Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Đề tài "Phân tích thiết kế website bán linh kiện điện tử" được thực hiện bởi nhóm sinh viên Nguyễn Phúc Tấn, Bùi Duy An và Trịnh Quốc Đạt (Lớp DH22IT03) dưới sự hướng dẫn của Giảng viên Nguyễn Thị Ngọc Thanh tại Khoa Công nghệ Thông tin, Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh.

Bối cảnh thực tiễn của đề tài xuất phát từ sự phát triển của thương mại điện tử trong lĩnh vực bán lẻ linh kiện điện tử. Trước đây, người tiêu dùng và các đối tượng kỹ thuật gặp nhiều trở ngại khi mua sắm linh kiện qua các phương thức truyền thống, bao gồm việc khó khăn trong tìm kiếm thông tin kỹ thuật, so sánh giá cả giữa các nhà cung cấp, cũng như bất tiện trong khâu đặt hàng và thanh toán. Sự xuất hiện của các website bán lẻ chuyên ngành giúp giải quyết các vấn đề này thông qua việc số hóa danh mục sản phẩm, tích hợp các phương thức thanh toán trực tuyến an toàn, quản lý mã khuyến mãi và tối ưu quy trình giao vận, chăm sóc khách hàng.

Mục tiêu nghiên cứu của đồ án bao gồm:

  1. Khảo sát thực trạng hoạt động kinh doanh, cơ cấu tổ chức và nhu cầu thực tế của các cửa hàng bán linh kiện điện tử.
  2. Thu thập và chuẩn hóa hệ thống quy định nghiệp vụ, biểu mẫu quản lý bán hàng, nhập xuất kho, vận chuyển và đối soát doanh thu.
  3. Phân tích các luồng thông tin và dữ liệu trong hệ thống bán hàng trực tuyến thông qua sơ đồ phân rã chức năng và sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) nhiều cấp.
  4. Thiết kế mô hình dữ liệu quan niệm (ERD) và mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ phục vụ cho việc xây dựng website bán linh kiện điện tử.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng người dùng: Khách hàng (cá nhân, sinh viên, học viên ngành kỹ thuật), Nhân viên cửa hàng (bán hàng, giao hàng, kỹ thuật, kế toán, thủ kho) và Chủ cửa hàng/Doanh nghiệp.
  • Không gian khảo sát thực tế: Khảo sát trực tiếp tại Cửa hàng Linh kiện Đình Phúc, Cửa hàng Linh kiện Thuận Phát.
  • Thời gian thực hiện khảo sát: Từ tháng 06/2024 đến tháng 08/2024.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài áp dụng phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin có cấu trúc (Structured Systems Analysis and Design), kết hợp các kỹ thuật thu thập dữ liệu thực địa:

  • Phương pháp thu thập thông tin và khảo sát thực tế:
    • Phỏng vấn sâu (In-depth Interview): Thực hiện phỏng vấn có cấu trúc với các bảng câu hỏi định hướng theo từng chủ đề nghiệp vụ (đăng nhập/đăng ký, quản lý sản phẩm, giỏ hàng, thanh toán, vận chuyển, khuyến mãi, báo cáo doanh số, hỗ trợ khách hàng, đóng góp ý kiến).
    • Khảo sát bằng bảng câu hỏi (Questionnaire): Thiết kế bảng câu hỏi khảo sát ý kiến dành riêng cho 2 nhóm đối tượng: nhân viên phụ trách hệ thống và khách hàng mua sắm trực tuyến.
  • Phương pháp phân tích hệ thống thông tin:
    • Xây dựng cây phân rã chức năng (Business Function Diagram - BFD).
    • Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) theo các cấp: Mức ngữ cảnh (Context Diagram), Mức đỉnh (Level 0), Mức 1 (Level 1), Mức 2 và Mức 3.
  • Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu:
    • Thiết kế mô hình thực thể kết hợp (Entity Relationship Diagram - ERD).
    • Chuyển đổi mô hình ERD sang mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Data Model).
  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu phỏng vấn trực tiếp nhân viên và chủ cửa hàng tại các cơ sở kinh doanh linh kiện điện tử; hệ thống 10 quy định nghiệp vụ (QD01 đến QD10) và 11 biểu mẫu quản lý (BM01 đến BM11).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về đề tài

Chương 1 trình bày tổng quan về thị trường bán lẻ linh kiện điện tử, xác định rõ vai trò của kênh bán hàng trực tuyến và phân định các nhóm đối tượng sử dụng cùng các chức năng mong muốn của hệ thống:

  • Đối tượng người dùng chính:
    • Khách hàng: Cá nhân có nhu cầu mua linh kiện, sinh viên và học viên ngành kỹ thuật.
    • Chủ cửa hàng: Các chủ doanh nghiệp, hộ kinh doanh bán lẻ linh kiện.
    • Nhân viên cửa hàng: Nhân viên bán hàng, kỹ thuật, kế toán và quản lý kho.
  • Danh mục 8 chức năng mong muốn của website:
    1. Quản lý đăng nhập, đăng ký người dùng.
    2. Quản lý danh sách sản phẩm linh kiện.
    3. Quản lý giỏ hàng và thanh toán.
    4. Quản lý đơn hàng và vận chuyển.
    5. Quản lý mã khuyến mãi và giảm giá.
    6. Thống kê và báo cáo doanh số theo quý.
    7. Quản lý hỗ trợ khách hàng.
    8. Đóng góp ý kiến.

Chương 2: Khảo sát và hoạch định hệ thống

Chương 2 tập trung vào việc mô hình hóa cơ cấu tổ chức của cửa hàng, khảo sát nhu cầu người dùng, thiết lập quy định nghiệp vụ và thực hiện điều tra thực tế.

1. Mô hình cơ cấu tổ chức và ý nghĩa các bộ phận

STT Tên bộ phận / Vị trí Mô tả trách nhiệm
1 Chủ Cửa Hàng Quản lý tổng thể cửa hàng, đưa ra các quyết định chiến lược, quản lý tài chính, thiết lập mục tiêu kinh doanh và đảm bảo vận hành hiệu quả.
2 Bộ phận nhân viên Chịu trách nhiệm về việc giao tiếp với khách hàng, tư vấn bán hàng.
3 Nhân viên Quản lý Phân công công việc, giám sát, quản lý các nhân viên cấp thấp, thu thập ý kiến khách hàng.
4 Nhân viên Bán Hàng Phục vụ khách hàng, tư vấn sản phẩm, hỗ trợ quá trình mua hàng và thanh toán.
5 Bộ phận giao hàng kỹ thuật Chịu trách nhiệm giao hàng đến cho khách hàng, lắp đặt, hướng dẫn sử dụng và xử lý sự cố kỹ thuật.
6 Nhân viên giao hàng Vận chuyển sản phẩm đến tay khách hàng đúng thời gian và địa điểm yêu cầu.
7 Nhân viên kỹ thuật Thực hiện các nhiệm vụ kỹ thuật theo yêu cầu của quản lý hoặc khách hàng, hướng dẫn sử dụng thiết bị.
8 Bộ phận kế toán Chịu trách nhiệm về tài chính của cửa hàng.
9 Kế toán trưởng Chịu trách nhiệm về các hoạt động tài chính, thống kê báo cáo theo quy định, điều hành việc thu chi.
10 Nhân viên kế toán Lập hóa đơn cho khách hàng, tổng hợp doanh thu hàng ngày để báo cáo cho kế toán trưởng.
11 Kho Chịu trách nhiệm về sản phẩm cửa hàng bán, cung cấp sản phẩm cho bên giao hàng và nhập hàng từ nhà cung cấp.
12 Thủ kho Xuất sản phẩm ra kho cho nhân viên giao hàng; nhập hàng, bảo quản, kiểm tra chất lượng hàng tồn kho định kỳ; thống kê chi phí nhập hàng và chi phí thất thoát hàng ngày.

2. Phân loại nhu cầu và yêu cầu hệ thống

Hệ thống ghi nhận 13 nhu cầu cụ thể từ các nhóm người dùng:

  • Khách hàng: Đặt hàng online, tìm kiếm sản phẩm, đánh giá sản phẩm, nhập/thay đổi địa chỉ giao hàng, chọn phương thức vận chuyển, yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật, tìm mã khuyến mãi.
  • Nhân viên bán hàng & Chủ cửa hàng: Cập nhật, sửa, xóa danh mục sản phẩm linh kiện.
  • Kế toán: Lập thống kê doanh số định kỳ.
  • Thủ kho: Nhập hàng vào kho, xuất hàng ra khỏi kho cho nhân viên giao hàng.

3. Hệ thống quy định nghiệp vụ (QD01 - QD10)

  • QD01: Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản; nhân viên kế toán chịu trách nhiệm về tính chính xác, minh bạch khi lập hóa đơn; khách hàng thanh toán hoàn toàn hóa đơn trước khi rời khỏi cửa hàng đối với hình thức tiền mặt.
  • QD02: Chỉ lập hóa đơn giao hàng khi đơn hàng đã được thanh toán đầy đủ.
  • QD03: Linh kiện phải được kiểm tra kỹ càng về số lượng, chất lượng và thời hạn bảo hành trước khi bán; nếu phát hiện lỗi hoặc thiếu hụt phải báo cáo cấp trên; không bán hàng khi chưa có xác nhận từ cấp trên.
  • QD04: Cung cấp thông tin chi tiết, chính xác về sản phẩm (tính năng, giá, chế độ bảo hành); giải thích rõ ràng thắc mắc của khách hàng.
  • QD05: Xác định rõ yêu cầu của khách hàng về thời gian, địa điểm, đặc thù sản phẩm (kích thước, trọng lượng, tính chất dễ vỡ, giá trị cao) trước khi chọn phương thức vận chuyển; đóng gói cẩn thận.
  • QD06: Mã khuyến mãi chỉ được phát hành bởi bộ phận quản lý hoặc theo chương trình chính thức; phân phối qua email, tin nhắn hoặc trực tiếp.
  • QD07: Chỉ nhân viên được ủy quyền/bộ phận quản lý sản phẩm mới được cập nhật, sửa, xóa sản phẩm trong danh sách; mọi thay đổi phải được chủ cửa hàng phê duyệt.
  • QD08: Sắp xếp hàng hóa trong kho tránh ẩm ướt, đổ vỡ; lập và cập nhật sơ đồ kho khi phát sinh hàng hóa.
  • QD09: Báo cáo phản ánh đúng thực tế về doanh thu, hàng tồn kho, số lượng bán ra, tình trạng đơn hàng theo đúng biểu mẫu quy định.
  • QD10: Kiểm tra kỹ lưỡng số lượng, chất lượng, tình trạng hàng hóa so với phiếu nhập kho trước khi nhập kho; khi xuất kho phải đối chiếu đúng đơn hàng và tuân thủ yêu cầu đóng gói đặc biệt (nếu có).

4. Danh sách biểu mẫu nghiệp vụ

Tài liệu xác định các biểu mẫu tương ứng với từng phân hệ:

  • BM01: Phiếu đặt hàng / Hóa đơn bán hàng.
  • BM02: Form tiếp nhận đóng góp ý kiến.
  • BM03, BM04: Biểu mẫu vận chuyển và phiếu giao hàng.
  • BM05: Form yêu cầu hỗ trợ khách hàng.
  • BM06: Biểu mẫu quản lý danh sách sản phẩm nhập - xuất kho.
  • BM07, BM08: Biểu mẫu quản lý đơn hàng.
  • BM09: Báo cáo thống kê doanh số.
  • BM10: Biểu mẫu tạo và quản lý mã khuyến mãi.
  • BM11: Biểu mẫu thanh toán đơn hàng.

5. Kết quả khảo sát thực tế

  • Khảo sát phỏng vấn: Nhóm tiến hành phỏng vấn vào các đợt 25/06/2024, 25/07/2024, 26/07/2024 và 15/08/2024 tại Cửa hàng Linh kiện Thuận Phát (phỏng vấn Chủ cửa hàng Nguyễn Văn Tân, nhân viên Lưu Văn Phúc) và Cửa hàng Linh kiện Đình Phúc (phỏng vấn nhân viên Trần Quang Hùng). Kết quả phỏng vấn làm rõ:
    • Tài khoản đăng nhập phân quyền theo vai trò (khách hàng, nhân viên cửa hàng); tài khoản mặc định dựa trên số Căn cước công dân và mã số định danh; quy trình khôi phục mật khẩu qua mã xác nhận gửi về email.
    • Danh mục sản phẩm bao gồm: tên sản phẩm, mã sản phẩm, hình ảnh, mô tả, giá bán, tình trạng kho, danh mục, thương hiệu, giảm giá, liên kết mua hàng và đánh giá.
    • Quy trình thanh toán tự động kiểm tra tính hợp lệ và hạn dùng của mã giảm giá trước khi trừ vào tổng tiền.
    • Quy trình xử lý khiếu nại vận chuyển và hệ thống quản lý yêu cầu hỗ trợ (ticket).
  • Khảo sát bảng câu hỏi: Xây dựng 5 nhóm câu hỏi cho nhân viên (về thâm niên, tần suất làm việc với hệ thống quản lý, cung cấp danh sách linh kiện) và 10 nhóm câu hỏi cho khách hàng (về tần suất mua lẻ trực tuyến, đánh giá chất lượng sản phẩm, mức độ thuận tiện khi thanh toán, tốc độ giao hàng, sự hỗ trợ từ bộ phận chăm sóc).

Chương 3: Phân tích hệ thống thông tin

Chương 3 trình bày cấu trúc phân rã chức năng và hệ thống sơ đồ luồng dữ liệu DFD:

  • Cây phân rã chức năng: Phân rã từ mục tiêu hệ thống tổng thể thành các nhóm chức năng chính (Đăng nhập/Người dùng, Quản lý sản phẩm, Quản lý giỏ hàng/thanh toán, Quản lý đơn hàng/vận chuyển, Quản lý khuyến mãi, Thống kê báo cáo, Hỗ trợ khách hàng, Đóng góp ý kiến).
  • Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức ngữ cảnh: Xác định luồng trao đổi thông tin giữa hệ thống website với 3 tác nhân ngoài (Khách hàng, Nhân viên, Chủ cửa hàng).
  • Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức đỉnh: Mô hình hóa sự tương tác giữa các luồng dữ liệu chính và các kho dữ liệu trung tâm.
  • Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 1: Chi tiết hóa cho từng chức năng:
    • 3.4.1: Quản lý đăng nhập.
    • 3.4.2: Quản lý danh sách sản phẩm linh kiện.
    • 3.4.3: Quản lý giỏ hàng và thanh toán.
    • 3.4.4: Quản lý đơn hàng và vận chuyển.
    • 3.4.5: Quản lý mã khuyến mãi và giảm giá.
    • 3.4.6: Quản lý thống kê và báo cáo theo quý.
    • 3.4.7: Quản lý hỗ trợ khách hàng.
    • 3.4.8: Đóng góp ý kiến.
  • Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 2 & mức 3: Phân rã chi tiết quy trình xác thực đăng nhập, xử lý quên mật khẩu qua email, quy trình thêm/sửa/xóa và cập nhật dữ liệu.

Chương 4: Thiết kế hệ thống thông tin

Chương 4 hoàn thiện thiết kế cơ sở dữ liệu cho website:

  • 4.1 Mô hình thực thể kết hợp (ERD): Xác định các thực thể chính (Người dùng, Sản phẩm linh kiện, Danh mục, Giỏ hàng, Đơn hàng, Chi tiết đơn hàng, Hóa đơn, Mã khuyến mãi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Ticket hỗ trợ, Đóng góp ý kiến) và các mối quan hệ (1-1, 1-n, n-n) giữa chúng.
  • 4.2 Mô hình quan hệ: Chuẩn hóa các thực thể thành các bảng dữ liệu quan hệ với đầy đủ khóa chính (Primary Key), khóa ngoại (Foreign Key) và các thuộc tính trường tương ứng.

Thiết kế và phân tích chức năng hệ thống

Hệ thống được thiết kế theo cấu trúc module hóa, tập trung vào việc tự động hóa các khâu xử lý nghiệp vụ bán lẻ và quản lý nội bộ:

HỆ THỐNG WEBSITE BÁN LINH KIỆN ĐIỆN TỬ

Đặc tả các quy trình xử lý luồng công việc (Workflow Steps):

  1. Lập đơn đặt hàng và hóa đơn: Khách hàng đặt mua -> Nhân viên bán hàng kiểm tra hóa đơn và số lượng tồn kho -> Tính tổng giá trị và tạo đơn hàng -> In hóa đơn thành 02 bản (giao khách hàng ký và lưu trữ nội bộ).
  2. Xử lý thanh toán và áp dụng giảm giá: Khách hàng chọn phương thức thanh toán -> Nhập mã khuyến mãi (nếu có) -> Hệ thống tự động kiểm tra tính hợp lệ và thời hạn của mã -> Áp dụng giảm giá vào tổng hóa đơn -> Cập nhật trạng thái thanh toán.
  3. Quản lý nhập - xuất kho: Định kỳ (ngày 25 hàng tháng hoặc khi có phát sinh), Thủ kho đối chiếu thực tế hàng hóa với giấy tờ nhập/xuất -> Cập nhật số lượng và vị trí lưu trữ trên hệ thống -> Báo cáo sai lệch cho Quản lý.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả đạt được:
    • Hoàn thành bộ tài liệu khảo sát hiện trạng với dữ liệu thực tế từ các cửa hàng linh kiện điện tử (Linh kiện Đình Phúc, Linh kiện Thuận Phát).
    • Chuẩn hóa hệ thống văn bản quản lý nội bộ gồm 10 quy định nghiệp vụ (QD01 đến QD10) và 11 biểu mẫu chuẩn (BM01 đến BM11).
    • Xây dựng hệ thống sơ đồ luồng dữ liệu hoàn chỉnh từ DFD mức ngữ cảnh, DFD mức đỉnh đến DFD mức 1 cho 8 chức năng chính và các DFD mức 2, mức 3.
    • Thiết lập mô hình dữ liệu quan niệm (ERD) và mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ cho toàn bộ hệ thống bán hàng trực tuyến.
  • Đóng góp của đề tài: Cung cấp tài liệu thiết kế hệ thống chi tiết cho mô hình bán lẻ linh kiện điện tử, giúp liên kết chặt chẽ giữa quy trình bán lẻ trực tuyến với các hoạt động nghiệp vụ nội bộ (kho, kế toán, vận chuyển).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Đề tài tập trung vào giai đoạn khảo sát, phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, chưa thực hiện giai đoạn lập trình mã nguồn (Implementation) và kiểm thử thực tế trên môi trường sản xuất.
    • Văn bản mục lục ghi nhận một số tiêu đề mức phân rã DFD mức 2 (liên quan đến đề thi, lịch thi) do kế thừa cấu trúc mẫu biểu trong quá trình biên soạn học phần.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Triển khai xây dựng website hoàn chỉnh dựa trên mô hình quan hệ và các luồng DFD đã thiết kế.
    • Tích hợp cổng thanh toán trực tuyến tự động và hệ thống thông báo trạng thái đơn hàng thời gian thực qua SMS/Email.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo trực tiếp cho:

  • Sinh viên ngành Công nghệ Thông tin, Hệ thống Thông tin: Tham khảo phương pháp thực hiện đồ án môn học "Phân tích thiết kế hệ thống", cách thức xây dựng cây phân rã chức năng, sơ đồ DFD đa cấp và thiết kế mô hình dữ liệu ERD.
  • Người phát triển ứng dụng thương mại điện tử chuyên ngành: Tham khảo bộ quy định nghiệp vụ thực tế (QD01 - QD10), hệ thống biểu mẫu vận hành cửa hàng bán lẻ và quy trình phối hợp giữa các bộ phận bán hàng, kho và kế toán.

Câu hỏi thường gặp

1. Đề tài thực hiện khảo sát thực tế tại các địa điểm nào và thời gian nào?

Khảo sát phỏng vấn thực tế được thực hiện tại Cửa hàng Linh kiện Đình Phúc và Cửa hàng Linh kiện Thuận Phát trong khoảng thời gian từ tháng 06/2024 đến tháng 08/2024 (cụ thể vào các ngày 25/06/2024, 25/07/2024, 26/07/2024 và 15/08/2024).

2. Quy định nghiệp vụ QD01 và QD02 quy định cụ thể điều gì về việc thanh toán và xuất hóa đơn?

  • QD01: Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản; kế toán phải đảm bảo tính chính xác và minh bạch; đối với tiền mặt, khách hàng phải thanh toán hoàn toàn hóa đơn khi rời khỏi cửa hàng.
  • QD02: Chỉ lập hóa đơn giao hàng khi đơn hàng đã được thanh toán đầy đủ.

3. Cơ cấu tổ chức của cửa hàng trong đề tài bao gồm những bộ phận nào?

Hệ thống phân định 8 vị trí/bộ phận trực thuộc: Chủ Cửa Hàng, Bộ phận nhân viên (Nhân viên Quản lý, Nhân viên Bán Hàng), Bộ phận giao hàng kỹ thuật (Nhân viên giao hàng, Nhân viên kỹ thuật), Bộ phận kế toán (Kế toán trưởng, Nhân viên kế toán) và Bộ phận Kho (Thủ kho).

4. Quy trình xử lý khi người dùng quên mật khẩu được thiết kế như thế nào?

Người dùng chọn chức năng "Quên mật khẩu" trên giao diện đăng nhập, nhập địa chỉ email đã đăng ký. Hệ thống gửi mã xác nhận về email. Người dùng nhập mã xác nhận vào hệ thống để thiết lập mật khẩu mới và nhận thông báo kết quả cập nhật từ hệ thống.

5. Việc quản lý mã khuyến mãi và thống kê doanh số được quy định thực hiện vào thời gian nào?

Theo mô tả chi tiết yêu cầu nghiệp vụ:

  • Việc tạo và cập nhật danh sách mã khuyến mãi được thực hiện định kỳ vào ngày 25 hàng tháng.
  • Việc thống kê doanh số và tổng hợp báo cáo kế toán được thực hiện định kỳ vào ngày 30 hàng tháng; báo cáo tổng hợp doanh số được lập theo quý.

Kết luận

Đồ án "Phân tích thiết kế website bán linh kiện điện tử" của nhóm sinh viên Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh đã hoàn thành việc khảo sát hiện trạng kinh doanh và mô hình hóa đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ của một nền tảng bán lẻ linh kiện trực tuyến. Thông qua hệ thống 10 quy định nghiệp vụ, 11 biểu mẫu quản lý, cùng hệ thống sơ đồ phân tích DFD và mô hình ERD, báo cáo đã thiết lập nền tảng phân tích vững chắc cho việc triển khai xây dựng phần mềm thương mại điện tử chuyên ngành. Đây là tài liệu học thuật có giá trị tham khảo thiết thực cho sinh viên ngành Công nghệ thông tin trong học phần Phân tích thiết kế hệ thống.