CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 1. Giới thiệu trường Đai học Y Dược Hải Phòng Năm 1979, Trường đại học Y Hà Nội chính thức thành lập Cơ sở 2 tại Hải Phòng sau nhiều năm gửi sinh viên đến thực tập tại các Bệnh viện ở thành phố Hải Phòng. Năm 1985, Cơ sở 2 được phát triển thành Phân hiệu Đại học Y Hải Phòng trực thuộc Trường đại học Y Hà Nội.
Năm 1999, Thủ tướng Chính phủ ký quyết định số 06/1999/QĐ-TTg thành lập Trường đại học Y Hải Phòng trên cơ sở Phân hiệu đại học Y Hải Phòng. Ngày 11 tháng 11 năm 2013, Trường đại học Y Hải Phòng được đổi tên thành Trường Đại học Y Dược Hải Phòng theo quyết định số 2153/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ. Trụ sở của Trường đặt tại địa chỉ: 72A Nguyễn Bỉnh Khiêm, Đằng Giang, Ngô Quyền, Hải Phòng. Trường Đại học Y Dược Hải Phòng là một trường đại học chuyên ngành y khoa tại Việt Nam.
Có sứ mạng Đào tạo nguồn nhân lực y tế uy tín, chất lượng; là trung tâm nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ; cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe và chú trọng phát triển y dược biển đảo Việt Nam. Cùng với sự phát triển của Thành phố Hải Phòng và cả nước, Trường Đại học Y Dược Hải Phòng đang trong quá trình thực hiện chuyển đổi số, ứng dụng Công nghệ thông tin vào trong mọi hoạt động chuyên môn nghiệp vụ. Hiện tại Nhà trường đang triển khai nhiều hệ thống phần mềm như: Quản trị trường, Quản lý thư viện,… Hiện tại, để tự động hoá nghiệp vụ quản lý văn bản, nâng cao chất lượng phục vụ trong toàn trường, Nhà trường đang có nhu cầu sử dụng hệ thống website quản lý văn bản trong Nhà trường. Phát biểu bài toán Dựa vào tính chất của văn bản, hệ thống văn bản trong Nhà trường hiện đang được quản lý thủ công gồm 2 loại chính: (1) Văn bản chung, mang tính chất công khai phục vụ các quy trình, nghiệp vụ và được phổ biến rộng rãi đến toàn bộ cán bộ, giảng viên, người học (Ví dụ như Biểu mẫu sửa chữa thiết bị, Quy trình thực hiện luận văn tốt nghiệp,…); (2) Văn bản riêng, mang tính chất riêng tư (nội bộ) chỉ phổ biến, áp dụng nội bộ trong Nhà trường (Ví dụ như Quy chế chi tiêu nội bộ,…).
Với văn bản loại (1), mọi đối tượng trong và ngoài trường đều có thể sưu tập nhưng với văn bản loại (2) chỉ cung cấp cho các đối tượng liên quan trong Nhà Trường. Bên cạnh đó, văn bản dạng biểu mẫu, quy trình trong Nhà trường 3 còn được chia theo các phân mục của từng đơn vị ban hành văn bản để quản lý còn các văn bản hành chính sẽ do phòng Hành chính quản lý. - Hệ thống thông tin của quản trị: quản lý đầy đủ các thông tin liên quan đến website. - Hệ thống tìm kiếm: Khi muốn tìm thông tin về bất kỳ, tất cả thông tin liên quan đó hiện ra.
Biểu đồ ngữ cảnh Lãnh đạo Người học Yêu cầu báo Báo Yêu cầu văn văn yêu cầu đăng nhập 0 Đăng nhập Hệ thống quản lý văn bản văn yêu cầu đăng Đăng Văn Văn Yêu cầu văn Yêu cầu văn Khách Cán bộ /nhân viên 4 a) Khái niệm quản lý văn bản Quản lý văn bản là việc áp dụng các biện pháp về nghiệp vụ các cán bộ công nhân viên của nhà trường tìm kiếm được các văn bản của nhà trường,sử dụng bảo quản văn bản của nhà trường b) Thông tin ra vào hệ thống Qua những nhiên cứu và tìm hiểu về công tác quản lý văn bản có thể phân chia ra loại thông tin Thông tin đầu vào Quá trình quản Thông tin đầu ra lý văn bản Thông tin đầu vào: Thông tin về văn bản(tên ,file,loại văn bản,nội dung.) và văn bản đó được lưu và hoàn thành Thông tin đầu ra: Sau khi thực hiện đầy đủ các yêu cầu trên thì thông tin được đưa ra như sau: + Các văn bản sẽ được đặt tên tài liệu ,phân mục + Đưa ra được thông tin văn bản thuộc loại văn bản ,phòng ban,người đẩy văn bản,mức độ, nội dung … c) Mô hình bài toán Hệ thống quản lý văn bản Quản lý văn bản Quản lý người dùng Báo cáo 5 Mục đích - Lưu trữ toàn bộ các văn bản của nhà trường. Các văn bản được lưu trữ theo chu kỳ 1 năm,2 năm hoặc 5 năm theo đúng yêu cầu của quy trình lưu trữ. - Tạo và quản lý quá trình xử lý văn bản trong trường học. - Thêm mới các văn bản trên hệ thống quản lý văn bản của trường.
- Cung cấp cho người quản lý các thông tin về các loại văn bản,số văn bản đã được thêm và số văn bản chưa được thêm vào kho lưu trữ. - Hỗ trợ quản lý thông tin văn bản cho người dùng. - Hỗ trợ cập nhập thông tin cho văn bản - Hỗ trợ người quản lý trong quá trình sửa xóa văn bản. Vai trò - Hỗ trợ nhiều người đăng nhập đưa lên và tải xuống văn bản đồng thời.
d) Thiết kế quy trình hoạt động của phần mền. Đăng nhập • Chọn chức năng đăng nhập • Nhập username, password • Kết quả: • Thông tin kiểm tra password • Nếu đúng có thể sử dụng hệ thống • Nếu sai người dùng đăng nhập lại Quy trình nhập văn bản - Chọn chức năng thêm mới văn bản thông tin văn bản nhập mới:Tên văn bản, file đính kèm,loại văn bản,nội dung,mức độ - Nếu hợp lệ thì thông báo thành công thêm văn bản - Nếu chưa điền hết nội dung thì báo vui lòng nhập lại Quy trình sửa văn bản - Chọn chức năng sửa văn bản thông tin văn bản nhập mới:Tên văn bản, file đính kèm,loại văn bản,nội dung,mức độ 6 - Nếu hợp lệ thì thông báo thành công thêm văn bản - Ngược lại thì quay lại Quy trình tìm kiếm văn bản - Chọn chức năng tìm kiếm văn bản thông tin văn bản nhập mới:Tên văn bản, người gửi,mã văn bản ,trạng thái,ngày cập nhập, loại văn bản,mức độ, ngày tạo. - Nếu hợp lệ thì ra văn bản cần tìm kiếm - Quay trở về nhập lại các thông tin Quy trình xóa văn bản - Chọn chức năng xóa văn - Nếu nhấn ok thì xóa văn bản - Ngược lại thì quay lại Chức năng hệ thống - Quản lý phòng ban - Quản lý tài khoản + Quản lý nhóm quyền + Quản lý vai trò + Quản lý thành viên - Quản lý nhóm văn bản - Quản lý văn bản - Xử lý các chức năng tìm kiếm , thêm ,sửa, xóa,xem. Giải pháp Xây dựng hệ thống website để quản lý văn bản trong Nhà trường theo mô hình sau: với các văn bản là các biểu mẫu, quy trình sẽ được phân cấp dạng cây theo từng đơn vị trong Nhà trường để quản lý; với những văn bản hành chính nhằm cung cấp thông tin sẽ được quản lý theo đối tượng (cán bộ, sinh viên) và thể loại văn bản như Quyết định, Công văn, Thông báo,…, Khác.
Trong đó, với các văn bản dạng biểu mẫu, quy trình sẽ được từng đơn vị trong Nhà trường tải lên hệ thống còn với các văn bản hành chính sẽ do phòng Hành chính quét và đưa lên hệ thống. Yêu cầu đạt được của hệ thống Yêu cầu chung 7 - Thân thiện: Người sử dụng sẽ không có cảm giác lúng túng, mất tự tin khi sử dụng website vì mọi công cụ đã được hiền thị rõ ràng và sắp xếp có thứ tự theo quy trình nghiệp vụ. - Dễ sử dụng: Mọi danh mục, thanh công cụ, biểu tượng được thiết kế gần gũi với nhận thức của người dùng, giúp họ tiếp cận nhanh mọi chức năng của hệ thống. - Các chức năng của hệ thống cần thực hiện: quản lý văn bản, đăng nhập cho quản trị, tạo tài khoản cho quản trị, thay đổi mật khẩu cho quản trị, quản lý menu của quản trị.
- Giao diện đơn giản, thuận tiện cho người sử dụng - Thao tác nhanh chóng, hiệu quả hợp lý chính xác Yêu cầu của các chức năng - Website ra đời nhằm khắc phục được hạn chế mà hệ thống quản lý hiện nay mắc phải, lưu trữ giấy tờ lâu năm dễ bị mất thông tin .Tốn không gian diện tích, tìm kiếm khó khăn. - Hệ thống thông tin của quản trị: quản lý đầy đủ các thông tin liên quan đến website. - Hệ thống tìm kiếm: Khi muốn tìm thông tin về bất kỳ, tất cả thông tin liên quan đó phát hiện ra. - Lưu trữ hồ sơ về nhân viên làm việc trên website, kèm thêm các chức năng.
- Đăng nhập Khi người dùng đăng nhập vào hệ thống thông qua “tên dăng nhập” và “mật khẩu” đã được cấp, từ đó kiểm soát việc làm của người dùng trên nhật ký hệ thống. - Quản lý tài khoản: dùng để nhận mới hoặc xóa nhân viên khỏi danh sách nhân viên, cấp quyền truy cập hoặc thay đổi thông tin của các nhân viên. - In báo cáo theo yêu cầu 1. Giới thiệu các phần mềm sử dụng để cài đặt chương trình 1.
HTML - Trang Web là sự kết hợp giữa văn bản và các thẻ HTML. HTML là chữ viết tắt của HyperText Markup Language được hội đồng World Wide Web Consortium (W3C) quy định. Một tập tin HTML chẳng qua là một tập tin bình thường, có đuôi. HTML giúp định dạng văn bản trong trang Web nhờ các thẻ.
Hơn nữa, các thẻ html có thể liên kết từ hoặc một cụm từ với các tài liệu khác trên Internet. 8 - Một tài liệu HTML gồm 3 phần cơ bản: + Phần HTML: Mọi tài liệu HTML phải bắt đầu bằng thẻ <html> và kết thúc bằng thẻ đóng </html>. + Head: Phần đầu bắt đầu bằng thẻ <head> và kết thúc bởi thẻ </head>. Phần này chứa tiêu đề hiển thị trên thanh điều hướng của trang Web.
+ Body: Phần này nằm sau phần tiêu đề. Phần thân bao gồm văn bản, hình ảnh và các liên kết mà bạn muốn hiển thị trên trang Web của mình. Phần thân bắt đầu bằng thẻ <body> và kết thúc bằng thẻ </body>. CSS CSS là viết tắt của Cascading Style Sheets.
CSS mô tả cách các phần tử HTML được hiển thị trên màn hình, giấy hoặc trong phương tiện khác. CSS tiết kiệm rất nhiều công việc. Nó có thể kiểm soát bố cục của nhiều trang web cùng một lúc. Các bảng định kiểu bên ngoài được lưu trữ trong các tệp CSS.
CSS được sử dụng để xác định kiểu cho các trang web của bạn, bao gồm thiết kế, bố cục và các biến thể hiển thị cho các thiết bị và kích thước màn hình khác nhau.