Tiểu luận về kế toán tài sản cố định hữu hình tại công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Vận tải Á Đông

Chuyên khảo kinh tế phân tích Tiểu luận hoàn thiện kế toán tài sản cố định hữu hình tại công ty tnhh đầu tư thương mại và vận tải, đánh giá các khía cạnh quan trọng, đề xuất hướng

• Tác giả: Nguyễn Thu Thủy
• Người hướng dẫn: PSG. TS Nguyễn Thị Phương Hoa
• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Hoàn Thiện Kế Toán Tài Sản Cố Định Hữu Hình Tại Công Ty TNHH Đầu Tư Thương Mại Và Vận Tải Á Đông
• Loại tài liệu: Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Đặc điểm và tổ chức quản lý tài sản cố định hữu hình tại công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Vận tải Á Đông

Tài sản cố định hữu hình (TSCDHH) tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Vận tải Á Đông có những đặc điểm riêng biệt. Đầu tiên, TSCDHH chủ yếu bao gồm các phương tiện phục vụ cho hoạt động vận tải hàng hóa và hành khách. Giá trị của các tài sản này thường rất lớn, có thể lên đến hàng tỷ VNĐ, và thời gian sử dụng trung bình từ 5-10 năm. Số lượng tài sản đa dạng và phức tạp về mặt kỹ thuật, đòi hỏi công ty phải có quy trình quản lý chặt chẽ. Đặc biệt, do điều kiện sử dụng ngoài trời, tài sản dễ bị hư hỏng, cần được bảo trì thường xuyên. Việc phân loại TSCDHH theo hình thái biểu hiện giúp công ty quản lý và hạch toán hiệu quả hơn. Theo đó, TSCDHH được chia thành ba nhóm: nhà cửa, vật kiến trúc; máy móc, thiết bị phục vụ quản lý; và phương tiện, thiết bị vận tải. Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý mà còn là cơ sở cho việc phân bổ chi phí khấu hao vào chi phí kinh doanh trong kỳ.

1.1. Tình hình tăng giảm tài sản cố định hữu hình của Công ty

Trong năm 2019, tổng giá trị TSCDHH của Công ty tăng 2.335 triệu VNĐ, chủ yếu do mua sắm mới và một phần được cấp đền bù. Cụ thể, máy móc, thiết bị quản lý tăng 194.852 triệu VNĐ, chiếm 6,78%. Quyền sử dụng đất tăng 472.048 triệu VNĐ, chiếm 16,46%. Phương tiện, thiết bị vận tải tăng 2.435 triệu VNĐ, chiếm 76,76%. Công ty đã đầu tư mạnh vào mua sắm tài sản mới, đặc biệt là phương tiện vận tải. Tuy nhiên, tổng giá trị TSCDHH cũng giảm 1 triệu VNĐ do thanh lý, nhượng bán tài sản cũ. Việc quản lý tài sản cố định cần được thực hiện một cách chặt chẽ để đảm bảo hiệu quả sử dụng và bảo trì tài sản.

1.2. Tổ chức quản lý tài sản cố định trong Công ty

Quản lý TSCDHH tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Vận tải Á Đông được thực hiện thông qua một quy trình chặt chẽ. Mỗi tài sản phải có bộ hồ sơ riêng, bao gồm biên bản giao nhận, hợp đồng, hóa đơn và các chứng từ liên quan. Tài sản được phân loại, đánh số và theo dõi chi tiết. Việc quản lý tài sản theo nguyên giá, giá trị hao mòn và chất lượng còn lại là rất quan trọng. Công ty cũng thực hiện kiểm kê hàng năm để phát hiện tài sản mất mát và đánh giá tình trạng sử dụng. Quy trình này không chỉ giúp bảo vệ tài sản mà còn đảm bảo tính chính xác trong hạch toán kế toán.

II. Thực trạng kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Vận tải Á Đông

Kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Vận tải Á Đông được thực hiện thông qua các thủ tục và chứng từ cụ thể. Các chứng từ chủ yếu bao gồm quyết định mua sắm, hợp đồng kinh tế, hóa đơn giá trị gia tăng, biên bản giao nhận và biên bản thanh lý hợp đồng. Hệ thống tài khoản sử dụng cho kế toán TSCDHH bao gồm tài khoản 211 cho TSCDHH và các tài khoản cấp 2 như TK 2111 cho phương tiện, thiết bị vận tải. Quy trình ghi sổ chi tiết được thực hiện theo từng bước, từ việc lập đề nghị mua tài sản đến việc ghi nhận và theo dõi tình hình sử dụng tài sản. Việc ghi nhận sai TSCD có thể dẫn đến sai lệch trong phân loại tài sản và mức khấu hao, do đó cần có sự kiểm soát chặt chẽ.

2.1. Quy trình ghi sổ chi tiết

Quy trình ghi sổ chi tiết tài sản cố định hữu hình bắt đầu từ việc lập đề nghị mua tài sản. Sau khi có quyết định đầu tư từ giám đốc, các đơn vị sẽ tìm kiếm nhà cung cấp và ký kết hợp đồng. Sau khi nhận tài sản, biên bản giao nhận sẽ được lập và chuyển cho bộ phận kế toán để ghi nhận. Việc ghi nhận tài sản phải đảm bảo chính xác về tên, chủng loại, bộ phận sử dụng, nguyên giá và các thông tin liên quan. Số liệu trên sổ chi tiết cần được đối chiếu định kỳ với sổ cái để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài sản.

2.2. Thực trạng kế toán tổng hợp tài sản cố định

Kế toán tổng hợp tài sản cố định hữu hình tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Vận tải Á Đông được thực hiện thông qua việc ghi nhận tăng, giảm và khấu hao tài sản. Kế toán tổng hợp tăng tài sản được thực hiện khi có quyết định mua sắm, trong khi kế toán tổng hợp giảm tài sản diễn ra khi có thanh lý hoặc nhượng bán. Việc tính khấu hao tài sản cũng được thực hiện theo quy định hiện hành, đảm bảo tính chính xác và hợp lý trong việc phân bổ chi phí. Công ty cần cải thiện quy trình này để nâng cao hiệu quả quản lý tài sản và giảm thiểu rủi ro trong hạch toán.

III. Nhận xét và đề xuất hoàn thiện kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Vận tải Á Đông

Đánh giá thực trạng kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Vận tải Á Đông cho thấy một số nhược điểm trong quy trình quản lý và hạch toán. Việc thiếu sót trong ghi nhận và phân loại tài sản có thể dẫn đến sai lệch trong báo cáo tài chính. Để hoàn thiện kế toán tài sản cố định, công ty cần áp dụng các giải pháp như cải tiến quy trình kiểm kê, nâng cao chất lượng đào tạo cho nhân viên kế toán và áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài sản. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán không chỉ giúp công ty quản lý tốt hơn tài sản mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh và khẳng định vị thế trên thị trường.

3.1. Đánh giá thực trạng kế toán tài sản cố định

Thực trạng kế toán tài sản cố định tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Vận tải Á Đông cho thấy nhiều điểm cần cải thiện. Việc ghi nhận tài sản chưa được thực hiện một cách đồng bộ, dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi và quản lý. Hệ thống chứng từ chưa đầy đủ và chưa được tổ chức một cách khoa học. Điều này ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính và khả năng ra quyết định của ban lãnh đạo. Cần có sự cải tiến trong quy trình này để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài sản.

3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán tài sản cố định

Để hoàn thiện kế toán tài sản cố định hữu hình, công ty cần thực hiện một số giải pháp như: cải tiến quy trình kiểm kê tài sản, áp dụng phần mềm quản lý tài sản, và nâng cao chất lượng đào tạo cho nhân viên kế toán. Việc áp dụng công nghệ thông tin sẽ giúp công ty theo dõi tình hình sử dụng tài sản một cách hiệu quả hơn. Đồng thời, cần xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ để giảm thiểu rủi ro trong hạch toán và quản lý tài sản. Những giải pháp này không chỉ giúp công ty nâng cao hiệu quả quản lý mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI Á ĐÔNG 1. Đặc điểm tài sản cố định hữu hình tại công ty ● Đặc điểm TSCDHH tại Công ty Ngoài các TSCD thường gặp ở nhiều Doanh nghiệp khác như: - Nhà cửa vật tư kiến trúc: Văn phòng, nhà làm việc, …; - Các dụng cụ quản lý: Máy vi tính, máy in, thiết bị âm thanh, …; Thì các TSCD còn lại của Công ty đều là phương tiện phục vụ trực tiếp cho hoạt động vận tải hàng hóa và hành khách bằng cả đường bộ và đường thủy của Công ty. Đặc điểm chung của những tài sản này là: - Giá trị tài sản lớn, nhiều tài sản có giá trị hàng tỷ VNĐ - Thời gian sử dụng trung bình từ 5-10 năm; - Số lượng nhiều, đa dạng về chủng loại và tương đối phức tạp về mặt kỹ thuật; - Đặc biệt do điều kiện sử dụng, vận hành của các tài sản là ở ngoài trời, thậm chí cả trong thời tiết khắc nghiệt … nên tài sản có thể dễ hư hỏng, đòi hỏi phải được duy tu, bảo dưỡng thường xuyên. ● Số liệu về phân loại TSCD tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Vận tải Á Đông: Để thuận lợi cho công tác quản lý và hạch toán kế toán TSCD, cũng như để phù hợp với đặc điểm TSCD của Công ty, hiện nay TSCD tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Vận tải Á Đông được phân loại theo hình thái biểu hiện.

Cách thức phân loại này tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán quản lý tốt TSCD trong quá trình sử dụng và là cơ sở cho việc phân bổ chi phí khấu hao TSCD vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Theo cách phân loại này thì TSCD được chia làm hai loại: TSCD hữu hình và TSCD vô hình. Trong đó TSCDHH được chia thành 3 nhóm nhỏ: - Nhà cửa, vật kiến trúc - Máy móc, thiết bị phục vụ quản lý - Phương tiện, thiết bị vận tải SV. Nguyễn Thu Thủy Kế toán 59b Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 3 Cách phân loại này giúp cho việc quản lý và hạch toán chi tiết cụ thể theo từng loại, từng nhóm TSCD và có phương pháp khấu hao thích hợp cho từng loại TSCD Bảng 1.1-1: Phân loại TSCD theo hình thái sử dụng ĐVT: đồng Năm 2019 Tên tài sản Giá trị đã Nguyên giá Giá trị còn lại khấu hao 2.

TSCD hữu hình 8. Nhà cửa, vật kiến trúc 1. Máy móc, thiết bị phục 779. Phương tiện, thiết bị 2.299 vận tải 0 II.

TSCD vô hình 1.000 Quyền sử dụng đất 1. Tình hình tăng, giảm tài sản cố định hữu hình của Công ty Trong năm 2019, TSCD của Công ty tăng tổng cộng 2.335đ chủ yếu là do Công ty mua sắm mới và một số ít là được cấp đền bù thêm. Trong đó: - Máy móc, thiết bị quản lý tăng: 194.852 (Chiếm 6,78%) - Quyền sử dụng đất tăng: 472.048 (Chiếm 16,46%) - Phương tiện, thiết bị vận tải tăng: 2.435 (Chiếm 76,76%) Tình hình kinh doanh trong hai năm gần đây của Công ty phát triển, Công ty đầu tư nhiều vào mua sắm tài sản mới, trong đó chủ yếu là phương tiện, thiết bị phục vụ nhu cầu vận tải hàng hóa. Cụ thể: - Mua mới 01 xe tải trị giá: 1.818đ - Mua mới 01 xe ô tô con 4 chỗ trị giá: 694.455đ - Mua mới 02 máy nâng trị giá: 192.162đ Ngoài ra, cũng trong năm 2019, tổng giá trị TSCD của Công ty giảm 1.

Trong đó chủ yếu là giảm do thanh lý, nhượng bán tài sản, thiết bị đã cũ, có nhu cầu thay mới thiết bị khác để đảm bảo an toàn và chất lượng phục vụ khách hàng: - Nhà cửa giảm: 212.942đ (Chiếm 11,6%) - Quyền sử dụng đất giảm: 311.223đ (Chiếm 17,04%) - Phương tiện, thiết bị vận tải giảm: 1. Nguyễn Thu Thủy Kế toán 59b Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 4 Cụ thể: - Khấu hao TSCD: 702. - Thanh lý 01 xe tải: 437.400 - Thanh lý 01 xe ô tô 5 chỗ: 560. Tổ chức quản lý tài sản cố định trong Công ty Kế toán TSCD trong công ty được hiểu đơn giản là những nghiệp vụ của kế toán liên quan đến TSCD.

Theo các quy định hiện hành về quản trị TSCD của Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Vận tải Á Đông, mọi TSCD trong Công ty phải có bộ hồ sơ riêng (gồm biên bản giao nhận TSCD, hợp đồng, hoá đơn mua TSCD và các chứng từ, giấy tờ khác có liên quan). Mỗi TSCD phải được phân loại, đánh số và có thẻ riêng, được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi TSCD và được phản ánh trong sổ theo dõi TSCD Mỗi TSCD phải được quản lý theo nguyên giá, giá trị hao mòn luỹ kế và chất lượng còn lại trên sổ sách kế toán. Đối với những TSCD không cần tận dụng, chờ thanh lý nhưng chưa hết khấu hao, công ty thực hiện quản lý, theo dõi, bảo quản theo quy định hiện hành và trích khấu hao theo quy định hiện hành. Đối với giai đoạn quyết định đầu tư - Về đề xuất mua tài sản: Việc đề xuất mua tài sản cần dựa trên kế hoạch được xây dựng từ đầu năm và chỉ người có thẩm quyền ở từng bộ phận mới được phê chuẩn việc mua sắm TSCD.

Thực hiện tốt nội dung này sẽ giúp hạn chế đáng kể sai phạm trong việc mua sắm tài sản. Đối với TSCD có giá trị lớn, khi xây dựng kế hoạch mua sắm phải lập dự toán chi tiết kèm theo thuyết minh về tính hiệu quả đầu tư, thời gian thu hồi vốn. - Về xét duyệt mua tài sản: Khi thực hiện xét duyệt mua tài sản cần có sự phê chuẩn của người có thẩm quyền. Theo đó, phiếu yêu cầu mua TSCD hoàn chỉnh phải có đầy đủ chữ ký của nhân viên và trưởng bộ phận có yêu cầu, tiếp đó chuyển sang người có trách nhiệm xét duyệt.

Tùy thuộc vào giá trị của tài sản, người xét duyệt có sự phê chuẩn của giám đốc và trong một số trường hợp đặc biệt phải có sự phê chuẩn của hội đồng quản trị. - Một số thủ tục cần chú ý khi tiến hành xét duyệt mua tài sản : Bộ phận xét duyệt mua tài sản nên có sự tham gia của kế toán trưởng hoặc giám đốc tài chính. Kế toán trưởng/Giám đốc tài chính cần kiểm tra, đối chiếu phiếu yêu cầu mua TSCD có phù hợp với ngân sách đã được phê duyệt; Nếu phiếu yêu cầu mua TSCD vượt quá ngưỡng ngân sách đã được phê duyệt phải có giải thích từ bộ phận có nhu cầu. Nguyễn Thu Thủy Kế toán 59b Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 5 - Việc lựa chọn nhà cung cấp (NCC): Dựa vào phiếu đề nghị mua TSCD đã duyệt, dựa trên chính sách lựa chọn NCC, bộ phận mua sẽ tham khảo giá ở nhiều NCC hay tổ chức đấu thầu.

Việc lựa chọn NCC cần thỏa mãn đồng thời các tiêu chuẩn sau: Không có mối quan hệ về lợi ích giữa bộ phận mua tài sản với NCC được chọn; Tiêu thức giá lựa chọn phải là giá hợp lý nhất so với các NCC khác; Đối với các tài sản có giá trị lớn, các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, đơn vị nên chọn hình thức đấu thầu công khai, nhằm chọn được NCC với giá cả tốt nhất và chất lượng cao nhất. - Việc lập đơn hàng: Dựa trên phiếu yêu cầu TSCD và NCC được lựa chọn, bộ phận mua tài sản sẽ lập đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và phải bao gồm đầy đủ các thông tin quan trọng như: Ngày đặt mua tài sản, số lượng, quy cách tài sản, giá cả, NCC và điều khoản thanh toán. Đối với giai đoạn ghi nhận và sử dụng TSCD - Nhận TSCD: Khi nhận TSCD căn cứ vào đơn đặt hàng, bộ phận mua hàng và bộ phận yêu cầu mua TSCD cùng tiến hành kiểm tra quy cách, số lượng, yêu cầu kỹ thuật xem có đúng như đơn đặt hàng để tiến hành nhận tài sản và chấp nhận hóa đơn yêu cầu thanh toán của NCC.

Sau khi nhận TSCD, bộ phận mua TSCD tiến hành lập biên bản giao nhận TSCD. Biên bản giao nhận TSCD được lập thành 3 bản, một bản do bộ phận mua TSCD lưu trữ, một bản do bên nhận TSCD giữ, còn một bản đính kèm với bản sao phiếu yêu cầu TSCD. Sau đó, hai chứng từ này cùng với bản sao đơn đặt hàng, bản gốc hóa đơn được chuyển sang cho bộ phận kế toán. - Ghi nhận TSCD: Sau khi hoàn tất việc mua và chuyển giao TSCD cho bộ phận sử dụng, kế toán ghi chép việc mua TSCD và theo dõi tình hình sử dụng.

Rủi ro có thể phát sinh trong giai đoạn này là ghi nhận sai TSCD, dẫn đến sai lệch về phân loại tài sản về số dư tài sản, mức khấu hao bị tính toán sai; không quản lý tài sản theo địa điểm sử dụng, từ đó làm sai lệch các kết quả đánh giá hoạt động. Các thông tin cần được ghi nhận trên sổ chi tiết và thẻ TSCD là tên TSCD, chủng loại, bộ phận sử dụng, nguyên giá, mã số, vị trí đặt, ngày mua/thanh lý, NCC hoặc nhà sản xuất, giá trị tăng thêm hay thay đổi, khấu hao lũy kế. Số liệu trên sổ chi tiết phải được đối chiếu định kỳ với sổ cái. Nếu là loại TSCD mà không dễ phân biệt, ngoài việc ghi nhận vào sổ sách, cần tiến hành dán nhãn cho những TSCD này.

Nguyễn Thu Thủy Kế toán 59b Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 6 Để tránh tình trạng tiếp cận hồ sơ TSCD bất hợp pháp, Công ty đã thiết lập mật khẩu để hạn chế việc tiếp cận các tập tin chứa đựng thông tin về tài sản; song song với đó là triển khai các nội dung sau: - Giao trách nhiệm quản lí tài sản: Do tài sản có thể bị mất mát, nên khi đưa tài sản vào sử dụng, trách nhiệm quản lý tài sản được giao cho trưởng bộ phận có liên quan trong việc quản lý, sử dụng tài sản. Đối với các tài sản di chuyển trong nội bộ, bộ phận sử dụng TSCD lập chứng từ để phản ánh việc chuyển tài sản và cần có sự phê chuẩn bởi người có trách nhiệm. - Thực hiện kiểm kê TSCD : Hàng năm, Công ty tiến hành kiểm kê tất cả TSCD. Khi kiểm kê TSCD, kế toán đối chiếu số lượng thực tế với danh sách TSCD để phát hiện tài sản mất mát.

Qua kiểm kê TSCD có thể phát hiện tài sản không còn sử dụng được, tài sản bị hư hỏng.