CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 1. Khái niệm: Trang thiết bị văn phòng là những trang thiết bị, máy móc sử dụng phục vụ cho công việc của nhân viên văn phòng. * Một số trang thiết bị văn phòng thường dùng: Máy vi tính, máy in, Fax, Điện thoại, Photocopy, Scan, máy cắt hủy tài liệu, …. Vai trò của trang Thiết bị văn phòng: • Giúp điều hành và quản lý công việc dễ dàng.
• Tiết kiệm được thời gian làm việc nhưng đem lại hiệu quả cao. • Hỗ trợ cho việc truyền đạt, báo cáo, thuyết trình. • Tạo môi trường làm việc hoàn mỹ, chuyên nghiệp và hiện đại. Yêu cầu và các nguyên tắc sử dụng 1.
Yêu cầu: – Phù hợp với yêu cầu công việc. – Hiệu quả kinh tế cao. – Thuận tiện, dễ sử dụng. 2 – Bảo đảm tính bảo mật.
Nguyên tắc sử dụng: – An toàn. – Chế độ bảo trì phù hợp. Các trang Thiết bị văn phòng bao gồm • Trang thiết bị truyền thông • Trang thiết bị chuyên dụng • Trang thiết bị bảo quản tài liệu • Các đồ dùng trong văn phòng 1. Vai trò người sử dụng và bảo quản trang thiết bị văn phòng • Nâng cao hiệu quả công việc.
• Phát triển kinh tế. • Tiết kiệm chi phí 3 CHƯƠNG 2 CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG MÁY IN MỤC TIÊU: Sau khi học xong phần này người học có khả năng: - Trình bày được chức năng, cấu tạo và nguyên lý hoạt động của các loại máy in; - Cài đặt, sử dụng được các loại máy in thông dụng; - Khắc phục được một số sự cố thường gặp; - Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và sáng tạo. Máy in là một thiết bị dùng để thể hiện ra các chất liệu khác nhau các nội dung được soạn thảo hoặc thiết kế sẵn. Máy in là một thiết bị ngoại vi trong đó nó có chức năng sản xuất một văn bản hoặc hình ảnh của tài liệu lưu trữ trong thiết bị lưu trữ, thường là trên các phương tiện thông tin in vật lý như giấy hoặc vật liệu trong suốt.
Nhiều máy in chủ yếu được sử dụng như thiết bị ngoại vi địa phương, được gắn bởi một cáp máy in, hoặc một cáp USB đến một máy tính. Một số máy in, thường được gọi là máy in mạng, đã được xây dựng trong giao diện mạng, thường không dây hoặc Ethernet. Máy in cá nhân thường được thiết kế để hỗ trợ cả hai địa phương và mạng lưới người dùng kết nối cùng một lúc. Ngoài ra, một vài máy in hiện đại có thể in trực tiếp với các phương tiện truyền thông điện tử như thẻ nhớ, hoặc các thiết bị chụp hình ảnh như máy ảnh kỹ thuật số và máy quét, một số máy in được kết hợp với máy quét hoặc fax máy trong một đơn vị duy nhất và có thể hoạt động như máy photocopy.
Hầu hết các máy in đa chức năng bao gồm in, quét, photocopy và fax. PHÂN LOẠI, CẤU TẠO VÀ NGUYÊN LÝ HOẠT ĐỘNG. Máy in kim là loại máy sử dụng các kim để chấm qua một băng mực làm hiện mực lên trang giấy cần in. Hiện nay loại máy này ít được ưa chuộng hơn hai loại máy trên.
4 Bởi nhược điểm in chậm, độ phân giải của bản in rất thấp và khi làm việc chúng rất ồn. Hiện nay phần lớn chỉ có các siêu thị và cửa hàng mới sử dụng máy in kim để in các hoá đơn như một thiết bị nhỏ gọn cho các bản in với chi phí rất thấp. Điển hình là chiếc máy in kim Epson LQ-2180, điểm nổi bật trong thiết kế của máy in này đó là kiểu dáng hiện đại, gọn nhẹ và tốc độ in khá nhanh, đều màu cho bản in đẹp tuyệt đối. Máy in kim thông dụng có 2 loại gồm loại 9 kim và loại 24 kim.
Trong quá trình sử dụng máy có thể bị gãy kim, nguyên nhân là do việc tái sử dụng băng mực nhiều lần (bằng cách nhuộm hoặc thay ruột băng). - Ưu điểm: Máy có độ bền cao hơn các chủng loại khác. Giá mực rẻ hơn so với mực in phun và mực in laser. In được trên giấy nhiều liên, giấy than, giấy cuộn, hóa đơn thuế, mực cực bền, khó xóa mực in, khó sửa chữa.
In số lượng lớn và hàng ngày, in đơn sắc ( trắng đen ) và không yêu cầu chất lượng bản in cao thì nên chọn máy in kim. - Khuyết điểm: Khi in phát ra tiếng ồn, tốc độ in chậm; chất lượng in không cao, độ nét thấp. Máy in phun là loại máy được hoạt động theo theo nguyên lý phun mực vào giấy in. Mực in sẽ được phun qua một lỗ nhỏ theo từng giọt với một tốc độ lớn để tạo ra các điểm mực đủ nhỏ giúp bản in có chất lượng cực sắc nét.
Đa số các máy in phun thường là các máy in màu và có thêm tính năng in đen trắng. Thường thì để in đa sắc các bạn sẽ cần tối thiểu 3 loại mực. Các màu sắc được thể hiện bằng cách pha trộn ba màu cơ bản với nhau. 4 Trước đây các hộp mực màu của máy in phun thường được thiết kế cùng khối, tuy nhiên nếu in nhiều bản in thiên về một màu nào đó sẽ dẫn đến hiện tượng có một màu hết trước, để tiếp tục in cần thay hộp mực mới nên gây lãng phí đối với các màu còn lại chưa hết.
Ngày nay các hộp màu được tách riêng biệt và tăng số lượng các loại màu để phối trộn (nhiều hơn 3 màu - không kể đến hộp màu đen) sẽ cho bản in đẹp hơn, giảm chi phí hơn trước. Một số loại máy in phun có khả năng in ảnh trực tiếp từ máy ảnh kỹ thuật số, in thẻ nhớ, in trên DVD, CD và in 2 mặt tự động. Ngoài ra, máy in phun còn in được hình ảnh trên giấy ảnh với độ phân giải cao, ảnh sắc nét, màu đẹp. nhờ có bộ phận phối trộn mực.
Máy in phun hộp mực độc lập. Máy in phun mực in liên tuc. - Ưu điểm: Máy tương đối rẻ, in ảnh rất đẹp và có thể đạt độ phân giải cao, mịn nét… - Khuyết điểm: mực dễ bay hơi, hao mực ,giá mực in loại này hiện nay khá cao. Mực máy in phun rất dễ bị khô dẫn đến không sử dụng tiếp được.
Đối với máy in màu phải sử dụng từ 2 hộp- 4 hộp mực hoặc 6 hộp, tùy loại máy nên hơi tốn kém. Máy in laser là loại máy thông dụng nhất hiện nay. Máy hoạt động dựa trên nguyên tắc dùng tia la de để chiếu lên một trống từ, trống từ quay qua ống mực có tính chất từ để mực được hút vào trống và giấy được chuyển qua trống đưa mực được bám vào giấy và xuất ra ngoài. Chúng ta có thể kể đến những chiếc máy in Canon, máy in Epson,.thế nhưng máy in Canon vẫn được sử dụng nhiều hơn hết.
Máy in laser có tốc độ in thường cao hơn các loại máy in khác, chi phí cho mỗi bản in thường tương đối thấp và có hai 5 loại in đơn sắc và in đa sắc. Chính vì thế đây là loại máy khá thông dụng phục vụ việc in ấn tại gia đình hay văn phòng công ty. Máy in laser trắng đen. Máy in laser màu.
-Ưu điểm: Rất phù hợp để in văn bản do tốc độ in cao, in được liên tục, văn bản in rõ nét và không bị lem màu. Mực in không đắt lắm, dễ thay thế và độ bền rất tốt. Một số loại máy còn có thêm chức năng chống kẹt giấy. - Khuyết điểm: Giá tiền cao.
Tiêu thụ điện năng nhiều hơn các dòng sản phẩm khác cùng loại. Không in hình ảnh được trên giấy ảnh. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều chủng loại máy in được sản xuất bởi những hãng nổi tiếng trên thế giới như HP, Epson, Lemax…chúng có những tính năng và tham số kỹ thuật khác nhau, tuy nhiên tất cả các chủng loại máy in đó đều phải dựa trên một nền tảng về cấu trúc được chia thành năm khối chức năng cơ bản như sau: - Khối cung cấp giấy. - Khối đầu in (in kim, in phun), đối với máy in Laser là bộ phận quang học (Laser/ Scaner).
- Khối chuyển động của đầu in (chỉ áp dụng với máy in kim và in phun). - Khối nguồn cung cấp. - Khối điều khiển điện tử. Khối cung cấp giấy.
Mỗi máy in đều phải thực hiện chức năng điều khiển giấy. Giấy phải được máy in tiếp nhận, vận chuyển đến khối đầu in, sau đó được đưa tới bộ phận đỡ giấy ở đầu ra của máy in. Có hai phương pháp phổ biến về việc vận chuyển giấy là kiểu máy kéo và kiểu ma sát.4: Hệ thống kéo giấy kiểu máy kéo trong máy in kim Epson LX – 300. Mọi đường truyền đều hướng giấy cuốn quanh một trục quay bằng cao su (đối diện với đầu in) và đưa qua các đĩa bánh răng bằng nhựa.
Các trục quay khác tạo thành một hàng ngang nằm phía dưới trục quay chính tạo sức ép nhẹ nhằm giữ cho giấy phẳng và đều trong trục quay chính. Mỗi bánh răng làm cho các răng trùng khớp với các lỗ nằm ở hai bên mép của giấy. Các bánh răng được liên kết với nhau và được liên kết cơ học với trục quay bằng một chuỗi các bánh răng, dây cua roa hoặc hệ thống pu li. Khi trục quay quay tới, nó làm quay hai đĩa bánh răng cùng một quãng đường đi để kéo giấy đến và đưa giấy ra khỏi máy in.Hệ thống vận chuyển giấy kiểu máy kéo đòi hỏi giấy phải liên tục, cung cấp đều đặn cho máy in.
Hệ thống vận chuyển giấy kiểu máy kéo được áp dụng trong các máy in kim đời cũ, và chúng sử dụng loại giấy cuộn đặc biệt. Hiện nay các máy in kim đời mới như Epson 1170, 2170, 2180. được thiết kế sử dụng kết hợp cả hai kiểu vận chuyển giấy là kiểu máy kéo và kiểu ma sát. Hệ thống vận chuyển giấy kiểu ma sát, sử dụng phương pháp đòn bẩy cơ học, tạo lực cuốn giấy thông qua một bộ phận cuốn giấy (gọi là ru lô cuốn giấy) thường có hình dạng tròn, bán nguyệt, được gắn trên một trục quay.
Khi giấy được đưa vào máy in đòn bẩy được nhả ra, trục quay di chuyển bộ phận cuốn giấy tiếp xúc chặt với giấy và theo đà kéo giấy vào bên trong máy in. Những hệ thống kéo giấy kiểu ma sát có thể sử dụng thích hợp cho trường hợp in từng tờ một, áp dụng cho những loại giấy có trong lượng hoặc kích cỡ khác nhau không theo quy định.