Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hành chính và chuyển đổi số trong giáo dục đại học, việc quản lý và lưu trữ tài liệu truyền thống bộc lộ nhiều điểm bất cập. Tại Trường Đại học Y Dược Hải Phòng – đơn vị có tiền thân từ Cơ sở 2 của Trường Đại học Y Hà Nội thành lập năm 1979, phát triển thành Phân hiệu năm 1985, thành lập trường đại học theo Quyết định số 06/1999/QĐ-TTg ngày 11/01/1999 và đổi tên theo Quyết định số 2153/QĐ-TTg ngày 11/11/2013 của Thủ tướng Chính phủ, đặt trụ sở tại số 72A Nguyễn Bỉnh Khiêm, Đằng Giang, Ngô Quyền, Hải Phòng – công tác quản lý văn bản hành chính và tài liệu chuyên môn đang đối mặt với nhu cầu hiện đại hóa. Nhà trường đã triển khai các hệ thống phần mềm như Quản trị trường và Quản lý thư viện, nhưng nghiệp vụ văn bản vẫn thực hiện theo phương thức thủ công bằng hồ sơ giấy tờ.

Thực trạng quản lý thủ công dẫn đến tình trạng hồ sơ lưu trữ lâu năm dễ bị thất lạc thông tin, tốn kém diện tích lưu trữ vật lý, việc tra cứu mất nhiều thời gian và gây khó khăn cho việc xử lý công việc từ xa. Trước thực tế đó, đề tài tốt nghiệp "Xây dựng website quản lý văn bản của trường Đại học Y Dược Hải Phòng" được thực hiện bởi sinh viên Đỗ Thị Minh (ngành Công nghệ thông tin, Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng) dưới sự hướng dẫn của TS. Lương Thanh Nhạn.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định theo văn bản giao nhiệm vụ gồm 4 nội dung cụ thể:

  1. Tìm hiểu về bài toán quản lý văn bản của trường Đại học Y Dược Hải Phòng.
  2. Phân tích, thiết kế cơ sở dữ liệu và hệ thống thông tin phục vụ quản lý văn bản.
  3. Thiết kế và cài đặt website quản lý văn bản của trường Đại học Y Dược Hải Phòng.
  4. Nhận xét, đánh giá kết quả đạt được và đưa ra kết luận.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ tiếp nhận, phân loại, lưu trữ, tra cứu văn bản hành chính và văn bản nội bộ; mô hình kiến trúc ứng dụng web hướng dịch vụ văn phòng; các công nghệ lập trình web và hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ.
  • Đối tượng phục vụ: Người quản trị website (Admin), cán bộ/giảng viên/nhân viên các đơn vị trong trường, người học (sinh viên) và khách vãng lai tra cứu thông tin công khai.
  • Phạm vi không gian: Đề tài nghiên cứu và áp dụng thực nghiệm tại Trường Đại học Y Dược Hải Phòng; địa điểm thực tập tốt nghiệp của sinh viên là Công ty cổ phần đầu tư tài chính và công nghệ Datatech.
  • Phạm vi thời gian: Đề tài được giao thực hiện từ ngày 06/04/2022 và hoàn thành ngày 24/06/2022.
  • Phạm vi chức năng: Hệ thống tập trung xây dựng đầy đủ các tính năng phục vụ công tác điều hành, phân quyền và lưu trữ giữa nhân sự (cán bộ, giảng viên) với quản trị viên; các đối tượng ngoài hệ thống điều hành chỉ tiếp cận các danh mục văn bản được công khai.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài tiếp cận bài toán dựa trên các khái niệm chuẩn mực về công tác văn thư lưu trữ trường học và nền tảng công nghệ phần mềm ứng dụng web:

  • Khái niệm nghiệp vụ: Đề tài xác định quản lý văn bản là việc áp dụng các biện pháp về nghiệp vụ giúp cán bộ công nhân viên của nhà trường tìm kiếm, sử dụng và bảo quản văn bản theo các chu kỳ quy định (1 năm, 2 năm hoặc 5 năm).
  • Mô hình phân loại văn bản: Hệ thống chia văn bản thành 2 nhóm chính:
    1. Văn bản chung (công khai): Phục vụ các quy trình, nghiệp vụ phổ biến rộng rãi cho toàn thể cán bộ, giảng viên, người học và khách truy cập (như Biểu mẫu sửa chữa thiết bị, Quy trình thực hiện luận văn tốt nghiệp). Nhóm này được phân cấp dạng cây theo từng đơn vị ban hành và do chính đơn vị đó trực tiếp tải lên.
    2. Văn bản riêng (nội bộ): Mang tính chất nội bộ cơ quan (như Quy chế chi tiêu nội bộ), được phân loại theo đối tượng tiếp nhận (cán bộ hoặc sinh viên) và thể loại hành chính (Quyết định, Công văn, Thông báo, Khác). Dữ liệu này do phòng Hành chính quét (scan) tài liệu và đưa lên hệ thống.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả triển khai bao gồm:

  • Phương pháp thu thập và tổng hợp tài liệu: Thu thập các tài liệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình web, tài liệu phân tích thiết kế hệ thống và nghiệp vụ văn thư.
  • Phương pháp khảo sát nghiệp vụ thực tế: Khảo sát các quy trình luân chuyển văn bản tại khối văn phòng Trường Đại học Y Dược Hải Phòng và tham khảo mô hình các cổng thông tin, trang web quản lý văn bản tại một số trường đại học.
  • Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống: Sử dụng mô hình phân rã chức năng, biểu đồ ngữ cảnh (Context Diagram), phương pháp mô hình hóa Use-Case của UML (đặc tả luồng sự kiện chính/phụ) và biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram) để mô tả chi tiết các tương tác hệ thống.
  • Phương pháp thực nghiệm phần mềm: Lập trình thử nghiệm hệ thống web động với cơ chế kết nối cơ sở dữ liệu quan hệ, thử nghiệm các ca sử dụng trên môi trường cục bộ.

Nguồn dữ liệu sử dụng trong đồ án xuất phát từ tài liệu thực tế của Trường Đại học Y Dược Hải Phòng, các quy định hành chính và số liệu khảo sát yêu cầu người dùng tại đơn vị thực tập Datatech.

Thiết kế và triển khai hệ thống

Hệ thống được thiết kế theo kiến trúc Client – Server với sự phân tách rõ ràng giữa hai phân hệ hiển thị người dùng (Front-End) và bảng điều khiển quản trị (Back-End).

Bảng công nghệ và công cụ sử dụng

Phân hệ / Tầng Công nghệ / Công cụ Vai trò kỹ thuật trong hệ thống
Giao diện (Front-End) HTML5 Xây dựng cấu trúc trang và các thành phần hiển thị nội dung
CSS Định dạng phong cách, kiểm soát màu sắc và bố cục hiển thị
Bootstrap 4 Framework CSS/JS cung cấp lưới giao diện đáp ứng (responsive grid), typography, biểu mẫu và bảng
JavaScript & jQuery Xử lý kịch bản phía máy khách (Client-side), tạo hiệu ứng tương tác, bộ chọn truy vấn selector
Xử lý logic (Back-End) PHP (Personal Home Page) Ngôn ngữ kịch bản phía máy chủ (Server-side) xử lý nghiệp vụ, phiên làm việc và định tuyến dữ liệu
Cơ sở dữ liệu (Database) MySQL Server Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ lưu trữ thông tin văn bản, tài khoản, phòng ban và phân quyền
Thư viện MySQLi Thư viện cải tiến (mysql improved) trong PHP hỗ trợ kết nối và thực thi truy vấn tới MySQL

Phân tích các tác nhân tham gia hệ thống (Actors)

Tác nhân (Actor) Quyền hạn và nhiệm vụ trong hệ thống
Admin (Quản trị viên) Tác nhân giữ quyền cao nhất; quản trị người dùng (thêm, sửa, xóa tài khoản), tạo quyền và phân quyền menu động, quản lý cấu trúc phòng ban, loại văn bản và toàn bộ sổ văn bản hệ thống.
Nhân viên / Cán bộ Tác nhân tương tác trực tiếp theo tài khoản được cấp; thực hiện các quyền hạn do Admin chỉ định (đẩy văn bản lên hệ thống, quản lý sổ văn bản theo đơn vị, sửa/xóa/tìm kiếm văn bản).
Người học Truy cập hệ thống tra cứu; xem và tải về các văn bản, quy trình, biểu mẫu công khai và các văn bản dành riêng cho người học; gửi phản hồi, góp ý qua email liên hệ.
Khách truy cập Truy cập trang web xem và tải về các văn bản công khai phổ biến rộng rãi; gửi thông tin đóng góp ý kiến qua email liên hệ.

Yêu cầu phi chức năng

Hạng mục Tên yêu cầu Mô tả chi tiết trong đồ án
1 Giao diện Phải trực quan, đơn giản, dễ sử dụng, thiết kế gần gũi với nhận thức người dùng văn phòng, sắp xếp rõ ràng theo quy trình nghiệp vụ.
2 Tốc độ xử lý Hệ thống phải xử lý nhanh chóng, tối ưu hóa thao tác, đảm bảo tính hợp lý và độ chính xác khi truy xuất dữ liệu.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về đề tài

Nội dung chương 1 tập trung giới thiệu bối cảnh thực tế tại đơn vị ứng dụng, phát biểu bài toán nghiệp vụ và khảo sát các công nghệ nền tảng.

  • Lịch sử hình thành Trường Đại học Y Dược Hải Phòng: Đồ án tổng hợp chi tiết các mốc pháp lý từ năm 1979 (Cơ sở 2 Đại học Y Hà Nội), năm 1985 (Phân hiệu Đại học Y Hải Phòng), quyết định số 06/1999/QĐ-TTg ngày 11/01/1999 của Thủ tướng Chính phủ thành lập trường, cho đến quyết định số 2153/QĐ-TTg ngày 11/11/2013 đổi tên trường. Tác giả nêu rõ sứ mạng đào tạo nhân lực y tế, nghiên cứu khoa học, chăm sóc sức khỏe và định hướng y dược biển đảo của trường.
  • Phát biểu bài toán quản lý văn bản: Văn bản được chia thành văn bản chung (công khai cho cán bộ, giảng viên, người học, đối tác bên ngoài) và văn bản riêng (nội bộ, chỉ lưu hành giữa các đối tượng liên quan trong trường). Biểu mẫu và quy trình được phân mục theo đơn vị ban hành; văn bản hành chính do phòng Hành chính trực tiếp quản lý và đưa lên hệ thống.
  • Mô hình luồng dữ liệu vào - ra:
    • Thông tin đầu vào: Tên văn bản, tệp tin đính kèm, loại văn bản, nội dung tóm tắt, mức độ khẩn/mật.
    • Thông tin đầu ra: Văn bản được phân loại theo danh mục, phòng ban ban hành, người đưa lên, ngày cập nhật, chu kỳ lưu trữ (1 năm, 2 năm, 5 năm) và hỗ trợ trích xuất thông tin phục vụ in báo cáo.
  • Quy trình hoạt động tổng thể: Thiết lập các bước cơ bản gồm đăng nhập hệ thống, quy trình nhập văn bản mới, sửa đổi thông tin văn bản, tìm kiếm văn bản và xóa văn bản.
  • Tổng quan công nghệ: Giới thiệu cấu trúc tài liệu HTML5 (thẻ <html>, <head>, <body>), vai trò kiểm soát định dạng của CSS, đặc tính xử lý phía client của JavaScript, các ưu thế của Bootstrap 4, ngôn ngữ mã nguồn mở PHP, tính năng của thư viện jQuery và đặc điểm tốc độ cao, đa nền tảng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL và thư viện MySQLi.

Chương 2: Phân tích thiết kế hệ thống

Chương 2 là phần trọng tâm về kỹ thuật phân tích nghiệp vụ, mô hình hóa các ca sử dụng và đặc tả dữ liệu chi tiết cho hệ thống quản lý văn bản.

  • Khảo sát hệ thống và phân tích tác nhân: Xác định 4 nhóm tác nhân chính (Admin, Cán bộ/Nhân viên, Người học, Khách) với ma trận quyền hạn tương ứng.
  • Thiết kế phân rã chức năng:
    • Phân hệ Front-End: Danh mục trang chủ giới thiệu thông tin; Danh mục văn bản hành chính; Chức năng tìm kiếm văn bản theo từ khóa; Chức năng xem nội dung chi tiết; Chức năng tải về tệp tin đính kèm; Chức năng gửi phản hồi/liên hệ.
    • Phân hệ Back-End: Quản trị đăng nhập và nhắc lại mật khẩu; Quản lý tài khoản (tạo mới, cập nhật, xóa thông tin cán bộ/nhân viên và người học); Quản lý loại văn bản; Quản lý văn bản (thêm, sửa, xóa, xem, tìm kiếm); Quản lý sổ văn bản theo đơn vị; Quản lý phòng ban; Quản lý vai trò thành viên và phân quyền hệ thống; Quản lý cấu trúc danh mục menu.
  • Đặc tả Use-Case và kịch bản nghiệp vụ chi tiết:
    • Use-Case Đăng nhập: Kiểm tra sự trùng khớp của username và password; phân luồng người dùng về giao diện chức năng tương ứng (Admin, Nhân viên/Cán bộ, Người học, Khách).
    • Use-Case Tạo tài khoản người dùng: Dành riêng cho Admin; kiểm tra ràng buộc không được trùng tên tài khoản đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu; lưu trữ các trường dữ liệu: đơn vị, họ tên đầy đủ, username, password, email, ngày sinh, số điện thoại.
    • Use-Case Quên mật khẩu: Nhận địa chỉ email từ người dùng, kiểm tra tính hợp lệ về định dạng email trong hệ thống, tự động gửi lại thông tin tài khoản và mật khẩu mới qua hòm thư điện tử.
    • Use-Case Tạo và phân quyền: Cho phép Admin tạo nhóm quyền mới; gán quyền chi tiết bằng cách thêm hoặc bỏ chọn từng mục menu được phép truy cập cho nhóm quyền đó và cập nhật trực tiếp vào cơ sở dữ liệu.
    • Use-Case Quản lý menu: Admin tạo mới menu, chỉnh sửa tên menu, thiết lập vị trí hiển thị (có kiểm tra trùng lặp vị trí) hoặc xóa menu tương ứng với từng tài khoản.
    • Use-Case Quản lý nhân viên: Thực hiện cập nhật hồ sơ nhân sự, phân bổ nhân viên vào các đơn vị, kiểm tra cảnh báo tồn tại nhân viên trước khi ghi nhận vào cơ sở dữ liệu.
    • Use-Case Quản lý văn bản và Sổ văn bản: Lưu trữ văn bản theo cá nhân, phòng ban và thể loại; tiếp nhận các trường thông tin: tên văn bản, tệp đính kèm, loại văn bản, nội dung, mức độ. Cho phép tìm kiếm nâng cao theo tổ hợp trường dữ liệu: tên văn bản, người gửi, mã văn bản, trạng thái, ngày cập nhật, loại văn bản, mức độ, ngày tạo.

Chương 3: Cài đặt chương trình thử nghiệm

Theo danh mục mục lục và danh sách hình vẽ của đồ án, chương 3 trình bày việc hiện thực hóa các phân tích thành sản phẩm phần mềm thực tế với các nội dung:

  • Môi trường cài đặt: Thiết lập môi trường máy chủ cục bộ (Web Server) chạy PHP kết nối hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL Server.
  • Giao diện chương trình: Đồ án thiết kế và cài đặt hệ thống giao diện trực quan minh họa qua các màn hình cụ thể:
    • Giao diện đăng nhập hệ thống (Hình 3.1).
    • Giao diện tổng quan sau khi đăng nhập thành công (Hình 3.2).
    • Giao diện quản lý danh mục loại văn bản (Hình 3.3).
    • Giao diện thực hiện thêm mới văn bản kèm tải tệp đính kèm (Hình 3.4).
    • Giao diện chỉnh sửa thông tin văn bản (Hình 3.5).
    • Giao diện xóa văn bản (Hình 3.6).
    • Giao diện quản trị danh sách nhân viên (Hình 3.7).
    • Giao diện quản lý vai trò và nhóm thành viên (Hình 3.8).
    • Giao diện người dùng đăng nhập vào trang chủ (Hình 3.9).
    • Giao diện kết quả tìm kiếm văn bản phía người dùng (Hình 3.10).
    • Giao diện thay đổi mật khẩu người dùng (Hình 3.11).
    • Giao diện hiển thị tổng thể dành cho người dùng (Hình 3.12).

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính đạt được

  • Xây dựng thành công tài liệu phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý văn bản, mô hình hóa đầy đủ các ca sử dụng, kịch bản sự kiện và biểu đồ tuần tự cho các chức năng cốt lõi.
  • Hiện thực hóa mô hình phân loại văn bản gồm: văn bản chung phân cấp theo cấu trúc cây của từng đơn vị ban hành và văn bản hành chính phân loại theo đối tượng tiếp nhận (cán bộ, sinh viên) và hình thức văn bản (Quyết định, Công văn, Thông báo, Khác).
  • Cài đặt hoàn chỉnh chương trình website thử nghiệm đáp ứng việc chia sẻ, lưu trữ văn bản theo chu kỳ (1 năm, 2 năm, 5 năm); hỗ trợ phân quyền động theo menu chức năng cho các nhóm người dùng; cung cấp công cụ tìm kiếm đa tiêu chí.

Đóng góp thực tiễn của đề tài

  • Đưa ra giải pháp số hóa quy trình quản lý văn bản cho Trường Đại học Y Dược Hải Phòng, hỗ trợ thay thế phương thức quản lý giấy tờ truyền thống, giảm thiểu không gian lưu trữ và nguy cơ mất mát dữ liệu hồ sơ lâu năm.
  • Tạo nền tảng làm việc từ xa qua mạng Internet cho cán bộ, giảng viên và người học, nâng cao năng suất xử lý công việc hành chính văn phòng.
  • Cung cấp mô hình phân quyền quản trị chi tiết đến từng thành phần menu, giúp công tác quản lý tài khoản và phân cấp nhiệm vụ trong trường học được rõ ràng.

Đánh giá từ hội đồng chuyên môn

  • Giảng viên hướng dẫn TS. Lương Thanh Nhạn ghi nhận: Sinh viên có ý thức tốt, nỗ lực tìm hiểu tài liệu và vận dụng kiến thức đã học vào giải quyết bài toán thực tế; đảm bảo tiến độ đề tài; nội dung đồ án đáp ứng cơ bản các vấn đề cốt yếu theo đề cương; phần lý thuyết đáp ứng yêu cầu tổng quan; chương trình thử nghiệm tuy còn đơn giản nhưng thể hiện được khả năng ứng dụng thực tiễn; kết luận đánh giá mức "Đạt" và đồng ý cho phép bảo vệ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế được ghi nhận

  • Đánh giá từ cán bộ hướng dẫn cho thấy phần chương trình thử nghiệm của hệ thống còn đơn giản.
  • Về mặt phạm vi hoạt động, hệ thống mới chỉ thực hiện đầy đủ các chức năng quản trị nghiệp vụ ở phạm vi giữa nhân sự (giảng viên, cán bộ) với quản trị viên; các chức năng tương tác chuyên sâu cho sinh viên và khách vãng lai chưa được mở rộng.
  • Việc số hóa các văn bản hành chính thực tế vẫn phụ thuộc vào quy trình thủ công: phòng Hành chính phải quét (scan) tài liệu giấy thành tệp tin rồi mới tải lên hệ thống.
  • Đồ án chưa tích hợp các giải pháp liên thông văn bản điện tử nâng cao, chưa có chức năng ký số điện tử hoặc theo dõi vết xử lý văn bản liên phòng ban theo thời gian thực.

Hướng phát triển tiếp theo

  • Dựa trên phạm vi và các giới hạn được nêu trong văn bản, các hướng hoàn thiện tiếp theo gồm:
    • Tối ưu hóa giao diện người dùng, nâng cao tính trực quan và khả năng phản hồi của hệ thống thử nghiệm trên các thiết bị di động.
    • Xây dựng quy trình luân chuyển và phê duyệt văn bản điện tử khép kín giữa các đơn vị phòng ban trước khi ban hành chính thức.
    • Tích hợp thêm các bộ lọc tìm kiếm nâng cao (như tìm kiếm toàn văn trong nội dung tệp tin đính kèm) và bổ sung tiện ích thống kê, kết xuất báo cáo tự động theo mẫu quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Giá trị tham khảo

Đồ án tốt nghiệp có giá trị tham khảo rõ ràng trong lĩnh vực công nghệ thông tin và quản trị hành chính giáo dục:

  • Đối tượng tham khảo:
    • Sinh viên ngành Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin: Đồ án là tài liệu tham khảo cụ thể về phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo chuẩn UML (từ biểu đồ ngữ cảnh, phân rã chức năng, biểu đồ use-case đến xây dựng kịch bản luồng sự kiện chính/phụ và biểu đồ tuần tự).
    • Người phát triển ứng dụng web PHP/MySQL: Cung cấp mẫu thiết kế cơ sở dữ liệu và cấu trúc tổ chức chức năng cho các bài toán phân quyền quản trị (Role-Based Access Control) theo menu và phân tách hai phân hệ Front-End / Back-End.
    • Cán bộ văn thư, quản trị hệ thống tại các trường học: Có thể tham khảo mô hình phân loại tài liệu (văn bản công khai phân cấp theo đơn vị và văn bản hành chính phân loại theo thể loại/đối tượng) để áp dụng vào thực tế công tác văn phòng.
  • Nội dung đáng chú ý: Phần phân tích ca sử dụng (Use-Case Specifications) tại Chương 2 được xây dựng chặt chẽ với đầy đủ điều kiện tiên quyết (Pre-conditions), hậu điều kiện (Post-conditions), luồng sự kiện chính và các trường hợp lỗi ngoại lệ (Alternative flows).

Câu hỏi thường gặp

1. Đề tài phân loại hệ thống văn bản của Trường Đại học Y Dược Hải Phòng theo các nhóm nào?
Văn bản được phân chia thành 2 loại chính:

  • Văn bản chung (công khai): Các biểu mẫu, quy trình áp dụng rộng rãi (như Biểu mẫu sửa chữa thiết bị, Quy trình thực hiện luận văn tốt nghiệp), được phân cấp dạng cây theo từng đơn vị trong trường để quản lý và do các đơn vị trực tiếp tải lên.
  • Văn bản riêng (nội bộ): Văn bản nội bộ trường (như Quy chế chi tiêu nội bộ), được phân loại theo đối tượng tiếp nhận (cán bộ, sinh viên) và thể loại văn bản (Quyết định, Công văn, Thông báo, Khác) do phòng Hành chính quét và đưa lên hệ thống.

2. Công nghệ và môi trường nào được sử dụng để xây dựng website trong đồ án?
Hệ thống sử dụng mô hình kiến trúc Client – Server với bộ công nghệ bao gồm:

  • Phía máy khách (Front-End): HTML5, CSS, thư viện jQuery, framework Bootstrap 4 và JavaScript.
  • Phía máy chủ (Back-End): Ngôn ngữ lập trình kịch bản PHP.
  • Cơ sở dữ liệu: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ MySQL Server kết nối thông qua thư viện mở rộng MySQLi.

3. Hệ thống xác định những tác nhân (Actor) nào tham gia vào các ca sử dụng?
Hệ thống xác định 4 tác nhân chính:

  • Admin (Quản trị viên): Nắm quyền cao nhất, thực hiện toàn bộ chức năng quản trị tài khoản, phân quyền, quản lý menu, phòng ban và sổ văn bản.
  • Nhân viên / Cán bộ: Được Admin cấp quyền để đẩy dữ liệu văn bản, cập nhật và tìm kiếm theo thẩm quyền.
  • Người học: Xem, tải các văn bản, biểu mẫu công khai và tài liệu dành riêng cho người học; gửi ý kiến qua email.
  • Khách truy cập: Xem và tải các văn bản công khai phổ biến chung; gửi thông tin phản hồi qua email liên hệ.

4. Cơ chế phân quyền cho người dùng trong hệ thống được thiết kế như thế nào?
Cơ chế phân quyền do Admin trực tiếp điều hành thông qua chức năng "Tạo, Phân quyền" và "Quản lý menu". Admin có thể tạo vai trò/nhóm quyền mới, sau đó chỉ định chi tiết các menu chức năng mà nhóm quyền đó được phép thao tác (thêm hoặc bỏ bớt quyền truy cập các menu) và lưu trực tiếp vào cơ sở dữ liệu. Khi cán bộ/nhân viên đăng nhập, hệ thống sẽ căn cứ vào quyền đã được cấp để hiển thị các chức năng tương ứng.

5. Giảng viên hướng dẫn đưa ra những nhận xét và đánh giá gì về kết quả đồ án?
TS. Lương Thanh Nhạn nhận xét sinh viên Đỗ Thị Minh có ý thức tốt, đảm bảo tiến độ và đáp ứng cơ bản các vấn đề cốt yếu theo đề cương đề tài. Phần lý thuyết đáp ứng yêu cầu tổng quan, phần chương trình thử nghiệm tuy còn đơn giản nhưng thể hiện được khả năng vận dụng kiến thức giải quyết bài toán thực tế. Kết quả đánh giá chung đạt mức "Đạt" và đủ điều kiện bảo vệ tốt nghiệp.

Kết luận

Đồ án tốt nghiệp "Xây dựng website quản lý văn bản của trường Đại học Y Dược Hải Phòng" do sinh viên Đỗ Thị Minh thực hiện đã giải quyết bài toán số hóa nghiệp vụ lưu trữ và tra cứu văn bản trong môi trường giáo dục đại học. Dựa trên việc khảo sát quy trình văn thư thực tế, tác giả đã thiết lập mô hình phân loại văn bản theo phân cấp đơn vị ban hành và theo thể loại hành chính, đồng thời xây dựng hệ thống phân tích thiết kế chi tiết bằng biểu đồ ca sử dụng và luồng nghiệp vụ. Ứng dụng web được lập trình thử nghiệm thành công trên nền tảng PHP, MySQL và Bootstrap 4, đáp ứng các chức năng cốt lõi về phân quyền người dùng, quản trị sổ văn bản và tìm kiếm đa tiêu chí. Kết quả nghiên cứu được giảng viên hướng dẫn đánh giá đạt yêu cầu và cung cấp tài liệu tham khảo có giá trị cho các đồ án phát triển phần mềm quản lý thông tin cùng chuyên ngành.