Luận Văn: Tổng Quan Lý Thuyết Và Thông Tin Liên Quan Đến Nghiên Cứu

• Tác giả: Tran Thi Ngoc
• Người hướng dẫn: Mrs. Vu Thi Thu Trang
• Trường học: Thương Mại University
• Chuyên ngành: English
• Đề tài: Improving Writing English Enquiry Letters and Reply to Enquiry Letters in Business Correspondence for Sale Staffs of Poong Shin Vina Ltd Company
• Loại tài liệu: thesis
• Năm xuất bản: 2018
• Địa điểm: Hà Nội

• ABSTRACT
• ACKNOWLEDGMENT
• TABLE OF CONTENTS
• 1. CHAPTER 1: INTRODUCTION
• 1.1. Aims of the study
• 1.2. Scope of the study
• 1.3. Organization of the study
• 2. CHAPTER 2: LITERATURE REVIEW
• 2.1. Overview on writing
• 2.2. Definition of writing
• 2.3. Types of writing
• 2.4. Common errors in writing
• 2.5. Overviewing on business correspondence
• 2.6. Importance of business correspondence
• 2.7. Parts of a business correspondence
• 2.8. Types of business correspondence
• 2.9. Types of enquiry letter
• 2.10. Functions of enquiry letter
• 2.11. Format of enquiry letter
• 2.12. Reply to enquiry letter
• 2.13. Functions of reply to enquiry letter
• 2.14. Format of a reply to enquiry letter
• 3. CHAPTER 3: RESEARCH FINDING
• 3.1. The frequency of making mistakes
• 3.2. Types of mistakes
• 3.3. Mistakes in content
• 4. CHAPTER 4: RECOMMENDATIONS AND SUGGESTIONS
• 4.1. Some suggestions to all sale staffs for writing English enquiry letters and reply to enquiry letters
• 4.2. Content of the letters
• 4.3. Lexical of the letters
• 4.4. Grammatical of the letters
• 4.5. Some recommendary sources
• REFERENCE
• APPENDIX

I. Luận Văn

Luận văn này tập trung vào việc cải thiện kỹ năng viết thư hỏi hàng và trả lời thư hỏi hàng bằng tiếng Anh trong giao dịch thương mại cho nhân viên bán hàng tại công ty Poong Shin Vina Ltd. Nghiên cứu phân tích các lỗi phổ biến mà nhân viên mắc phải khi viết thư, bao gồm lỗi về nội dung, từ vựng và ngữ pháp. Kết quả cho thấy nhân viên cần cải thiện kỹ năng viết thư thông qua việc đọc tài liệu trên Internet và sách học thuật. Luận văn này không chỉ mang tính học thuật mà còn có giá trị thực tiễn cao, giúp nhân viên nâng cao hiệu quả giao tiếp trong môi trường kinh doanh quốc tế.

1.1. Tổng Quan Lý Thuyết

Tổng quan lý thuyết trong luận văn này bao gồm các khái niệm cơ bản về viết thư hỏi hàng và trả lời thư hỏi hàng. Nghiên cứu đề cập đến các yếu tố quan trọng như định dạng, phong cách ngôn ngữ và cấu trúc của thư. Lý thuyết nghiên cứu được tổng hợp từ các nguồn tài liệu học thuật và thực tiễn, giúp người đọc hiểu rõ hơn về quy trình viết thư trong kinh doanh. Phần này cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc sử dụng ngôn ngữ chính xác và chuyên nghiệp để tạo ấn tượng tốt với đối tác.

1.2. Thông Tin Liên Quan

Thông tin liên quan được trình bày trong luận văn bao gồm các nghiên cứu trước đây về viết thư hỏi hàng và trả lời thư hỏi hàng. Các tác giả như Kenneth Beare và J Thomas đã đề cập đến các khía cạnh khác nhau của loại thư này, nhưng chưa đầy đủ. Nghiên cứu này bổ sung thông tin về chức năng, lý do viết thư và các ví dụ cụ thể. Tổng hợp thông tin từ các nguồn khác nhau giúp làm rõ hơn các vấn đề mà nhân viên thường gặp phải khi viết thư.

II. Nghiên Cứu

Nghiên cứu này được thực hiện với mục tiêu giúp nhân viên bán hàng tại Poong Shin Vina Ltd trở nên chuyên nghiệp hơn trong việc viết thư hỏi hàng và trả lời thư hỏi hàng bằng tiếng Anh. Phương pháp nghiên cứu bao gồm việc thu thập dữ liệu từ các nguồn sách tham khảo, trang web và thông qua bảng câu hỏi và phỏng vấn. Kết quả nghiên cứu chỉ ra rằng nhân viên thường mắc lỗi về nội dung, từ vựng và ngữ pháp. Nghiên cứu khoa học này không chỉ có giá trị học thuật mà còn giúp cải thiện kỹ năng thực tế của nhân viên.

2.1. Phương Pháp Nghiên Cứu

Phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong luận văn bao gồm việc thu thập dữ liệu từ các nguồn sách tham khảo và trang web. Bảng câu hỏi và phỏng vấn được sử dụng để thu thập dữ liệu định lượng và định tính. Các bước nghiên cứu bao gồm thử nghiệm bảng câu hỏi, thu thập và phân tích dữ liệu. Tài liệu nghiên cứu được tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau, giúp đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.

2.2. Tổng Hợp Thông Tin

Tổng hợp thông tin trong nghiên cứu này bao gồm các lỗi phổ biến mà nhân viên mắc phải khi viết thư hỏi hàng và trả lời thư hỏi hàng. Các lỗi được phân loại thành lỗi về nội dung, từ vựng và ngữ pháp. Thông tin lý thuyết được tổng hợp từ các nguồn tài liệu học thuật và thực tiễn, giúp người đọc hiểu rõ hơn về các vấn đề mà nhân viên thường gặp phải. Phần này cũng đề xuất các giải pháp để cải thiện kỹ năng viết thư của nhân viên.

III. Cơ Sở Lý Thuyết

Cơ sở lý thuyết của luận văn này bao gồm các khái niệm cơ bản về viết thư trong kinh doanh. Khái niệm nghiên cứu được định nghĩa bởi các tác giả như Daniels và Bright, nhấn mạnh rằng viết là một hệ thống các dấu hiệu dùng để ghi lại thông điệp. Tổng quan tài liệu cung cấp cái nhìn tổng thể về các loại thư khác nhau trong kinh doanh, bao gồm thư hỏi hàng và trả lời thư hỏi hàng. Phần này cũng đề cập đến các yếu tố quan trọng như định dạng, phong cách ngôn ngữ và cấu trúc của thư.

3.1. Khái Niệm Nghiên Cứu

Khái niệm nghiên cứu trong luận văn này được định nghĩa bởi các tác giả như Daniels và Bright. Họ cho rằng viết là một hệ thống các dấu hiệu dùng để ghi lại thông điệp. Cơ sở lý thuyết này giúp người đọc hiểu rõ hơn về bản chất của việc viết thư trong kinh doanh. Phần này cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc sử dụng ngôn ngữ chính xác và chuyên nghiệp để tạo ấn tượng tốt với đối tác.

3.2. Tổng Quan Tài Liệu

Tổng quan tài liệu trong nghiên cứu này cung cấp cái nhìn tổng thể về các loại thư khác nhau trong kinh doanh, bao gồm thư hỏi hàng và trả lời thư hỏi hàng. Thông tin lý thuyết được tổng hợp từ các nguồn tài liệu học thuật và thực tiễn, giúp người đọc hiểu rõ hơn về các yếu tố quan trọng như định dạng, phong cách ngôn ngữ và cấu trúc của thư. Phần này cũng đề cập đến các lỗi phổ biến mà nhân viên thường mắc phải khi viết thư.

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu và sự phát triển nhanh chóng của thương mại quốc tế, việc giao tiếp bằng thư từ thương mại trở thành một công cụ thiết yếu trong các hoạt động kinh doanh. Theo khảo sát tại Công ty Poong Shin Vina Ltd, một doanh nghiệp liên doanh nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, việc viết thư hỏi hàng và thư trả lời thư hỏi hàng bằng tiếng Anh của nhân viên phòng kinh doanh còn nhiều hạn chế. Kết quả khảo sát cho thấy khoảng 65% nhân viên thường xuyên mắc lỗi khi soạn thảo các loại thư này, với các lỗi phổ biến liên quan đến ngữ pháp (47%), từ vựng (28%) và nội dung (25%). Mục tiêu nghiên cứu nhằm nâng cao kỹ năng viết thư hỏi hàng và thư trả lời thư hỏi hàng bằng tiếng Anh cho nhân viên kinh doanh tại công ty, qua đó góp phần cải thiện hiệu quả giao tiếp thương mại quốc tế. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào 12 nhân viên phòng kinh doanh của Poong Shin Vina Ltd trong năm 2017-2018, với mong muốn cung cấp các giải pháp thiết thực và phù hợp với thực tế doanh nghiệp. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao năng lực giao tiếp bằng tiếng Anh trong môi trường kinh doanh quốc tế, góp phần thúc đẩy hoạt động thương mại và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết về viết và giao tiếp thương mại, bao gồm:

• Lý thuyết về viết (Writing Theory): Định nghĩa viết là quá trình thể hiện ý tưởng qua các dấu hiệu có thể nhìn thấy hoặc cảm nhận được, nhằm truyền tải thông điệp một cách rõ ràng và hiệu quả. Các loại hình viết chính gồm viết mô tả, thuyết minh, thuyết phục và kể chuyện, trong đó viết thư thương mại thuộc loại viết thuyết phục và mô tả.

• Lý thuyết về giao tiếp thương mại (Business Correspondence Theory): Giao tiếp thương mại là tổng hợp các hình thức giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh, bao gồm thư hỏi hàng, thư báo giá, thư đặt hàng, thư khiếu nại và thư thu hồi công nợ. Mỗi loại thư có cấu trúc, chức năng và phong cách ngôn ngữ riêng biệt.

• Khái niệm về lỗi trong viết (Error Analysis): Phân loại lỗi thành lỗi về nội dung, từ vựng (lexis) và ngữ pháp, với các dạng lỗi cụ thể như sai chọn từ, sai hình thức từ, sai cấu trúc câu, thiếu chủ ngữ, sai trật tự từ, v.v.

Phương pháp nghiên cứu

• Nguồn dữ liệu: Dữ liệu chính được thu thập từ 12 nhân viên phòng kinh doanh của Poong Shin Vina Ltd thông qua bảng câu hỏi và phỏng vấn sâu. Ngoài ra, nghiên cứu còn sử dụng tài liệu tham khảo từ sách chuyên ngành, các trang web uy tín về viết thư thương mại và ngữ pháp tiếng Anh.

• Phương pháp phân tích: Phân tích định lượng dựa trên kết quả bảng câu hỏi để xác định tần suất và loại lỗi phổ biến. Phân tích định tính qua phỏng vấn nhằm hiểu rõ nguyên nhân và khó khăn của nhân viên khi viết thư. Các mẫu thư thực tế được phân tích để minh họa các lỗi thường gặp.

• Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu được tiến hành trong khoảng thời gian từ tháng 9/2017 đến tháng 4/2018, bao gồm các bước chuẩn bị, thu thập dữ liệu, phân tích và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

• Tần suất mắc lỗi: 65% nhân viên thường xuyên mắc lỗi khi viết thư hỏi hàng và thư trả lời, 15% thỉnh thoảng mắc lỗi, 10% hiếm khi mắc lỗi và 10% luôn mắc lỗi. Không có nhân viên nào khẳng định không bao giờ mắc lỗi.

• Phân loại lỗi: Lỗi ngữ pháp chiếm tỷ lệ cao nhất với 47%, tiếp theo là lỗi từ vựng 28% và lỗi nội dung 25%. Không có lỗi về định dạng và phong cách được ghi nhận.

• Lỗi nội dung: Bao gồm việc cung cấp thông tin không liên quan hoặc quá dài dòng (chiếm 53%) và thiếu thông tin cần thiết (47%). Ví dụ, một số thư trả lời quá dài, chứa nhiều thông tin không cần thiết như lịch sử công ty, hoặc quá ngắn, thiếu các chi tiết quan trọng như ngày tháng, danh mục sản phẩm.

• Lỗi từ vựng: 55% nhân viên thường chọn sai hình thức từ, 20% mắc lỗi biến dạng từ, 15% nhầm lẫn về nghĩa từ, một số ít sử dụng sai thành ngữ, tiếng lóng hoặc ngôn ngữ quá thân mật không phù hợp với thư thương mại.

• Lỗi ngữ pháp: 35% lỗi thiếu chủ ngữ, 30% lỗi sai sự hòa hợp chủ ngữ - động từ, 15% lỗi trật tự từ và sử dụng trợ động từ, 5% lỗi câu chạy dài (run-on sentence). Không có lỗi về giới từ và liên từ.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các lỗi trên là do hạn chế về kiến thức ngôn ngữ và kỹ năng viết thư thương mại tiếng Anh của nhân viên. So với các nghiên cứu trước đây, kết quả tương đồng khi lỗi ngữ pháp và từ vựng vẫn là những khó khăn phổ biến nhất. Việc cung cấp thông tin không phù hợp hoặc thiếu sót làm giảm hiệu quả giao tiếp và có thể ảnh hưởng đến hình ảnh công ty trong mắt đối tác. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ các loại lỗi và biểu đồ tròn phân bổ tần suất mắc lỗi, giúp minh họa rõ ràng mức độ phổ biến của từng loại lỗi. Kết quả nhấn mạnh sự cần thiết của các chương trình đào tạo và tài liệu hỗ trợ nhằm nâng cao kỹ năng viết thư thương mại cho nhân viên.

Đề xuất và khuyến nghị

• Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về viết thư thương mại tiếng Anh: Tập trung vào các kỹ năng viết thư hỏi hàng và trả lời thư hỏi hàng, cải thiện ngữ pháp và từ vựng chuyên ngành. Mục tiêu giảm tỷ lệ lỗi ngữ pháp và từ vựng xuống dưới 20% trong vòng 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng nhân sự phối hợp với chuyên gia đào tạo ngoại ngữ.

• Phát triển tài liệu hướng dẫn và mẫu thư chuẩn: Cung cấp các mẫu thư chuẩn, hướng dẫn chi tiết về cấu trúc, nội dung và phong cách viết. Tài liệu này nên được cập nhật thường xuyên và dễ dàng truy cập qua mạng nội bộ công ty. Mục tiêu tăng cường sự tự học và tham khảo của nhân viên.

• Khuyến khích nhân viên sử dụng công cụ kiểm tra ngữ pháp và từ vựng trực tuyến: Ví dụ như Grammarly, WriteExpress, Purdue Writing Lab để tự kiểm tra và chỉnh sửa trước khi gửi thư. Mục tiêu nâng cao chất lượng thư gửi đi và giảm lỗi sai.

• Xây dựng hệ thống phản hồi và đánh giá thư viết: Các quản lý trực tiếp hoặc bộ phận chuyên môn nên thường xuyên đánh giá và góp ý cho thư viết của nhân viên, tạo môi trường học hỏi và cải tiến liên tục. Mục tiêu cải thiện kỹ năng viết qua từng giai đoạn công tác.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

• Nhân viên kinh doanh và nhân viên văn phòng: Giúp nâng cao kỹ năng viết thư thương mại tiếng Anh, giảm thiểu lỗi sai, tăng hiệu quả giao tiếp với đối tác nước ngoài.

• Giảng viên và sinh viên ngành Ngoại ngữ, Quản trị Kinh doanh: Cung cấp tài liệu tham khảo thực tiễn về kỹ năng viết thư thương mại và phân tích lỗi ngôn ngữ.

• Các doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu: Áp dụng các giải pháp đào tạo và cải tiến kỹ năng giao tiếp bằng văn bản cho nhân viên, nâng cao hình ảnh và hiệu quả kinh doanh.

• Chuyên gia đào tạo và tư vấn ngôn ngữ: Sử dụng kết quả nghiên cứu để thiết kế chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao viết thư hỏi hàng và trả lời thư hỏi hàng lại quan trọng trong kinh doanh?
   Việc viết thư chính xác và chuyên nghiệp giúp truyền đạt thông tin rõ ràng, tạo ấn tượng tốt với đối tác, thúc đẩy giao dịch thành công và duy trì mối quan hệ kinh doanh bền vững.

2. Những lỗi phổ biến nào thường gặp khi viết thư thương mại bằng tiếng Anh?
   Các lỗi thường gặp gồm sai ngữ pháp (chủ ngữ - động từ không hòa hợp, thiếu chủ ngữ), chọn sai từ vựng, cung cấp nội dung không phù hợp hoặc thiếu thông tin cần thiết.

3. Làm thế nào để cải thiện kỹ năng viết thư thương mại?
   Có thể cải thiện qua việc tham gia các khóa đào tạo, sử dụng tài liệu hướng dẫn chuẩn, áp dụng công cụ kiểm tra ngữ pháp trực tuyến và thực hành thường xuyên.

4. Có những loại thư thương mại nào phổ biến?
   Bao gồm thư hỏi hàng, thư báo giá (trả lời thư hỏi hàng), thư đặt hàng, thư khiếu nại và thư thu hồi công nợ, mỗi loại có cấu trúc và mục đích riêng.

5. Làm sao để tránh lỗi trong viết thư thương mại?
   Nên lên kế hoạch trước khi viết, tuân thủ cấu trúc chuẩn, sử dụng ngôn ngữ phù hợp, đọc lại và chỉnh sửa kỹ lưỡng, đồng thời tham khảo các mẫu thư chuẩn và nhận phản hồi từ người có kinh nghiệm.

Kết luận

• Nghiên cứu đã chỉ ra rằng 65% nhân viên phòng kinh doanh tại Poong Shin Vina Ltd thường xuyên mắc lỗi khi viết thư hỏi hàng và trả lời thư hỏi hàng bằng tiếng Anh, chủ yếu là lỗi ngữ pháp và từ vựng.
• Việc cung cấp nội dung không phù hợp hoặc thiếu thông tin làm giảm hiệu quả giao tiếp và ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp.
• Các giải pháp đào tạo, phát triển tài liệu hướng dẫn, sử dụng công cụ kiểm tra và hệ thống phản hồi được đề xuất nhằm nâng cao kỹ năng viết thư thương mại.
• Nghiên cứu góp phần bổ sung kiến thức thực tiễn về kỹ năng viết thư thương mại trong môi trường doanh nghiệp liên doanh nước ngoài tại Việt Nam.
• Các bước tiếp theo bao gồm triển khai các giải pháp đề xuất, đánh giá hiệu quả và mở rộng nghiên cứu sang các loại thư thương mại khác để hoàn thiện kỹ năng giao tiếp doanh nghiệp.

Hành động ngay hôm nay: Các doanh nghiệp và nhân viên kinh doanh nên áp dụng các khuyến nghị để nâng cao chất lượng giao tiếp, góp phần thúc đẩy thành công trong kinh doanh quốc tế.