Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG 1.1 KHÁI NIỆM CƠ BẢN Dữ liệu: là các quan sát về vật lý, giá trị phản ánh về hiện tượng và sự vật chưa qua xử lý. Ví dụ: “ Nguyễn Ngọc Minh”, “14D190314”,“ Ngày 22/02/1996”, “ Hà Nội” là giá trị dữ liệu về một đối tượng. Thông tin: Thông tin là một bộ dữ liệu được tổ chức, là dữ liệu đã qua xử lý làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó.
Thông tin gồm có ba loại: Thông tin chiến thuật, thông tin chiến lược, thông tin tác nghiệp. Ví dụ: “Sinh viên Nguyễn Ngọc Minh, sinh ngày 22/02/1996,quê quán Hà Nội có mã sinh viên là 14D190314” là thông tin về sinh viên Nguyễn Ngọc Minh được xử lý từ dữ liệu “ Nguyễn Ngọc Minh”, “14D190314”,“ Ngày 22/02/1996”, “ Hà Nội”. Hệ thống : Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ với nhau cùng hướng tới mục tiêu chung. Hệ thống quản lý: Hệ thống quản lý là một hệ thống có sự tham gia của con người và trao đổi thông tin đem lại lợi nhuận, lợi ích.
Hệ thống quản lý chia làm hai hệ thống con: - Hệ quản lý: Hệ quản lý gồm con người, phương tiện, phương pháp thực hiện mục tiêu đề ra. -Hệ tác nghiệp: Hệ tác nghiệp gồm con người, phương tiện, phương pháp điều khiển hoạt động hệ thống. Hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin là tập hợp người, phân cứng, mạng, cơ sở dữ liệu để thu thập, xử lý, truyền phát thông tin trong tổ chức. Hệ thống thông tin phát triển qua bốn loại hình: - Hệ xử lý dữ liệu: Lưu trữ và cập nhật các dữ liệu hàng ngày.
- Hệ thống thông tin quản lý: Hệ thống thông tin bao gồm sự hợp nhât cơ sở dữ liệu, các dòng thông tin hỗ trợ con người trong hoạt động sản xuất, quản lý, ra quyết định. 10 - Hệ hỗ trợ ra quyết định: Hỗ trợ cho lãnh đạo trong việc việc ra quyết định. - Hệ chuyên gia: Hỗ trợ các nhà quản lý giải quyết vấn đề và quyết định một cách thông minh. Cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là một kho chứa các tệp dữ liệu, các trường và bản ghi có tổ chức.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu làm phần mềm điều khiển các truy cập với cơ sở dữ liệu. Quản lý khách hàng: Quản lý khách hàng là phương pháp giúp tổ chức, doanh nghiệp giao tiếp với khách hàng một cách hệ thống, quản lý các thông tin của khách hàng và phục vụ khách hàng tốt hơn.2 MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG 1.1 Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin được tin học hóa có các chức năng thu thập, xử lý, truyền đạt mọi thông tin cần cho các đối tượng sử dụng thông tin trong tổ chức. Hệ thống thông tin quản lý bao gồm bốn tài nguyên hệ thống : - Tài nguyên về phần cứng - Tài nguyên về phần mềm - Tài nguyên về nhân lực - Tài nguyên về dữ liệu Tài nguyên về phần cứng Hệ thống thông tin quản lý đều dựa trên công nghệ và kỹ thuật hiện đại. Tài nguyên về phần cứng là các thiết bị kỹ thuật giúp thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền thông tin.
Thành phần quan trọng nhất của phần cứng trong hệ thống thông tin quản lý là máy tính điện tử và hệ thống mạng. Máy tính điện tử gồm máy tính điện tử vạn năng và máy tính điện tử chuyên dụng. Mạng máy tính gồm mạng cục bộ, mạng diện rộng, Internet. Tài nguyên về phần mềm Tài nguyên về phần mềm là các chương trình ứng dụng, các chương trình hệ thống của hệ thống thông tin quản lý.
Nó bao gồm phần mềm hệ thống và phần mềm 11 ứng dụng. Phần mềm hệ thống: Các hệ điều hành, chương trình dịch, ngôn ngữ lập trình. Phần mềm ứng dụng: Hệ soạn thảo văn bản, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, phần mềm kế toán, phần mềm quản trị doanh nghiệp. Tài nguyên về nhân lực Tài nguyên về nhân lực là những người phụ trách điều hành và sử dụng hệ thống thông tin quản lý.
Tài nguyên về nhân lực là yếu tố quan trọng của hệ thống thông tin quản lý vì con người thiết kế, cài đặt, bảo trì và sử dụng hệ thống. Nếu tài nguyên nhân lực không đủ thì dù cho hệ thống tốt đến đâu cũng không mang lại hiệu quả cao. Tài nguyên về nhân lực bao gồm phân tích viên hệ thống, lập trình viên, kỹ thuật viên, lãnh đạo, kế toán và những người sử dụng khác. Tài nguyên về dữ liệu Tài nguyên về dữ liệu gồm cơ sở dữ liệu - Tài chính - Kế toán - Công nghệ - Kinh doanh - Quản trị nhân lực Tài nguyên về dữ liệu bao gồm các cơ sở dữ liệu quản lý và mô hình thông qua quyết định quản lý.
Cơ sở dữ liệu là các dữ liệu thu thập, lựa chọn và tổ chức theo một cấu trúc xác định giúp người sử dụng truy câp dễ dàng.2 Quy trình xử lý thông tin trong hệ thống thông tin quản lý Quy trình xử lý thông tin trong hệ thống thông tin quản lý bắt đầy từ việc thu thập thông tin cho đến lưu trữ và phân phối thông tin cho đối tượng sử dụng. Thu thập Xử lý thông Truyền phát Lưu trữ thông tin tin thông tin Sơ đồ 1. Quy trình xử lý thông tin trong hệ thống thông tin - Thu thập thông tin: Thu thập thông tin là quá trình tìm thông tin có ích cho tổ chức. Sau khi tìm kiếm thông tin thô có ích cho tổ chức, doanh nghiệp thì phân loại và lọc bỏ các thông tin dư thừa.
Các thông tin giữ lại sẽ được cấu trúc hóa dưới sự hỗ trợ của máy tính. 12 - Xử lý thông tin: là quy trình con bao gồm sắp xếp thông tin, tập hợp thành nhóm, tính toán theo chỉ tiêu. Kết quả của hoạt động xử lý thông tin là các báo cáo, thống kê, thông báo, chỉ thị,… - Truyền phát thông tin: Các thông tin sau khi thu thập, xử lý sẽ truyền đạt đến người có nhu cầu sử dụng trong tổ chức. Quá trình truyền phát thông tin cần đáp ứng tiêu chuẩn về định dạng, tiêu chuẩn về thời gian, tiêu chuẩn về tính bảo mật.3 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Quy trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Quy trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin gồm các giai đoạn: Khảo sát, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống, cài đặt hệ thống.
- Khảo sát Khảo sát là giai đoạn xác định tính tính khả thi của dự án, thu thập tài liệu và thông tin, nghiên cứu thực trạng để làm rõ hoạt động của hệ thống thông tin cũ để đưa ra giải pháp xây dựng mới. Khi khảo sát cần thực hiện các công việc sau: Tìm hiểu hệ thống đang làm gì? Đánh giá về thực trạng Xác định nhu cầu, yêu cầu về sản phẩm của tổ chức Xác định cần làm những gì và những lợi ích khi xây dựng hệ thống mới Đưa ra giải pháp tối ưu nhất dưới giới hạn tài chính, kỹ thuật, thời gian và các vấn đề khác. - Phân tích hệ thống Phân tích hệ thống là công đoạn sau khi khảo sát, đi sâu vào thành phần của hệ thống như chức năng xử lý, dữ liệu của hệ thống. Các công việc cần thực hiện khi phân tích hệ thống: Phân tích về chức năng xử lý Phân tích về chức năng xử lý cần thiết kế, xây dựng các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý.
Cụ thể là chuyển từ mô tả vật lý sang mô tả logic, từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu. Phân tích về dữ liệu 13 Phân tích về dữ liệu cần xây dựng được lược đồ cơ sở dữ liệu mức quan niệm giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu trong hệ thống. Xây dựng mô hình thực thể liên kết.
- Thiết kế hệ thống Thiết kế hệ thống là công đoạn chuyển từ mức logic sang mức vật lý. Các công việc cần thực hiện khi thiết kế hệ thống: Thiết kế tổng thể Thiết kế giao diện Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế các kiểm soát Thiết kế phần mềm - Cài đặt hệ thống Cài đặt hệ thống được tiến hành như sau: Lập kế hoạch cài đặt -> Chuyển đổi dữ liệu -> Đào tạo -> Các phương pháp cài đặt -> Soạn tài liệu hệ thống. Phân tích hệ thống thông tin Phân tích hệ thống thông tin là quá trình nhìn nhận, đánh giá hệ thống thông tin hiện đang áp dụng để xác định khả năng phát triển, cải tiến của hệ thống. Mục đích của phân tích hệ thống thông tin là giúp việc thu thập thông tin, đánh giá hệ thống đang sử dụng, xác định vấn đề tồn tại của hệ thống.
Phân tích hệ thống thông tin gồm phân tích chức năng và phân tích dữ liệu. - Phân tích chức năng Trong giai đoạn phân tích chức năng cần tiến hành mô hình hóa hệ thống thông tin. Các biểu đồ dùng để mô hình hóa hệ thống thông tin bao gồm biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu. o Biểu đồ phân cấp chức năng: + Khái niệm: Biểu đồ phân cấp chức năng là công cụ mô tả hệ thống qua sự phân rã có thứ bậc các chức năng.
Các chức năng được phân rã theo hình cây, cây chức năng này xác định cụ thể các công việc trong hệ thống. + Thành phần: Các chức năng: Kí hiệu bằng hình chữ nhật và có gán tên nhãn, tên nhãn thường là động từ. Kí hiệu: Tên chức năng 14 Kết nối Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp. Kết nối được kí hiệu bằng đoạn thẳng nối từ chức năng cha tới chức năng con.
A X Y Z + Đặc điểm: Các chức năng của hệ thống được nhìn khái quát, dễ hiểu, thể hiện rõ tính phân cấp trong cấu trúc phân rã của các chức năng. Vì bỏ qua mối liên quan thông tin giữa các chức năng nên mang tính chất tĩnh. o Biểu đồ luồng dữ liệu: + Khái niệm: Biểu đồ luồng dữ liệu là công cụ mô tả những dòng thông tin giữa các chức năng với nhau, giữa các chức năng với môi trường bên ngoài.