CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHUYỂN ðỔI MÔ HÌNH TỔ CHỨC TỪ MÔ HÌNH LÀM VIỆC CÁC PHÒNG BAN ðỘC LẬP SANG MÔ HÌNH NHÓM LÀM VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP 1. KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC VÀ CÁC MÔ HÌNH TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm ðể tồn tại và phát triển, con người không thể hành ñộng riêng lẻ mà cần phối hợp những nỗ lực cá nhân hướng vào những mục tiêu chung. Tổ chức ñã, ñang và vẫn tiếp tục sẽ là một yếu tố cần thiết của xã hội loài người, vì nó có thể liên kết, tập hợp ñược hai hay nhiều người cùng hoạt ñộng trong những hình thái mô hình nhất ñịnh ñể ñạt ñược những mục ñích chung.
Quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh thần cũng như việc ñảm bảo cuộc sống an toàn cho cộng ñồng xã hội ngày càng ñược thực hiện trên quy mô lớn hơn với tính phức tạp ngày càng cao hơn ñòi hỏi sự phân công, hợp tác ñể liên kết những cá nhân một cách khoa học hơn. Mác ñã chỉ ra rằng: “Mọi lao ñộng xã hội trực tiếp hoặc lao ñộng chung khi thực hiện trên một quy mô tương ñối lớn, mức ñộ nhiều hay ít ñều cần ñến công tác tổ chức”. [4] Thực tế, tổ chức là một thuật ngữ ñược sử dụng một cách linh hoạt và ñược hiểu theo những cách khác nhau. Có thể khái quát một số cách hiểu về tổ chức như sau: - Thứ nhất, theo khái niệm của từ ñiển Việt ngữ của Nguyễn Như Ý thì tổ chức là sự sắp xếp và bố trí thành các bộ phận ñể cùng thực hiện một nhiệm vụ hoặc chức năng chung.
- Thứ hai, theo giáo trình quản trị học của Trường ðại học kinh tế quốc dân tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch. Ví dụ tổ chức ñể thực hiện kế hoạch, tổ chức ñể thực thi chính sách hay tổ chức triển khai dự án. 10 - Thứ ba, cũng theo giáo trình trên, tổ chức là quá trình xây dựng những hình thái cơ cấu nhất ñịnh ñể ñạt mục tiêu và ñảm bảo nguồn nhân lực theo cơ cấu. Như vậy với một doanh nghiệp, tổ chức là một trong những công việc của quản lý liên quan ñến các hoạt ñộng thành lập nên các bộ phận trong doanh nghiệp, nó bao gồm các khâu và các cấp ñể ñảm nhận những hoạt ñộng cần thiết, xác lập các mối quan hệ về nhiệm vụ quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
Mục tiêu của tổ chức là tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy ñược năng lực, và ñóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp. Chức năng của tổ chức Với doanh nghiệp, chức năng của tổ chức là hoạt ñộng quản trị nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất ñể thực hiện mục tiêu chiến lược ñề ra của doanh nghiệp. Công tác tổ chức bắt ñầu từ việc phân tích mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp; sau ñó là xác ñịnh và phân loại các hoạt ñộng cần thiết ñể thực hiện mục tiêu; phân chia tổ chức thành các bộ phận ñể thực hiện các hoạt ñộng; xác ñịnh vị trí của từng bộ phận và cá nhân trong ñó bao gồm cả vấn ñề phân cấp, phân quyền và trách nhiệm của từng bộ phận; ñảm bảo nguồn nhân lực cho hoạt ñộng của doanh nghiệp. Với chức năng tạo khuôn khổ cơ cấu và nhân lực cho quá trình triển khai các kế hoạch, công tác tổ chức có ý nghĩa ñặc biệt quan trọng, quyết ñịnh phần lớn sự thành bại của doanh nghiệp.
Mô hình tổ chức trong doanh nghiệp Mô hình tổ chức là một dạng thức tổng hợp các bộ phận (ñơn vị và cá nhân) có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, ñược chuyên môn hóa, có nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất ñịnh, ñược bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt ñộng của doanh nghiệp và tiến tới những mục tiêu ñã xác ñịnh. 11 Mô hình tổ chức thể hiện cách thức trong ñó các hoạt ñộng của doanh nghiệp ñược phân công giữa các phân hệ, bộ phận và cá nhân. Nó xác ñịnh rõ mối tương quan giữa các hoạt ñộng cụ thể; những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với các cá nhân, bộ phận, phân hệ của doanh nghiệp; và các mối quan hệ quyền lực bên trong doanh nghiệp. Nói chung, mô hình tổ chức bao gồm những sắp xếp bố trí và những tầng nấc của một doanh nghiệp về mặt quyền lực, quyền hành, trách nhiệm và cơ chế thực hiện chức năng của nó.
Trong một doanh nghiệp, các bộ phận ñều có liên quan ñến chính sách và chức năng. Mô hình tổ chức thể hiện hình thức cấu tạo của doanh nghiệp, bao gồm các bộ phận mang tính ñộc lập tương ñối thực hiện những hoạt ñộng nhất ñịnh. Một mô hình tổ chức bao gồm một số bộ phận cấu thành. Theo “các nguyên tắc quản trị” của Dương Hữu Hạnh [5, Tr 170] thì một mô hình tổ chức thường bao gồm: • Chuyên môn hóa các hoạt ñộng.
• Tiêu chuẩn hóa các hoạt ñộng. • Phối hợp các hoạt ñộng. • Phân quyền và tập quyền trong quyết ñịnh. • Quy mô của nhóm công tác.
Trong thực tế, các bộ phận có thể ñược hình thành theo những tiêu chí khác nhau, và do vậy cũng xuất hiện các mô hình tổ chức khác nhau. Theo giáo trình quản trị học của trường ðại học kinh tế quốc dân [6, Tr 172 - 178] thì mô hình tổ chức có thể ñược phân ñịnh thành những loại hình cụ thể như sau: 1. Mô hình tổ chức ñơn giản Mô hình tổ chức ñơn giản là mô hình mà người lãnh ñạo doanh nghiệp trực tiếp quản trị tất cả các thành viên của doanh nghiệp. Về cơ bản, với mô hình này không hình thành nên các bộ phận trong doanh nghiệp.
Người lao ñộng ñược tuyển dụng ñể thực hiện những nhiệm vụ cụ thể. Mô hình tổ chức theo các bộ phận chức năng ñộc lập Mô hình tổ chức theo các bộ phận chức năng ñộc lập là mô hình tạo nên 12 các bộ phận trong ñó các cá nhân thực hiện các hoạt ñộng mang tính chất tương ñồng ñược hợp nhóm trong cùng một ñơn vị cơ cấu theo chiều dọc. - Mô hình minh họa: Trưởng phòng nhân sự ¬ Nguồn: Giáo trình quản trị học, Khoa Khoa học Quản lý, Trường ðại học kinh tế quốc dân Hình 1.1: Mô hình tổ chức theo các bộ phận chức năng ñộc lập - Mô hình này có những ưu và nhược ñiểm sau: Ưu ñiểm o Hiệu quả tác nghiệp cao (nếu công việc có tính lặp ñi lặp lại). o Phát huy ñầy ñủ hơn những ưu thế của chuyên môn hóa ngành nghề.
o Giữ ñược sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu. o ðơn giản hóa việc ñào tạo. o Tạo ñiều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của các cấp quản lý. Nhược ñiểm o Thường dẫn ñến mâu thuẫn giữa các ñơn vị chức năng khi ñề ra các chỉ tiêu và chiến lược.
13 o Thiếu sự phối hợp hành ñộng giữa các phòng ban chức năng. o Chuyên môn hóa quá mức tạo cách nhìn quá hạn hẹp ở các cán bộ quản trị. o Hạn chế phát triển ñội ngũ quản trị viên. o ðổ trách nhiệm về vấn ñề thực hiện mục tiêu của tổ chức cho lãnh ñạo cao cấp.
Mô hình tổ chức theo sản phẩm, khách hàng, và ñịa bàn Mô hình tổ chức theo sản phẩm, khách hàng, và ñịa bàn là mô hình mà trong ñó doanh nghiệp sẽ nhóm các hoạt ñộng và ñội ngũ nhân sự theo sản phẩm, khách hàng, và ñịa bàn. - Mô hình minh họa Nguồn: Giáo trình quản trị học, Khoa Khoa học Quản lý, Trường ðại học kinh tế quốc dân.2: Mô hình tổ chức theo sản phẩm, khách hàng, và ñịa bàn - Ưu và nhược ñiểm của mô hình này: Ưu ñiểm o Tập trung sự chú ý vào những sản phẩm, khách hàng, và ñịa bàn. o Phối hợp giữa các phòng ban chức năng vì mục tiêu cuối cùng có hiệu quả. o Tạo khả năng tốt hơn cho việc phát triển ñội ngũ quản trị chung.
14 o Các ñề xuất ñổi mới công nghệ dễ ñược quan tâm. o Hướng về khách hàng. o Sử dụng ñược nguồn lực ñịa phương Nhược ñiểm o Tranh giành nguồn lực giữa các tuyến dẫn ñến phản hiệu quả. o Khó khăn trong việc thích ứng với các yếu tố tác ñộng lên toàn doanh nghiệp.
o Cần nhiều người có năng lực quản trị chung. o Có xu thế làm cho việc thực hiện các dịch vụ hỗ trợ tập trung trở nên khó khăn. o Khó khăn trong việc kiểm soát của cấp quản trị cao nhất 1. Mô hình tổ chức theo ma trận Mô hình tổ chức theo ma trận là mô hình có sự kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức khác nhau.
Ví dụ, mô hình theo các bộ phận chức năng ñộc lập kết hợp với mô hình theo sản phẩm. ðiểm mấu chốt làm cho mô hình ma trận phát huy ñược tác dụng là sự rõ ràng của mối quan hệ quyền hạn giữa các bộ phận quản trị và cơ chế phối hợp theo chiều ngang. - Mô hình minh họa Nguồn: Giáo trình quản trị học, Khoa Khoa học Quản lý, Trường ðại học kinh tế quốc dân.3: Mô hình tổ chức theo ma trận 15 - Ưu và nhược ñiểm của mô hình này: Ưu ñiểm o ðịnh hướng các hoạt ñộng theo kết quả cuối cùng. o Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu.
o Kết hợp ñược năng lực của nhiều cán bộ quản trị và chuyên gia. o Tạo ñiều kiện ñáp ứng nhanh chóng với những thay ñổi của môi trường kinh doanh. Nhược ñiểm o Hiện tượng song trùng lãnh ñạo. o Quyền hạn và trách nhiệm của các quản trị viên có thể trùng lặp tạo ra các xung ñột.
o Cơ cấu phức tạp. Mô hình tổ chức theo mạng lưới Mô hình tổ chức theo mạng lưới là mô hình tổ chức trong ñó mối quan hệ giữa các thành viên (cá nhân, ñơn vị) ñược thực hiện trên cơ sở bình ñẳng. Mô hình tổ chức theo mạng lưới cho phép các doanh nghiệp liên kết với nhau, hay cho phép doanh nghiệp liên kết với khách hàng, nhà cung cấp, những ñối thủ cạnh tranh nhằm tăng cường sức mạnh tổng hợp vì mục ñích chung hay trong ñiều kiện môi trường có ñộ bất ñịnh cao. - Mô hình minh họa Công ty A Công ty E Công ty B Công ty D Công ty C Nguồn: Giáo trình quản trị học, Khoa Khoa học Quản lý, Trường ðại học kinh tế quốc dân.
