Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP 1. Các khái niệm cơ bản 1. Công việc Để đạt được mục tiêu của mình, mỗi tổ chức, doanh nghiệp đều phải xác định và phân chia nhiệm vụ cho từng cá nhân, bộ phận để thực hiện, các nhóm nhiệm vụ này được gọi là công việc. Theo từ điển Tiếng Việt “công việc là việc phải bỏ công sức ra để làm” [20, tr.
Theo tác giả Lê Thanh Hà: “Công việc là tổng hợp các nhiệm vụ, các trách nhiệm hay chức năng mà một người hay một nhóm người lao động phải đảm nhận trong tổ chức. Công việc chỉ rõ những chức năng nhiệm vụ của tổ chức mà một người hay một nhóm người lao động phải thực hiện. Đồng thời, công việc là cơ sở để phân chia các chức năng, quyền hạn và trách nhiệm cho từng người, từng nhóm người trong cùng một tổ chức” [11, tr. Như vậy, có thể hiểu: Công việc là những nhiệm vụ khác nhau mà một người hay một nhóm người trong một tổ chức phải đảm nhiệm.
Đồng thời, công việc là cơ sở để phân chia trách nhiệm, chức năng, quyền hạn của từng người hay từng nhóm người trong tổ chức. Phân tích công việc Theo giáo trình “Quản trị nguồn nhân lực”, NXB Tài chính, Hà Nội: Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến một công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc, cung cấp những thông tin về tính chất đặ điểm, yêu cầu của từng công việc và xác dịnh nhiệm vụ chức năng của người thực hiện công việc. Đó là quá trình rõ ràng các nhiệm vụ và kỹ năng mà nhân viên cần phải có để thực hiện một công việc nào đó của tổ chức doanh nghiệp [10]. 10 Phân tích công việc sẽ cung cấp thông tin về tính chất, đặc điểm, yêu cầu của từng công việc, xác định nhiệm vụ, chức năng của từng người.
Quá trình phân tích công việc nhằm trả lời đầy đủ các yêu cầu sau: - Ở từng công việc củ thể, người thực hiện có nhiệm vụ gì, phụ trách nhiệm vụ nào, phải có các hoạt động, thao tác như thế nào? - Tại sao phải thực hiện các nhiệm vụ, các thao tác đó? - Công việc đó phải cần có máy móc thiết bị, dụng cụ nào hỗ trợ khi làm việc? - Người làm việc có những mối quan hệ với ai, người nào, có những tiêu chuẩn gì về mặt kiến thức, kỹ năng để đáp ứng được yêu cầu công việc? Phân tích công việc để xây dựng văn bản có tên gọi là “Bản phân tích công việc” mà nội dung chủ yếu gồm: Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc, bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc. - Thứ nhất, “Bản Mô tả công việc” là văn bản nhằm giải thích về những Formatted: Indent: Left: 0 cm, First line: 1 cm, Bulleted + Level: 1 + Aligned at: 1,9 cm + Indent at: 2,54 cm nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến bao gồm một vài câu tóm lược về mục đích hoặc chức năng của công việc. (i) Phần tóm tắt về chức danh công việc, địa điểm làm việc, mục tiêu: là phần giúp cho ứng viên hiểu dõ vị trí công việc mình ứng tuyển, địa điểm làm việc và mục tiêu những ứng viên cần hoàn thành nếu được tuyển và cách để họ đạt được chúng. Mục tiêu nên hoạt động như một thiết yếu tốt để xác định những nhiệm vụ chính xác (ii) Phần tóm tắt về các nghiệm vụ và trách nhiệm công việc: là phần tường thuật viết theo cách liệt kê các nhiệm vụ và trách nhiệm chính yếu thuộc công việc.
Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, ngắn gọn về những công việc mà NLĐ phải làm, cách thực hiện các nhiệm vụ và phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của chức danh công việc. (iii) Phần điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện môi trường vật chất (các máy móc, công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác có liên quan. 11 - Thứ hai, “Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc” là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng về kết quả hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc. - Thứ ba, “Bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện” là bản liệt kê các yêu cầu tối thiểu cần có của công việc đối với người thực hiện công việc về các kiến thức, kỹ năng, khả năng cần phải có như: trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết, các đặc trưng về tinh thần và thể lực; và các yêu cầu cụ thể khác.
Phân tích công việc thường được thực hiện trong các trường hợp sau: Khi tổ chức doanh nghiệp mới được thành lập. Trong trường hợp này doanh nghiệp phải tìm hiểu, tham khảo ở nơi khác về các công việc mà doanh nghiệp sắp phải triển khai. Khi thay đổi hướng hoạt động sản xuất kinh doanh, phát sinh những công việc mới. Khi đổi mới kỹ thuật, công nghệ, thay đổi cơ cấu sản phẩm, thay đổi cơ cấu hoạt động của doanh nghiệp, thay đổi tính chất công việc.
Phân tích công việc có vai trò quan trọng với doanh nghiệp, đặc biệt là công tác quản trị nhân lực và người lao động. Đối với công tác quản trị nhân lực, phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng bởi nhờ có Phân tích công việc mà người quản lý xác định được các kỳ vọng đối với người lao động và làm cho NLĐ hiểu đươc các kỳ vọng đó; Mặt khác, PTCV còn cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc, mối tương quan của công việc đó với các công việc khác, hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc của NLĐ được chính xác, từ đó trả thù lao một cách công bằng, xứng đáng… - Phân tích công việc giúp nâng cao trình độ cho người quản trị Formatted: Indent: Left: 0 cm, First line: 1,09 cm, Outline numbered + Level: 1 + Numbering Style: Bullet + Aligned at: 0,63 cm + Tab after: 1,27 cm + Indent at: 1,27 cm, Tab bởi họ cần có sự nghiên cứu, tìm hiểu một cách cụ thể dưới sự hướng dẫn của stops: Not at 1,27 cm người quản lý nhân sự. Điều này dẫn đến quyết định nhân sự như tuyển dụng, thù lao, đề bạt,. chứ không thiếu nhất quán, thiếu rõ ràng.
12 - Dễ dàng xác định được mức độ, tính chất công việc và mức độ khả thi của việc thực hiện và hoàn thành công việc của người lao động. Từ đó, đưa ra các phương hướng xử lý hay giải quyết công việc và đưa ra chính sách khen thưởng phù hợp. - Xác định điều kiện để công việc tiến hành hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí và sức lực cho việc đánh giá hiệu quả làm việc và những người tham gia thực hiện công việc. - Xác định mối tương quan giữa công việc này với công việc khác, tạo ra cơ sở để người quản trị và nhân viên có thể hiểu nhau hơn.
- Định hướng chính xác quá trình tuyển dụng để lựa chọn nhân sự phù hợp, hoàn thiện việc bố trí và sắp xếp công việc hợp lý với khả năng của từng nhân sự. - Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên đồng thời thiết lập kế hoạch đào tạo, bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho các nhân sự. Đối với Người lao động, phân tích công việc giúp bản thân người lao động hiểu được các nhiệm vụ và trách nhiệm của mình trong công viêc. Mặt khác, PTCV là cơ sở quan trọng đối với người lao động bởi nó cung cấp đầy đủ thông tin về công việc để họ hiểu rõ hơn trách nhiệm của mình khi thực hiện công việc được giao, tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, chuyên ngành đào tạo, kinh nghiệm cần phải có, các kĩ năng cần thiết, các tiêu chuẩn về sức khoẻ, độ tuổi và các yêu cầu khác để tự nâng cao năng lực bản thân.
Bên cạnh đó, PTCV còn giúp người lao động hiểu được cách thức thực hiện công việc, các tiêu chuẩn để hoàn thành công việc đáp ứng yêu cầu của tổ chức. PTCV trở thành một bộ phận không thể thiếu đối với hoạt động QTNL. PTCV là công tác phức tạp, đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và chi phí nhưng lại không thể bỏ qua và phải thường xuyên cập nhật các thông tin về công việc. PTCV sẽ giúp người lao động hiểu được đầy đủ công việc họ đang thực hiện, giúp NLĐ gắn bó hơn với công việc và công ty, giúp 13 các nhà quản trị tìm ra phương pháp lao động tiên tiến, cải thiện điều kiện lao động hiện có.
Không chỉ với các nhà tuyển dụng và quản lý mà bảng phân tích công việc còn hỗ trợ cho các nhân viên trong quá trình làm việc, ví dụ như giúp họ biết được bản thân phù hợp với công việc nào để ứng tuyển và đem tới những đề xuất về mức lương thưởng phù hợp với họ.Khi nắm rõ nội dung công việc và nắm được các nhiệm vụ, những việc cần làm thì quá trình làm việc sẽ suôn sẻ và linh hoạt, hiệu quả hơn. Bảng phân tích công việc tạo ra sự phối hợp chặt chẽ và thống nhất giữa nhân viên với các đồng nghiệp, kể cả cấp trên của mình. Bảng phân tích công việc gồm những nội dung gì? Để khiến công việc trở nên có hiệu quả cao nhất, bảng phân tích công việc sẽ gồm những nội dung sau đây: - Tình hình thực hiện công việc: các cơ sở thực hiện nhiệm vụ, thời gian Formatted: Indent: Left: 0 cm, First line: 0,99 cm, Outline numbered + Level: 1 + Numbering Style: Bullet + Aligned at: 0,63 cm + Tab after: 1,27 cm + Indent at: 1,27 cm, Tab hoạt động, thời gian hoàn tất công việc, phương pháp làm việc, v. stops: Not at 1,27 cm - Các yêu cầu về nhân sự: tiêu chuẩn về số lượng và chất lượng nhân viên thực hiện công việc cũng như học vấn, kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, kinh nghiệm, giới tính, v.
- Những máy móc, công cụ và trang thiết bị hỗ trợ giúp công việc đạt hiệu quả cao. - Tiêu chuẩn về thực hiện công việc: khoảng thời gian dự trù, năng suất, v. nhằm đánh giá tiến độ công việc của các nhân viên.
