CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1. Khái quát về khoản mục Phải thu khách hàng 1. Khái niệm Phải thu khách hàng: là các khoản phải thu phát sinh khi các cá nhân, tổ chức bên ngoài doanh nghiệp mua sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ do doanh nghiệp cung cấp nhưng chưa thanh toán tiền cho doanh nghiệp. Các khoản phải thu là khoản nợ của các cá nhân, các tổ chức đơn vị bên trong và bên ngoài doanh nghiệp về số tiền mua sản phẩm, hàng hóa, vật tư và các khoản dịch vụ khác chưa thanh toán cho doanh nghiệp.
Khi hạch toán các khoản phải thu của khách hàng cần tôn trọng các quy định sau đây: - Phải mở sổ chi tiết theo từng đối tượng phải thu và theo từng khoản nợ và từng lần thanh toán. - Trường hợp bán hàng thu tiền ngay thì không phản ánh vào tài khoản này. - Những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên hoặc có dư Nợ lớn thì định kỳ cần phải tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và số còn nợ, nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản. - Phải tiến hành phân loại nợ: Loại nợ có thể trả đúng hạn, quá hạn, nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.
Trong quan hệ bán sản phẩm xây lắp, thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ lao vụ sản phẩm theo sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp xây lắp và khách hàng nếu không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu các doanh nghiệp xây lắp giảm giá hoặc trả lại số hàng đã giao. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng SV: Nguyễn Thị Mơ 4 Lớp:CQ48/22.05 Luan van Luận văn tốt nghiệp Khoa:kế toán Bên Nợ: - Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm đã giao, dịch vụ, lao vụ đã hoàn thành được xác định là tiêu thụ (Kể cả phí bảo hành bên A giữ lại) - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. Bên Có: - Số tiền khách hàng đã trả nợ. - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng.
- Khoản giảm giá hàng bán sau khi đã giao hàng khách hàng có khiếu nại; doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại. - Số thực thu về phí bảo hành công trình, xử lý số phí bảo hành công trình không thu được. Số dư bên Nợ: số tiền còn phải thu của khách hàng. Tài khoản này có thể có số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn phải thu của khách hàng theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể.
Trên BCĐKT, khoản mục Nợ Phải thu khách hàng được trình bày như sau: Phần tài sản Được trình bày ở mục “Phải thu khách hàng” trong chỉ tiêu “Các khoản phải thu ngắn hạn” phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng. Phần nguồn vốn Được trình bày ở mục “Người mua trả tiền trước” trong chỉ tiêu “Nợ ngắn hạn” phản ánh số tiền nhận trước hoặc đã thu lớn hơn số phải thu khách hàng. Trên thuyết minh báo cáo tài chính Khoản mục Nợ Phải thu khách hàng sẽ trình bày chi tiết những đối tượng khách hàng còn phải thu hoặc những đối tượng khách hàng trả tiền trước hoặc do tiền đã trả lớn hơn số phải thu. Đặc điểm của khoản mục Phải thu khách hàng ảnh hưởng đến công tác kiểm toán Phải thu khách hàng là một loại tài sản của doanh nghiệp bị người mua chiếm dụng mà đơn vị có trách nhiệm phải thu hồi.
SV: Nguyễn Thị Mơ 5 Lớp:CQ48/22.05 Luan van Luận văn tốt nghiệp Khoa:kế toán Nợ phải thu khách hàng là một loại tài sản khá nhạy cảm với những gian lận như bị nhân viên chiếm dụng hoặc tham ô nên dễ bị khai khống trên báo cáo tài chính Nợ phải thu khách hàng có liên quan mật thiết với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, vì vậy nó là công cụ để thổi phồng doanh thu và lợi nhuận. Từ các đặc điểm trên thì có thể thấy khoản mục Nợ Phải thu khách hàng thường có xu hướng tăng, vì vậy mà khi kiểm toán thì KTV nên đặc biệt lưu ý đến những nghiệp vụ làm tăng khoản mục này. Khi kiểm toán thì KTV cũng cần lưu ý đến mục tiêu kiểm toán “sự hiện hữu và quyền sở hữu”. Phải thu khách hàng phản ánh một giai đoạn trong chu trình bán hàng - thu tiền của doanh nghiệp.
Đây là một trong những chu trình phức tạp và thường xảy ra sai phạm. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp lớn có tình hình bán hàng thu tiền phức tạp, và có nhiều khoản nợ phải thu khó đòi kéo dài trong nhiều năm, khả năng xảy ra việc nhân viên đã thu được tiền nhưng cố tình xóa sổ khoản nợ này để mang lại lợi ích cho cá nhân là khá cao. Do đó kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng có thể phát hiện ra các sai phạm liên quan đến hệ thống KSNB và giảm rủi ro kiểm toán. Qua đó, KTV có thể nêu những kiến nghị, đề xuất trong thư quản lý giúp Công ty khách hàng hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của hệ thống KSNB trong đơn vị.
Nợ phải thu được trình bày theo giá trị thuần có thể thực hiện được, tuy nhiên nó phụ thuộc vào việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là những ước tính kế toán mang tính chủ quan của các kế toán viên và nhà quản lý nên có nhiều khả năng sai phạm và khó kiểm tra. Khi đánh giá khoản mục Nợ Phải thu khó đòi doanh nghiệp phải tuân thủ theo các nguyên tắc thận trọng và trọng yếu cũng vì thế mà ảnh hưởng tới công tác kiểm toán, các KTV phải nắm rõ được tình hình công nợ của doanh nghiệp và có những giá đúng đắn về tình hình trả nợ của khách hàng để có những tư vấn đúng đắn cho doanh nghiệp về việc lập dự phòng Nợ Phải thu khó đòi. SV: Nguyễn Thị Mơ 6 Lớp:CQ48/22.05 Luan van Luận văn tốt nghiệp Khoa:kế toán 1. Kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp đối với khoản mục phải thu khách hàng 1.
Kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp đối với khoản mục phải thu khách hàng Các bước công việc chủ yếu đối với KSNB khoản mục Phải thu khách hàng gồm: (1)- Phê chuẩn bán chịu: (2)- Xử lý, ghi nhận và theo dõi các khoản phải thu khách hàng. (3)- Đôn đốc thu hồi nợ đúng hạn. (4)- Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và xử lý tổn thất. KSNB đối với khoản nợ Phải thu khách hàng gồm những nội dung sau: - Xây dựng và ban hành các quy định về quản lý các công việc liên quan đến phải thu khách hàng như quy định về chức năng, trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của người hay bộ phận có liên quan đến xử lý các công việc xét duyệt và phê chuẩn bán chịu, ghi sổ các khoản nợ phải thu, xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi,…; quy định về trình tự, thủ tục KSNB thông qua trình tự, thủ tục thực hiện, xử lý công việc.
- Tổ chức triển khai thực hiện các quy định về quản lý và kiểm soát nói trên: tổ chức phân công, bố trí nhân sự; phổ biến quán triệt về chức năng, nhiệm vụ; kiểm tra đôn đốc thực hiện các quy định liên quan đến Phải thu khách hàng… - Tổ chức và kiểm soát hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán. Tổ chức công tác kế toán đối với khoản mục Phải thu khách hàng Hệ thống chứng từ, sổ sách sử dụng trong hạch toán các khoản phải thu khách hàng - Hệ thống sổ kế toán: Sổ chi tiết theo dõi công nợ phải thu đối với từng khách hàng cụ thể, Sổ cái tài khoản phải thu khách hàng, Bảng tổng hợp phải thu khách hàng, Bảng phân tích tuổi nợ, Sổ theo dõi chi tiết các khoản dự phòng phải thu khó đòi, Sổ cái tài khoản dự phòng phải thu khó đòi. SV: Nguyễn Thị Mơ 7 Lớp:CQ48/22.05 Luan van Luận văn tốt nghiệp Khoa:kế toán - Hệ thống chứng từ:Hợp đồng kinh tế hoặc yêu cầu mua hàng; Phiếu xuất kho; Hoá đơn bán hàng; Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, giấy báo Có của Ngân hàng, Tiền đang chuyển; Phiếu kế toán (khi trích lập dự phòng); Các biên bản liên quan đến xoá sổ một khoản nợ khó đòi… Chu trình hạch toán các khoản phải thu khách hàng Trình tự hạch toán các khoản phải thu khách hàng. SV: Nguyễn Thị Mơ 8 Lớp:CQ48/22.05 Luan van Luận văn tốt nghiệp Khoa:kế toán Sơ đồ 1.
1: Sơ đồ hạch toán nợ phải thu khách hàng 1. Kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng trong kiểm toán BCTC 1. Vai trò của kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng trong kiểm toán BCTC Khoản mục phải thu khách hàng là một khoản mục trọng yếu trên Báo cáo tài chính, vì vậy kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng cũng có vai trò vô cùng quan trọng trong kiểm toán BCTC. Nếu quy trình kiểm toán khoản mục Phải thu khách hàng được thiết kế khoa học, phù hợp sẽ giúp KTV thu thập đầy đủ bằng chứng thích hợp, tiết kiệm thời gian và chi phí kiểm toán, đạt mục tiêu kiểm toán.
Kiểm toán khoản mục này là cơ sở để KTV đưa ra những ý kiến nhận xét đánh giá hợp lý về báo cáo tài chính, kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng được thực hiện tốt sẽ góp phần tạo nên sự thành công của cuộc kiểm toán. SV: Nguyễn Thị Mơ 9 Lớp:CQ48/22.05 Luan van Luận văn tốt nghiệp Khoa:kế toán 1. Mục tiêu kiểm toán Mục tiêu tổng quát: Thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp để xác minh các cơ sở dẫn liệu có liên quan đến quá trình hạch toán và tổng hợp số liệu của khoản mục phải thu khách hàng làm cơ sở xác nhận về mức độ trung thực hợp lý của khoản mục Phải thu khách hàng trình bày trên BCTC. Để đạt được mục tiêu kiểm toán chung, KTV phải đạt được các mục tiêu kiểm toán cụ thể, thông qua việc xác minh độ tin cậy của các cơ sở dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ kế toán và số dư TK 131.
Mục tiêu cụ thể: Đối với kiểm toán nghiệp vụ phải thu khách hàng: Kiểm tra CSDL về tính có thật (sự phát sinh): nghiệp vụ phải thu đã ghi sổ phải thực sự phát sinh.