Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP TỈNH 1. Cơ sở lý luận về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư 1. Khái niệm, nội dung cơ bản của công tác văn thư 1. Khái niệm Thuật ngữ văn thư là từ gốc Hán, văn là văn bản, giấy tờ, thư là thư từ, thư tín.
Thuật ngữ này được sử dụng phổ biến dưới các triểu đại phong kiến Trung Hoa và cũng khá phổ biến ở Việt Nam từ thời Nguyễn. Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức hiện nay, văn bản là phương tiện quan trọng và cần thiết trong hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả công tác của cơ quan. Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ chức bởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp chính thức với nhau. Làm các công việc như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản…tức là làm công tác văn thư.
Văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế,…dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức. Khái niệm công tác văn thư được giải thích trong nhiều tài liệu khác nhau. Trong cuốn từ điển Thuật ngữ lưu trữ hiện đại của các nước Xã hội Chủ nghĩa xuất bản bằng tiếng Nga năm 1982 được dịch sang tiếng Việt là công tác văn thư và công tác này được giải thích như sau: “toàn bộ công việc về văn bản hóa (lập văn bản) trong hoạt động quản lý của các cơ quan và các công việc để tổ chức văn bản trong các cơ quan đó”.
11 Trong cuốn từ điển Thuật ngữ do Hội đồng Lưu trữ quốc tế biên soạn, được xuất bản bằng tiếng Anh tại Munchen, NewYork, London, Paris năm 1988, “Records management”, được dịch là công tác văn thư. Records management được giải thích như sau: quản lý văn bản là một lĩnh vực quản lý hành chính tổng hợp liên quan đến sự đạt được tinh tế và hiệu quả trong việc tạo ra, duy trì, sử dụng và loại hủy các văn bản (toàn bộ vòng đời của văn bản). Ở Việt Nam, thuật ngữ công tác văn thư đã được sử dụng phổ biến trong hoạt động quản lý, ban hành văn bản và chính thức được sử dụng và giải thích trong văn bản QPPL. Một định nghĩa đang được sử dụng trong công tác giảng dạy cho chuyên ngành văn thư, lưu trữ ở nước ta, theo đó, công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc có liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức hoặc công tác văn thư là toàn bộ các quy trình QLNN và quản lý nghiệp vụ công tác văn bản giấy tờ.
Như vậy, khái niệm “công tác văn thư” đã được đề cập trong các tài liệu trong nước và nước ngoài. Mặc dù khái niệm chưa đồng nhất về cách diễn đạt nhưng về nội hàm đều giải thích công tác văn thư là hoạt động liên quan đến văn bản và con dấu trong cơ quan, tổ chức. Như vậy, để thống nhất sử dụng khái niệm đã được quy định tại Điều 1, Nghị định số 30/2020/NĐ- CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư: “công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư”. Nội dung cơ bản của công tác văn thư Một là, soạn thảo, ký ban hành văn bản: việc soạn thảo và ban hành văn bản phải đảm bảo về thể thức bao gồm: quốc hiệu và tiêu ngữ; tên cơ 12 quan, tổ chức ban hành hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và thời gian ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu, chữ ký của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng phát hành; địa chỉ cơ quan, tổ chức, thư điện tử, trang thông tin điện tử, số điện thoại, fax.
Bên cạnh đó, kỹ thuật trình bày văn bản phải đảm bảo theo đúng quy định về khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản là một nhiệm vụ quan trọng, mang tính chất thường xuyên và thực hiện theo đúng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. Đồng thời, trong việc ký văn bản thực hiện theo chế độ làm việc của cơ quan tổ chức: thủ trưởng hay tập thể. Đồng thời, người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành và người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số, vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định. Hai là, quản lý văn bản: quản lý văn bản chính là việc áp dụng các biện pháp khoa học, nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn và văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức; lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng. Việc quản lý văn bản là một khâu của công tác văn thư. Ba là, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là công việc cuối cùng trong công tác văn thư cơ quan, việc lập hồ sơ đối với các văn bản đã giải quyết xong ở cơ quan, tổ chức.
Mặt khác, để hồ sơ lập ra có chất lượng, phải 13 đáp ứng được nội dung và yêu cầu của việc lập hồ sơ. Về nội dung, công việc lập hồ sơ được thực hiện đầy đủ việc lập danh mục hồ sơ; mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; kết thúc hồ sơ. Bốn là, quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật : con dấu là thành phần khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, con dấu là thành phần biểu thị vị trí cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà nước, là một trong những yếu tố quan trọng giúp cơ quan tự nhân danh mình thực hiện các hoạt động giao dịch, trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác. Mặt khác, trong giai đoạn hiện nay cùng với quá trình xây dựng chính phủ điện tử hình thành thêm thiết bị lưu khóa bí mật của các cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
Vì vậy, con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được bảo quản an toàn để ngăn ngừa những hành vi phi pháp, gây tổn hại đến trật tự xã hội, an ninh chính trị, kinh tế, quốc phòng của đất nước, lợi ích của các cơ quan, tổ chức và công dân. Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử. Nội dung quản lý nhà nước đối với công tác văn thư 1. Khái niệm về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư Khái niệm quản lý nhà nước chỉ xuất hiện và tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của nhà nước.
Theo nghĩa rộng, quản lý nhà nước là hoạt động tổ chức, điều hành của cả bộ máy nhà nước, là sự tác động, tổ chức của quyền lực nhà nước trên các phương diện lập pháp, hành pháp và tư pháp. Theo cách hiểu này, quản lý nhà nước là hoạt động của cả ba hệ thống cơ quan nhà nước: cơ quan lập pháp, cơ quan hành pháp, cơ quan tư pháp. Như vậy, quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để chúng phát triển, đạt đến mục đích đề ra và 14 đúng ý chí của người quản lý. Có nhiều định nghĩa về quản lý nhà nước, chẳng hạn như: QLNN là sự tác động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực nhà nước đối với các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để duy trì và phát triển các mối quan hệ xã hội và trật tự pháp luật nhằm thực hiện những chức năng, nhiệm vụ của nhà nước trong công cuộc xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ tổ quốc xã hội chủ nghĩa hoặc trong “Giáo trình Luật Hành chính Việt Nam” của Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh, đã đưa ra về định nghĩa QLNN như sau: “Quản lý nhà nước là sự tác động của các chủ thể mang quyền lực nhà nước, chủ yếu bằng pháp luật, tới các đối tượng quản lý nhằm thực hiện chức năng đối nội và đối ngoại của nhà nước” [64, tr.
QLNN là một dạng quản lý xã hội đặc biệt, xuất hiện và tồn tại cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nhà nước. QLNN là hoạt động mang tính chất quyền lực nhà nước, được sử dụng quyền lực nhà nước để điều chỉnh các quan hệ xã hội. QLNN được xem là hoạt động thuộc chức năng của nhà nước trong quản lý xã hội và có thể xem là hoạt động chức năng đặc biệt. Trong thực tế QLNN được hiểu theo hai nghĩa: Một là, theo nghĩa rộng, “QLNN là hoạt động của toàn bộ bộ máy nhà nước từ cơ quan quyền lực nhà nước: Quốc hội và HĐND các cấp; các cơ quan hành chính nhà nước: Chính phủ, các Bộ, UBND các cấp; cơ quan kiểm sát”.