Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Đề tài "Website Quản lý Order Cafe" được thực hiện trong khuôn khổ học phần Đồ án Lập trình Web nâng cao thuộc Khoa Công nghệ Thông tin, Trường Đại học Điện Lực, do nhóm sinh viên Nguyễn Trường Anh và Phan Đức Thắng (chuyên ngành Công nghệ Phần mềm, khóa 2019–2023) triển khai dưới sự hướng dẫn của giảng viên Phương Văn Cảnh vào năm 2021.
Bối cảnh thực tiễn của nghiên cứu xuất phát từ việc khảo sát trực tiếp cơ sở kinh doanh phòng trà Pink Coffee, tọa lạc tại số 37 Nguyễn Văn Huyên, quận Cầu Giấy, Hà Nội. Cơ sở này thành lập vào tháng 3 năm 2019, hoạt động liên tục từ 7h00 đến 23h00 tất cả các ngày trong tuần. Cơ sở sở hữu quy mô không gian gồm 300 m² chia làm 3 tầng phục vụ trong nhà (mỗi tầng bố trí 12 bàn, mỗi bàn có sức chứa linh hoạt từ 1 đến 20 khách phục vụ hội họp, gặp mặt) và một tầng thượng kinh doanh theo mô hình cà phê sân thượng. Mặt hàng kinh doanh chủ lực bao gồm các loại đồ uống chế biến từ cà phê, đồ ăn kèm và thuốc lá.
Thực trạng vận hành tại Pink Coffee cho thấy cơ sở áp dụng phương thức quản lý thủ công truyền thống dựa trên ghi chép sổ sách và kinh nghiệm cá nhân của đội ngũ nhân viên. Khi lưu lượng hàng hóa và khách hàng tăng lên, mô hình thủ công này bộc lộ 6 khó khăn nghiêm trọng:
- Số lượng mặt hàng quá nhiều dẫn tới việc ghi nhớ và kiểm soát thủ công dễ xảy ra nhầm lẫn.
- Các khu vực bàn/phòng được phân loại theo tên riêng biệt, nhân viên khó bao quát trạng thái sử dụng.
- Không kiểm soát chính xác lượng hàng tồn kho thực tế và lượng hàng hóa xuất - nhập.
- Thông tin cá nhân của nhân viên và hồ sơ khách hàng chỉ lưu trữ trên giấy tờ, gây tốn thời gian tra cứu và không thể phân cấp khách hàng.
- Khó tra cứu, đối soát lại lịch sử các giao dịch và mặt hàng đã bán trước đó.
- Thống kê doanh thu cuối ngày phụ thuộc vào bảng kê khai viết tay của nhân viên chốt ca, dẫn đến sai số, tốn thời gian tổng hợp và hiệu quả quản lý thấp.
Trước các bất cập trên, đề tài xác định mục tiêu tổng quát là tin học hóa quy trình quản lý bán hàng và dịch vụ tại cơ sở, xây dựng một hệ thống website hoàn chỉnh, vận hành đơn giản, chính xác, thích hợp cho các mô hình kinh doanh dịch vụ ăn uống (F&B) vừa và nhỏ.
Mục tiêu cụ thể và nhiệm vụ nghiên cứu được phân định chi tiết theo 3 nhóm đối tượng thụ hưởng:
- Đối với nhân viên: Tối ưu hóa năng suất lao động nhằm giảm số lượng nhân sự trực tiếp xuống mức tối thiểu (một nhân viên có thể thực hiện nhiều nghiệp vụ trên cùng phần mềm); theo dõi trực quan trạng thái bàn (bàn trống, bàn đang sử dụng); thực hiện nghiệp vụ ghi nhận gọi món (ORDER) và thanh toán; tra cứu lại lịch sử các món đã gọi.
- Đối với người quản lý: Giám sát trạng thái toàn bộ khu vực bàn trong cơ sở; quản lý danh mục sản phẩm kinh doanh; kiểm soát lịch sử hóa đơn thanh toán; quản lý hồ sơ nhân viên và dữ liệu khách hàng; theo dõi lượng hàng hóa tồn kho; xem báo cáo thống kê hóa đơn, doanh thu, dịch vụ theo chu kỳ ngày, tuần, tháng; quản lý và phân quyền tài khoản người dùng trên hệ thống.
- Đối với khách hàng: Rút ngắn thời gian chờ đợi khi order và thanh toán; nâng cao trải nghiệm dịch vụ; hưởng các chính sách ưu đãi thông qua chương trình tích điểm khách hàng thân thiết.
Đối tượng nghiên cứu của đồ án là quy trình quản lý nghiệp vụ bán hàng, kiểm soát kho, nhân sự và thống kê doanh thu tại cơ sở dịch vụ cà phê. Phạm vi nghiên cứu về không gian tập trung tại cơ sở Pink Coffee (37 Nguyễn Văn Huyên, Cầu Giấy, Hà Nội); phạm vi thời gian là chu kỳ hoạt động thực tế từ khi cơ sở đi vào hoạt động (tháng 3/2019) đến giai đoạn khảo sát, thiết kế và xây dựng giải pháp (năm 2021).
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Đề tài áp dụng phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống hướng đối tượng (OOAD) sử dụng ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất UML (Unified Modeling Language). Khung phân tích nghiệp vụ được cụ thể hóa thông qua việc xây dựng hệ thống biểu đồ:
- Biểu đồ ca sử dụng (Use Case Diagram): Xác định các tác nhân (Actor), ranh giới hệ thống và mối quan hệ giữa các chức năng.
- Biểu đồ lớp (Class Diagram): Thiết lập cấu trúc dữ liệu, các thực thể và mối liên kết logic trong hệ thống.
- Biểu đồ hoạt động (Activity Diagram): Mô tả chi tiết luồng nghiệp vụ, các điều kiện rẽ nhánh và tiến trình xử lý logic của từng ca sử dụng.
- Biểu đồ trình tự (Sequence Diagram): Mô tả trực quan sự tương tác theo dòng thời gian giữa tác nhân, giao diện người dùng, bộ điều khiển logic và cơ sở dữ liệu.
Phương pháp nghiên cứu thực tế bao gồm:
- Phương pháp khảo sát hiện trạng: Khảo sát thực địa trực tiếp tại cơ sở Pink Coffee để thu thập thông tin về mặt bằng (3 tầng và 1 sân thượng, 12 bàn/tầng), giờ mở cửa (7h–23h), danh mục đồ ăn, đồ uống, thuốc lá, và quy trình xử lý đơn hàng thực tế của nhân viên.
- Phương pháp phân tích - tổng hợp yêu cầu: Rút trích các yêu cầu chức năng và phi chức năng từ những tồn tại thực tế của việc ghi chép sổ sách; quy chuẩn hóa thành các đặc tả ca sử dụng chi tiết (tên ca sử dụng, mô tả, tác nhân, tiền điều kiện, hậu điều kiện, luồng sự kiện chính và ngoại lệ).
- Phương pháp mô hình hóa dữ liệu: Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ lưu trữ thông tin tài khoản, danh mục món ăn, hóa đơn chi tiết, thông tin nhân sự và hồ sơ tích điểm.
Nguồn dữ liệu của đề tài là dữ liệu thực tế thu thập từ cơ sở Pink Coffee tại địa chỉ 37 Nguyễn Văn Huyên, Cầu Giấy, Hà Nội, kết hợp với các biểu mẫu hóa đơn, bảng kê khai doanh thu cuối ca và hồ sơ nhân sự dạng giấy tờ do cơ sở quản lý.
Thiết kế và triển khai
Hệ thống được thiết kế vận hành trên nền tảng ứng dụng web. Các tham số công nghệ và yêu cầu kỹ thuật được tác giả xác định cụ thể trong văn bản bao gồm:
- Môi trường hệ điều hành: Tương thích với các phiên bản Windows 7, Windows 8 và Windows 10.
- Môi trường phát triển tích hợp (IDE): Visual Studio Code.
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: MySQL.
- Môi trường máy chủ thử nghiệm cục bộ: XAMPP (tích hợp Apache và MySQL).
- Yêu cầu phi chức năng: Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, tính bảo mật và xác thực người dùng; tích hợp cơ chế tự động sao lưu dữ liệu lên máy chủ; giao diện thiết kế theo tiêu chí đơn giản, dễ thao tác; mọi đối tượng người dùng khi truy cập phần mềm bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng nhập.
Kiến trúc phân quyền của hệ thống phân chia rõ ràng trách nhiệm giữa hai tác nhân (Actor) chính:
| STT |
Tác nhân (Actor) |
Các ca sử dụng (Use Case) được phân quyền |
| 1 |
Người quản lý |
Đăng nhập; Quản lý ORDER; Quản lý sản phẩm; Quản lý kho hàng; Quản lý bàn; Quản lý thông tin (Khách hàng, nhân viên); Thống kê |
| 2 |
Nhân viên |
Đăng nhập; Quản lý ORDER; Đăng ký khách hàng; Thống kê |
Hệ thống biểu đồ phân tích và thiết kế được tác giả xây dựng chi tiết gồm 38 biểu đồ thành phần (từ Hình 2.1 đến Hình 2.38), bao quát toàn bộ các luồng nghiệp vụ:
- Mô hình đăng nhập: Biểu đồ use case (Hình 2.3), biểu đồ hoạt động (Hình 2.4), biểu đồ trình tự (Hình 2.5).
- Mô hình quản lý phòng/bàn và order: Biểu đồ use case quản lý phòng (Hình 2.6); biểu đồ hoạt động cho chức năng order (Hình 2.7), giảm giá (Hình 2.8), thanh toán (Hình 2.9); các biểu đồ trình tự tương ứng (Hình 2.10, 2.11, 2.12).
- Mô hình quản lý thông tin nhân viên và khách hàng: Biểu đồ use case (Hình 2.13); biểu đồ hoạt động chức năng thêm nhân viên (Hình 2.14), xóa nhân viên (Hình 2.15), sửa thông tin (Hình 2.16), tìm kiếm thông tin (Hình 2.17); các biểu đồ trình tự chức năng thêm, xóa, sửa, tìm kiếm (Hình 2.18 đến 2.21).
- Mô hình thống kê: Biểu đồ use case thống kê (Hình 2.22); biểu đồ hoạt động thống kê doanh thu (Hình 2.23); biểu đồ trình tự thống kê doanh thu (Hình 2.24).
- Mô hình quản lý kho và quản lý sản phẩm: Các biểu đồ use case, biểu đồ hoạt động và biểu đồ trình tự nhập kho, xóa sản phẩm trong kho, tìm kiếm sản phẩm trong kho (Hình 2.25 đến 2.31); biểu đồ use case quản lý sản phẩm, thêm/xóa sản phẩm, thống kê doanh thu và thống kê dịch vụ sử dụng nhiều nhất (Hình 2.32 đến 2.38).
Về mặt xử lý ngoại lệ và kiểm thử logic, văn bản quy định các kịch bản kiểm tra dữ liệu đầu vào:
- Xác thực đăng nhập: Kiểm tra tài khoản và mật khẩu chỉ chứa ký tự chữ cái, chữ số và một số ký tự đặc biệt cho phép; nếu thông tin không trùng khớp với dữ liệu lưu trữ, hệ thống trả thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại.
- Xử lý order: Hệ thống kiểm tra cú pháp và tình trạng tồn kho của dịch vụ/mặt hàng; nếu phát hiện sai sót hoặc mặt hàng đã hết, hệ thống xuất cảnh báo và không cho phép ghi nhận vào danh sách bàn.
- Xử lý thống kê: Kiểm tra dữ liệu khoảng thời gian; trường hợp người dùng nhập mốc thời gian vượt quá ngày hiện tại, hệ thống báo lỗi không hợp lệ và yêu cầu nhập lại.
- Xử lý nhân sự: Ràng buộc tính hợp lệ của hồ sơ nhân viên; chức năng chấm công bắt buộc nhập chính xác khung ngày giờ theo quy định trước khi hệ thống lưu trữ bản ghi.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1 : Giới thiệu dự án Website
Chương 1 trình bày toàn diện công tác khảo sát hiện trạng tại cơ sở Pink Coffee (37 Nguyễn Văn Huyên, Cầu Giấy, Hà Nội) và xác định các bài toán thực tiễn cần tin học hóa. Tác giả đi sâu phân tích và đặc tả 4 quy trình nghiệp vụ thủ công đang vận hành tại cơ sở:
- Nghiệp vụ Quản lý ORDER: Nhân viên phải di chuyển trực tiếp đến từng bàn để ghi chép món ăn, đồ uống khách yêu cầu ra giấy; gặp nhiều khó khăn trong khâu tính tiền và áp dụng tỷ lệ giảm giá theo từng hóa đơn.
- Nghiệp vụ Quản lý nhập hàng: Hàng hóa nhập về được đối chiếu số lượng, mẫu mã, chất lượng trước khi lưu kho; cơ sở duy trì chu kỳ kiểm kê định kỳ 1 tuần/lần để đánh giá lượng tồn và chất lượng hàng hóa, từ đó báo cáo quản lý để nhập mới hoặc đổi trả.
- Nghiệp vụ Quản lý thông tin nhân viên, khách hàng: Hồ sơ nhân viên lưu trữ hoàn toàn bằng giấy tờ từ thời điểm tuyển dụng, khiến việc tra cứu mất nhiều thời gian; dữ liệu khách hàng cũng lưu thủ công dẫn đến việc không thể phân cấp đối tượng khách hàng.
- Nghiệp vụ Thống kê: Cuối mỗi ca làm việc, nhân viên chốt ca có nhiệm vụ ghi chép tổng doanh thu trong ngày vào bảng kê khai; người quản lý sau đó tổng hợp thủ công doanh thu từng ngày dựa trên các bảng kê này.
Trên cơ sở đó, chương 1 xác định danh mục các yêu cầu chức năng cốt lõi của website:
- Chức năng đặt ORDER: Hỗ trợ hai luồng riêng biệt gồm khách sử dụng tại chỗ (nhân viên chọn bàn khách ngồi, chọn mã/tên đồ ăn, đồ uống hoặc dịch vụ đưa vào form order) và khách mua đem về (nhân viên chọn món vào form và tiến hành thanh toán ngay).
- Chức năng thanh toán: Tìm kiếm bàn theo tên, tự động tổng hợp danh mục dịch vụ đã sử dụng, đơn giá, tính tổng tiền, hỗ trợ áp dụng giảm giá và in hóa đơn.
- Chức năng thống kê: Hiển thị trực quan ngay tại trang chủ các chỉ số về dịch vụ được dùng nhiều nhất, bàn được sử dụng nhiều nhất, hóa đơn thanh toán gần nhất; cung cấp công cụ thống kê doanh thu theo ngày/khoảng ngày và trích xuất danh sách nhân viên, khách hàng.
- Chức năng quản lý thông tin: Cung cấp thao tác thêm, sửa, xóa, tìm kiếm thông tin nhân viên và khách hàng. Mỗi bản ghi mới được cấp một mã định danh duy nhất để phục vụ tra cứu chính xác bên cạnh tra cứu theo tên; việc sửa và xóa thông tin nhân viên được bảo mật tuyệt đối, chỉ tài khoản người quản lý mới có quyền thao tác.
- Chức năng tài khoản: Quản lý đăng nhập, đăng xuất và đăng ký tài khoản mới; phân định hai vai trò tài khoản gồm Quản lý và Nhân viên.
- Chức năng đăng ký khách hàng thân thiết: Hoạt động theo cơ chế thẻ tích điểm số hóa; lưu trữ thông tin khách hàng và cấp mã số định danh; hệ thống tự động tích lũy điểm dựa trên tần suất đặt phòng và số lượng dịch vụ đã dùng để xếp hạng theo 3 cấp bậc: Khách hàng thường, Khách hàng thân thiết và Khách hàng VIP (mỗi bậc được chiết khấu một tỷ lệ phần trăm nhất định trên hóa đơn thanh toán).
Cuối chương 1, văn bản xác định các yêu cầu phi chức năng về bảo mật, sao lưu dữ liệu tự động lên máy chủ, tính tương thích hệ điều hành Windows 7/8/10, công cụ Visual Studio Code, cơ sở dữ liệu MySQL và phần mềm máy chủ XAMPP.
Chương 2 : Phân tích và thiết kế hệ thống
Chương 2 là phần nội dung trọng tâm của báo cáo, tập trung mô hình hóa chi tiết cấu trúc và hành vi của toàn bộ hệ thống phần mềm. Tác giả mở đầu bằng việc định danh 2 tác nhân (Người quản lý và Nhân viên), xây dựng biểu đồ Use Case tổng quát (Hình 2.1) và Biểu đồ lớp (Hình 2.2).
Tiếp đó, chương 2 tiến hành phân tích chi tiết từng ca sử dụng theo cấu trúc chuẩn: bảng đặc tả use case, biểu đồ use case, biểu đồ hoạt động mô tả luồng nghiệp vụ kèm giải thích từng bước, và biểu đồ trình tự:
- Phân tích chức năng đăng nhập: Đặc tả use case đăng nhập, xác định điều kiện kích hoạt khi người dùng mở ứng dụng; mô tả luồng dữ liệu 4 bước kiểm tra tính hợp lệ của tài khoản/mật khẩu và điều hướng về giao diện chức năng tương ứng với quyền hạn của Quản lý hoặc Nhân viên.
- Phân tích chức năng quản lý ORDER: Đặc tả ca sử dụng Quản lý hàng/phòng; chi tiết hóa quy trình 6 bước đặt order món ăn, đồ uống (kiểm tra cú pháp dịch vụ, xác thực tình trạng còn hàng trong kho); quy trình 5 bước áp dụng giảm giá (cho phép nhập phần trăm giảm giá trực tiếp hoặc tự động đối soát cấp bậc tích lũy qua tên khách hàng); quy trình 5 bước thanh toán (tổng hợp danh sách order, tính tổng tiền, xác nhận thanh toán, in hóa đơn và lưu dữ liệu vào cơ sở dữ liệu).
- Phân tích chức năng quản lý thông tin khách hàng, nhân viên: Đặc tả các thao tác quản trị dữ liệu (thêm mới, xóa bỏ, sửa đổi, tra cứu thông tin theo mã định danh hoặc họ tên); xác lập cơ chế phân quyền chỉ cho phép Quản lý can thiệp dữ liệu nhân sự; mô tả quy tắc kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu, quy trình xác nhận khi xóa bản ghi, và xử lý ngoại lệ khi chấm công sai ngày giờ quy định.
- Phân tích chức năng thống kê: Đặc tả use case thống kê doanh thu; mô tả quy trình 5 bước lọc dữ liệu theo khoảng thời gian tùy chọn với thuật toán kiểm tra tính hợp lý của mốc thời gian (báo lỗi nếu ngày nhập vượt quá ngày hiện tại); trích xuất và hiển thị dữ liệu tổng hợp từ cơ sở dữ liệu lên bảng số liệu.
- Phân tích chức năng quản lý kho và quản lý sản phẩm: Văn bản xây dựng danh mục biểu đồ hoàn chỉnh cho các nghiệp vụ nhập kho hàng hóa, kiểm tra và xóa sản phẩm tồn kho, tra cứu mặt hàng trong kho, thêm/xóa sản phẩm kinh doanh, thống kê dịch vụ được sử dụng nhiều nhất (Hình 2.25 đến Hình 2.38).
Cuối chương 2, tác giả trình bày bảng phân chia công việc chi tiết giữa hai sinh viên thực hiện đề tài.
Chương 3 : Cài đặt
Theo đề cương và mục lục báo cáo, Chương 3 đảm nhiệm nội dung cài đặt và hiện thực hóa phần mềm website. Dựa trên các đặc tả phân tích thiết kế ở Chương 2, hệ thống được cấu hình, kết nối cơ sở dữ liệu MySQL thông qua XAMPP và triển khai các giao diện chức năng đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý order, thanh toán, kho và nhân sự của mô hình phòng trà.
Kết quả và đóng góp
Đồ án hoàn thành đề cương chuyên đề học phần môn Đồ án Lập trình Web nâng cao và xây dựng thành công giải pháp website quản lý hoàn chỉnh với các kết quả cụ thể được ghi nhận trong văn bản:
| Nội dung |
Trước khi áp dụng giải pháp |
Sau khi áp dụng giải pháp Website |
| Phương thức quản lý |
Ghi chép sổ sách, chứng từ thủ công; dựa vào trí nhớ và kinh nghiệm của nhân viên. |
Tin học hóa toàn diện qua phần mềm website trên nền tảng máy tính. |
| Quy trình Order |
Nhân viên ghi giấy tại từng bàn; dễ nhầm lẫn giữa các phòng/tên bàn; khó đối soát món. |
Phân loại trạng thái bàn trống/đang dùng; chọn món theo form chuẩn hóa; hỗ trợ cả khách tại chỗ và đem về. |
| Quy trình Thanh toán & Giảm giá |
Tính toán thủ công; việc áp dụng giảm giá theo hóa đơn phức tạp, dễ sai sót. |
Hệ thống tự động tổng hợp dịch vụ, tính tiền, áp dụng giảm giá trực tiếp (%) hoặc theo cấp bậc thẻ; tự động in hóa đơn. |
| Chính sách Khách hàng |
Hồ sơ lưu giấy tờ phân tán; không có cơ chế phân hạng và tích điểm khách hàng. |
Cấp mã khách hàng duy nhất; tích lũy điểm tự động; phân chia 3 cấp bậc rõ ràng (Khách hàng thường, Thân thiết, VIP). |
| Quản trị Nhân sự & Chấm công |
Hồ sơ xin việc lưu giấy tờ, khó tra cứu; không có công cụ tính giờ chuẩn xác. |
Quản lý tập trung trên hệ thống; phân quyền Quản lý/Nhân viên; tra cứu theo mã/tên; kiểm tra dữ liệu chấm công theo ca. |
| Báo cáo & Thống kê doanh thu |
Nhân viên cuối ca ghi tay vào bảng kê khai; quản lý cộng dồn thủ công; độ chính xác thấp. |
Thống kê tự động theo ngày/tháng; kiểm tra chặn lỗi vượt ngày hiện tại; hiển thị trực quan top dịch vụ, bàn dùng nhiều nhất tại trang chủ. |
| Hiệu suất vận hành |
Tốn nhiều nhân lực, thời gian; nguy cơ thất thoát hàng hóa và sai lệch số liệu cao. |
Giảm số lượng nhân viên trực tiếp xuống mức tối thiểu (một nhân viên kiêm nhiệm nhiều khâu); loại bỏ sai số kê khai. |
Về mặt giải pháp và đóng góp, đề tài đưa ra các đề xuất thiết thực:
- Chuẩn hóa quy trình vận hành dịch vụ ăn uống và phòng trà thông qua việc kết hợp giữa quản lý order tại bàn và phân hệ quản lý kho định kỳ 1 tuần/lần để phát hiện hàng hết, hàng lỗi kịp thời.
- Số hóa hoàn toàn chính sách chăm sóc khách hàng bằng hệ thống thẻ tích điểm điện tử, gắn mã số khách hàng với tỷ lệ chiết khấu cố định trên từng hóa đơn.
- Tự tác giả đánh giá, giải pháp phần mềm mang tính thực tiễn cao, đáp ứng đầy đủ các chức năng quản lý cốt lõi nhưng vẫn đảm bảo tính đơn giản, dễ sử dụng, cấu hình nhẹ (vận hành trên Windows 7/8/10, XAMPP, MySQL), rất phù hợp với năng lực tài chính và trình độ công nghệ của các doanh nghiệp, hộ kinh doanh vừa và nhỏ.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Dựa trên phạm vi nghiên cứu và nội dung được ghi nhận trong văn bản, đề tài tồn tại một số điểm giới hạn:
- Toàn bộ nội dung khảo sát thực tế và dữ liệu kiểm chứng chỉ giới hạn tại một cơ sở kinh doanh đơn lẻ là phòng trà Pink Coffee (37 Nguyễn Văn Huyên, Cầu Giấy, Hà Nội), chưa mở rộng kiểm nghiệm trên chuỗi cửa hàng hoặc các mô hình nhà hàng có quy mô lớn hơn.
- Hệ thống định hình triển khai trên môi trường máy chủ cục bộ (Localhost thông qua gói phần mềm XAMPP và MySQL) phục vụ mạng nội bộ, văn bản chưa đề cập chi tiết phương án triển khai trên môi trường điện toán đám mây (Cloud hosting) hay máy chủ Internet diện rộng.
- Cơ chế phân quyền hệ thống được thiết kế cố định cho 2 nhóm tác nhân (Người quản lý và Nhân viên), chưa phân tách sâu các vai trò đặc thù như nhân viên pha chế (barista), nhân viên phục vụ bàn hay kế toán kho chuyên trách.
- Văn bản báo cáo cung cấp đầy đủ hệ thống 38 biểu đồ phân tích và đặc tả ca sử dụng ở Chương 1 và Chương 2 nhưng phần tư liệu văn bản dừng lại ở biểu đồ trình tự thống kê doanh thu, chưa thể hiện chi tiết mã nguồn triển khai và kết quả thử nghiệm hiệu năng tải ở Chương 3.
Hướng nghiên cứu và phát triển tiếp theo được xác định bao gồm việc hoàn thiện toàn bộ mã nguồn cài đặt theo thiết kế UML, mở rộng khả năng đồng bộ dữ liệu hóa đơn trực tuyến và tối ưu hóa hệ thống báo cáo tài chính đa kỳ (ngày, tháng, năm) có khả năng phân tích sâu dòng tiền, lợi nhuận và chi phí.
Giá trị tham khảo
Báo cáo đồ án mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng:
- Sinh viên ngành Công nghệ thông tin và Công nghệ phần mềm: Đồ án là tài liệu tham khảo trực quan, chi tiết về phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bằng UML. Cụ thể, các bảng đặc tả ca sử dụng (Use Case Specification) đi kèm biểu đồ hoạt động và biểu đồ trình tự được xây dựng rất bài bản, rõ ràng cho từng thao tác (đăng nhập, thêm/sửa/xóa nhân viên, đặt order, giảm giá, thanh toán, thống kê doanh thu).
- Người nghiên cứu và xây dựng hệ thống phần mềm quản lý bán hàng (POS/F&B): Cung cấp mô hình quy trình nghiệp vụ sát với thực tế của một quán cà phê/phòng trà có quy mô 300 m², từ khâu phân loại bàn, quản lý hàng hóa nhập kho định kỳ, đến thuật toán phân cấp thẻ tích điểm khách hàng thân thiết.
- Phần đáng tham khảo nhất: Hệ thống 38 biểu đồ phân tích thiết kế chi tiết ở Chương 2, đặc biệt là chuỗi phân tích nghiệp vụ quản lý Order (Hình 2.6 đến 2.12) và nghiệp vụ quản lý thông tin nhân viên, khách hàng (Hình 2.13 đến 2.21).
Câu hỏi thường gặp
1. Cơ sở kinh doanh thực tế được khảo sát trong đồ án có quy mô và đặc điểm như thế nào?
Cơ sở được khảo sát là phòng trà Pink Coffee, địa chỉ tại số 37 Nguyễn Văn Huyên, Cầu Giấy, Hà Nội (SĐT: 0337538459), thành lập tháng 3/2019, mở cửa từ 7h đến 23h. Quán có diện tích 300 m² gồm 3 tầng (mỗi tầng chứa 12 bàn, sức chứa 1–20 người/bàn) và 1 tầng thượng kinh doanh cà phê sân thượng; kinh doanh đồ ăn, đồ uống liên quan đến cà phê và thuốc lá.
2. Hệ thống phân quyền người dùng gồm những tác nhân nào và quyền hạn khác nhau ra sao?
Hệ thống phân chia 2 tác nhân chính:
- Người quản lý: Có toàn quyền truy cập tất cả chức năng gồm Đăng nhập, Quản lý ORDER, Quản lý sản phẩm, Quản lý kho hàng, Quản lý bàn, Quản lý thông tin khách hàng và nhân viên (thêm, sửa, xóa, tìm kiếm), và Thống kê.
- Nhân viên: Chỉ được phân quyền thực hiện Đăng nhập, Quản lý ORDER, Đăng ký khách hàng thân thiết và xem Thống kê cơ bản; không có quyền can thiệp, sửa hoặc xóa hồ sơ nhân viên.
3. Cơ chế giảm giá và thẻ khách hàng thân thiết được thiết kế vận hành như thế nào?
Hệ thống hỗ trợ 2 hình thức giảm giá khi thanh toán: nhập phần trăm giảm giá trực tiếp hoặc tự động áp dụng theo tên/mã khách hàng thân thiết. Khách hàng đăng ký thông tin sẽ được cấp mã định danh duy nhất và tích lũy điểm qua số lần sử dụng dịch vụ để xếp theo 3 bậc: Khách hàng thường, Khách hàng thân thiết và Khách hàng VIP. Mỗi cấp bậc tương ứng với một tỷ lệ phần trăm giảm giá cố định khấu trừ vào tổng tiền hóa đơn.
4. Chức năng thống kê doanh thu có cơ chế ràng buộc và kiểm tra dữ liệu đầu vào như thế nào?
Khi người quản lý chọn chức năng thống kê doanh thu, hệ thống yêu cầu nhập khoảng ngày/tháng cần tổng hợp. Hệ thống tích hợp logic kiểm tra: nếu ngày nhập vượt quá ngày hiện tại, hệ thống lập tức xuất thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại; chỉ khi mốc thời gian hợp lệ, dữ liệu mới được trích xuất từ cơ sở dữ liệu và hiển thị lên bảng tổng hợp.
5. Đồ án sử dụng công cụ, công nghệ và môi trường nào để thiết kế và cài đặt hệ thống?
Theo đặc tả của báo cáo, hệ thống được thiết kế tương thích với hệ điều hành Windows 7/8/10; môi trường phát triển sử dụng Visual Studio Code; hệ quản trị cơ sở dữ liệu là MySQL; và môi trường máy chủ web thử nghiệm được thiết lập thông qua phần mềm XAMPP.
Kết luận
Báo cáo đồ án "Website Quản lý Order Cafe" của sinh viên Nguyễn Trường Anh và Phan Đức Thắng (Trường Đại học Điện Lực) đã giải quyết triệt để bài toán chuyển đổi số từ mô hình ghi chép sổ sách thủ công sang phần mềm quản trị tại cơ sở phòng trà Pink Coffee. Thông qua phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng với hệ thống 38 biểu đồ UML chuẩn mực, đề tài đã chuẩn hóa toàn diện các quy trình gọi món, thanh toán, quản lý kho, nhân sự, tích điểm khách hàng và báo cáo doanh thu. Đây là một tài liệu học thuật có giá trị tham khảo rõ ràng về mặt phương pháp luận và mô hình hóa nghiệp vụ thực tế cho sinh viên ngành Công nghệ phần mềm cùng các nhà phát triển giải pháp quản trị bán hàng quy mô vừa và nhỏ.
