CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ 5S TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TRONG VĂN PHÒNG 1. Khái quát chung về chương trình 5S 1. Một số khái niệm Trên thế giới hiện nay, một số hệ thống quản lý chất lượng và công cụ quản lý đã và đang trở nên rất phổ biến với các doanh nghiệp, tổ chức, có thể kể đến như: hệ thống quản lý chất lượng TQM, bộ tiêu chuẩn ISO 9000, Kaizen, … 5S cũng được biết đến là một chương trình quản lý được các cơ quan, tổ chức của nhiều quốc gia áp dụng và mang lại những hiệu quả vô cùng to lớn trong việc nâng cao năng suất làm việc và cải tiến đối với các tổ chức áp dụng nó. Hệ thống quản lý chất lượng Khái niệm quản lý chất lượng đã có rất nhiều tác giả quan tâm và được nhiều tổ chức nghiên cứu.
- Theo Giáo sư, tiến sĩ Kaoru Ishikawa, một chuyên gia nổi tiếng trong lĩnh vực quản lý chất lượng của Nhật Bản cho rằng: “Quản lý chất lượng là quá trình nghiên cứu triển khai, thiết kế sản xuất và bảo dưỡng một số sản phẩm có chất lượng, kinh tế nhất, có ích nhất cho người tiêu dùng và không ngừng thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng”. 1 - Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO (International Standard Organization) trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 cho rằng: “Quản lý chất lượng là hoạt động có chức năng quản lý chung nhằm đề ra mục tiêu chất lượng, chính sách chất lượng và thực hiện chúng bằng các biện pháp như hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng trong một khuôn khổ nhất định”.2 1 Kaoru Ishikawa, người dịch: Nguyễn Như Thịnh, Trịnh Trung Thành (1990), Quản lý chất lượng theo phương pháp Nhật, Nhà xuất bản Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội 2 TCVN ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu (2008), xuất bản lần 3 7 - Theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9000:2007 thì “Hệ thống quản lý chất lượng là tập hợp các yếu tố có liên quan và tương tác để định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng”. Hiểu một cách đơn giản nhất hệ thống quản lý chất lượng là hệ thống quản lý có sự phân rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, của từng thành viên trong doanh nghiệp, tất cả các công việc được quy định thực hiện theo cách thức nhất định nhằm duy trì hiệu quả và sự ổn định của các hoạt động. Hệ thống quản lý chất lượng chính là phương tiện để thực hiện mục tiêu và chức năng quản lý chất lượng.3 Hệ trống quản lý chất lượng tập hợp các yếu tố trên bao gồm: + Cơ cấu tổ chức + Các quá trình liên quan đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ + Các quy tắc điều chỉnh tác nghiệp + Nguồn lực: Bao gồm nguồn nhân lực và cơ sở hạ tầng.
- Theo Tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hóa thì: “Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm các yếu tố: Cơ cấu tổ chức; các quy định mà tổ chức tuân thủ; các quá trình”. Như vậy, có tác động qua lại với các hệ thống khác như hệ thống quản lý nhân lực, hệ thống quản lý tài chính. Trong mối quan hệ này, vừa đặt yêu cầu cho hệ thống quản lý khác vừa chịu sự tác động của hệ thống quản lý khác. Chương trình quản lý 5S: 5S bắt nguồn từ 5 từ trong tiếng Nhật, đó là SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU và SHITSUKE được sử dụng làm nền tảng cho việc phát triển hệ thống quản lý tập trung song song với sử dung quản lý chất lượng tập thể 4 Theo nghiên cứu của Bamber, ông cho rằng 5S bao gồm một hệ thống tiêu chuẩn, quy tắc, phương pháp và công cụ.
Tại các nước khác nhau 5S được dịch thành nhiều từ khác nhau song về cơ bản ý nghĩa của chúng không hề thay đổi. 3 Theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9000:2007 4 Bamber và cộng sự (2000), Triết lý Kaizen và công cụ 5S 8 5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc. Nó được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật bao gồm: SEIRI (Sàng lọc), SEITON (Sắp xếp), SEISO (Sạch sẽ), SEIKETSU (Săn sóc), và SHITSUKE (Sẵn sàng). 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn.
Lịch sử hình thành 5S Cũng như rất nhiều các phương pháp và công cụ khác, 5S hình thành với quá trình phát triển của các hệ thống quản lý chất lượng trên thế giới. Tại Nhật Bản: 5S (5S methodology) bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980 thế kỷ XX. 5S được thực hành trong nhiều năm với ý nghĩa phổ biến là SEIRI SEITON để hỗ trợ cho hoạt động “An Toàn, Chất lượng, Hiệu suất và Môi trường”. Năm 1986, cuốn sách đầu tiên về 5S được xuất bản, từ đó 5S được phổ biến nhanh chóng với ý nghĩa trọn vẹn hơn và đầy đủ hơn bao gồm: SERI (Sàng lọc), SEITON (Sắp xếp), SEISO (Sạch sẽ), SEIKETSU (Săn sóc), SHITSUKE (Sẵn sàng).
Tại các công ty phát triển thì 5S được thực hành thường xuyên và duy trì ở mức độ cao. Tại Singapore, Trung Quốc, Ba Lan, .: Năm 1986, 5S được phổ biến ở nhiều nước như Singapore, Trung Quốc, Ba Lan. 5S bắt đầu được thực hiện tại một công ty mẫu trong dự án Năng suất JICA vào năm 1986. Sau đó trở thành hoạt động quốc gia đặt dưới uỷ ban 5S.
Hiện nay nó đã đạt tới cấp độ cao ở rất nhiều tổ chức. 5 Phan Chí Anh (2008), cuốn sách Thực hành 5S – Nền tảng cải tiến năng suất, NXB Lao động - Xã hội, Hà Nội. 9 Tại nhiều quốc gia, công cụ 5S đã rất thành công trong giai đoạn đầu nhưng nó đã nhanh chóng trở nên hời hợt, hình thức và không hữu ích do áp dụng sai. Tại Việt Nam: 5S được đưa vào Việt Nam khi Nhật mở rộng đầu tư và Vikyno là công ty Việt Nam đầu tiên áp dụng 5S từ năm 1993.
5S đã được áp dụng thành công tại Hà Nội, Quy Nhơn và thành phố Hồ Chí Minh trong nhiều ngành khác nhau như: y tế, khách sạn hay một số ngành sản xuất như sản xuất lắp ráp ô tô, in ấn, … Ở Việt Nam đã từ rất lâu, có rất nhiều các chương trình đào tạo, huấn luyện và hướng dẫn triển khai 5S, kèm theo là các chương trình hỗ trợ từ các cơ quan ban ngành và đơn vị sự nghiệp nhà nước cho doanh nghiệp. Song, trong thực tế còn rất nhiều các khó khăn để áp dụng thành công 5S và đặc biệt là làm sao để 5S mang lại hiệu quả cao, bên cạnh đó là phải duy trì được hoạt động một cách lâu dài và hoàn toàn tự nguyện, làm sao để 5S phải được ăn sâu vào tiềm thức của mỗi thành viên trong tổ chức, từ bảo vệ, tiếp tân, các phòng ban chức năng, văn phòng, nhà xưởng, kho bãi và Lãnh đạo doanh nghiệp rồi ngay cả khách hàng và nhà cung ứng.3 Nội dung chương trình 5S 5S là chữ cái viết tắt của 5 từ đều bắt đầu bằng chữ "S". + 5S theo tiếng Nhật là: "Seri", "SEITON", "SEISO", "SEIKETSU" và "SHITSUKE". + 5S theo tiếng Anh là: " Sort", "Set in order", "Standardize", "Sustaint" và "Selfdiscipline".
+ 5S theo tiếng Việt là: "Sàng lọc", "Sắp xếp", "Sạch sẽ", "Săn sóc" và "Sẵn sàng": 10 1. Sàng lọc – S1 (SEIRI): Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng …) không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi làm việc. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc. S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì.
Sắp xếp – S2 (SEITON): Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa … tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại. Nguyên tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để. Sạch sẽ – S3 (SEISO): Sạch sẽ được hiểu là hoạt động vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh ….
S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì. Săn sóc – S4 (Sheiketsu): Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển 11 khai 3S tại từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của CBCC trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển.
Sẵn sàng – S5 (SHITSUKE): Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của tổ chức cao hơn. Mục tiêu, ý nghĩa chương trình 5S * Mục tiêu chính của chương trình 5S 5S là một chương trình quản lý rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất cơ quan, tổ chức. Mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm: a, Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc.
Trong thực tế không có gì tồn tại vĩnh cửu, do đó các hệ thống đều đi đến sự xuống cấp sau khi chúng được thiết lập. Vì vậy, để cải thiện môi trường làm việc hay thậm chí để duy trì một hiện trạng nào đó cũng cần phải nỗ lực liên tục. Chương trình 5S cũng vậy, bằng việc thực hiện chương trình này, cơ quan tổ chức sẽ cải thiện được phương pháp làm việc, quan hệ công việc cũng như điều kiện làm việc. Nhưng nếu chỉ dừng lại ở đó, mọi thứ lại bắt đầu trở nên bừa bãi, lộn xộn.
Do vậy, lại phải lặp đi lặp lại chương trình 5S ở mức độ cao hơn.
