CHƯƠNG 1 PHÂN TÍCH YÊU CẦU 1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và cùng với sự xâm nhập nhanh chóng của tin học vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội thì việc sử dụng máy tính trong công tác quản lý đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nó là một trong những yếu tố không thể thiếu nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác quản lý. Trong lĩnh vực quản lý sinh viên việc điều chỉnh và bổ xung thông tin thực hiện rất khó khăn và không rõ ràng, việc tìm kiếm thông tin mất nhiều thời gian, độ chính xác kém. Do đó việc Tin học hoá các hoạt động trong nhà trường vào “Quản lý sinh viên” ngày càng trở nên cần thiết. Việc ứng dụng Tin học trong công tác quản lý giúp cho con người thoát khỏi lao động thủ công, nâng cao hiệu quả của công việc, tiết kiệm được rất nhiều thời gian.2 MỤC ĐÍCH VÀ YÊU CẦU CỦA ĐỀ TÀI Quản lý sinh viên là công việc nhằm quản lý tất cả quá trình hoạt động và học tập của sinh viên trong các trường Đại học cũng để nâng cao về công nghệ thông tin.
Quản lý sinh viên trong các trường Đại học chính là quản lý quá trình học tập, trong đó có tất cả hồ sơ của sinh viên và diểm trong quá trình học tập tại trường đều được lưu trong chương trình “Quản lý sinh viên” http://docx.vn/ 7 Tieu luan Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng Trong quản lý sinh viên có nhiều đầu điểm, có nhiều môn và có điểm của nhiều lần thi. Chương trình “Quản lý sinh viên gồm nhiều lĩnh vực như quản lý họ tên, ngày sinh, giới tính, dân tộc, nơi sinh. Xây dựng chương trình Quản lý sinh viên nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý họ tên, ngày sinh, điểm. Bài toán đặt ra là phân tích thiết kế hệ thống thông tin vấn đề đặt ra là tại sao phải quản lý? Và quản lý cái gì và quản lý như thế nào để công việc có hiệu quả, tiết kiệm được thời gian cho cán bộ công nhân viên.3 KHẢO SÁT HỆ THỐNG THỰC TẾ 1.1 Quản lý hồ sơ sinh viên Quản lý hồ sơ sinh viên trong trường Đại học là một vấn đề cần đề cập đến.
Việc quản lý hồ sơ không tốt sẽ làm ảnh hưởng đến việc theo dõi sinh viên và những việc liên quan đến sinh viên đang theo học tại trường cũng như những sinh viên đã ra trường. Quản lý hồ sơ sinh viên tốt sẽ giúp đỡ chúng ta biết được thông tin về sinh viên đó. Khi mà chúng ta muốn biết thông tin về ai đó thì chúng ta có thể sử dụng hồ sơ mà chúng ta quản lý để tìm thông tin về họ. Chẳng hạn như: Sinh viên thuộc diện ưu tiên nào? tình trạng nghỉ học của sinh viên, sinh viên chuyển lớp.2 Quản lý lớp học Lớp học là đơn vị cơ bản để quản lý sinh viên trong trường Đại học tuỳ theo từng trường mà trong lớp học chỉ có sinh viên học theo ngành khác nhau.
Một lớp học thường bao gồm các thông tin sau : Mã lớp, tên lớp.vn/ 8 Tieu luan Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng 1.3 Quản lý môn học và hệ số môn học Môn học là đơn vị học tập của từng sinh viên. Muốn cho một lớp học nào đó học môn này, thì cần phải có thông tin về môn học này trong danh sách các môn học của trường.4 Quản lý điểm của sinh viên Quản lý điểm trong trường Đại học thì hầu hết các trường làm đều khá tốt không còn tình trạng nhầm điểm hay sai điểm. Điểm trong trường Đại học là hệ thống điểm có rất nhiều đầu điểm với nhiều hệ số. Vì vậy việc quản lý cũng hết sức khó khăn, đặc biệt là khâu tính điểm.
Hệ thống điểm trong trường Đại học gồm những đầu điểm: Điểm lý thuyết lần 1, điểm thực hành lần 1, diểm lý thuyết lần 2, điểm thực hành lần 2, điểm trung bình học kỳ, điểm trung bình năm.5 Cách thức tìm kiếm thông tin về học sinh Trong các trường Đại học việc tìm kiếm còn là vấn đề mà chúng ta cần quan tâm. Việc tìm kiếm một sinh viên gặp rất nhiều khó khăn như: Các sinh viên khá, giỏi, những sinh viên là cán bộ lớp .4 NHƯỢC ĐIỂM CỦA PHƯƠNG PHÁP THỦ CÔNG Lưu giữ thông tin về sinh viên, giáo viên phức tạp phải sử dụng nhiều loại giấy tờ, sổ sách nên rất cồng kềnh, nơi lưu giữ không được thuận tiện, cần nhiều nhân viên. Khi cần tìm kiếm thông tin về sinh viên, giáo viên sẽ mất nhiều thời gian vì phải trực tiếp đi tìm các thông tin đó trong những giấy tờ sổ sách đã được ghi chép lại.5 ƯU ĐIỂM CỦA PHƯƠNG PHÁP THỦ CÔNG Vốn đầu tư ít tốn kém hơn, các thiết bị tin học, các phần mềm tin học cho việc quản lý không cần phải đầu tư.vn/ 9 Tieu luan Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng Tóm lại phương pháp thủ công không phù hợp trong Quản lý sinh viên vì quản lý bằng phương pháp thủ công sẽ rất phức tạp, hệ thống này đòi hỏi phải có lực lượng lớn nhân viên để thực hiện các công việc. Do đó sẽ tạo ra một bộ máy cồng kềnh hoạt động kém hiệu quả.
Khả năng đáp ứng không cao. Xuất phát từ nhu cầu đổi mới và phù hợp với sự phát triển của xã hội ngày nay, việc thay đổi hệ thống quản lý thủ công bằng một hệ thống quản lý mới tối ưu hơn là một điều tất yếu.6 YÊU CẦU ĐỔI MỚI HỆ THỐNG Với sự trợ giúp đắc lực của Khoa học và Công nghệ thông tin, đặc biệt là những ứng dụng của Công nghệ thông tin, hệ thống quản lý sinh viên phải đáp ứng được những yêu cầu sau: 1. Hạn chế tối thiểu việc xử lý thủ công. Chủ động trong việc nắm bắt thông tin.
Tìm kiếm trong điều kiện bất kỳ. Lưu giữ được thông tin trong một thời gian dài.7 ƯU ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG MỚI 1. Rút ngắn được thời gian chờ đợi của sinh viên. Sử dụng máy tính vào các công việc tìm kiếm các thông tin chi tiết về sinh viên sẽ dễ dàng nhanh chóng và thuận tiện.
Việc lưu trữ sẽ đơn giản, không cần phải có nơi lưu trữ lớn, các thông tin về sinh viên sẽ chính xác và nhanh chóng. Việc thống kê định kỳ từng kỳ, từng năm thuận tiện, nhanh chóng. Với chức năng xử lý hệ thống mới sẽ rút ngắn công việc của nhân viên quản lý và giảm số lượng nhân viên quản lý, tránh tình trạng dư thừa.vn/ 10 Tieu luan Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng 1.8 NHƯỢC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG MỚI Kinh phí để xây dựng một hệ thống quản lý thiết bị mới cho nhà trường bao gồm máy móc, phần mềm. rất tốn kém.
CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ SINH VIÊN 2.1 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG Phân tích hệ thống là bước cơ bản quan trọng trong quá trình xây dựng triển khai một hệ thống quản lý thông tin trên máy tính. Hiệu quả của hệ thống phụ thuộc vào kết quả phân tích ban đầu. Nếu phân tích thiết kế hệ thống tốt thì sản phẩm là chương trình quản lý sẽ được triển khai đúng mục đích, đúng đối tượng và có hiệu quả sử dụng cao hơn. Hơn nữa, chương trình sẽ sáng sủa hơn, dễ hiểu, dễ bảo trì, giúp cho ta nhẹ được các chi phí phần mềm.
Với hệ thống này, tiến hành theo hướng phân tích từ trên xuống (phân tích Top-Down), phân rã hệ thống từ tổng thể đến chi tiết, từng bước phân hoá các chức năng của hệ thống thành những chức năng nhỏ hơn và tiến tới xây dựng các môdul chương trình nhằm xây dựng chương trình một cách hiệu quả. Sau khi tiến hành khảo sát hoạt động của chương trình Quản lý sinh viên trong thực tế, mô hình mới được đưa ra với các chức năng xử lý được phân rã thành các chức năng nhỏ như sau : - Sinh viên.vn/ 11 Tieu luan Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng - Khoa.1 Khái niệm Phân tích hệ thống là một công cụ và kỹ thuật hiện đại cho phép tiếp cận, tổ chức và thiết kế hệ thống thông tin một cách hiệu quả. Mục đích Phân tích hệ thống nhằm mục đích thực hiện tốt các công việc nhất định. Trong quá trình phân tích hệ thống, việc tạo ra sơ đồ dòng dữ liệu đầy đủ là một trong những công việc quan trọng nhất.
Nó cung cấp cho ta một phương pháp thiết lập mối quan hệ giữa các chức năng hệ thống với thông tin mà hệ thống sử dụng. Phương pháp Sử dụng phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc. Quá trình phân tích và thiết kế có 3 giai đoạn chính : Giai đoạn chiến lược cần phải vạch ra mục tiêu của hệ thống, xác định xem cần phải làm cái gì, làm trong bao lâu, có những thuận lợi và khó khăn gì. Nói tóm lại cần xác định đúng sự cần thiết của hệ thống, mục tiêu và nhân tố thành công của hệ thống .([2]) Giai đoạn phân tích sẽ đi sâu vào phân tích chi tiết hệ thống.
Trước hết, người phân tích cần phải tìm hiểu và khảo sát mô hình nghiệp vụ của hệ thống hiện tại, xác định quá trình xử lý, các đơn vị, các bộ phận xử lý và các dòng thông tin liên quan đến các chức năng xử lý. Quá trình này được thông qua tìm hiểu thực tế. Giai đoạn phân tích là giai đoạn quan trọng nhất trong toàn bộ quá http://docx.vn/ 12 Tieu luan Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng trình phát triển, việc hệ thống có được phát triển đúng theo yêu cầu của người dùng hay không hoàn toàn phụ thuộc vào giai đoạn này. Trong giai đoạn phân tích thường có rất nhiều việc phải làm nhưng có hai nhiệm vụ chủ yếu nhất là :.
Phân tích chức năng nghiệp vụ. Phân tích về thực thể và mối quan hệ giữa chúng. 2 PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ Mục tiêu của quá trình này là đưa ra một mô hình chính xác của các chức năng nghiệp vụ và phân rã các chức năng này thành các chức năng nguyên tố. Sơ đồ chức năng có đặc điểm : * Cho ta cách nhìn tổng quát nhất về chức năng, nhiệm vụ xử lý thông tin.
* Dễ thành lập, dễ hiểu. Trong giai đoạn này, nếu chỉ có sơ đồ phân cấp chức năng thì chưa đủ.