Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Hoạt động thương mại quốc tế và ngành dịch vụ logistics đóng vai trò kết nối các nền kinh tế, rút ngắn khoảng cách địa lý, tối ưu hóa chi phí vận chuyển và thúc đẩy lưu thông hàng hóa toàn cầu. Phương thức vận tải đường biển giữ vị trí trọng yếu trong chuỗi cung ứng khi đảm nhận khoảng 80% tổng khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu nhờ các ưu thế về năng lực chuyên chở khối lượng lớn, phạm vi tuyến đường rộng và chi phí trên đơn vị sản phẩm thấp. Tại Việt Nam, sự tăng trưởng liên tục của kim ngạch thương mại hai chiều với các đối tác lớn đòi hỏi các doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải tối ưu hóa chi phí vận hành và thủ tục giao nhận nhằm tập trung vào năng lực sản xuất cốt lõi.

Đề tài "Organizing the performance of FCL / LCL / goods delivery operations at export - and - company import / delivery companies / providers of logistics services" (triển khai theo định hướng: Handling Freight Transport of Marine Imports in Pegasus Global Logistics) được tác giả Đặng Kiều Gia Hân thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS. Lê Viết Dũng Linh tại Trường Đại học Tôn Đức Thắng (Khoa Quản trị Kinh doanh - Chuyên ngành Kinh doanh Quốc tế, năm 2022).

Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu của báo cáo bao gồm:

  1. Hệ thống hóa cơ sở hoạt động và khảo sát thực trạng tổ chức, năng lực nhân sự, kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Pegasus Global Logistics (văn phòng TP. Hồ Chí Minh).
  2. Phân tích chi tiết quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển qua một lô hàng thực tế cụ thể, từ khâu tiếp nhận chứng từ, khai báo hải quan điện tử đến khâu nhận hàng tại cảng và quyết toán hồ sơ.
  3. Đánh giá các nhân tố ảnh hưởng, chỉ rõ những ưu điểm và tồn tại trong quy trình vận hành giao nhận đường biển tại doanh nghiệp.
  4. Đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động cho Pegasus Global Logistics, các cơ quan hữu quan và sinh viên ngành logistics.

Đối tượng nghiên cứu là quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Pegasus Global Logistics. Phạm vi không gian nghiên cứu đặt tại văn phòng Pegasus Global Logistics TP. Hồ Chí Minh, cảng Cát Lái và các cơ quan hải quan, hãng tàu liên quan; phạm vi thời gian sử dụng dữ liệu hoạt động và tài chính giai đoạn 2016–2018 cùng hồ sơ nghiệp vụ thực tế phát sinh trong năm 2019.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Báo cáo vận dụng các nguyên lý cơ bản về chuỗi cung ứng, giao nhận vận tải quốc tế bằng đường biển (FCL/LCL), các quy tắc thương mại quốc tế (Incoterms), thủ tục hải quan điện tử và quản trị quy trình logistics. Nghiên cứu tham chiếu các quy định pháp lý và thủ tục hải quan hiện hành tại Việt Nam, bao gồm hệ thống biểu thuế quan ưu đãi đặc biệt (như Thông tư số 162/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc áp dụng thuế suất ưu đãi đặc biệt ASEAN - Trung Quốc cho C/O Form E).

Phương pháp nghiên cứu được triển khai kết hợp giữa nghiên cứu định tính và phân tích số liệu thực tế:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Kế thừa số liệu báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (giai đoạn 2016–2018) từ Phòng Kế toán; số liệu thống kê cơ cấu nhân sự từ Phòng Nhân sự; và hồ sơ chứng từ nghiệp vụ gốc từ Phòng Chứng từ (DOCS) và Phòng Giao nhận (OPS).
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Hệ thống hóa các bước nghiệp vụ thành sơ đồ chuỗi quy trình chuẩn, phân tích mối liên hệ tương tác giữa 5 chủ thể chính tham gia vào chuỗi vận tải biển.
  • Phương pháp nghiên cứu trường hợp điển hình (Case Study): Khảo sát thực chứng toàn bộ hồ sơ một lô hàng nhập khẩu FCL thực tế gồm 01 container 40HQ mặt hàng vali kéo (Trolley Case) nhập từ cảng Thượng Hải (Shanghai, Trung Quốc) về cảng Cát Lái (TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam) của khách hàng Công ty TNHH Thời trang KOS qua hệ thống phần mềm VNACCS/VCIS (ECUS5).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Overview of the Company for Internship

Chương 1 giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Pegasus Global Logistics (văn phòng TP. Hồ Chí Minh tọa lạc tại Tầng 5, Tòa nhà HDTC, 36 Bùi Thị Xuân, Phường Bến Thành, Quận 1, TP.HCM; Mã số thuế: 0313367292; chính thức hoạt động từ ngày 01/08/2015). Công ty có trụ sở chính tại Đài Bắc (Đài Loan), được thành lập năm 2010 và là thành viên thuộc Panda Group. Pegasus Global Logistics hiện diện tại 3 quốc gia (Đài Loan, Hoa Kỳ, Việt Nam); tại Việt Nam có 3 văn phòng ở Hà Nội, Hải Phòng và TP. Hồ Chí Minh. Năm 2017, công ty gia nhập Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế WCA (World Cargo Alliance).

Cơ cấu tổ chức của công ty gồm Ban Giám đốc và 5 phòng ban nghiệp vụ: Phòng Nhân sự, Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh (Sales), Phòng Chứng từ (DOCS) và Phòng Giao nhận hiện trường (OPS).

Tiêu chí phân tích nhân sự (Quy mô: 27 nhân sự) Số lượng (Người) Tỷ lệ (%)
Theo giới tính
- Nam (tập trung chủ yếu ở bộ phận OPS và Sales) 11 40,7%
- Nữ (tập trung chủ yếu ở bộ phận DOCS và Kế toán) 16 59,3%
Theo trình độ học vấn
- Đại học (chuyên ngành Logistics, Kinh doanh quốc tế) 13 48,4%
- Cao đẳng 12 44,4%
- Trung cấp (bộ phận OPS) 2 7,2%
Theo độ tuổi
- Từ 22 đến 30 tuổi (lao động trẻ, năng động, ngoại ngữ tốt) 19 70,4%
- Từ 30 đến 45 tuổi (nhân sự giàu kinh nghiệm quản lý) 7 25,9%

Về kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2016–2018 tại chi nhánh TP. Hồ Chí Minh:

  • Giai đoạn 2016–2017: Doanh thu tăng 34,3% (tăng 2,508 tỷ VNĐ); chi phí tăng 23,4% (tăng 1,225 tỷ VNĐ); lợi nhuận sau thuế tăng 61,5% (tăng 1,283 tỷ VNĐ).
  • Giai đoạn 2017–2018: Doanh thu tăng 61,6% (tăng 6,540 tỷ VNĐ); chi phí tăng 51,2% (tăng 3,300 tỷ VNĐ); hiệu quả hoạt động kinh doanh (lợi nhuận) tăng 81,7% (tăng 2,754 tỷ VNĐ). Sự tăng trưởng này gắn liền với việc gia nhập WCA và ký kết hợp đồng dịch vụ logistics dài hạn với các khách hàng lớn như Samsung, Nile, Hyundai, Abbott.

Chương 2: Analyzing Procedure of Freight Forwarding for Imported Goods by Sea at Pegasus Global Logistics

Chương 2 mô tả quan hệ tương tác giữa 5 bên liên quan: Người xuất khẩu (Pudong Garments - Trung Quốc), Người nhập khẩu (Công ty TNHH Thời trang KOS - Việt Nam), Đại lý forwarder đầu xuất (Shenzhen JW International Transportation), Đơn vị cung cấp dịch vụ logistics đầu nhập (Pegasus Global Logistics) và Hãng vận chuyển (COSCO Shipping Lines / New Golden Sea Shipping).

Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Pegasus Global Logistics gồm 7 bước tuần tự:

Bước thực hiện Bộ phận phụ trách Nội dung công việc nghiệp vụ chính
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ DOCS Tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ, đồng bộ giữa các chứng từ: Vận đơn (Sea Waybill số COAU7055675100), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice số TY2013019-2), Phiếu đóng gói (Packing List: 540 kiện/1620 chiếc vali, trọng lượng Gross 7.414,20 KGS), Chứng nhận xuất xứ (C/O Form E số E19310P313720006) và Giấy báo hàng đến (Arrival Notice).
Bước 2: Khai báo hải quan điện tử DOCS Nhập dữ liệu doanh nghiệp và thông tin lô hàng vào phần mềm VNACCS/VCIS (ECUS5). Đăng ký tờ khai nhập khẩu (IDA), nhập thông tin hóa đơn, trị giá tính thuế, áp mã HS 4202 và mã biểu thuế ưu đãi B05 (thuế suất NK 0% theo Form E), đăng ký tờ khai chính thức (IDC số 102429188960). Tờ khai được hệ thống phân luồng Vàng (kiểm tra hồ sơ giấy); tiền thuế GTGT phát sinh phải nộp là 51.072.075 VNĐ.
Bước 3: Nhận lệnh giao hàng (D/O) từ hãng tàu DOCS & OPS Tiếp nhận Arrival Notice từ COSCO trước khi tàu CSCL CALLAO chuyến 039S cập cảng 2 ngày. Nhân viên OPS nộp giấy giới thiệu, vận đơn gốc tại văn phòng hãng tàu (Tòa nhà SAFI, 209 Nguyễn Văn Thủ, Q.1), thanh toán các khoản phụ phí địa phương (Local Charges cho 01 cont 40HQ gồm: CIS 60 USD, DCI 850.000 VNĐ, THD 165 USD, CLE 240.000 VNĐ) để nhận D/O có dấu xác nhận "PAID".
Bước 4: Làm thủ tục hải quan tại cảng OPS Nhân viên OPS nộp bộ hồ sơ giấy (Tờ khai luồng Vàng, B/L, Hóa đơn, Packing List, C/O Form E, Giấy giới thiệu, chứng từ nộp thuế) tại chi cục hải quan cửa khẩu cảng Cát Lái. Công chức hải quan duyệt thông quan trên hệ thống, in phiếu tiếp nhận và xuất mã vạch tờ khai.
Bước 5: Thực hiện thủ tục nhận hàng tại cảng OPS Tra cứu vị trí container tại bãi (CY) cảng Cát Lái, đổi D/O lấy phiếu giao nhận container (EIR), thanh toán phí nâng hạ/xếp dỡ, bàn giao phiếu EIR cho tài xế xe kéo và phối hợp cùng bộ phận điều độ kiểm tra tình trạng nguyên vẹn của container (số cont CSNU6258266, seal CH316423).
Bước 6: Thanh lý tại cổng và giao hàng cho khách OPS Nộp phiếu EIR và tờ khai có mã vạch cho Hải quan giám sát cổng cảng để đóng dấu "Đã qua khu vực giám sát". Điều động phương tiện vận chuyển hàng về kho của khách hàng (Thời trang KOS), lập biên bản giao nhận hàng hóa đầy đủ.
Bước 7: Quyết toán và lưu trữ hồ sơ OPS, DOCS & Kế toán OPS lập bảng kê chi phí thực tế; DOCS phát hành Debit Note gửi khách hàng thanh toán các khoản chi hộ và cước dịch vụ; Giám đốc ký duyệt chứng từ; DOCS lưu trữ toàn bộ hồ sơ nghiệp vụ trên hệ thống dữ liệu nội bộ.

Chương 2 cũng phân tích các nhân tố tác động đến quy trình giao nhận: chi phí dịch vụ, năng lực quản trị doanh nghiệp, trình độ và thái độ của nhân viên, thời gian xử lý thủ tục, hệ thống cơ sở vật chất - CNTT, mức độ hợp tác của khách hàng, dịch vụ hãng tàu và yếu tố thời tiết biển.

Tác giả đánh giá quy trình tại Pegasus Global Logistics có các ưu điểm nổi bật: môi trường làm việc chuyên nghiệp, nhân sự trẻ; nguồn khách hàng dồi dào từ mạng lưới tập đoàn Panda Group; quan hệ ngoại giao tốt với các hãng tàu lớn (COSCO, Evergreen, Wan Hai, ONE, Yang Ming) và cơ quan hải quan; là thành viên của các hiệp hội uy tín (WCA, JCtrans) và sở hữu hệ thống kho ngoại quan riêng. Tuy nhiên, doanh nghiệp còn tồn tại các hạn chế: thị trường hoạt động còn bó hẹp (chủ yếu là tuyến Trung Quốc, Đài Loan, Việt Nam); bộ phận khai báo hải quan thiếu nhân lực chuyên trách (chỉ có 1 nhân viên phụ trách khai báo, dễ gây quá tải khi cao điểm); hệ thống bảo mật dữ liệu và tạo House Bill of Lading (HBL) còn thủ công dựa trên phôi mẫu cũ; chưa có đội xe đầu kéo riêng mà phải phụ thuộc vào phương tiện thuê ngoài.

Chương 3: Recommendation to Improve Procedure of Freight Forwarding for Imported Goods by Sea at Pegasus Global Logistics

Chương 3 đưa ra các định hướng phát triển trong tương lai của Pegasus Global Logistics: nâng cao chất lượng dịch vụ để trở thành nhà cung cấp chuỗi cung ứng hàng đầu tại Việt Nam; mở rộng thị trường sang Hoa Kỳ, Canada, Châu Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Đông, Thái Lan; đầu tư nguồn vốn xây dựng đội xe đầu kéo container vận tải nội địa và mở rộng quan hệ đối tác với các hãng tàu quốc tế.

Tác giả đề xuất các nhóm kiến nghị cụ thể:

  • Đối với Công ty Pegasus Global Logistics: Cần chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ thông qua các chương trình đào tạo nghiệp vụ chuyên sâu, kỹ năng giao dịch thư tín quốc tế với đại lý và hãng tàu; tuyển dụng thêm nhân sự chuyên trách cho bộ phận Sales và khai báo hải quan; thiết lập quy trình kiểm soát chứng từ chặt chẽ nhằm triệt tiêu các lỗi sai sót về số vận đơn, mã HS và đơn giá tính thuế; đầu tư nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin và an ninh mạng.
  • Đối với cơ quan Nhà nước: Tiếp tục cải cách thủ tục hành chính hải quan, hoàn thiện hệ thống thông quan điện tử VNACCS/VCIS nhằm giảm thiểu sự cố đường truyền và rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ tại cửa khẩu.
  • Đối với sinh viên: Cần chủ động trau dồi kiến thức thực tế, nâng cao năng lực ngoại ngữ chuyên ngành logistics và kỹ năng ứng dụng phần mềm khai báo hải quan trước khi tiếp cận thị trường lao động.

Kết quả và đóng góp

Báo cáo thực tập đã hệ thống hóa và làm rõ các kết quả vận hành tại Pegasus Global Logistics thông qua số liệu thực chứng:

  • Phản ánh chi tiết cơ cấu 27 nhân sự của công ty với tỷ lệ 59,3% nữ giới và 70,4% nhân sự trong độ tuổi 22–30, phù hợp với tính chất xử lý dữ liệu tỉ mỉ của bộ phận chứng từ (DOCS) và sự năng động của bộ phận hiện trường (OPS).
  • Minh chứng sự tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận ổn định qua các năm: doanh thu năm 2017 tăng 34,3% (đạt mức tăng 2,508 tỷ VNĐ), năm 2018 tăng 61,6% (đạt mức tăng 6,540 tỷ VNĐ); lợi nhuận sau thuế năm 2018 tăng 81,7% so với năm 2017 nhờ việc mở rộng quy mô hợp tác qua mạng lưới WCA.
  • Mô tả chi tiết quy trình xử lý thực tế một lô hàng FCL nhập khẩu từ Thượng Hải về cảng Cát Lái bằng đường biển qua phần mềm ECUS5, cung cấp bộ thông số thực tế về phân luồng tờ khai (luồng Vàng số 102429188960), cách tính thuế nhập khẩu ưu đãi Form E (thuế suất B05 = 0%), số thuế GTGT (51.072.075 VNĐ) và các khoản phụ phí địa phương (CIS, DCI, THD, CLE).
  • Đưa ra các định hướng giải pháp mang tính khả thi nhằm tháo gỡ điểm nghẽn về nhân sự khai báo hải quan, bảo mật dữ liệu và chủ động phương tiện vận tải đường bộ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Báo cáo tập trung chủ yếu vào nghiên cứu trường hợp đơn lẻ (single-case study) là lô hàng FCL đường biển luồng Vàng nhập khẩu từ Trung Quốc về cảng Cát Lái, chưa đi sâu phân tích đối chiếu với quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) hoặc các lô hàng thuộc luồng Đỏ (kiểm tra thực tế hàng hóa) và luồng Xanh. Dữ liệu tài chính dừng lại ở giai đoạn 2016–2018. Hướng nghiên cứu mở rộng cần tập trung đánh giá quy trình giao nhận hàng LCL, xây dựng mô hình quản trị rủi ro khi kiểm hóa thực tế tại bãi cảng và giải pháp tích hợp công nghệ quản lý vận tải (TMS) khi doanh nghiệp đầu tư đội xe đầu kéo riêng.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho sinh viên chuyên ngành Kinh doanh Quốc tế, Logistics và Quản trị Chuỗi cung ứng trong việc tiếp cận nghiệp vụ giao nhận vận tải hàng hóa đường biển thực tế. Các bước hướng dẫn chi tiết về khai báo chỉ tiêu thông tin tờ khai IDA/IDC trên phần mềm ECUS5, quy trình đổi lệnh D/O tại hãng tàu và thủ tục thanh lý cổng giám sát tại cảng Cát Lái có thể dùng làm tài liệu thực hành nghiệp vụ cho người làm nghiên cứu hoặc nhân viên mới gia nhập ngành logistics forwarder.

Câu hỏi thường gặp

1. Lô hàng thực tế được phân tích trong báo cáo là loại hàng gì và có các thông số cơ bản nào?
Lô hàng nghiên cứu là 01 container 40HQ mặt hàng vali kéo (Trolley Case American Explorer Crockett, mã HS: 4202), số lượng 540 thùng (1.620 chiếc / 135 set), tổng trọng lượng Gross 7.414,20 KGS. Hàng được nhập khẩu từ cảng Thượng Hải (Trung Quốc) về cảng Cát Lái (Việt Nam) trên tàu CSCL CALLAO (chuyến 039S) theo Sea Waybill số COAU7055675100 của hãng tàu COSCO Shipping Lines.

2. Lô hàng vali kéo áp dụng mức thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng như thế nào?
Nhờ có Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O Form E hợp lệ (số E19310P313720006 cấp tại Thượng Hải ngày 02/01/2019), lô hàng được áp dụng mã biểu thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt B05 với thuế suất thuế nhập khẩu là 0%. Doanh nghiệp chỉ phải nộp thuế giá trị gia tăng (VAT mã VB901) với tổng số tiền thuế là 51.072.075 VNĐ.

3. Khi nhận lệnh giao hàng (D/O) từ hãng tàu COSCO, nhân viên Pegasus phải thanh toán những loại phụ phí nào?
Nhân viên giao nhận (OPS) phải thanh toán các khoản phụ phí địa phương (Local Charges) cho 01 container 40HQ bao gồm: Phụ phí mất cân đối vỏ container (CIS: 60 USD), phí DCI (850.000 VNĐ), phí xếp dỡ tại cảng đến (THD/THC: 165 USD) và phí vệ sinh/chứng từ liên quan (CLE: 240.000 VNĐ).

4. Tờ khai hải quan của lô hàng được hệ thống phân luồng gì và thủ tục thông quan tại cảng diễn ra như thế nào?
Tờ khai hải quan điện tử (số 102429188960) được hệ thống VNACCS/VCIS phân luồng Vàng. Nhân viên OPS xuất trình bộ hồ sơ giấy (tờ khai, vận đơn, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, C/O Form E, chứng từ nộp thuế) tại cơ quan hải quan cảng Cát Lái để kiểm tra tính hợp lệ mà không phải kiểm tra thực tế hàng hóa, sau đó nhận kết quả thông quan và in mã vạch tờ khai để nhận hàng.

5. Hạn chế lớn nhất trong khâu nhân sự và vận hành phương tiện của Pegasus Global Logistics được chỉ ra là gì?
Về nhân sự, bộ phận chứng từ chỉ có 01 nhân viên chuyên trách thực hiện toàn bộ khâu khai báo hải quan trên phần mềm, dễ gây quá tải và phát sinh sai sót khi bước vào mùa cao điểm. Về vận hành phương tiện, công ty chưa sở hữu đội xe đầu kéo chuyên dụng riêng để kéo container mà phải thuê ngoài phụ thuộc vào phương tiện của đối tác.

Kết luận

Báo cáo thực tập của tác giả Đặng Kiều Gia Hân đã phản ánh toàn diện bức tranh hoạt động và quy trình tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Pegasus Global Logistics. Bằng việc phân tích thực chứng một lô hàng FCL cụ thể qua hệ thống VNACCS/VCIS (ECUS5) và các bước làm việc tại cảng Cát Lái, báo cáo đã làm rõ mối liên kết giữa lý thuyết thương mại quốc tế với nghiệp vụ hiện trường. Các đánh giá về ưu điểm, hạn chế và hệ thống giải pháp đề xuất cung cấp cơ sở thực tiễn giá trị cho việc nâng cao hiệu quả vận hành của doanh nghiệp dịch vụ logistics trong bối cảnh hội nhập.