CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CHẤT LƯỢNG KIỂM SOÁT GIAO DỊCH CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 1. Hoạt động giao dịch tại ngân hàng thương mại 1. Khái niệm về giao dịch Ngân hàng thương mại đã hình thành, tồn tại và phát triển hàng trăm năm gắn liền với sự phát triển của kinh tế hàng hoá. Sự phát triển hệ thống NHTM đã có tác động rất lớn và quan trọng đến quá trình phát triển của nền kinh tế hàng hoá, và ngược lại, kinh tế hàng hoá phát triển mạnh mẽ đến giai đoạn cao nhất là nền kinh tế thị trường thì NHTM cũng ngày càng được hoàn thiện và trở thành những định chế tài chính không thể thiếu được.
Hoạt động kinh doanh ngân hàng là một lĩnh vực kinh doanh đặc biệt bởi hàng hoá trong quá trình kinh doanh là tiền tệ. Chính tính đặc biệt riêng có này của tiền tệ mà hoạt động kinh doanh ngân hàng vừa là một loại hoạt động đem lại hiệu quả rất lớn đối với nền kinh tế,nhưng cũng là một lĩnh vực mà có nhiều khả năng xảy ra rủi ro. Tại ngân hàng thương mại, hoạt động chính diễn ra thường ngày là hoạt động giao dịch tại quầy. Tùy thuộc vào từng ngân hàng thương mại mà có sự thống nhất cách thức tổ chức giao dịch với khách hàng tại quầy giao dịch riêng, nhằm đơn giản hoá thủ tục, tạo điều kiện thuận tiện cho khách hàng khi giao dịch với ngân hàng.
Vậy hoạt động giao dịch tại ngân hàng là gì? Để hiểu về hoạt động giao dịch tại NHTM trước tiên ta hãy tìm hiểu khái niệm về giao dịch. “Nếu hai bên cam kết trao đổi đã đàm phán,đạt được và thực hiện một thỏa thuận thì ta nói một giao dịch đã diễn ra.” Khi một khách hàng đến thực hiện một giao dịch tại ngân hàng thương mại, điều đó có nghĩa là giữa khách hàng và ngân hàng đã đạt được một thỏa thuận nào đó. Và trong các hoạt động giao dịch này, ngân hàng là người đưa ra các thỏa thuận có sẵn, nếu khách hàng chấp nhận với các thỏa thuận đó thì giao dịch đã được hoàn thành. 7 Ví dụ: Một khách hàng đến thực hiện giao dịch tiền gửi tiết kiệm tại ngân hàng, khách hàng sẽ được tham khảo một bảng niêm yết lãi suất tùy theo từng kỳ hạn gửi và từng loại hình tiết kiệm riêng.
Và dựa vào nhu cầu và khả năng của mình mà khách hàng sẽ lựa chọn được loại hình tiền gửi tiết kiệm phù hợp. Như vậy, khách hàng và ngân hàng đã đạt được một thỏa thuận là khách hàng gửi tiền tiết kiệm vào ngân hàng với kỳ hạn x, loại hình y, ngược lại ngân hàng phải trả cho khách hàng một khoản lãi suất là z, kèm theo các điều kiện khác (nếu có). Tương tự, với một giao dịch chuyển tiền, khách hàng thực hiện một giao dịch chuyển tiền và chấp nhận chịu một mức phí nhất định do ngân hàng đề ra,và ngược lại, ngân hàng có trách nhiệm chuyển món tiền đó đến cá nhân, tổ chức mà khách hàng mong muốn trong một thời gian nhất định.Trong cả hai hành động trên, ta nói khách hàng đến ngân hàng và đã thực hiện giao dịch tiết kiệm và giao dịch chuyển tiền. Trong hệ thống ngân hàng thương mại, giao dịch bao gồm những giao dịch được hạch toán kế toán và giao dịch nhập liệu thông tin trên hệ thống máy chủ.
Giao dịch nhập dữ liệu thông tin là những giao dịch liên quan đến việc khai báo, cập nhật các đặc tính hoặc tham số hệ thống có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến quá trình xử lý, hạch toán (thay đổi thông tin tỷ giá, lãi suất, phí…) hoặc tạo lập thông tin quản lý (thông tin khách hàng). Còn giao dịch được hạch toán kế toán là những giao dịch kinh tế phát sinh giữa ngân hàng và khách hàng, như giao dịch tiết kiệm, giao dịch chuyển tiền, mua bán ngoại tệ… Một hoạt động giao dịch tại ngân hàng thương mại thì các thành viên tham gia giao dịch bao gồm: Khách hàng, các cán bộ, nhân viên ngân hàng liên quan đến việc quản lý, xử lý nghiệp vụ. Khách hàng: là các tổ chức, cá nhân có quan hệ giao dịch với ngân hàng. Các cán bộ, nhân viên ngân hàng liên quan đến việc quản lý, xử lý nghiệp vụ bao gồm: Người phê duyệt, Kiểm soát viên, Giao dịch viên,Thủ quỹ.
Giao dịch viên ( Thanh toán viên- Teller) : Là nhân viên ngân hàng chịu trách nhiệm giải quyết giao dịch phát sinh theo quy định, trực tiếp thực hiện giao dịch và 8 hạch toán theo nhiệm vụ được phân công trong phạm vi thẩm quyền, hạn mức được giao. Kiểm soát viên: Là nhân viên ngân hàng được giao nhiệm vụ thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát giao dịch trong phạm vi trách nhiệm được phân công. Kiểm soát viên có thể là Giám đốc/Phó Giám đốc chi nhánh; Trưởng/Phó phòng nghiệp vụ; Giám đốc/Phó giám đốc Phòng giao dịch; Tổ trưởng/Tổ phó tại Phòng giao dịch; hoặc nhân viên có đủ năng lực được giao thực hiện nhiệm vụ này. Người phê duyệt: Là nhân viên ngân hàng được ủy quyền/giao/phân công thực hiện phê duyệt các giao dịch theo quy định hiện hành.
Thủ quỹ: Là nhân viên của NHTM được giao nhiệm vụ quản lý tiền mặt; thực hiện thu - chi tiền mặt, tài sản quý với giao dịch viên và khách hàng. Tùy từng hình thức tổ chức giao dịch của mỗi NHTM mà giao dịch viên có thể đồng thời kiêm luôn nhiệm vụ thủ quỹ hay riêng biệt, người phê duyệt và kiểm soát viên là một. Những hoạt động giao dịch cơ bản tại NHTM Như ta đã biết, NHTM là tổ chức tín dụng thực hiện các hoạt động huy động tiền gửi của công chúng, sử dụng tiền gửi huy động được để cấp tín dụng. Chương III của Luật các tổ chức tín dụng nêu ra hoạt động của NHTM bao gồm: hoạt động huy động vốn, hoạt động cấp tín dụng, hoạt động dịch vụ thanh toán, hoạt động ngân quỹ và các hoạt động khác như góp vốn, mua cổ phần, tham gia thị trường tiền tệ, kinh doanh ngoại hối, kinh doanh vàng… Tuy nhiên, trong khuôn khổ bài luận văn có hạn, tác giả xin phép được tập trung vào các hoạt động giao dịch cơ bản tại quầy của NHTM.
Theo đây, ta cũng chia các giao dịch tại quầy thành các nhóm hoạt động: Huy động vốn, tín dụng, thanh toán và ngân quỹ, giao dịch chi tiêu nội bộ. a, Giao dịch về huy động vốn: Bao gồm các giao dịch sau: + Nhận tiền gửi và phát hành các chứng chỉ có giá dưới các hình thức tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi tiết kiệm có kì hạn, kỳ phiếu và các loại tiền gửi khác… 9 + Thực hiện các giao dịch liên quan đến huy động vốn như chi lãi, rút một phần,tất toán sổ tiết kiệm, tiền gửi không kỳ hạn, kỳ phiếu và các chứng chỉ tiền gửi khác. + Tiếp nhận và giải quyết các thắc mắc, khiếu nại phát sinh từ giao dịch huy động vốn như : báo mất, di chúc, thừa kế, ủy quyền lĩnh sổ tiết kiệm, sổ tiền gửi … b, Giao dịch về tín dụng: Gồm: + Phát tiền vay + Thu nợ gốc, lãi, tất toán khoản vay. +Thế chấp, giải chấp, nhận, lưu trữ, bảo quản và trả lại các giấy tờ quan trọng liên quan đến tài sản thế chấp tín dụng như quyền sử dụng đất, sổ tiết kiệm, chứng chỉ có giá đã được cầm cố.
c, Giao dịch về thanh toán: Bao gồm các giao dịch sau: + Chuyển tiền, gửi tiền VNĐ vào tài khoản hoặc theo chứng minh thư. + Chi trả các lệnh chuyển tiền đến VNĐ. + Chuyển và chi trả kiều hối như chuyển, trả tiền Westion Union, kiều hối từ nước ngoài… + Rút séc, rút tiền từ tài khoản thanh toán. + Mở tài khoàn,đóng tài khoản thanh toán.
+ Phát hành, hủy, đóng và giải quyết các khiếu nại về các loại thẻ như thẻ ATM, Visa, Master,… + Ủy nhiệm chi. + Các giao dịch thanh toán khác như ủy nhiệm thu, thu hộ phí bảo hiểm, tiền điện, nộp ngân sách… + Mua, bán ngoại tệ. + Các giao dịch về ngân quỹ như đổi tiền lẻ, đổi tiền rách nát, kiểm đếm, giữ hộ tài sản quý… d, Giao dịch về chi tiêu nội bộ : 10 NHTM cũng như các cơ quan, công ty kinh doanh dịch vụ khác cũng có những hoạt động về chi tiêu nội bộ như : Thanh toán hóa đơn tiền điện, tiền nước, tiền gas… 1. Các mô hình tổ chức bộ máy giao dịch tại NHTM Tùy theo chức năng nhiệm vụ, mô hình hoạt động, các ngân hàng thương mại có mô hình bố trí bộ máy giao dịch khác nhau.
Cách bố trí tổ chức bộ máy giao dịch tại một NHTM như thế nào là nhân tố chính quyết định ảnh hưởng đến công tác kiểm soát giao dịch của chính NHTM đó. Hiện tại, có các mô hình tổ chức sau: - Bố trí theo mảng nghiệp vụ, khách hàng giao dịch “ nhiều cửa” - Bố trí theo mô hình giao dịch “ một cửa” - Bố trí theo mô hình giao dịch hỗn hợp cả “nhiều cửa” và cả “ một cửa” a, Mô hình giao dịch “ nhiều cửa” Là mô hình tổ chức truyền thống của các Ngân hàng và cũng là mô hình trong các quy định hiện hành của NHNN. Theo mô hình này, giao dịch viên chỉ làm nhiệm vụ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, kiểm soát chứng từ và hạch toán vào sổ sách quy định. Tất cả các giao dịch liên quan đến tiền mặt khách hàng phải nộp ( nhận) từ quỹ chính của ngân hàng.
Do đó, khách hàng sẽ phải qua “nhiều cửa” mới thực hiện xong giao dịch. Ưu điểm của mô hình này là tách bạch giữa việc thu/chi tiền mặt và hạch toán kế toán, do đó việc KSGD của chính bản thân GDV và TQ sẽ tốt hơn đồng thời giảm thiểu rủi ro gian lận nội bộ cho NHTM. Nhược điểm của mô hình là mang lại sự bất tiện cho khách hàng vì phải qua “ nhiều cửa”, tốn kém thời gian chờ đợi. Ta có sơ đồ quy trình giao dịch trong mô hình giao dịch “ nhiều cửa” như sau: 11 Sơ đồ 1.