Giải Pháp Hoàn Thiện Nghiệp Vụ Hải Quan Hàng Nhập Khẩu Tại Công Ty TNHH Pactra-Sebang Vina

Tài liệu nghiên cứu Giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện nghiệp vụ hải quan hàng nhập khẩu tại, tổng hợp lý thuyết và thực hành, cung cấp kiến thức chuyên

• Đề tài: Giải Pháp Hoàn Thiện Nghiệp Vụ Hải Quan Hàng Nhập Khẩu Tại Công Ty TNHH Pactra-Sebang Vina

Mục lục chi tiết

• LỜI CÁM ƠN
• LỜI CAM ĐOAN
• NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
• DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
• DANH MỤC HÌNH
• DANH MỤC BẢNG
• PHẦN MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP
• 1.1. Thông tin chung về đơn vị
• 1.2. Quá trình hình thành, phát triển
• 1.3. Chức năng, nhiệm vụ
• 1.4. Cơ cấu tổ chức
• 1.5. Khái quát kết quả kinh doanh
• 1.6. Định hướng phát triển đến năm 2025
• 1.7. Tóm tắt Chương 1
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ HẢI QUAN HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH PACTRA-SEBANG VINA
• 2.1. Thực trạng tổ chức thực hiện nghiệp vụ hải quan hàng nhập khẩu tại công ty TNHH Pactra-Sebang Vina
• 2.1.1. Sơ đồ nghiệp vụ hải quan hàng nhập khẩu tại công ty TNHH Pactra-Sebang Vina
• 2.1.2. Diễn giải sơ đồ quy trình nghiệp vụ hải quan hàng nhập khẩu tại công ty TNHH Pactra-Sebang Vina
• 2.1.2.1. Chuẩn bị trước khi khai báo
• 2.1.2.2. Thiết lập các thông số hệ thống trước khi khai báo
• 2.1.2.3. Nhập thông tin vào tờ khai
• 2.1.2.4. Truyền tờ khai hải quan
• 2.1.2.5. Lấy kết quả phân luồng, in tờ khai hải quan
• 2.1.3. Minh họa quy trình nghiệp vụ hải quan hàng nhập khẩu tại công ty TNHH Pactra-Sebang Vina bằng một lô hàng cụ thể
• 2.2. Đánh giá nghiệp vụ hải quan hàng nhập khẩu tại công ty TNHH Pactra-Sebang Vina
• 2.2.1. Phương pháp đánh giá nghiệp vụ hải quan hàng nhập khẩu tại công ty TNHH Pactra-Sebang Vina
• 2.2.2. Kết quả đánh giá nghiệp vụ hải quan hàng nhập khẩu tại công ty TNHH Pactra-Sebang Vina
• 2.2.2.1. Kết quả đánh giá của tác giả
• 2.2.2.2. Kết quả đánh giá của doanh nghiệp
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ HẢI QUAN HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH PACTRA-SEBANG VINA
• 3.1. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ hải quan hàng nhập khẩu tại công ty TNHH Pactra-Sebang Vina
• 3.1.1. Giải pháp 1: Xây dựng thói quen in chứng từ
• 3.1.2. Giải pháp 2: Nâng cao năng lực nghiệp vụ khai báo cho nhân viên
• 3.1.3. Giải pháp 3: Tổ chức các cuộc sát hạch về nghiệp vụ
• 3.1.4. Giải pháp 4: Cẩn thận khi áp mã HS code
• 3.1.5. Giải pháp 5: Đầu tư nâng cấp hệ thống đường truyền internet
• 3.1.6. Giải pháp 6: Đóng thuế nhanh chóng và đúng hạn
• 3.1.7. Giải pháp 7: Nghiên cứu kỹ các văn bản pháp luật
• 3.2. Một số kiến nghị
• 3.2.1. Đối với cơ quan hải quan
• 3.2.2. Đối với Nhà nước
• 3.3. Tóm tắt chương 3

Tóm tắt

I. Tổng quan nghiệp vụ hải quan hàng nhập khẩu tại Pactra Sebang

Nghiệp vụ hải quan hàng nhập khẩu là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng (supply chain) toàn cầu. Tại Công ty TNHH Pactra-Sebang Vina, một nhà cung cấp dịch vụ logistics 3PL chuyên nghiệp, việc hoàn thiện quy trình này không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn khẳng định uy tín với khách hàng. Bối cảnh hội nhập kinh tế sâu rộng đòi hỏi các doanh nghiệp phải liên tục cập nhật và tối ưu hóa thủ tục, đặc biệt là trong lĩnh vực khai báo hải quan điện tử. Việc hiểu rõ quy trình và các văn bản pháp luật hải quan hiện hành là nền tảng để xây dựng các giải pháp đột phá, giúp giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm chi phí.

1.1. Tầm quan trọng của thủ tục hải quan điện tử trong logistics

Trong kỷ nguyên số, thủ tục hải quan điện tử đã trở thành một xu thế tất yếu, thay thế hoàn toàn phương pháp thủ công. Lợi ích của việc áp dụng hệ thống khai báo điện tử là rất rõ ràng: rút ngắn thời gian thông quan, giảm thiểu tiếp xúc trực tiếp giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan, đồng thời tăng tính minh bạch. Tại Pactra-Sebang Vina, việc khai báo qua hệ thống ECUS5 VNACCS giúp tự động hóa nhiều công đoạn, từ truyền dữ liệu, tiếp nhận đến phân luồng tờ khai. Điều này không chỉ giúp giảm áp lực cho nhân viên hiện trường (OPS) mà còn tối ưu hóa luồng công việc, đảm bảo hàng hóa được giải phóng nhanh chóng, đáp ứng tiến độ của khách hàng và giảm thiểu chi phí logistics phát sinh do lưu kho, lưu bãi.

1.2. Vai trò của hệ thống khai báo hải quan VNACCS VCIS

Hệ thống khai báo hải quan VNACCS/VCIS (Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System/Vietnam Customs Information System) là một bước tiến vượt bậc của ngành hải quan Việt Nam. Hệ thống này cho phép doanh nghiệp thực hiện khai báo 24/7 tại bất kỳ đâu có kết nối internet. Đối với Pactra-Sebang Vina, việc làm chủ hệ thống này là yếu tố cốt lõi để cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan hiệu quả. Quy trình từ việc đăng ký thông tin doanh nghiệp, nhập liệu tờ khai, truyền dữ liệu cho đến khi nhận kết quả phân luồng đều được thực hiện trên một nền tảng duy nhất. Việc này đòi hỏi nhân viên phải có trình độ chuyên môn cao để xử lý chính xác các chứng từ xuất nhập khẩu như Vận đơn (Bill of Lading), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và các giấy phép liên quan, đảm bảo thông tin khai báo nhất quán và hợp lệ.

II. Thách thức trong quy trình thông quan hàng hóa tại Pactra Sebang

Mặc dù đã ứng dụng công nghệ hiện đại, thực tiễn triển khai nghiệp vụ hải quan hàng nhập khẩu tại Pactra-Sebang Vina vẫn đối mặt với nhiều thách thức. Các vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến thời gian thông quan mà còn làm tăng chi phí logistics, tác động trực tiếp đến chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng. Việc nhận diện chính xác các rào cản này là bước đầu tiên để xây dựng các giải pháp hoàn thiện mang tính hệ thống và bền vững. Các thách thức chủ yếu xoay quanh ba nhóm vấn đề chính: sai sót trong xử lý chứng từ, năng lực nhân sự và các yếu tố khách quan từ hạ tầng và quy định.

2.1. Rủi ro từ việc kiểm tra chứng từ xuất nhập khẩu thiếu sót

Một trong những thách thức lớn nhất là việc kiểm tra chứng từ xuất nhập khẩu chưa kỹ lưỡng. Các sai sót, dù nhỏ, giữa Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói và Vận đơn (Bill of Lading) có thể dẫn đến việc khai báo sai thông tin. Theo tài liệu nghiên cứu, nhân viên đôi khi không phát hiện ra sự thiếu thống nhất, dẫn đến việc phải sửa đổi tờ khai, gây tốn kém thời gian và chi phí phạt. Ví dụ, một lô hàng cụ thể đã phát sinh chi phí 200.000 VNĐ chỉ vì khai sai mã địa điểm lưu kho. Vấn đề này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng một quy trình kiểm tra chéo (double-check) nghiêm ngặt trước khi truyền tờ khai chính thức.

2.2. Khó khăn trong việc áp mã số HS và kiểm tra chuyên ngành

Việc xác định chính xác mã số HS (HS code) là một nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi kiến thức sâu rộng về sản phẩm và biểu thuế. Báo cáo thực tế tại công ty cho thấy nhân viên, đặc biệt là những người còn ít kinh nghiệm, thường mất nhiều thời gian tra cứu và đôi khi áp sai mã, ảnh hưởng đến số thuế nhập khẩu phải nộp. Bên cạnh đó, các lô hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành hàng nhập khẩu cũng là một thách thức, đòi hỏi phải chuẩn bị thêm các giấy phép, chứng nhận và tuân thủ quy trình kiểm tra nghiêm ngặt. Sự chậm trễ trong khâu này có thể kéo dài thời gian thông quan từ vài ngày đến vài tuần, gây gián đoạn chuỗi cung ứng.

2.3. Hạn chế về hạ tầng và cập nhật pháp luật hải quan mới

Yếu tố khách quan cũng gây ra không ít khó khăn. Hệ thống đường truyền internet không ổn định có thể làm gián đoạn quá trình truyền tờ khai, đặc biệt trong các giai đoạn cao điểm. Ngoài ra, pháp luật hải quan thường xuyên thay đổi với các văn bản mới như Nghị định 134/2016/NĐ-CP hay Thông tư 38/2015/TT-BTC (và các bản sửa đổi, bổ sung). Việc nhân viên không cập nhật kịp thời các quy định mới có thể dẫn đến sai sót trong khai báo, đặc biệt là các quy định liên quan đến Chứng nhận xuất xứ (C/O) để hưởng ưu đãi thuế quan. Đây là một rủi ro tiềm ẩn cần được quản lý chặt chẽ thông qua các chương trình đào tạo và phổ biến kiến thức định kỳ.

III. Phương pháp tối ưu hóa quy trình hải quan và nâng cao năng lực

Để giải quyết các thách thức hiện hữu, việc tối ưu hóa quy trình hải quan và nâng cao năng lực đội ngũ nhân sự là giải pháp trọng tâm. Các biện pháp này tập trung vào việc chuẩn hóa các bước thực hiện, tăng cường đào tạo chuyên môn và xây dựng một văn hóa làm việc cẩn trọng, chuyên nghiệp. Mục tiêu cuối cùng là giảm thiểu sai sót, rút ngắn thời gian thông quan và nâng cao hiệu quả hoạt động chung của công ty. Việc đầu tư vào con người và quy trình được xem là nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong ngành dịch vụ logistics 3PL cạnh tranh.

3.1. Chuẩn hóa quy trình kiểm tra bộ chứng từ trước khai báo

Giải pháp đầu tiên và cơ bản nhất là xây dựng thói quen in và kiểm tra đối chiếu bộ chứng từ giấy trước khi nhập liệu vào hệ thống. Việc này giúp nhân viên dễ dàng phát hiện sự thiếu nhất quán giữa các tài liệu quan trọng như hóa đơn thương mại, vận đơn, và chứng nhận xuất xứ (C/O). Sử dụng bút đánh dấu (highlighter) để làm nổi bật các thông tin quan trọng như tên hàng, số lượng, trị giá, điều kiện giao hàng sẽ giúp quá trình nhập liệu nhanh hơn và chính xác hơn. Việc chuẩn hóa bước này thành một checklist bắt buộc trong quy trình làm việc sẽ giảm thiểu đáng kể các lỗi sai sót không đáng có, vốn là nguyên nhân chính gây chậm trễ và phát sinh chi phí.

3.2. Bí quyết áp mã số HS HS code chính xác và hiệu quả

Áp sai mã số HS (HS code) có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng về tài chính và pháp lý. Để khắc phục, nhân viên cần được đào tạo kỹ lưỡng về cách tra cứu biểu thuế và các quy tắc phân loại hàng hóa. Đối với những mặt hàng mới hoặc phức tạp, giải pháp được đề xuất là chủ động gửi công văn yêu cầu xác định trước mã số HS tới cơ quan hải quan. Bên cạnh đó, việc mô tả hàng hóa chi tiết, rõ ràng trên tờ khai, bao gồm cả tên khoa học, model, công dụng, sẽ giúp cán bộ hải quan hiểu đúng về sản phẩm, tránh các tranh chấp không cần thiết. Xây dựng một cơ sở dữ liệu nội bộ về các mã số HS của những mặt hàng thường xuyên nhập khẩu cũng là một cách làm hiệu quả.

3.3. Tổ chức đào tạo và sát hạch nghiệp vụ hải quan định kỳ

Năng lực của nhân viên là yếu tố quyết định đến chất lượng của quy trình thông quan hàng hóa. Công ty cần đầu tư vào các khóa đào tạo chuyên sâu về pháp luật hải quan, đặc biệt là các nội dung trong Thông tư 38/2015/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn liên quan. Ngoài ra, việc tổ chức các buổi trao đổi kinh nghiệm giữa các nhân viên lâu năm và nhân viên mới sẽ giúp lan tỏa kiến thức thực tiễn. Để đảm bảo hiệu quả, công ty nên tổ chức các cuộc thi sát hạch nghiệp vụ định kỳ (1-2 lần/năm) để đánh giá năng lực và khuyến khích tinh thần học hỏi. Nội dung sát hạch có thể bao gồm kỹ năng khai báo trên hệ thống, kiến thức chuyên ngành và xử lý tình huống.

IV. Cách ứng dụng công nghệ quản lý rủi ro trong xuất nhập khẩu

Bên cạnh việc cải thiện quy trình và con người, ứng dụng công nghệ và xây dựng một hệ thống quản lý rủi ro trong xuất nhập khẩu hiệu quả là giải pháp mang tính chiến lược dài hạn. Trong bối cảnh ngành logistics ngày càng phụ thuộc vào công nghệ, việc đầu tư vào hạ tầng và các công cụ hỗ trợ không chỉ giúp tự động hóa công việc mà còn tăng cường khả năng kiểm soát và dự báo rủi ro. Các biện pháp này giúp Pactra-Sebang Vina không chỉ giải quyết các vấn đề trước mắt mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững, sẵn sàng thích ứng với những thay đổi của thị trường và quy định pháp luật.

4.1. Nâng cấp hệ thống đường truyền internet để đảm bảo ổn định

Việc truyền tờ khai qua hệ thống khai báo hải quan VNACCS/VCIS đòi hỏi một đường truyền internet tốc độ cao và ổn định. Tình trạng nghẽn mạng hoặc mất kết nối có thể làm chậm trễ toàn bộ quy trình, đặc biệt là khi cần xử lý các lô hàng gấp. Do đó, đầu tư nâng cấp hệ thống đường truyền là một giải pháp cần thiết. Đây là khoản đầu tư dài hạn không chỉ phục vụ cho việc khai báo hải quan mà còn cho toàn bộ hoạt động của công ty, tạo nền tảng vững chắc để ứng dụng các công nghệ mới trong quản lý chuỗi cung ứng và tương tác với khách hàng. Một hạ tầng mạng mạnh mẽ sẽ giúp công việc của nhân viên hiện trường (OPS) và bộ phận chứng từ diễn ra suôn sẻ, hiệu quả hơn.

4.2. Xây dựng chiến lược nộp thuế nhập khẩu nhanh chóng đúng hạn

Việc tuân thủ nghĩa vụ nộp thuế là một yếu tố quan trọng để xây dựng hồ sơ doanh nghiệp tốt trong mắt cơ quan hải quan. Doanh nghiệp nộp thuế nhập khẩu đúng hạn và đầy đủ sẽ giảm khả năng bị phân vào luồng vàng, luồng đỏ, từ đó giúp đẩy nhanh quy trình thông quan hàng hóa. Để thực hiện điều này, phòng kế toán cần theo dõi chặt chẽ thời hạn nộp thuế và phối hợp với khách hàng để thu xếp tài chính. Đối với các dịch vụ khai thuê, việc yêu cầu khách hàng tạm ứng trước một phần hoặc toàn bộ số thuế là một biện pháp quản lý rủi ro hiệu quả. Mối quan hệ tốt với ngân hàng cũng giúp công ty linh hoạt hơn trong việc thu xếp nguồn vốn khi cần thiết.

V. Định hướng tương lai cho nghiệp vụ hải quan hàng nhập khẩu

Hoàn thiện nghiệp vụ hải quan hàng nhập khẩu không phải là một mục tiêu tĩnh mà là một quá trình cải tiến liên tục. Trong tương lai, Pactra-Sebang Vina cần tiếp tục phát huy những điểm mạnh, khắc phục các tồn tại và chủ động đón đầu các xu hướng mới trong ngành logistics và hải quan. Định hướng phát triển cần tập trung vào việc số hóa mạnh mẽ hơn, nâng cao chất lượng nhân sự và tăng cường hợp tác với các bên liên quan. Sự thành công trong việc tối ưu hóa quy trình hải quan sẽ là tiền đề quan trọng giúp công ty thực hiện các mục tiêu kinh doanh lớn hơn trong giai đoạn đến năm 2025.

5.1. Tóm tắt các giải pháp chính nhằm tối ưu hóa quy trình

Tổng kết lại, các giải pháp trọng tâm bao gồm: (1) Chuẩn hóa quy trình kiểm tra chứng từ xuất nhập khẩu bằng checklist. (2) Nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên, đặc biệt là kỹ năng áp mã số HS (HS code) và cập nhật pháp luật hải quan. (3) Tổ chức các kỳ sát hạch nghiệp vụ định kỳ để đánh giá và khuyến khích. (4) Đầu tư nâng cấp hạ tầng công nghệ, đặc biệt là đường truyền internet để phục vụ thủ tục hải quan điện tử. (5) Xây dựng văn hóa tuân thủ, đảm bảo nộp thuế nhập khẩu đúng hạn để giảm thiểu rủi ro bị kiểm tra thực tế. Việc thực hiện đồng bộ các giải pháp này sẽ tạo ra một quy trình thông quan hiệu quả, minh bạch và chuyên nghiệp.

5.2. Kiến nghị đối với cơ quan hải quan và chính sách Nhà nước

Để hỗ trợ doanh nghiệp, cơ quan hải quan cần tiếp tục đơn giản hóa thủ tục, công khai và minh bạch hóa các quy định. Việc tăng cường các kênh đối thoại, tổ chức các buổi tọa đàm trực tuyến để phổ biến chính sách mới sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin kịp thời. Về phía Nhà nước, việc đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin quốc gia, đặc biệt là hạ tầng mạng, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện thủ tục hải quan điện tử và các hoạt động kinh tế số khác. Một môi trường pháp lý ổn định và hạ tầng hiện đại là bệ đỡ vững chắc cho các doanh nghiệp dịch vụ logistics 3PL như Pactra-Sebang Vina phát triển.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh Việt Nam hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng và tham gia nhiều hiệp định thương mại tự do, hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa gia tăng mạnh mẽ, kéo theo sự phát triển nhanh chóng của các dịch vụ logistics và giao nhận vận tải. Song song với xu thế đó, công tác quản lý nhà nước về hải quan đã có bước chuyển biến từ phương thức thủ công sang thủ tục hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS và các phần mềm trung gian (như ECUS5-VNACCS), cho phép tự động hóa quy trình tiếp nhận, xử lý dữ liệu và phân luồng tờ khai.

Công ty TNHH Pactra-Sebang Vina là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics, cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải và đại lý làm thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu. Mặc dù việc ứng dụng phần mềm khai báo điện tử giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, quá trình triển khai nghiệp vụ hải quan hàng nhập khẩu tại doanh nghiệp vẫn gặp phải một số hạn chế:

• Thời gian chuẩn bị và truyền dữ liệu tờ khai hải quan còn chậm so với mặt bằng chung của thị trường.
• Sai sót trong quá trình nhập liệu, kiểm tra chứng từ và xác định mã số hàng hóa (HS code) dẫn đến phát sinh chi phí chỉnh sửa tờ khai và kéo dài thời gian thông quan.
• Tình trạng nghẽn mạng và sự thiếu ổn định của hệ thống đường truyền ảnh hưởng đến tiến độ truyền dữ liệu điện tử.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định gồm:

1. Hệ thống hóa cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Pactra-Sebang Vina giai đoạn 2018–2021.
2. Phân tích chi tiết quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ hải quan hàng nhập khẩu điện tử tại doanh nghiệp qua 5 bước cụ thể và minh họa bằng một lô hàng thực tế.
3. Đánh giá những mặt hoàn thiện, nhận diện các điểm hạn chế cùng nguyên nhân thông qua khảo sát thực tế đội ngũ nhân viên nghiệp vụ.
4. Đề xuất hệ thống các giải pháp nghiệp vụ và kiến nghị quản lý đối với Cơ quan Hải quan và Nhà nước nhằm tối ưu hóa quy trình thủ tục hải quan hàng nhập khẩu tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Nghiệp vụ hải quan hàng nhập khẩu và quy trình tổ chức thực hiện trên hệ thống phần mềm khai báo hải quan điện tử.
• Không gian nghiên cứu: Công ty TNHH Pactra-Sebang Vina (trụ sở tại Phòng 206 Lầu 2, phường Tân Phú, Quận 9, TP. Hồ Chí Minh).
• Thời gian nghiên cứu: Thu thập dữ liệu hoạt động kinh doanh giai đoạn 2018–2020 và ước tính năm 2021; dữ liệu phân tích lô hàng thực tế thực hiện vào tháng 11/2020; thời điểm hoàn thành báo cáo vào tháng 10–11/2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và quy định nghiệp vụ được tác giả viện dẫn trong nghiên cứu bao gồm:

• Luật Hải quan số 54/2014/QH13.
• Nghị định số 08/2015/NĐ-CP ngày 21/01/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan.
• Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 và Thông tư số 39/2018/TT-BTC ngày 20/4/2018 của Bộ Tài chính quy định về thủ tục hải quan, kiểm tra giám sát hải quan, thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu.
• Quyết định số 2061/QĐ-BTC liên quan đến quản lý và định danh hàng hóa tại cảng hàng không.
• Danh mục Biểu thuế Xuất nhập khẩu năm 2021 và Hệ thống mã số hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa (Hệ thống HS) do Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) ban hành.

Phương pháp nghiên cứu được triển khai:

• Phương pháp phân tích tài liệu và tổng hợp nghiệp vụ: Tác giả hệ thống hóa quy trình khai báo hải quan điện tử ECUS5-VNACCS theo 5 bước tiêu chuẩn và trích xuất dữ liệu hồ sơ hải quan của một lô hàng mẫu.
• Phương pháp điều tra khảo sát định lượng: Do ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19 và giãn cách xã hội, tác giả thiết lập bảng câu hỏi khảo sát cấu trúc gồm các nhận định về điểm hoàn thiện, điểm chưa hoàn thiện và nguyên nhân, sử dụng thang đo Likert 5 mức độ (1: Hoàn toàn không đồng ý; 2: Không đồng ý; 3: Trung lập; 4: Đồng ý; 5: Hoàn toàn đồng ý).
• Mẫu khảo sát: $n = 4$, gồm toàn bộ 4 nhân viên đang trực tiếp phụ trách bộ phận chứng từ và khai báo hải quan tại doanh nghiệp. Khảo sát thực hiện qua thư điện tử và ứng dụng tin nhắn trong khoảng thời gian từ cuối tháng 10 đến đầu tháng 11/2021.
• Phương pháp xử lý dữ liệu: Sử dụng chỉ số Mode (yếu vị - giá trị xuất hiện nhiều nhất) để xác định mức độ đồng thuận của nhân viên đối với các tiêu chí đánh giá, so sánh với giá trị trung vị lý thuyết (mức 3) để kết luận mức độ chấp nhận nhận định.

Nguồn dữ liệu sử dụng:

• Dữ liệu thứ cấp: Báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2018–2021 do Phòng Kế toán Công ty TNHH Pactra-Sebang Vina cung cấp; bộ hồ sơ lô hàng nhập khẩu gồm Hợp đồng thương mại, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói, Vận đơn hàng không (AWB), Thông báo hàng đến.
• Dữ liệu sơ cấp: Kết quả thu được từ bảng câu hỏi khảo sát 4 nhân viên nghiệp vụ chứng từ của công ty.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về doanh nghiệp

Chương này giới thiệu về Công ty TNHH Pactra-Sebang Vina (tên giao dịch quốc tế: PACTRA-SEBANG VINA CO., LTD; Mã số thuế: 0315019808; người đại diện pháp luật: Park Chan Mo), được cấp phép và chính thức hoạt động từ đầu tháng 5/2018 dưới sự quản lý thuế của Chi cục Thuế TP. Hồ Chí Minh. Doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ logistics chính: giao nhận vận tải quốc tế đường biển, đường bộ, đường hàng không, kho bãi, bốc xếp hàng hóa và đại lý khai thuê hải quan.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được xây dựng theo mô hình trực tuyến chức năng, gồm Giám đốc điều hành trực tiếp 4 bộ phận chuyên trách:

• Phòng Vận tải: Điều hành, bố trí phương tiện, theo dõi định mức nhiên liệu và bảo dưỡng xe.
• Phòng Giao nhận - XNK: Gồm Bộ phận chứng từ (tiếp nhận hợp đồng, lập tờ khai, kiểm tra Invoice, Packing list, thanh lý tờ khai) và Bộ phận giao nhận (liên hệ hãng tàu/hãng bay, kiểm tra và giao nhận thực tế).
• Phòng Kế toán: Quản lý tài chính, lập báo cáo thu chi, quyết toán thuế, quản lý ngân sách.
• Phòng Kinh doanh - Marketing: Tìm kiếm khách hàng, nghiên cứu thị trường, soạn thảo hợp đồng và tư vấn dịch vụ.

Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2018–2021 được tổng hợp qua bảng số liệu sau:

Chỉ tiêu (ĐVT: Triệu đồng)	Năm 2018	Năm 2019	Tăng/giảm 2019/2018 (%)	Năm 2020	Tăng/giảm 2020/2019 (%)	Dự kiến 2021	Tăng/giảm 2021/2020 (%)
Tổng doanh thu	18.985	22.548	+18,8%	26.701	+18,4%	27.500	+3,0%
Tổng chi phí	11.582	14.142	+22,1%	17.269	+22,1%	18.725	+8,4%
Lợi nhuận trước thuế	7.403	8.406	+13,5%	9.432	+12,2%	8.775	-7,0%

Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH Pactra-Sebang Vina

Doanh thu tăng trưởng đều qua các năm từ 18.985 triệu đồng (2018) lên 26.701 triệu đồng (2020), nhưng tốc độ tăng trưởng năm 2021 chậm lại đáng kể (+3,0%) và lợi nhuận giảm 7% (đạt 8.775 triệu đồng) do tác động nghiêm trọng của đợt bùng phát dịch Covid-19 và thời gian giãn cách xã hội kéo dài tại TP. Hồ Chí Minh. Định hướng phát triển đến năm 2025 của công ty tập trung mở rộng liên kết dịch vụ vận tải, đẩy mạnh hoạt động tiếp thị trực tuyến, nâng cao chế độ đãi ngộ và đào tạo chuẩn hóa nghiệp vụ nội bộ.

Chương 2: Thực trạng tổ chức thực hiện nghiệp vụ hải quan hàng nhập khẩu tại Công ty TNHH Pactra-Sebang Vina

Nghiệp vụ hải quan hàng nhập khẩu tại công ty được vận hành theo quy trình 5 bước trên hệ thống ECUS5-VNACCS:

1. Chuẩn bị trước khi khai báo: Tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ do khách hàng cung cấp (Hợp đồng ngoại thương, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói, Vận đơn đường không AWB, Giấy chứng nhận xuất xứ C/O, Thông báo hàng đến); kiểm tra hiệu lực chữ ký số của khách hàng.
2. Thiết lập các thông số hệ thống trước khi khai báo: Nhập hoặc chọn thông tin tài khoản người sử dụng VNACCS (User code, Password, Terminal ID, Terminal access key) và danh mục doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
3. Nhập thông tin vào tờ khai (Nghiệp vụ IDA/IDB):
   • Thông tin chung 1: Mã loại hình (A11 - Nhập kinh doanh tiêu dùng), mã cơ quan hải quan tiếp nhận (ví dụ: 02B1 - Chi cục Hải quan Cửa khẩu Sân bay Quốc tế Tân Sơn Nhất), mã bộ phận xử lý tờ khai (00), phân loại tổ chức (mã 4: tổ chức gửi tổ chức), phương thức vận chuyển (mã 1: đường hàng không), địa điểm lưu kho dự kiến (02B1A04 - Kho SCSC), thông tin nhà xuất khẩu/nhập khẩu, số vận đơn HAWB và MAWB.
   • Thông tin chung 2: Hợp đồng (số, ngày), thông tin văn bản pháp quy (mã MO cho hàng thuộc chương 84-85 mới 100%), hóa đơn thương mại, điều kiện giá hóa đơn (EXW), phương thức thanh toán (TT - mã KC), tờ khai trị giá (phương pháp 6 - trị giá giao dịch, phân bổ phí vận chuyển $3.955.900$ VNĐ, mã bảo lãnh/thời hạn nộp thuế D).
   • Danh sách hàng hóa: Khai báo tên hàng chi tiết, xuất xứ, lượng, đơn vị tính, đơn giá, mã HS code 8 chữ số, mã biểu thuế nhập khẩu ưu đãi (B01 - thuế suất 0%), mã biểu thuế VAT (VB901 - thuế suất 10%).
4. Truyền tờ khai hải quan (Nghiệp vụ IDC): Đăng ký chính thức tờ khai và tiếp nhận thông điệp phản hồi số tờ khai từ cơ quan hải quan.
5. Lấy kết quả phân luồng và in tờ khai: Nhận kết quả phân luồng (Luồng Xanh - mã 1: miễn kiểm tra hồ sơ và thực tế; Luồng Vàng - mã 2: kiểm tra chi tiết hồ sơ; Luồng Đỏ - mã 3: kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa theo các mức a, b, c tương ứng 100%, 10%, hoặc 5%).

Tác giả phân tích chi tiết một lô hàng thực tế được thực hiện vào tháng 11/2020:

• Người nhập khẩu: Công ty TNHH Tư Vấn Và Đầu Tư Brightleaf (Hà Nội).
• Người xuất khẩu: UROMAX (SINGAPORE) PTE LTD.
• Hàng hóa: Đèn vi sóng magnetron (bộ phận của hệ thống radar), gồm 3 model: MG5230T/C (2 cái), MG5239T/C (6 cái), MG5089T/C (2 cái), tình trạng mới 100%, xuất xứ Vương quốc Anh (UK).
• Giá trị hợp đồng (No. SC01/BRL-URO/2020): $47.464,00$ USD (điều kiện EXW UK).
• Phương thức vận chuyển: Đường hàng không (chuyến bay SQ0178, hàng đến ngày 19/11/2020 tại kho SCSC Tân Sơn Nhất).
• Mã HS code: 8540.71.00; Biểu thuế NK: B01 (thuế suất 0%); Biểu thuế VAT: VB901 (thuế suất 10%).
• Số tờ khai được cấp: 103674439260; kết quả phân luồng: Luồng Xanh (mã 1).
• Thời gian khai báo thực tế: 43 phút (chậm hơn thời gian bình quân của công ty là 38 phút và bình quân thị trường là 30 phút). Do nhập sai mã địa điểm lưu kho ban đầu, doanh nghiệp phát sinh chi phí điều chỉnh là $200.000$ VNĐ.

Kết quả đánh giá định lượng qua khảo sát 4 nhân viên ($n=4$):

Nội dung khảo sát	Mức 1	Mức 2	Mức 3	Mức 4	Mức 5	Mode
Điểm hoàn thiện:
Thiết lập thông số trước khi khai báo nhanh chóng và dễ dàng	0	0	0	3	1	4
Nguyên nhân: Nhân viên làm thuần thục	0	0	0	1	3	5
Điểm chưa hoàn thiện:
Kiểm tra chứng từ chưa kỹ dẫn đến thông tin không thống nhất	0	0	0	3	1	4
Khai báo còn sai sót và thời gian khai báo còn chậm	0	0	0	3	1	4
Việc truyền tờ khai bị chậm trễ	0	0	0	2	2	4, 5
Hàng hóa bị phân vào luồng đỏ	0	0	0	3	1	4
Nguyên nhân: Nhân viên thiếu cẩn thận trong kiểm tra chứng từ	0	0	0	3	1	4
Nguyên nhân: Nhân viên chưa nhiều kinh nghiệm	0	0	0	3	1	4
Nguyên nhân: Nhân viên chưa nắm kỹ quy định của cơ quan hải quan	0	0	0	2	2	4, 5
Nguyên nhân: Do hệ thống mạng công ty/mạng chung không ổn định	0	0	0	3	1	4

Nguồn: Tác giả tổng hợp từ số liệu khảo sát thực tế

Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện nghiệp vụ hải quan hàng nhập khẩu tại Công ty TNHH Pactra-Sebang Vina

Dựa trên kết quả khảo sát và phân tích thực trạng, tác giả đề xuất 7 nhóm giải pháp cụ thể cho doanh nghiệp:

1. Xây dựng thói quen in chứng từ (áp dụng cho Bước 1): Nhân viên cần in toàn bộ bộ chứng từ giấy, dùng bút dạ quang đánh dấu các trường thông tin cốt lõi (tên hàng, điều kiện giao hàng, số hợp đồng, đơn giá, trị giá) nhằm đối chiếu chéo tính thống nhất giữa Invoice, Packing List và AWB trước khi nhập liệu trên phần mềm.
2. Nâng cao năng lực nghiệp vụ khai báo cho nhân viên (áp dụng cho Bước 3): Lập kế hoạch đào tạo chuyên sâu trong các giai đoạn thấp điểm; tổ chức các buổi chia sẻ kinh nghiệm nội bộ do các nhân viên lâu năm hướng dẫn nhân viên mới; xây dựng tài liệu quy trình chuẩn để hạn chế lỗi nhập liệu.
3. Tổ chức các cuộc sát hạch nghiệp vụ định kỳ (áp dụng cho Bước 3): Định kỳ 1–2 lần mỗi năm tổ chức kiểm tra nghiệp vụ về tốc độ khai báo, tỷ lệ sai sót, tiếng Anh chuyên ngành và kiến thức văn bản pháp luật, kết hợp cơ chế khen thưởng đối với nhân sự đạt kết quả xuất sắc.
4. Cẩn trọng khi phân loại và áp mã HS code (áp dụng cho Bước 3): Đọc kỹ mô tả đặc tính kỹ thuật hàng hóa; tra cứu biểu thuế kết hợp cấu trúc 8 chữ số; trong trường hợp gặp mặt hàng mới, phức tạp cần làm văn bản đề nghị cơ quan hải quan hướng dẫn hoặc giám định trước để tránh bị xử phạt và điều chỉnh thuế.
5. Đầu tư nâng cấp hệ thống đường truyền Internet (áp dụng cho Bước 4): Nâng cấp gói băng thông, trang bị thiết bị mạng dự phòng để đảm bảo việc truyền dữ liệu qua phần mềm ECUS5-VNACCS diễn ra liên tục, không bị gián đoạn hay nghẽn đường truyền.
6. Đóng thuế nhanh chóng và đúng hạn (áp dụng cho Bước 5): Phối hợp chặt chẽ giữa phòng Kế toán và Giao nhận - XNK để theo dõi hạn mức nộp thuế; cân đối dòng tiền quay vòng; thỏa thuận khách hàng ứng trước tiền thuế đối với dịch vụ khai thuê; duy trì quan hệ tín dụng tốt với ngân hàng phục vụ nộp thuế điện tử nhằm xây dựng hồ sơ tuân thủ tốt, hạn chế bị cơ quan hải quan phân luồng Vàng và luồng Đỏ.
7. Nghiên cứu kỹ các văn bản pháp luật (áp dụng cho Bước 5): Thường xuyên cập nhật các thông tư, nghị định mới của Bộ Tài chính và Tổng cục Hải quan, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các chính sách quản lý chuyên ngành đối với từng mặt hàng nhập khẩu.

Kiến nghị vĩ mô:

• Đối với Cơ quan Hải quan: Đẩy mạnh phổ biến chính sách, biểu thuế và thủ tục mới thông qua các kênh truyền thông số, mạng xã hội chính thức (như fanpage Facebook) và tổ chức các hội thảo trực tuyến; chuẩn hóa và công khai các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ rõ ràng, dễ hiểu.
• Đối với Nhà nước: Tiếp tục đầu tư nâng cấp hạ tầng viễn thông và công nghệ thông tin quốc gia phục vụ chuyển đổi số, đảm bảo hệ thống hải quan điện tử và một cửa quốc gia hoạt động ổn định, thông suốt.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu đạt được các kết quả cụ thể:

• Làm rõ toàn bộ tiến trình khai báo hải quan điện tử qua hệ thống ECUS5-VNACCS tại doanh nghiệp giao nhận cụ thể, chỉ ra thời gian khai báo thực tế một lô hàng thiết bị điện tử (43 phút) và chi phí phát sinh khi sửa tờ khai do sai sót mã kho ($200.000$ VNĐ).
• Khảo sát thực tế toàn diện $100%$ nhân sự nghiệp vụ chứng từ ($n=4$), lượng hóa được sự đồng thuận cao (Mode từ 4 đến 5) về các nguyên nhân cốt lõi gây chậm trễ thông quan (thiếu kinh nghiệm, kiểm tra chứng từ chưa kỹ, áp sai mã HS code, đường truyền mạng thiếu ổn định).
• Thiết lập hệ thống 7 giải pháp vi mô gắn liền với từng mắt xích trong 5 bước của quy trình tác nghiệp và 2 nhóm kiến nghị hoàn thiện thể chế, hạ tầng công nghệ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế về phạm vi mẫu: Nghiên cứu được thực hiện tại một doanh nghiệp quy mô nhỏ với cỡ mẫu khảo sát giới hạn ($n = 4$ nhân viên chứng từ), do đó kết quả phản ánh mang tính đặc thù nội bộ của Công ty TNHH Pactra-Sebang Vina trong giai đoạn dịch bệnh Covid-19, chưa mở rộng đối sánh trên nhiều doanh nghiệp logistics khác.
• Hạn chế về điều kiện nghiên cứu: Tác giả thực hiện khóa luận trong thời gian TP. Hồ Chí Minh áp dụng giãn cách xã hội kéo dài, việc thu thập dữ liệu và phỏng vấn phải tiến hành gián tiếp qua môi trường trực tuyến, chưa thể khảo sát trực tiếp tại hiện trường các chi cục hải quan cửa khẩu và kho bãi hàng hóa.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng khảo sát nghiệp vụ thông quan hàng hóa nhập khẩu ở các loại hình khác (nhập gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất) và phân tích sâu hơn chi phí logistics phát sinh tại các cảng biển lớn.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là tài liệu tham khảo thiết thực cho:

• Sinh viên chuyên ngành Thương mại Quốc tế, Kinh doanh Quốc tế, Logistics và Quản lý Chuỗi cung ứng: Cung cấp tài liệu thực tế về các bước thiết lập, khai báo dữ liệu tờ khai hải quan điện tử trên phần mềm ECUS5-VNACCS với các màn hình nghiệp vụ IDA, IDC và cách nhập các tiêu chí dữ liệu thực tế (A11, MO, B01, VB901, HAWB, MAWB).
• Nhân viên mới tại các công ty forwarder và đại lý hải quan: Nắm bắt các lỗi thường gặp trong quá trình chuẩn bị chứng từ, phân loại mã HS và quy trình xử lý lô hàng nhập khẩu đường hàng không.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp trong báo cáo sử dụng phần mềm nào để thực hiện nghiệp vụ hải quan điện tử?
Công ty TNHH Pactra-Sebang Vina sử dụng phần mềm ECUS5-VNACCS do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp để thực hiện khai báo hải quan điện tử kết nối với Hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan.

2. Lô hàng minh họa trong báo cáo có các thông số kỹ thuật và thuế suất như thế nào?
Lô hàng gồm 10 chiếc đèn vi sóng magnetron (bộ phận hệ thống radar, hãng sản xuất E2V, mới 100%, xuất xứ UK) do Công ty TNHH Tư Vấn Và Đầu Tư Brightleaf nhập khẩu từ UROMAX (Singapore) PTE LTD theo điều kiện EXW UK với tổng trị giá $47.464,00$ USD. Mặt hàng được áp mã HS 8540.71.00, thuế suất thuế nhập khẩu ưu đãi $0%$ (mã biểu thuế B01) và thuế suất thuế giá trị gia tăng $10%$ (mã biểu thuế VB901).

3. Tại sao thời gian khai báo lô hàng thực tế bị kéo dài và phát sinh chi phí?
Thời gian hoàn tất khai báo lô hàng minh họa mất 43 phút (chậm hơn mức trung bình 38 phút của công ty và 30 phút của thị trường) do nhân viên khai sai mã địa điểm lưu kho thông quan dự kiến (kho SCSC), dẫn đến phát sinh chi phí điều chỉnh sửa tờ khai là $200.000$ VNĐ, kết hợp sự cố đường truyền mạng công ty thiếu ổn định.

4. Khảo sát nội bộ nhân viên chỉ ra những nguyên nhân chính nào dẫn đến hạn chế trong nghiệp vụ?
Kết quả khảo sát 4 nhân viên chuyên trách ($n=4$, chỉ số Mode = 4 và 5) xác định các nguyên nhân chủ yếu gồm: nhân viên kiểm tra chứng từ chưa cẩn thận; nhân viên còn trẻ, thiếu kinh nghiệm thực tế; chưa nắm vững các quy định chi tiết của cơ quan hải quan; và hệ thống đường truyền Internet đôi khi bị nghẽn mạch.

Kết luận

Báo cáo thực hành nghề nghiệp đã phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức thực hiện nghiệp vụ hải quan hàng nhập khẩu bằng phần mềm điện tử ECUS5-VNACCS tại Công ty TNHH Pactra-Sebang Vina. Thông qua việc phân tích dữ liệu hoạt động kinh doanh giai đoạn 2018–2021, giải phẫu quy trình xử lý lô hàng thực tế và khảo sát định lượng nhân sự nghiệp vụ, tác giả đã chỉ rõ các điểm nghẽn về tốc độ khai báo, phân loại mã HS và hạ tầng mạng. Hệ thống 7 giải pháp đề xuất có tính ứng dụng cao, hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình làm việc, giảm thiểu chi phí phát sinh và nâng cao hiệu quả thông quan hàng hóa nhập khẩu.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương I Chương l của bài báo cáo đã giới thiệu tống quan về Công ty TNHH Pactra-Sebang Vina. Qua đó, biết được cơ cấu tô chức của công ty, chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban, kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm gần đây và định hướng phát triển của doanh nghiệp đến năm 2025. Dữ liệu về tình hình kinh doanh thẻ hiện công ty đã hoạt động có hiệu quả, thu được lợi nhuận và tạo được mối quan hệ tốt với khách hàng. Bên cạnh đó, công ty cũng sẽ nỗ lực hiện thực hóa các định hướng đã vạch ra trước năm 2025.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TÔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VU HAI QUAN HANG NHAP KHAU TAI CONG TY TNHH PACTRA-SEBANG VINA 2.1 Thực trạng tô chức thực hiện nghiệp vụ hải quan hàng nhập khau tai céng ty TNHH Pactra-Sebang Vina 2.1 So dé nghiệp vu hải quan hàng nhâp khâu tại cong ty TNHH Pactra-Sebang Vina Sơ đỗ nghiệp vụ hải quan hàng nhập khâu tại công ty Pactra-Sebang Vina bao gồm 5 bước như sau: | 1. Chuẩn bị trước khi khai báo | | 2. Thiết lập các thông số hệ thống trước khi khai báo | | 3. Nhập thông tin vào tờ khai | | 4.

Truyền tờ khai hải quan | | 5. Lấy kết quả phân luồng, in tờ khai hải quan | Hình 2. 1: Sơ đỗ nghiệp vụ hải quan hàng nhập khẩu tại công ty Pactra-Sebang Vina Nguồn: tác giả tự tổng hợp 2.2 Diễn giải sơ đồ quy frình nghiệp vụ hải quan hàng nhập khẩu tại công ty TNHH Pactra-Sebang Vina 2.1 Chuẩn bị trước khi khai báo Nhân viên bộ phận chứng từ phòng Giao nhận —- XNK của công ty Pactra-Sebang Vina nhận bộ chứng từ từ khách hàng và kiêm tra. Sau đó, nhân viên bộ phận chứng từ sẽ chuân bị săn các loại chứng từ cân thiệt của lô hàng đê điển vào tờ khai hải quan.

Một bộ chứng tử thông thường bao gôm: - Hợp đồng ngoại thương - Hóa đơn thương mại - Phiêu đóng gói - Thông báo hàng đến - AWB - Giây chứng nhận nguồn gôc xuât xứ Bên cạnh đó, trước khi thực hiện các bước sau, nhân viên bộ phận chứng từ cần kiểm tra xem chữ ký số của công khách hàng đã được đăng ký với cơ quan hải quan hay chưa và còn hạn sử dụng không, để thuận lợi truyền tờ khai đến Chi cục Hải quan. Công ty Pactra-Sebang Vina sử dụng phần mềm của công ty Thái Sơn - ECUS5 VNACCS đề khai báo điện tử. > Nhận xét: Trong bước này nhân viên bộ phận chứng từ bởi vì đôi khi kiểm tra không kỹ thông tin trên bộ chứng từ nên không phát hiện ra sự không thông nhất dẫn đến khai báo sai, tốn chỉ phí và thời gian để sửa lại tờ khai.2 Thiết lập các thông số hệ thống trước khi khai báo Nhân viên bộ phận chứng từ thực hiện việc đăng ký thông tin khách hàng với các bước như sau: chọn “Hệ thông” -> chọn “7.Thông tin doanh nghiệp xuât nhập khâu” -> chọn “Thêm doanh nghiệp” -> Nhập các thông tin công ty khách hàng vào -> “Chọn nút “Ghi” ˆ Thông tin khách hàng | Mã doanh Nghiệp .3 Chọn doanh nghiệp. Tên doanh Nghiệp: | | Địa chỉ: | || Điện thoại [ | Fax Account truyén du liéu tdi hai quan V4 Tên truy cập L______ ] Tên truy nhập (Account) là account khai báo điện tử của 1 khách hàng được cơ quan Hải quan cấp, trong trường hợp Mật khẩu Ì bạn sử dụng account của khách hàng để khai báo.

Nhập lại mật khấtu | Xem iết Thông tin tài khoản người sử dụng VNACCS (F9: Chọn tài khoản) Mã người sử dụng (User code): [ Ì @Đinh dạng 8 ký tự: XXXXXXXX) Mật khẩu (Password): [ Mã thiết bị đầu cuối (Teminal ID): | Khóa truy cập (Teminal access key) | Lưuý: Thông tin người sử dụng sẽ được Hải quan cấp cho Doanh nghiệp sau khi Doanh nghiệp đăng ký thông tin khai báo Hải quan qua hệ thông VNACCS v v aA (0) Béng | Hình 2. 2: Mục thông tin khách hàng trong hệ thông ECUS > Nhận xét: Ở bước này, bởi vì nhân viên đã làm quen nên việc khai báo diễn ra nhanh chóng và dé dang.3 Nhập thông tin vào tờ khai Trong khi khai báo, đối với tiêu chí có dấu (*) màu đỏ, nhân viên bắt buộc phải nhập. Lấy thông tin từ khai từ hải quan (IDB)” Tại mục “Thông tin chung” (1) Nhóm loại hình Các mục đánh dấu “*” bao gồm: Mã loại hình: để xác định mã loại hình nhân viên khai báo dựa vào 2 yếu tố: - Mục đích xuất khẩu, nhập khâu hàng hóa - Loại hình doanh nghiệp Để thực hiện thống nhất việc khai báo đối với chỉ tiêu mã loại hình trên Hệ thống VNACCS cũng như mã loại hình xuât nhập khâu khi thực hiện thủ tục khai trên tờ khai hải quan giây khi triên khai thực hiện theo quy định của Luật Hải quan, Nghị định sô 08/2015/NĐ-CP ngày 21/01/2015 của Chính phủ, Thông tư 39/2018/TT-BTC, sửa đôi, bô sung Thông tư 38/2015/TT BTC của Bộ Tài chính, Tông cục Hải quan ban hành bảng mã loại hình và hướng dân sử dụng. Cơ quan Hải quan: Ghi mã của chi cục hải quan nơi công ty khách hàng thông quan hàng hóa.

Phân loại cá nhân/ tô chức: Tùy theo tính chất giao dịch, nhân viên chọn một trong các mã sau: - Ma “1”: Ca nhan gửi cá nhân - Mã “2”: Tô chức gửi cá nhân - Mã “3”: Cá nhân gửi tổ chức - Mã “4”: Tô chức gửi tô chức - Ma “5”: Khac Mã hiệu phương thức vận chuyển: Căn cứ phương thức vận chuyên đề lựa chọn một trong các mã sau: : Đường không m : Đường biển (container) FS WN : Đường biển (hàng rời, lỏng.) ON : Đường bộ (xe tải) : Đường sắt Mn : Đường sông : Khác Nhà xuất khẩu: Nhân viên khai báo điền những thông tin sau dựa trên hợp đồng. Tên: nhập tên tiếng anh Địa chỉ: điển chính xác và nếu địa chỉ dài quá thì chia ra và điền trong 4 ô theo thứ tự từ trái sang phải, từ trên xuông dưới 10 (2) Vận đơn Nhân viên bộ phận chứng từ phòng Giao. nhận —- XNK của công ty Pactra-Sebang Vina dựa vào AWB, thông báo hàng đên đề điện thông tin phân này và điện những thông tin sau: - Số vận đơn - Số lượng kiện và trong lượng kiện: nhân viên khai báo xem trên vận đơn hoặc thông bao hang đên đê điện vào. - Mã địa điểm chờ lưu kho thông quan dự kiến: là nơi hàng hóa chờ dé théng quan.

Dac diém cua ma nay là 4 ký tự đâu sẽ là mã của chi cục Hải quan mở tờ khai. - Phương tiện vận chuyên: vì hàng hóa được vận chuyền bằng đường hàng không nên nhân viên sẽ điện theo cú pháp mã hiệu chuyên bay/ngày bay. - Ngày hàng đến: nhân viên khai báo xem trên thông báo hàng đến - Địa điêm dỡ hàng Tại mục “Thông tin chung 2” Nhân viên khai báo điền số hợp đồng và ngày hợp đồng dựa trên hợp đồng. Còn đối với ngày hệt hạn, nhân viên chỉ điện khi thực hiện khai báo cho hợp đông gia công.

(1) Thông tin văn bản và giấy phép - Ma văn bản pháp quy: nhân viên chỉ khai báo phần này khi hàng hóa có mã HS code nam ở chương 84 hoặc 85. - Giây phép nhập khâu: nhân viên chỉ khai khi nhập khẩu một vài mặt hàng đặc biệt (2) Hóa đơn thương mại Nhân viên bộ phận chứng từ khai báo những thông tin sau: - Phân loại hình thức hóa đơn - Mã phân loại giá hóa đơn - Phuong thức thanh toán và điều kiện giá hóa đơn: dựa vào hợp đồng ngoại thương dé dién. (3) Tờ khai trị giá Trong phân này, những thông tin cơ bản cần khai báo là: - Mã phân loại khai trị giá - Phí vận chuyển - Phí bảo hiểm - Người nộp thuế (4) Thuế và bảo lãnh Ở thông tin này, doanh nghiệp chỉ điền vào mã xác định thời hạn nộp thuế. Tại mục “Danh sách hàng” 11 - Tên hàng: điền tên tiếng Việt (tên tiếng Anh nếu có yêu cầu), model, thông tin chức năng cơ bản của hàng hóa, phụ kiện đi kèm (nêu có), hãng sản xuất và tình trạng hàng hóa.

- Mã HS code: Mã HS code dùng để phân loại hàng hóa xuất nhập khâu trên toàn thế giới theo hệ thống HS do tổ chức Hải quan thế giới WCO phát hành. Cấu trúc của mã HS bao gồm 8 chữ số với 2 số đầu là chương, 2 số kế là nhóm sản phẩm, 2 số kế tiếp là phân nhóm sản phẩm và 2 số cuối là phân nhóm phụ. Đầu tiên, nhân viên tra cứu bằng các từ khóa liên quan đến hàng hóa trên google. Thông qua đó, sẽ có một vài mã HS code được đưa ra và nhân viên có thê dùng nó đề tham khảo.

Lưu ý là nhân viên cần chú ý tên chương có đúng không thì mới sử dung dé tham khảo. Tiếp theo, nhân viên sử dụng file excel Biểu thuế mới nhất năm 2021 voi lệnh “Ctrl+F” 4 số đầu tiên để xem có phải nhóm sản phẩm của mặt hàng mình nhập khâu hay không. Sau đó, nhân viên tiếp tục đọc các thông tin mô tả trong biểu thuế và tìm ra mã giống với sản phẩm nhất. - Luong, Don gia va tri gia hoa đơn: Nhân viên bộ phận chứng từ phòng Giao nhận — XNK của công ty Pactra-Sebang Vina điền những thông tin này dựa trên hóa đơn thương mại.

- Mã biêu thuế nhập khâu - Mã biểu thuế VAT Chọn “Ghi” để kết thúc mã nghiệp vụ I. Khai trước thông tin tờ khai (IDA)” Nhân viên chuyên sang bước Khai trước thông tin tờ khai. Trường hợp khai báo sai hoặc chứng từ không rõ ràng thì cơ quan Hải quan yêu cầu công ty bỗ sung và điều chỉnh, sau khi điều chỉnh công ty gửi khai báo lại để lay số tiếp nhận mới. Trường hợp chứng từ của doanh nghiệp hợp lệ thì cơ quan Hải quan cấp cho doanh nghiệp số tờ khai.

> Nhận xét: Do nhân viên còn trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm và chưa nắm rõ về các quy định của cơ quan hải quan rõ ràng, mắt thời gian tra cứu nên thời gian khai báo còn chậm và khai báo còn sai sót đặc biệt là mã HS code.4 Truyền tờ khai hải quan +* Mã nghiệp vụ “3. Khai chính thức tờ khai (IDC)” Sau khi khai trước thông tin hang hóa nhập khâu, nhân viên khai hải quan tiếp nhận thông tin phản hôi từ Hệ thông đề thực hiện khai chính thức tờ khai hải quan. > Nhận xét: Đôi khi, hệ thống mạng công ty bị nghẽn mạch hoặc hệ thống internet bi chậm do đứt dây cáp quang nên ảnh hưởng đền việc truyền tờ khai hải quan bị chậm trễ và ảnh hưởng đền tiên độ thực hiện công việc.