LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm gần đây, với sự phát triển mạnh mẽ, rộng khắp của công nghệ thông tin trên phạm vi toàn cầu. Nó nhanh chóng ăn sâu và giữ vai trò chủ đạo trong các ngành kinh tế như: kinh tế, quân sự, giáo dục,… Nó đáp ứng những nhu cầu khác nhau của con người khi quản lý một khối lượng lớn công việc đồng thời làm giảm không gian lưu trữ. Việc ứng dụng tin học vào các lĩnh vực quản lý hết sức cần thiết. Ví dụ trong lĩnh vực quản lý tại các cửa hàng hiện nay còn đang gặp nhiều khó khăn, hạn chế trong việc quản lý hàng hóa, dịch vụ, xử lý các số liệu, bắt tay với các đối tác, ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng,… Sự phát triển nhảy vọt của công nghệ thông tin đã tác động mạnh mẽ đến các hoạt động xã hội, làm thay đổi một cách sâu sắc đến phong cách sống và làm việc của một xã hội.
Công nghệ thông tin đã trở thành trụ cột chính của nền kinh tế tri thức. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý các hoạt động xã hội và nghiên cứu khoa học được nhiều người quan tâm. Phạm vi ứng dụng của công nghệ thông tin ngày càng mở rộng trên nhiều lĩnh vực: truyền thông, đo lường, tự động hóa, quản lý các hoạt động của con người và xã hội… Những lợi ích mà phần mềm mang lại là đáng kể: xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác, khoa học, giảm bớt nhân lực và công sức, phí tổn thấp và hiệu quả công việc nâng cao rõ rệt. Đứng trước nhu cầu đó với việc tạo ra hệ thống “Quản lý công ty phân phối và lắp đặt tủ điện” em mong muốn tạo ra hệ thống giúp mọi người có thể quản lý các dữ liệu, hàng hóa, các báo cáo, hóa đơn, hợp đồng, nhân viên và việc ký kết, hợp tác một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian và công sức của con người với các tính năng được xây dựng trên nhu cầu thực tế mà mọi người đang cần để xử lý công việc của mình.
Với ý tưởng về một hệ thống quản lý công ty phân phối, lắp đặt tủ điện có khả năng thay thế hoàn chỉnh hệ thống mà chúng ta đã có với các chức năng hoàn toàn giống với công tác quản lý công ty phân phối, lắp đặt tủ điện cộng thêm những chức năng có thể tiết kiệm thời gian, khả năng xử lý chính xác, nhanh nhạy mà đầy hiệu quả. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 1.1 Xây dựng bài toán Tủ điện[là một bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ công trình công nghiệp hay dân dụng nào, từ nhà máy điện đến các trạm biến áp, hệ thống truyền tải phân phối đến các hộ tiêu thụ điện. Nó được dùng làm nơi để lắp đặt và bảo vệ cho các thiết bị đóng cắt điện và thiết bị điều khiển, và là nơi đấu nối, phân phối điện cho công trình, đảm bảo cách ly những thiết bị mang điện với người sử dụng điện trong quá trình vận hành. Tủ điện[được sử dụng trong các lĩnh vực thực phẩm hoặc y tế ,là một thiết bị quan trọng và không thể thiếu trong bất kì công trình điện nào từ nhỏ đến lớn, từ hộ gia đình đến các khu công nghiệp.[Nó được dùng nhiều ở: nhà xưởng, nhà máy, cao ốc văn phòng, hộ tiêu thụ, chung cư, trạm điện… từ nhà máy điện đến các trạm biến áp đến hệ thống truyền tải phân phối đến các hộ tiêu thụ điện.
Hiện nay rất nhiều các công ty, tổ chức đến với công ty để có được những sản phẩm tủ điện tốt mà giá cả phải chăng. Hàng tháng, hàng quý công ty kí kết rất nhiều hợp đồng, đơn hàng lắp đặt tủ điện từ rất nhiều công ty, đối tác với đủ các kích thước, loại tủ điện. Căn cứ vào đó công ty đề ra kế hoạch, dịch vụ để cung cấp sản phẩm nhanh nhất, tốt nhất đáp ứng yêu cầu của khách hàng.2 Tổng quan công ty phân phối và lắp đặt tủ điện 1.1 Giới thiệu công ty thiết bị cơ điện Trường Phát - Công ty thiết bị cơ điện Trường Phát + Địa chỉ: Số 23 ngõ 8 khu đô thị Văn Phú, phường Phú La, quận Hà Đông, Hà Nội + Số điện thoại: Mr Kien: 0974 815 509 Kỹ Thuật: 0911 000 868 Kinh doanh: 0964 602 568 + Email: kinhdoanh1@truongphatme.com + Website: http://phukientudien.vn/ http://truongphatme.com/ http://tudienhathe.com/ - Công ty thiết bị cơ điện Trường Phát được thành lập ra với hai nhiệm vụ: + Phân phối và lắp đặt tủ điện theo yêu cầu của khách hàng các loại tủ điện: - Tủ điện phân phối chính cho công trình - Tủ điện điều khiển trung tâm - Tủ điện chuyển mạch – ATS - Tủ điện phân phối - Tủ điện công tơ - Tủ điện điều khiển động cơ - Tủ điện hòa đồng bộ - Tủ điện phòng cháy chữa cháy - Tủ điện điều khiển chiếu sáng - Tủ tụ bù + Phân phối vỏ tủ điện, phụ kiện tủ điện, thiết bị điện công nghiệp như tủ điện 100a/150a/200a/250a/300a/400a/600a/800a; đầu cose, thanh ray, máng, đồng hồ, biến dòng, sứ, quạt,. ; tủ sạc ắc quy, máy chuyển đổi nguồn tự động, máy lưu trữ điện dự phòng,.1 Công ty thiết bị cơ điện trường phát 1.2 Sơ đồ tổ chức chức vụ Hình 1.2 Sơ đồ tổ chức chức vụ/ phòng ban -Chức năng của từng bộ phận: +Giám đốc: Chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động quản lý công ty, hoạt động ký hợp đồng mới, gặp mặt khách hàng.
+Nhân viên giao hàng: Có nhiệm vụ giao các sản phẩm, đơn hàng đến khách hàng. +Kế toán: Quản lý thông tin hóa đơn, hợp đồng, chi phí của công ty. +Kỹ Thuật Viên: Có nhiệm vụ lắp đặt tủ điện, kiểm tra tủ điện/sản phẩm trước khi giao hàng; kiểm tra thiết bị điện khi nhập hàng vào kho; sửa chữa bảo hành nếu có yêu cầu +Thủ Kho: Quản lý thông tin các dụng cụ trong kho, các sản phẩm chờ trả khách. +Nhân viên bán hàng: Có nhiệm vụ đăng tin bán hàng, liên lạc lại xác nhận với khách hàng và lên đơn hàng (nếu khách hàng yêu cầu lắp đặt thì gửi thông tin cho kỹ thuật viên) 1.3 Mô tả hoạt động - Nhân viên bán hàng đăng tin rao bán sản phẩm.
Khi khách hàng đặt hàng nhân viên bán hàng sẽ xác nhận lại với khách hàng (có mua kèm phụ kiện/thiết bị cơ điện không; có lắp đặt không?; khách hàng cần giao hàng hay không?) và lập phiếu xuất kho - Thủ kho nhận phiếu xuất kho sẽ đi lấy phụ kiện/thiết bị cơ điện/vỏ tủ điện (nếu lắp sẽ lấy dụng cụ) - Kỹ thuật viên lấy thông tin từ nhân viên bán hàng, lấy hàng từ thủ kho để kiểm tra sản phẩm/tủ điện và lắp đặt tủ điện (nếu có) - Kế toán lập hóa đơn thanh toán, xác nhận giao dịch với khách hàng, thanh toán thu chi nhập xuất của công ty - Nhân viên giao hàng sẽ vận chuyển sản phẩm/tủ điện đến khách hàng, ký xác nhận và nhận tiền(nếu có) 1.3 Báo giá đơn hàng phụ kiện tủ điện Mô tả: Báo giá được sử dụng khi có khách hàng mua hàng, khi chốt đơn hàng với khách hàng 1.2 Đề xuất vật tư Hình 1.4 Đề xuất vật tư Mô tả: Đề xuất vật tư được sử dụng khi thủ kho tra cứu số lượng hàng, số lượng dụng cụ còn ít, chuẩn bị nhập thêm hàng và dụng cụ về kho 1.3 Phiếu xuất kho điện tử Hình 1.5 Phiếu xuất kho điện tử Mô tả: Phiếu xuất kho điện tử sử dụng khi số lượng hàng trong đơn ít, phiếu xuất kho điện tử chỉ lưu hành nội bộ 1.4 Bản vẽ phụ kiện tủ điện Hình 1.6 Bản vẽ phụ kiện tủ điện (sứ cách điện 6.8kV) Mô tả: Bản vẽ phụ kiện tủ điện sử dụng khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, khi khách hàng hỏi về thông số của phụ kiện, khi kỹ thuật viên kiểm tra phụ kiện 1.4 Mục tiêu và phạm vi thực hiện bài toán 1.1 Mục tiêu - Có một chương trình giúp cho việc quản lý và phục vụ khách hàng được thuận tiện hơn: o Quản lý được thông tin hợp đồng. o Quản lý được thông tin khách hàng. o Quản lý được thông tin sản phẩm. o Quản lý được thông tin kho.
o Quản lý được thông tin đăng tin/quảng cáo của website. o Tạo ra các báo cáo, báo biểu để tổng hợp thông tin hợp đồng, thông tin sản phẩm.2 Phạm vi Phạm vi bài toán xoay quanh công ty phân phối và lắp đặt tủ điện: - Áp dụng cho mô hình công ty/cửa hàng cung cấp dịch vụ lắp đặt tủ điện - Áp dụng cho mô hình công ty/cửa hàng phân phối thiết bị điện công nghiệp - Áp dụng cho mô hình công ty/cửa hàng cung cấp dịch vụ tại khu vực miền bắc 1.5 Chức năng của hệ thống 1.1 Quản lý nhân viên Hệ thống giúp quản lý thông tin của từng nhân viên trong công ty bao gồm: họ tên, số điện thoại, địa chỉ,… Mỗi nhân viên sẽ có một mã nhân viên duy nhất, một người quản lý trực tiếp, thuộc bộ phận nào, và một mức lương, mức thưởng doanh số tương ứng. Mỗi nhân viên có duy nhất một bảng tính lương theo tháng. Hệ thống chỉ cho phép giám đốc thực hiện những chức năng sau: Cập nhật, tra cứu, và hủy bỏ thông tin cá nhân của nhân viên.
Hệ thống cho phép giám đốc của công ty thực hiện chức năng sau: Lập danh sách thông tin cá nhân của tất cả các nhân viên trong công ty, danh sách gồm : mã nhân viên, họ tên, số điện thoại, ngày sinh, địa chỉ, giới tính, bộ phận.2 Quản lý bán hàng Khi có đơn hàng, nhân viên bán hàng có trách nghiệm lập hóa đơn bán hàng, đơn hàng lắp đặt tủ điện. Ngoài ra, khi có sự thay đổi về thông tin, yêu cầu của khách hàng hoặc chi phí phát sinh thêm, thì nhân viên bán hàng sẽ thực hiện chỉnh sửa và thay đổi thông tin đơn hàng. Hệ thống sẽ cho phép nhân viên bán hàng thực hiện chức năng: Tạo, cập nhật thông tin sản phẩm; tạo, cập nhật thông tin đơn hàng.3 Quản lý kho Thủ kho sẽ cập nhật thường xuyên các thông tin/tình trạng dụng cụ, tủ điện, phụ kiện tủ điện trong kho, bao gồm: số lượng, loại, tình trạng, nhà cung cấp, thời gian nhập,… Nếu lấy phụ kiện, dụng cụ trong kho để sửa dụng hoặc bán, thì nhân viên bán hàng sẽ phải báo với thủ kho. Sau khi kỹ thuật viên sử dụng dụng cụ, phụ kiện tủ điện thì thủ kho phải cập nhât thông tin kho, tình trạng dụng cụ.
Hoặc khi công ty bổ xung thêm dụng cụ mới/phụ kiện mới, thì giám đốc sẽ thông báo cho thủ kho. Thủ kho kiểm hàng và nhận hàng và lập báo cáo.