Chương I LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái quát về chi phí của doanh nghiệp 1. Khái niệm về chi phí Chi phí là biểu hiện bằng tiền của những hao phí lao động sống và lao động vật hoá phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh được tính cho một thời kỳ nhất định.41] Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp tiêu dùng một bộ phận nguồn lực ( làm phát sinh chi phí), đồng thời lại tạo ra nguồn lực mới dưới dạng các sản phẩm, dịch vụ. Đây thực chất là một quá trình tiêu dùng các yếu tố sản xuất kinh doanh ( gồm tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động) để tạo ra các sản phẩm, dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội.
Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất thường bao gồm các giai đoạn cơ bản sau: + Giai đoạn 1: Tìm kiếm nhu cầu để đưa ra phương án sản xuất: Trong giai đoạn này doanh nghiệp phải xác định cần sản xuất những sản phẩm nhằm mục đích gì, như thế nào, bao nhiêu, cho ai, ở đâu, bằng những phương tiện, chất liệu và nguồn lực nào. + Giai đoạn 2: Tiến hành đầu tư mua sắm thiết bị sản xuất. + Giai đoạn 3: Đi vào hoạt động sản xuất: đây là giai đoạn phát sinh chi phí đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư, khai thác các nguồn lực sản phẩm để phục vụ cho sản xuất. + Giai đoạn 4: Bán sản phẩm: là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng.
Điều đó cho thấy bất kỳ doanh nghiệp nào khi tiến hành sản xuất kinh doanh nhằm thu lợi nhuận nhất thiết phải bỏ ra những khoản chi phí nhất định dù ít hay nhiều. 5 Chi phí kinh doanh là toàn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh thường xuyên của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định, chi phí kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm có chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí hoạt động tài chính và chi phí khác. Trong đó chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh là những chi phí thường xuyên phát sinh và gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hay nói cách khác chi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của các loại vật tư đã tiêu hao, chi phí khấu hao máy móc, thiết bị, công cụ dụng cụ hay các khoản chi phí tiền lương, tiền công và các khoản chi phí khác phát sinh trong quá trình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm trong một thời kỳ nhất định.
Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn và đóng vai trò quyết định đối với kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy các doanh nghiệp luôn phải chú trọng đến việc tăng cường công tác quản lý, kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhằm sử dụng chi phí một cách hợp lý và đảm bảo tính cân đối trong cơ cấu chi phí. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường mở, doanh nghiệp ngoài việc tiến hành các hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp còn có thể tiến hành các hoạt động khác như: đầu tư chứng khoán, góp vốn liên doanh, cho thuê tài sản để tăng lợi nhuận… Để thực hiện các hoạt động này, doanh nghiệp cũng phải bỏ ra chi phí nhất định được gọi chi phí hoạt động tài chính. Qua đó ta thấy chi phí gắn liền với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, và được bù đắp lại cũng từ thu nhập hoạt động sản xuất kinh doanh.
Như vậy nhìn từ góc độ bên trong doanh nghiệp, có thể hiểu chi phí kinh doanh của doanh nghiệp là các hao phí về nguồn lực để doanh nghiệp đạt được một hoặc những mục tiêu cụ thể. Hay nói cách khác, trong kế toán, chi phí là số tiền phải trả để thực hiện các hoạt động kinh tế như sản xuất, tiêu thụ, đầu tư tài chính…nhằm mục đích thu lợi nhuận. Nội dung của chi phí Chi phí của Doanh nghiệp bao gồm: chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh, chi phí cho hoạt động tài chính và chi phí cho hoạt động bất thường. * Chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm các chi phí để doanh nghiệp tiến hành sản xuất ra các sản phẩm hàng hóa dịch vụ, các chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm và hoạt động quản lý, điều hành chung của doanh nghiệp.
* Chi phí cho hoạt động tài chính bao gồm các khoản chi trả lãi cho số vốn huy động vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các chi phí trả tiền lãi do mua hàng trả góp, trả chậm; chi phí cho thuê tài chính, liên doanh liên kết; chi phí mua bán chứng khoán, dự phòng giảm giá chứng khoán; chi dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác; chiết khấu thanh toán cho người mua hàng trả tiền trước hạn, hoa hồng cho người mua; chênh lệch tỷ giá hối đoái, lỗ tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và lỗ tỷ giá hối đoái do đánh giá lại cuối năm tài chính các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ và các chi phí khác liên quan đến việc đầu tư ra ngoài doanh nghiệp. * Chi phí cho hoạt động bất thường bao gồm các khoản chi phí phát sinh do các sự kiện hay các nghiệp vụ riêng biệt với hoạt động thông thường của các doanh nghiệp. Bao gồm: chi phí cho việc thanh lý nhượng bán tài sản, giá trị tổn thất tài sản; chênh lệch giữa giá trị hợp lý tài sản được chia từ BCC nhỏ hơn chi phí đầu tư xây dựng tài sản đồng kiểm soát; chênh lệch lỗ do đánh giá lại vật tư, hàng hoá, TSCĐ đưa đi góp vốn vào công ty con, công ty liên doanh, đầu tư vào công ty liên kết, đầu tư dài hạn khác; các chi phí thu hồi nợ khó đòi, các khoản tiền phạt phải trả do vi phạm hợp đồng kinh tế, phạt hành chính; và các chi phí bất thường khác. Phân loại chi phí sản xuất kinh doanh Chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong thực tế có rất nhiều loại.
Vì vậy để phục vụ cho công tác quản lý chi phí và phân tích hiệu quả sử dụng chi phí, tìm kiếm các biện pháp tiết kiệm chi phí và hạ giá thành 7 sản phẩm nhất thiết cần phải tiến hành phân loại chi phí theo một số tiêu thức nhất định. Phân loại chi phí sản xuất kinh doanh theo nội dung kinh tế ( theo yếu tố chi phí) Cách phân loại này dựa vào đặc điểm kinh tế giống nhau của chi phí để sắp xếp chúng vào từng loại, mà không tính đến công dụng, địa điểm phát sinh của chúng trong quá trình sản xuất. Mỗi loại là một yếu tố chi phí có cùng nội dung kinh tế, tính chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra trong kỳ. Theo cách phân loại này, toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được chia thành các yếu tố sau đây: Chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu động lực: bao gồm toàn bộ giá trị các loại nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, công cụ dụng cụ, phụ tùng thay thế… được doanh nghiệp mua từ bên ngoài sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất sản phẩm, phục vụ cho công tác tiêu thụ, bảo quản sản phẩm và hoạt động quản lý doanh nghiệp.
Chi phí khấu hao tài sản cố định: là toàn bộ số tiền khấu hao TSCĐ được doanh nghiệp trích trước theo quy định đối với toàn bộ TSCĐ sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương: là toàn bộ tiền lương, tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động trực tiếp tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, bán hàng và cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp; các khoản trích nộp theo quỹ lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn. Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là toàn bộ số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho các dịch vụ sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ do các tổ chức, các nhân bên ngoài doanh nghiệp cung cấp. Ví dụ: phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ, thuê kho bãi, vận chuyển hàng hoá, vật tư, chi phí tiền điện, nước, điện thoại, chi mua và sử dụng các tài liệu kĩ thuật, bằng sáng chế, trả 8 cho bộ phận dịch vụ tư vấn, kiểm toán, quảng cáo, bảo hiểm tài sản, hoa hồng cho đại lý bán hàng, uỷ thác xuất nhập khẩu và các chi phí khác.
Chi phí bằng tiền khác: Là các khoản chi phí ngoài các khoản chi phí đã nêu trên như các khoản nộp về thuế môn bài, thuế tài nguyên, thuế sử dụng đất, chi phí tiếp khách, giao dịch, quảng cáo, phí hiệp hội ngành nghề…, các chi phí dự phòng giảm giá như dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng giảm giá các khoản phải thu khó đòi, các khoản chi về đào tạo nâng cao trình độ quản lý, tay nghề cho người người lao động, chi cho công tác y tế, nghiên cứu khoa học, đổi mới công nghệ, các khoản trợ cấp thôi việc cho người lao động theo quy định của Chính phủ và những quy định về hợp đồng lao động. Cách phân loại chi phí theo nội dung, tính chất kinh tế có tác dụng cho biết những yếu tố chi phí nào đã dùng vào quá trình sản xuất kinh doanh và tỷ trọng của từng loại đó chiếm tỷ lệ bao nhiêu trong tổng số chi phí sản xuất. Điều này có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc xây dựng định mức vốn lưu động, nhu cầu vốn lưu động của doanh nghiệp, trong việc lập các dự toán chi phí sản xuất. Phân loại chi phí theo công dụng kinh tế và địa điểm phát sinh chi phí ( phân loại theo chức năng hoạt động).
Theo cách phân loại này, căn cứ vào công dụng kinh tế của chi phí, mục đích sử dụng của chi phí để sắp xếp những chi phí có cùng công dụng kinh tế và địa điểm phát sinh chi vào một khoản mục chi phí. Căn cứ theo tiêu thức này chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm các khoản mục sau đây: 9 Sơ đồ 1.