từ kiểm soát nội bộ thay vì kiểm soát nội bộ về kế toán. Sau một thời gian làm việc, đến năm 1992 Ủy ban COSO đã ban hành Báo cáo năm 1992. Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới đưa ra Khuôn mẫu lý thuyết về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống.
Đặc điểm nội bật của báo cáo này là cung cấp một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, trong đó KSNB không chỉ còn là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà được mở rộng cho các phương diện hoạt động và tuân thủ.4 Giai đoạn hiện đại (thời kỳ hậu Coso – từ 1992 đến nay): Báo cáo Coso 1992 tuy chưa thật hoàn chỉnh nhưng đã tạo lập được cơ sở lý thuyết rất cơ bản về KSNB. Sau đó hàng loạt nghiên cứu phát triển về KSNB trong nhiều lĩnh vực khác nhau đã ra đời. Năm 2001, Coso đã triển khai nghiên cứu hệ thống quản trị rủi ro doanh nghiệp (ERM- Enterprise Risk Management Framework) trên cơ sở báo cáo Coso 1992. Đến năm 2004, ERM đã được chính thức ban hành, qua đó ERM bao gồm 8 bộ phận: môi trường nội bộ, thiết lập mục tiêu, nhận diện sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát.
ERM là “cánh tay nối dài” của báo cáo Coso 1992 chứ không nhằm thay thế cho báo cáo Coso 1992. Ngoài báo cáo Coso 2004 thì còn có các báo cáo khác nghiên cứu về KSNB trong những ngành nghề cụ thể, trong đó có báo cáo Basel năm 1998 đã đưa ra công bố về khuôn khổ KSNB trong ngân hàng. Báo cáo Basel 1998 không đưa ra những lý luận mới mà chỉ vận dụng lý luận cơ bản của Coso vào lĩnh vực ngân hàng.2 Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ: Báo cáo COSO 1992 được công bố dưới tiêu đề Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất (Internal Control – Intergrated framework) đã định nghĩa:“ Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu dưới đây: - Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động. - Sự tin cậy của báo cáo tài chính.
- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định” Trong định nghĩa trên, có bốn nội dung cơ bản đó là: 1.1 Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Các họat động của đơn vị được thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát. KSNB không chỉ là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào hoạt động của tổ chức và là một nội dung cơ bản trong các hoạt động của tổ chức.2 Con người: KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, đó là Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên.3 Đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ đạt được. Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống KSNB, đó là do những sai lầm của con người khi đưa ra các quyết định, sự thông đồng của các cá nhân hay sự lạm quyền của nhà quản lý có thể vượt khỏi KSNB 1.4 Các mục tiêu: - Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. - Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp.
123doc - 12 - - Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định.3 Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ: Dù mỗi đơn vị có hệ thống kiểm soát nội bộ khác nhau do phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu…của từng nơi, nhưng theo báo cáo COSO 1992 thì hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng bao gồm các bộ phận sau: 1.1 Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng của văn hóa và lịch sử của tổ chức và ngược lại nó lại ảnh hưởng đến ý thức của nhân viên của tổ chức đó. Ngoài ra, nó còn ảnh hưởng đến cách thức kinh doanh của một tổ chức, đến các mục tiêu được thiết lập, đến các bộ phận còn lại hệ thống KSNB. Môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố sau: 1.1 Tính trung thực và các giá trị đạo đức: Là nhân tố quan trọng của môi trường kiểm soát, nó tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác của KSNB.
Các nhà quản lý cần chấp nhận quan điểm rằng hành động tuân thủ nguyên tắc đạo đức chính là phương thức kinh doanh đúng đắn. Việc chỉ tập trung vào các mục tiêu kinh doanh như doanh thu hay lợi nhuận bằng mọi giá cũng đưa đến hạ thấp các giá trị đạo đức của tổ chức. Xây dựng các giá trị đạo đức thường rất khó khăn vì cần phải dung hòa giữa lợi ích của nhà quản lý với với lợi ích của doanh nghiệp, của các nhân viên, của nhà cung cấp, khách hàng, đối thủ cạnh tranh và cộng đồng. Khi xây dựng tính trung thực và giá trị đạo đức, cần chú ý đến: + Áp lực và cơ hội: giảm thiểu áp lực và cơ hội phát sinh gian lận, đặc biệt là gian lận trong việc lập và trình bày báo cáo tài chính.
Một số áp lực có thể dẫn đến gian lận như: các mục tiêu ngắn hạn đưa ra là phi thực tế; tiền thưởng dựa trên yêu cầu khá cao về kết quả công việc; cắt giảm hoặc tăng các khoản thưởng một cách bất thường. 123doc - 13 - Một số cơ hội khiến nhân viên thực hiện gian lận như: thiếu các hoạt động kiểm soát thích hợp hay có như không hữu hiệu; mức độ phân quyền khá cao làm giảm cơ hội giám sát của nhà quản lý cao cấp với cấp thấp hơn; bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động yếu kém; hội đồng quản trị hoạt động không hữu hiệu; biện pháp kỷ luật các hành động sai trái quá nhẹ hoặc không được công bố rộng rãi. + Xây dựng và truyền đạt các hướng dẫn về đạo đức: Bên cạnh những áp lực và cơ hội nêu trên, còn có nguyên nhân thứ ba dẫn đến gian lận trong việc lập báo cáo tài chính là sự thiếu hiểu biết vì những người thực hiện bản thân họ không ý thức được sai phạm của họ. Cách hiệu quả nhất để truyền đạt các thông điệp về hành vi đạo đức là người lãnh đạo cần gương mẫu để nhân viên noi theo.
Ngoài ra, các nhà quản lý cao cấp nên truyền đạt bằng văn bản về các giá trị của tổ chức và các chuẩn mực đạo đức đến nhân viên như một bản Quy tắc ứng xử, đồng thời đưa ra các biện pháp kỷ luật đối với việc vi phạm quy tắc ứng xử cũng như có kênh tiếp nhận thông tin thích hợp để khuyến khích nhân viên báo cáo về các vi phạm.2 Cam kết về năng lực: Kiến thức và kỹ năng cần có đối với từng nhiệm vụ phụ thuộc vào sự xét đoán của nhà quản lý về các mục tiêu của doanh nghiệp, về chiến lược và kế hoạch để đạt được mục tiêu đó. Nhà quản lý cần đảm bảo nhân viên của mình có được những kĩ năng và hiểu biết cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.