CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ ĐẶC ĐIỂM KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 1. Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ Một trong nh ng định nghĩa đầu tiên về KSNB đư c Viện Kế toán Hoa Kỳ đưa ra vào năm 1949. Định nghĩa này của Viện Kế toán Hoa Kỳ trích trong nghiên cứu của Amanson (1987) về lý thuyết và thực hành trong quản lý thủy sản (Theoretical and practical fish ry manag m nt): “KSNB là sự kết h p kế hoạch của một tổ chức và tất cả các phương pháp, các biện pháp đư c áp dụng trong tổ chức đó nh m đảm bảo sự an toàn của tài sản, kiểm tra tính chính xác và tin cậy của các thông tin do kế toán cung cấp, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khuyến khích việc tuân thủ các chính sách quản lý đã đư c xây dựng”.
Bên cạnh đó, th o H i r, Dugan và Say rs (2005): “KSNB đư c định nghĩa là bao gồm các kế hoạch và sự phối h p của tổng hòa các phương pháp và đo lường đư c thực hiện trong đơn vị nh m bảo vệ tài sản, kiểm tra sự tin cậy và chính xác của d liệu kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khuyến khích sự tuân thủ các chính sách quản lý đư c thiết lập”. Th o quan điểm này thì KSNB là sự kết h p gi a kế hoạch và thực tiễn, thông qua các phương pháp cụ thể riêng, để giúp cho nhà quản lý bảo vệ sự an toàn của tài sản; đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả của công tác kế toán, giúp nâng cao ý thức tuân thủ các chính sách quản lý, mà tổ chức đó đã xây dựng. KSNB là một công cụ giúp các nhà quản lý thực hiện các mục tiêu của đơn vị, mà th o quan điểm này mục tiêu bảo vệ tài chính cho doanh nghiệp đư c chú trọng. Trước khi có Báo cáo COSO 1992 thì các khái niệm về KSNB chưa đư c định nghĩa một cách đầy đủ trên các phương diện.
COSO đư c thành lập để thống nhất định nghĩa về KSNB và các bộ phận cấu thành KSNB phục vụ cho nhu cầu của các đối tư ng khác nhau. Th o COSO 1992 thì KSNB đư c định nghĩa như sau: “KSNB là một quá trình do người quản lý, Hội đồng quản trị (HĐQT) và các nhân viên của đơn vị chi phối, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu: đảm bảo sự tin cậy của báo cáo tài chính (BCTC), đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật lệ, đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả”. Như vậy, th o quan điểm của COSO 1992 thì khái niệm về KSNB đã đư c mở rộng hơn so với quan điểm về KSNB của Viện Kế toán Hoa Kỳ năm 1949. Th o đó yếu tố con người gồm: người quản lý, HĐQT và các nhân viên của đơn vị.
Về mục tiêu của KSNB mở rộng gồm cả ba mục tiêu: độ tin cậy của BCTC, sự tuân thủ quy định và luật lệ, đảm bảo các hoạt động đư c thực hiện hiệu quả. 7 Th o COSO 2013: “KSNB là một quy trình do người quản lý, HĐQT và các nhân viên của đơn vị chi phối, đư c thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo h p lý nh m thực hiện các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ”. Th o khái niệm này, mục tiêu hoạt động và mục tiêu tuân thủ vẫn gi nguyên so với các khái niệm KSNB trước đây của COSO, nhưng mục tiêu về báo cáo đã đư c mở rộng. Một số nội dung chính của hoạt động KSNB đư c nhấn mạnh gồm: Thứ nhất, mục tiêu của KSNB đư c khái quát hơn và đạt mức độ cao hơn các khái niệm trước đó.
Mục tiêu KSNB gồm ba mục tiêu là: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, mục tiêu tuân thủ. Thứ hai, KSNB là một quá trình tiếp diễn liên tục chứ không phải là nh ng hoạt động đơn lẻ; hoạt động kiểm soát đư c triển khai ở tất cả các hoạt động của đơn vị, t khâu lập kế hoạch đến khâu thực hiện và giám sát thực hiện. Thứ ba, KSNB đư c thiết kế và vận hành bởi người quản lý, HĐQT và các nhân viên trong tổ chức. Điều này có nghĩa là mọi thành viên trong tổ chức đều phải hiểu rõ quyền hạn, trách nhiệm của mình và thực hiện phù h p với mức độ quan tâm tại t ng vị trí khác nhau.
Ở Việt Nam, khái niệm về KSNB có một số quan điểm như sau: Th o Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315 (2012): “KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của BCTC, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”. Th o quan điểm của Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315 thì KSNB là quy trình đư c thiết kế và vận hành bởi các cá nhân, bộ phận trong tổ chức chứ không phải do một cá nhân đơn lẻ nào, gồm: Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị. So với quan điểm COSO 2013 thì quan điểm này có nhiều điểm tương đồng. Đối tư ng của KSNB đư c mở rộng và mục tiêu của KSNB cũng đư c bao quát hơn, gồm cả mục tiêu về độ tin cậy của BCTC, mục tiêu về hiệu quả hoạt động và mục tiêu về tính tuân thủ các quy định.
Th o Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 (2001) thì: “HTKSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, để lập BCTC trung thực và hợp lý, nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. HTKSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”. Th o Điều 39 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 năm 2015 cho r ng “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy 8 trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”. Tuy nhiên, quan điểm về KSNB tại Luật Kế toán số 88/2015/QH13 có sự khác biệt hơn.
Mục tiêu của KSNB th o quan điểm này là nh m phòng ng a, phát hiện, x lý rủi ro và đạt đư c yêu cầu đề ra. Khái niệm kiểm soát nội bộ trong Ngân hàng thương mại Việt Nam Tại Khoản 1 Điều 3 Thông tư số 13/2018/TT-NHNN ngày 18 tháng 5 năm 2018 quy định về HTKSNB của NHTM, chi nhánh ngân hàng nước ngoài thì: “HTKSNB là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của NHTM, chi nhánh ngân hàng nước ngoài được xây dựng phù hợp với quy định tại Luật các Tổ chức tín dụng (TCTD), Thông tư này và các quy định của pháp luật có liên quan và được tổ chức thực hiện nhằm kiểm soát, phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra. HTKSNB thực hiện giám sát của quản lý cấp cao, KSNB, quản lý rủi ro (QLRR), đánh giá nội bộ về mức đủ vốn và KTNB”. Th o Nguyễn Thị Loan (2004), “HTKSNB trong ngân hàng chủ yếu bao gồm cơ chế kiểm tra nội bộ và hoạt động KTNB.
Trong đó, cơ chế kiểm tra nội bộ là hệ thống các thủ tục kiểm tra đư c cài đặt vào quy trình hoạt động để ngăn ng a, hạn chế rủi ro xảy ra trong hoạt động kinh doanh ngân hàng; còn hoạt động KTNB th o quan điểm hiện đại là nh ng hoạt động độc lập đư c thực hiện bởi một bộ phận độc lập với quy trình hoạt động kiểm soát nh m đánh giá quy mô, hiệu lực, hiệu quả của cơ chế kiểm tra nội bộ và tư vấn cho nhà quản trị ngân hàng góp phần nâng cao chất lư ng hoạt động, dự báo nh ng rủi ro thất thoát lớn sẽ phát sinh do nh ng điểm yếu còn tồn tại trong quy trình nghiệp vụ và kiến nghị nh ng biện pháp s a đổi phù h p”. Như vậy, với khái niệm này, KSNB đư c mô tả một cách chi tiết và sát với thực tiễn tại Việt Nam, sát với thực tế của các NHTM ở Việt Nam hiện nay. Tóm lại, với nh ng quan điểm khác nhau như trên, có thể hiểu KSNB trong NHTM tại Việt Nam có một số điểm cơ bản sau: Một là, KSNB là một quá trình t khâu lập kế hoạch, thực hiện đến giám sát chứ không phải là một tình huống hay một sự việc. Hoạt động KSNB diễn ra trong tất cả các hoạt động của NHTM.
Do vậy, NHTM cần phải kiểm soát tất cả các hoạt động của ngân hàng nh m đạt đư c các mục tiêu đã đề ra, nhưng đồng thời phải đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật, quy định nội bộ của đơn vị. Hai là, KSNB là quá trình đư c thiết kế và bị chi phối bởi con người. Th o các quan điểm tại Việt Nam, thì KSNB là sự kiểm tra, giám sát của các cá nhân, các bộ phận trong đơn vị, đó là nhà quản lý, là HĐQT và các nhân viên. Các nhà quản lý sẽ đề ra các mục tiêu và hoạch định chiến lư c, đưa ra các biện pháp kiểm soát và cách vận hành nh m đạt đư c các mục tiêu đó.
Do vậy, muốn có một HTKSNB h u hiệu thì t ng cá nhân trong một tổ chức phải nhận thức rõ trách nhiệm, quyền hạn của mình 9 và thực hiện, tuân thủ th o các cơ chế, chính sách, quy định nội bộ. Ba là, KSNB đảm bảo cho các nhà quản lý thực hiện các mục tiêu đề ra một cách tương đối, chứ không đ m đến sự bảo đảm tuyệt đối. Đó là do nh ng hạn chế trong quá trình vận hành HTKSNB như: sự lạm quyền của nhà quản lý, các sai lầm của cá nhân hoặc sự thông đồng.