Luận án Tiến sĩ: Tổ chức Hệ thống Thông tin Kế toán Doanh nghiệp Sản xuất Kinh doanh

Hướng dẫn chi tiết cách tổ chức và quản lý hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Tìm hiểu các nguyên tắc, quy trình và giải pháp

• Tác giả: Vũ Bá Anh
• Người hướng dẫn: GS. Nguyễn Đình Đỗ
• Trường học: Học viện Tài chính
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin
• Loại tài liệu: Luận án tiến sĩ
• Năm xuất bản: 2015
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Tổng quan về tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Hệ thống thông tin kế toán (HTTT KT) là tập hợp các phần tử liên kết hữu cơ nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tài chính cho quá trình quản lý doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin, HTTT KT đóng vai trò trung gian giữa hoạt động SXKD và hệ thống quản lý. Hệ thống bao gồm các thành phần chính: con người, dữ liệu, quy trình xử lý, phần mềm và phần cứng. Chu trình quản lý SXKD của doanh nghiệp đòi hỏi thông tin kế toán phải chính xác, kịp thời và toàn diện. HTTT KT cung cấp dữ liệu cho các cấp quản lý từ chiến lược đến tác nghiệp. Thông tin kế toán phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh. Hệ thống phải đảm bảo tính hợp pháp, trung thực và khách quan của số liệu. Ứng dụng CNTT giúp HTTT KT xử lý khối lượng dữ liệu lớn với tốc độ cao, giảm sai sót và tăng hiệu quả quản lý.

1.1. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin kế toán được định nghĩa là tập hợp các yếu tố con người, máy móc, phần mềm và quy trình có mối quan hệ hữu cơ, cùng hoạt động để thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin tài chính kế toán. Trong doanh nghiệp SXKD, hệ thống này phục vụ mục tiêu quản lý toàn diện hoạt động sản xuất kinh doanh. HTTT KT không chỉ đơn thuần là ghi chép sổ sách mà còn là công cụ hỗ trợ ra quyết định. Hệ thống hoạt động dựa trên nguyên tắc kế toán được quy định bởi pháp luật và chuẩn mực kế toán Việt Nam.

1.2. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong quản lý doanh nghiệp SXKD

II. Phân tích thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Khảo sát thực tế tại các doanh nghiệp SXKD ở Việt Nam cho thấy nhiều tồn tại trong tổ chức HTTT KT. Về nhân sự, trình độ cán bộ kế toán chưa đồng đều, nhiều người chưa được đào tạo đầy đủ về ứng dụng CNTT. Về quy mô, mô hình kế toán trong các doanh nghiệp còn manh mún, chưa đạt chuẩn. Tình hình đối chiếu dữ liệu giữa các bộ phận còn nhiều bất cập. Việc lưu trữ dữ liệu kế toán chưa được tổ chức khoa học. Chứng từ kế toán còn thiếu thống nhất về hình thức và nội dung. Hình thức sổ kế toán và việc in sổ chưa đảm bảo quy định. Báo cáo kế toán chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý. Hệ thống phần cứng máy tính tại nhiều doanh nghiệp còn hạn chế. Việc lựa chọn phần mềm kế toán chưa phù hợp với đặc thù SXKD. Tình hình sử dụng phần mềm kế toán chưa phát huy hết công năng. Nguyên nhân triển khai phần mềm kế toán chủ yếu xuất phát từ yêu cầu quản lý chứ không phải từ chiến lược ứng dụng CNTT tổng thể.

2.1. Tình hình nhân sự và tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp SXKD

Khảo sát trình độ cán bộ kế toán tại các doanh nghiệp SXKD cho thấy tỷ lệ nhân sự có trình độ đại học và trên đại học còn thấp. Nhiều kế toán viên chưa được đào tạo chuyên sâu về tin học kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp chưa phân công rõ ràng trách nhiệm giữa các bộ phận. Quy mô kế toán tại doanh nghiệp vừa và nhỏ thường chỉ có 2-5 người, gây khó khăn cho việc phân công nhiệm vụ. Mô hình kế toán chưa đáp ứng yêu cầu quản lý trong điều kiện ứng dụng CNTT.

2.2. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán doanh nghiệp SXKD

Thực trạng ứng dụng CNTT trong kế toán doanh nghiệp SXKD còn nhiều hạn chế. Phần lớn doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm kế toán nhưng mức độ sử dụng chưa cao. Hệ thống phần cứng chưa đồng bộ, đường truyền internet chưa ổn định. Việc lựa chọn phần mềm kế toán chưa căn cứ vào đặc thù SXKD của từng doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán chung, chưa có module riêng cho sản xuất. Tích hợp dữ liệu giữa các phòng ban còn rời rạc, thiếu liên thông. Nguyên nhân chính là thiếu chiến lược ứng dụng CNTT tổng thể.

III. Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán ứng dụng công nghệ thông tin

Hoàn thiện tổ chức HTTT KT trong doanh nghiệp SXKD đòi hỏi nhiều giải pháp đồng bộ. Giải pháp thứ nhất là chuẩn hóa quy trình kế toán máy, cải tiến trình tự xử lý chứng từ từ thủ công sang điện tử. Giải pháp thứ hai là xây dựng hệ thống mã hóa các đối tượng quản lý thống nhất, bao gồm mã vật tư, mã sản phẩm, mã đối tượng tập hợp chi phí. Giải pháp thứ ba là tổ chức hệ thống phần cứng phù hợp với quy mô doanh nghiệp. Giải pháp thứ tư là lựa chọn và triển khai phần mềm kế toán đáp ứng đặc thù SXKD. Giải pháp thứ năm là xây dựng quy trình tổ chức quản lý sản xuất tích hợp với kế toán. Giải pháp thứ sáu là đào tạo nâng cao năng lực sử dụng CNTT cho cán bộ kế toán. Các giải pháp phải được triển khai theo lộ trình cụ thể, phù hợp với điều kiện thực tế từng doanh nghiệp.

3.1. Chuẩn hóa quy trình kế toán máy và mã hóa đối tượng quản lý

Chuẩn hóa quy trình kế toán máy bao gồm cải tiến trình tự xử lý từ chứng từ gốc đến lập báo cáo tài chính. Quy trình cần xác định rõ trách nhiệm nhập liệu của từng bộ phận, tránh trùng lắp thông tin. Hệ thống mã hóa đối tượng quản lý phải thống nhất, logic và mở rộng được. Mã hóa áp dụng cho vật tư hàng hóa, sản phẩm, đối tượng tập hợp chi phí, tài khoản kế toán. Chuẩn hóa quy trình giúp tăng độ chính xác và tốc độ xử lý dữ liệu kế toán.

3.2. Tổ chức hệ thống phần cứng và lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp

Tổ chức hệ thống phần cứng phải phù hợp với quy mô và đặc điểm SXKD của doanh nghiệp. Kiến trúc mạng cần đảm bảo tính ổn định, bảo mật và khả năng mở rộng. Việc lựa chọn phần mềm kế toán cần căn cứ vào yêu cầu quản lý, quy mô nghiệp vụ và khả năng tích hợp. Phần mềm phải hỗ trợ đầy đủ các chu trình kế toán: mua hàng, bán hàng, sản xuất, tổng hợp, hợp nhất báo cáo tài chính. Đào tạo người sử dụng là yếu tố quyết định hiệu quả triển khai.

IV. Kết luận và ứng dụng thực tiễn của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp SXKD

Nghiên cứu tổ chức HTTT KT trong doanh nghiệp SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT mang lại nhiều giá trị thực tiễn. Kết quả nghiên cứu chỉ ra rằng HTTT KT được tổ chức tốt sẽ nâng cao hiệu quả quản lý, giảm chi phí và tăng năng lực cạnh tranh. Quy trình kế toán máy được chuẩn hóa giúp giảm thời gian xử lý và tăng độ chính xác số liệu. Hệ thống mã hóa thống nhất tạo nền tảng cho tích hợp dữ liệu toàn doanh nghiệp. Ứng dụng CNTT giúp doanh nghiệp SXKD đáp ứng yêu cầu quản lý hiện đại. Báo cáo tài chính được lập nhanh chóng, chính xác phục vụ quyết định kinh doanh. Kiểm soát nội bộ được tăng cường nhờ phân quyền truy cập và nhật ký hệ thống. Kết luận khẳng định việc tổ chức HTTT KT ứng dụng CNTT là xu hướng tất yếu. Doanh nghiệp cần đầu tư thỏa đáng vào hạ tầng, phần mềm và đào tạo nhân sự. Thành công phụ thuộc vào cam kết của ban lãnh đạo và sự tham gia tích cực của toàn bộ nhân viên kế toán.

4.1. Giá trị lý luận và thực tiễn của đề tài nghiên cứu

Đề tài đóng góp vào kho tàng lý luận về tổ chức HTTT KT trong điều kiện ứng dụng CNTT. Nghiên cứu cung cấp khung lý thuyết toàn diện về cấu trúc và quy trình HTTT KT. Giá trị thực tiễn体现在các giải pháp cụ thể cho doanh nghiệp SXKD tại Việt Nam. Kết quả khảo sát phản ánh trung thực thực trạng ứng dụng CNTT trong kế toán. Mô hình tổ chức HTTT KT đề xuất có tính khả thi cao, áp dụng được cho nhiều loại hình doanh nghiệp.

4.2. Hướng phát triển và khuyến nghị cho doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Doanh nghiệp SXKD cần xây dựng chiến lược ứng dụng CNTT dài hạn cho hệ thống kế toán. Đầu tư đào tạo nhân sự là ưu tiên hàng đầu để phát huy hiệu quả phần mềm. Tích hợp HTTT KT với các hệ thống quản lý khác như ERP, SCM, CRM. Nâng cấp hạ tầng công nghệ định kỳ theo xu hướng điện toán đám mây và trí tuệ nhân tạo. Tham khảo kinh nghiệm quốc tế về tổ chức HTTT KT hiện đại. Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ phù hợp với môi trường số hóa.

Trích đoạn nội dung tài liệu

MỞ ĐẦU 1. SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU Đất nước ta đang trong giai đoạn từng bước, từng khâu ứng dụng CNTT trong công tác quản lí và điều hành từ trung ương đến địa phương, từ các tập đoàn kinh tế đến các DN vừa và nhỏ. Đây là một chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước để đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa nền kinh tế đất nước. Đối với các DN SXKD, muốn tăng cường khả năng cạnh tranh trong xu thế hội nhập quốc tế để tồn tại và phát triển, nhất thiết phải biết tận dụng các thành tựu của khoa học kĩ thuật và trước hết là thành tựu của CNTT trong quản lí và sản xuất.

Trong các hệ thống nói chung và các DN nói riêng, việc ứng dụng CNTT thường được bắt đầu từ khâu quản lí và quan trọng nhất là quản lí tài chính dựa trên các thông tin được cung cấp bởi hệ HTTT KT. Muốn vậy, DN cần được trang bị một cách hệ thống và đầy đủ những nhận thức về việc tổ chức HTTT KT trong điều kiện ứng dụng CNTT. Trong công cuộc cải cách hành chính ở nước ta, Chính phủ điện tử sẽ chính thức được công nhận với đầy đủ tư cách pháp lí. Việc hoàn thiện tổ chức HTTT KT DN trong điều kiện ứng dụng CNTT, về mặt lí luận, sẽ đóng góp thêm cho kho tàng lí luận về khoa học tổ chức HTTT quản lí mới được hình thành trên thế giới và ở Việt nam; Về mặt thực tiễn, sẽ góp phần nhanh chóng đưa các DN hoà chung với mô hình chính phủ điện tử.

Đối với các DN SXKD hiện nay ở nước ta, việc tổ chức HTTT KT trong điều kiện ứng dụng CNTT còn tùy tiện, ngẫu hứng do nhận thức chưa đầy đủ về tổ chức HTTT và CNTT. Khi phát triển HTTT KT, DN thường chỉ phát triển ở một vài khâu, một vài thành phần của hệ thống theo cảm tính mà chưa có một giải pháp đồng bộ, chỉnh thể để HTTT phát huy hiệu quả đầy đủ các đặc tính ưu việt vốn có của CNTT. Việc tổ chức HTTT KT tốt trong điều kiện ứng dụng CNTT sẽ cho phép cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời các thông 1 tin kế toán, góp phần quản trị DN ngày càng hiệu quả hơn cả về chi phí và chất lượng. Việc nghiên cứu tổ chức HTTT KT trong điều kiện ứng dụng CNTT sẽ trang bị cho các DN những kiến thức cần thiết khi phát triển hệ thống của mình để xây dựng HTTT KT mới theo chuẩn hoặc cải tạo nhanh HTTT KT đã có tại DN.

Tổ chức HTTT KT trong điều kiện ứng dụng CNTT cũng đòi hỏi DN phải có những đối sách thích hợp để tăng cường nhận thức và trình độ của cán bộ quản lí và nhân viên, nhằm tiến tới một xã hội công nghiệp, hiện đại. Như vậy, về mặt lí luận, từ HTTT KT thủ công hoặc thủ công có trợ giúp của PMKT, chuyển sang ứng dụng CNTT trong toàn hệ thống, quá trình tổ chức HTTT KT cần được nghiên cứu để cải tiến và hoàn thiện; Về mặt thực tiễn, trong điều kiện ứng dụng CNTT, việc nghiên cứu vấn đề tổ chức HTTT KT có ý nghĩa thiết thực và cấp bách đối với các DN SXKD. Nhận thức được những vấn đề trên, cùng với sự định hướng của các nhà khoa học hướng dẫn, tác giả đã lựa chọn đề tài nghiên cứu của luận án: “Tổ chức Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin”. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Đề tài nghiên cứu nhằm mục đích tổng quát là: Cung cấp một hệ thống nhận thức đầy đủ, chỉnh thể về tổ chức HTTT KT trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT.

Các mục tiêu cụ thể như sau: - Tổng quát hóa các vấn đề có tính lí luận và thực tiễn về tổ chức HTTT KT trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT; - Đưa ra giải pháp hoàn thiện tổ chức HTTT KT trong DN SXKD ở Việt Nam trong điều kiện ứng dụng CNTT. 2 Trong tương lai, để tiếp tục nghiên cứu vấn đề này, tác giả luận án sẽ tiếp cận theo hướng tích hợp HTTT KT với các HTTT khác trong DN để hình thành một giải pháp quản lí tổng thể trong quản lí và điều hành DN. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU Đối tượng nghiên cứu của luận án là tổ chức HTTT KT trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT. Dựa trên cơ sở lí luận và khảo sát những vấn đề thực tiễn về tổ chức HTTT KT trong DN SXKD ở nước ta, luận án phân tích và đánh giá thực trạng, làm rõ những vấn đề về hoàn thiện tổ chức HTTT KT trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT.

Trong luận án, tác giả chỉ tập trung nghiên cứu việc tổ chức HTTT KT trong DN SXKD chưa sử dụng phần mềm giải pháp tổng thể ERP; Luận án cũng không nghiên cứu các DN áp dụng chế độ kế toán đặc thù, như: Ngân hàng, DN tài chính, Tập đoàn bưu chính viễn thông, .; Luận án chỉ đi sâu nghiên cứu HTTT kế toán tài chính, không nghiên cứu HTTT KT quản trị. Luận án cũng không nghiên cứu các HTTT KT thủ công, không nghiên cứu các thuật toán, chương trình cụ thể trong xây dựng PMKT cho HTTT KT trong DN SXKD mà chỉ đưa ra các giải pháp tổ chức hệ thống. TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC a. Tổng quan nghiên cứu trong nước Các công trình nghiên cứu về tổ chức HTTT kế toán trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT bao gồm: Giáo trình và sách chuyên khảo; Các đề tài nghiên cứu là luận án tiến sĩ, thạc sĩ và các bài báo, đề tài khoa học về vấn đề này.

Cụ thể như sau: Các công trình nghiên cứu là giáo trình và sách chuyên khảo Trong danh mục các công trình nghiên cứu liên quan đến “Tổ chức HTTT kế toán trong DN SXKD”, có một số công trình nghiên cứu tiêu biểu sau đây: 3 “Giáo trình HTTT quản lí” (2000) của Trường đại học Kinh tế Quốc dân; “Giáo trình HTTT Kế toán” (2004) của trường đại học Kinh tế Tp. Hồ Chí Minh; "Giáo trình Tổ chức công tác kế toán" (2013) của Học viện Tài chính; “Hệ thống thông tin quản lí” (2007) của Học viện Tài chính; Cuốn "Hệ thống thông tin kế toán" của tác giả Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), NXB Tài chính; Cuốn "Hệ thống thông tin kế toán" (2014) của các tác giả Thiều Thị Tâm, Nguyễn Việt Hưng, Nguyễn Quang Huy, Phan Đức Dũng (2014), NXB Thống kê. Về cơ bản, các công trình đều tập trung vào hai vấn đề chính: Tổng quan về hệ thống thông tin quản lí nói chung và hệ thống thông tin kế toán nói riêng; Phát triển hệ thống thông tin quản lí (kế toán) trong DN. Nói chung, việc nghiên cứu về “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán” ở nước ta đã đi chậm hơn các nước phát triển một bước khá dài.

Các tài liệu, giáo trình và công trình nghiên cứu về vấn đề này thường được tiếp cận theo hướng của các nước phát triển, như: Mỹ, Anh, Canada, Auxtralia,. nên tương đối đồng nhất về nội dung. Cụ thể, bao gồm các vấn đề sau đây: Một là, về khái niệm, đặc điểm của HTTT kế toán DN. Các công trình đều đưa ra khái niệm về HTTT kế toán: “Là hệ thống thu thập, lưu trữ, xử lí và cung cấp thông tin kế toán trong DN”.

Tùy theo mục mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ cho các tổ chức bên ngoài hay trong nội bộ DN mà HTTT kế toán bao gồm: - HTTT KT tài chính: Thông tin này được thu thập, lưu trữ và xử lí theo các quy định, chế độ, nguyên tắc và chuẩn mực kế toán hiện hành để cung cấp thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài DN sử dụng. - HTTT KT quản trị: Hệ thống này cung cấp các thông tin kế toán với mục đích quản trị và điều hành trong nội bộ DN để dự báo các sự kiện kinh tế 4 sẽ xảy ra cùng với các ảnh hưởng tài chính của chúng đối với DN cũng như quản trị thực hiện mục tiêu tài chính của đơn vị. Hai là, về các thành phần của HTTT kế toán trong DN. Theo nhóm tác giả ở Học viện Tài chính, tác giả Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, tác giả Thiều Thị Tâm và đồng sự: Các HTTT kế toán đều thuộc loại hệ thống mở, có mục đích, sử dụng chu trình IPO (Input- Processing-Output); Cách nhìn nhận này xuất phát từ quá trình vận hành HTTT.

Vì thế, HTTT kế toán bao gồm tối thiểu ba thành phần: Con người, Thủ tục và Dữ liệu, trong đó con người thực hiện theo các thủ tục kế toán để biến đổi dữ liệu kế toán nhằm tạo ra thông tin để cung cấp cho người dùng. Khi HTTT kế toán ứng dụng CNTT sẽ bao gồm 5 thành phần, đó là: Con người, Dữ liệu, Thủ tục, Phần cứng và Phần mềm. Trong đó: Phần cứng bao gồm các hệ thống máy tính, mạng máy tính và các thiết bị ngoại vi; Dữ liệu là các thông tin kế toán thu thập được lưu trữ theo một phương thức nhất định trên máy tính; Thủ tục là tập hợp các chỉ dẫn dựa trên các quy định, quy tắc, chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành và được thực hiện theo trình tự nhất định. Thủ tục ở đây bao gồm tất cả các yêu cầu phải thực hiện từ việc: Lựa chọn hình thức sổ kế toán, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, việc lập chứng từ và tổ chức luân chuyển chứng từ, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán, .; Phần mềm là một tập hợp các mệnh lệnh viết cho máy tính để yêu cầu máy tính thực hiện thủ tục kế toán thay con người.

Con người bao gồm tập hợp các nhân viên kế toán với tư cách chủ động vận hành hệ thống. Các nhân viên kế toán thường được chia thành các nhóm theo chức năng nhiệm vụ kế toán trong DN, bao gồm: Kế toán tổng hợp; Kế toán bán hàng và nợ phải thu; Kế toán mua hàng và nợ phải trả; Kế toán vốn bằng tiền; Kế toán hàng tồn kho; Kế toán thuế và các khoản phải nộp khác; Kế toán chi phí, giá thành; Kế toán tiền lương; Kế toán tài sản cố định.