Hướng Dẫn Soạn Thảo Văn Bản Pháp Luật Tại Trường Đại Học Mở Thành Phố Hồ Chí Minh

• Trường học: Trường Đại Học Mở Thành Phố Hồ Chí Minh
• Đề tài: Hướng Dẫn Soạn Thảo Văn Bản Pháp Luật Tại Trường Đại Học Mở Thành Phố Hồ Chí Minh
• Địa điểm: Thành Phố Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• 1. CHƯƠNG I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
• 1.1. Điều I. Phạm vi điều chỉnh
• 1.2. Văn bản quy phạm pháp luật
• 1.3. Giải thích từ ngữ
• 1.4. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật
• 1.5. Nguyên tắc xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật
• 1.6. Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật
• 1.7. Văn bản quy định chi tiết
• 1.8. Sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ hoặc đình chỉ việc thi hành văn bản quy phạm pháp luật
• 1.9. Gửi văn bản quy phạm pháp luật, hồ sơ dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật
• 1.10. Những hành vi bị nghiêm cấm
• 2. CHƯƠNG II: THẨM QUYỀN BAN HÀNH, NỘI DUNG VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT
• 2.1. Điều 15. Luật, nghị quyết của Quốc hội
• 2.2. Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội
• 2.3. Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước
• 2.4. Nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội hoặc Chính phủ với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam
• 2.5. Nghị định của Chính phủ
• 2.6. Quyết định của Thủ tướng Chính phủ
• 2.7. Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao
• 2.8. Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao
• 2.9. Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao
• 2.10. Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ
• 2.11. Thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao
• 2.12. Quyết định của Tổng Kiểm toán nhà nước
• 2.13. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh
• 2.14. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
• 2.15. Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt
• 2.16. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân, quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã

Tóm tắt

I. Nền tảng soạn thảo văn bản pháp luật tại Đại học Mở

Soạn thảo văn bản pháp luật là một kỹ năng cốt lõi, đóng vai trò nền tảng trong việc đảm bảo tính thống nhất, minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động quản lý, đào tạo và nghiên cứu tại Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh. Việc ban hành các văn bản chuẩn mực không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn là yêu cầu bắt buộc để tuân thủ hệ thống pháp luật quốc gia. Nội dung hướng dẫn soạn thảo văn bản pháp luật tại Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh được xây dựng dựa trên một hệ thống các quy định pháp lý chặt chẽ, đứng đầu là Luật ban hành văn bản QPPL số 80/2015/QH13. Luật này quy định rõ về nguyên tắc, thẩm quyền, và trình tự thủ tục cho việc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật. Bên cạnh đó, Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư là văn bản mang tính chỉ dẫn thực tiễn cao nhất, quy định chi tiết về thể thức văn bản hành chính và kỹ thuật trình bày. Tại Trường Đại học Mở, việc áp dụng nghiêm ngặt các quy định này giúp chuẩn hóa toàn bộ văn bản từ công văn, quyết định, thông báo đến các quy chế, quy định nội bộ. Phòng pháp chế OU và khoa luật Đại học Mở là những đơn vị tiên phong trong việc phổ biến và giám sát việc thực thi các quy định này, đảm bảo mọi văn bản ban hành đều có căn cứ pháp lý vững chắc, sử dụng ngôn ngữ pháp lý chính xác và tuân thủ đúng quy trình ban hành văn bản. Việc chuẩn hóa này không chỉ giúp nâng cao hiệu lực quản lý mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý, tạo môi trường làm việc khoa học và chuyên nghiệp cho toàn thể cán bộ, giảng viên và sinh viên.

1.1. Hệ thống văn bản pháp luật làm cơ sở tham chiếu

Hệ thống văn bản làm cơ sở cho việc soạn thảo tại Trường Đại học Mở TPHCM là một cấu trúc pháp lý đa tầng. Nền tảng cao nhất là Luật ban hành văn bản QPPL 80/2015/QH13, quy định khung pháp lý chung cho mọi hoạt động lập pháp và lập quy. Tiếp đó, Nghị định 34/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật này. Tuy nhiên, trong thực tiễn hoạt động hành chính hàng ngày của trường, Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư giữ vai trò kim chỉ nam. Nghị định này thống nhất hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, áp dụng cho mọi văn bản hành chính thông thường như quyết định, công văn, thông báo. Ngoài ra, các quy chế, quy định nội bộ do chính Trường Đại học Mở ban hành cũng là nguồn căn cứ pháp lý quan trọng, đảm bảo các văn bản phù hợp với đặc thù của nhà trường.

1.2. Tầm quan trọng của việc chuẩn hóa kỹ thuật soạn thảo

Việc chuẩn hóa kỹ thuật soạn thảo văn bản tại một cơ sở giáo dục đại học như Trường Đại học Mở mang lại nhiều giá trị thiết thực. Trước hết, nó đảm bảo tính hợp pháp và thống nhất, giúp văn bản khi ban hành có hiệu lực thực thi ngay lập tức, tránh bị vô hiệu hóa do sai sót về hình thức. Thứ hai, một văn bản được trình bày chuyên nghiệp, đúng chuẩn mực giúp nâng cao uy tín của nhà trường trong mắt các đối tác, cơ quan quản lý và toàn xã hội. Thứ ba, việc tuân thủ một quy chuẩn chung giúp đơn giản hóa quy trình ban hành văn bản, tiết kiệm thời gian, công sức cho các đơn vị, cá nhân trong việc soạn thảo, kiểm tra và lưu trữ. Cuối cùng, đây là cơ sở để hệ thống hóa văn bản, giúp việc tra cứu, quản lý và khai thác thông tin trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, phục vụ tốt cho công tác điều hành và quản lý chung.

II. Các lỗi thường gặp khi soạn thảo văn bản pháp luật ĐH Mở

Mặc dù đã có hệ thống quy định rõ ràng, quá trình soạn thảo văn bản pháp luật tại Trường Đại học Mở vẫn đối mặt với một số thách thức và lỗi sai phổ biến. Những sai sót này có thể xuất phát từ việc chưa nắm vững các quy định mới, đặc biệt là Nghị định 30/2020/NĐ-CP, hoặc do thói quen soạn thảo cũ. Một trong những lỗi phổ biến nhất là sai sót về thể thức văn bản hành chính, chẳng hạn như định dạng Quốc hiệu, Tiêu ngữ không đúng chuẩn, sai vị trí đặt số, ký hiệu văn bản, hoặc trình bày phần căn cứ ban hành thiếu sót. Lỗi về ngôn ngữ pháp lý cũng thường xuyên xảy ra, bao gồm việc sử dụng câu từ dài dòng, tối nghĩa, hoặc dùng từ ngữ không thống nhất trong cùng một văn bản. Bên cạnh đó, việc xác định sai căn cứ pháp lý hoặc viện dẫn văn bản đã hết hiệu lực cũng là một vấn đề nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp pháp của văn bản. Việc không tuân thủ đúng quy trình ban hành văn bản, bỏ qua khâu thẩm định của phòng pháp chế OU hoặc các đơn vị chuyên môn, cũng dẫn đến những rủi ro không đáng có. Nhận diện và khắc phục những lỗi này là bước quan trọng trong bộ hướng dẫn soạn thảo văn bản pháp luật tại Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh nhằm nâng cao chất lượng và hiệu lực của hệ thống văn bản nhà trường.

2.1. Sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Đây là nhóm lỗi phổ biến nhất. Các sai sót cụ thể thường bao gồm: Lề trang không đúng quy định (cách mép trên, dưới, trái, phải); sử dụng sai phông chữ, cỡ chữ so với quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Vị trí và cách trình bày các thành phần như Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số ký hiệu, ngày tháng năm, tên loại và trích yếu nội dung thường bị nhầm lẫn. Đặc biệt, lỗi trình bày phần ký tên (chức vụ, họ tên người ký) và đóng dấu không đúng quy cách (dấu trùm lên chữ ký không đúng tỷ lệ) vẫn còn tồn tại. Những lỗi này tuy nhỏ nhưng làm giảm tính trang trọng và chuyên nghiệp của văn bản.

2.2. Nhầm lẫn giữa văn bản QPPL và văn bản hành chính

Sự phân biệt giữa văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính thông thường là cực kỳ quan trọng nhưng đôi khi còn bị nhầm lẫn. Văn bản QPPL chứa các quy tắc xử sự chung, áp dụng nhiều lần, trong khi văn bản hành chính (cá biệt) chỉ áp dụng một lần cho đối tượng cụ thể. Việc ban hành một văn bản chứa quy phạm pháp luật nhưng lại sử dụng hình thức của một quyết định, thông báo hành chính cá biệt là vi phạm nguyên tắc của Luật ban hành văn bản QPPL. Lỗi này có thể dẫn đến việc văn bản không có giá trị pháp lý như mong muốn và gây khó khăn trong việc áp dụng và kiểm tra tính hợp pháp của văn bản.

2.3. Thiếu sót trong quy trình lấy ý kiến và thẩm định

Một quy trình ban hành văn bản chuẩn mực yêu cầu phải có sự tham gia góp ý của các đơn vị liên quan và sự thẩm định của bộ phận pháp chế. Việc bỏ qua hoặc thực hiện không đầy đủ bước này là một thiếu sót nghiêm trọng. Văn bản không được lấy ý kiến đầy đủ có thể không khả thi, không phù hợp với thực tiễn hoặc gây mâu thuẫn lợi ích giữa các đơn vị. Quan trọng hơn, việc thiếu sự rà soát của phòng pháp chế OU có thể dẫn đến những sai sót về căn cứ pháp lý hoặc nội dung trái với quy định của pháp luật cấp trên, tiềm ẩn nguy cơ rủi ro pháp lý lớn cho nhà trường.

III. Hướng dẫn kỹ thuật soạn thảo văn bản chuẩn Nghị định 30

Để đảm bảo tính thống nhất và chuyên nghiệp, bộ hướng dẫn soạn thảo văn bản pháp luật tại Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh đặc biệt nhấn mạnh việc tuân thủ các quy định về kỹ thuật soạn thảo văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Đây là văn bản pháp lý cốt lõi, quy định chi tiết từ khổ giấy, định dạng trang, phông chữ cho đến cách trình bày từng thành phần của một văn bản hành chính thông thường. Việc nắm vững các quy tắc này là yêu cầu bắt buộc đối với mọi cá nhân, đơn vị tham gia vào công tác văn thư của trường. Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã hệ thống hóa một cách khoa học các thành phần thể thức chính, bao gồm Quốc hiệu - Tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành, số - ký hiệu, địa danh và thời gian, tên loại và trích yếu, nội dung, chức vụ và chữ ký, dấu của cơ quan. Mỗi thành phần đều có quy định cụ thể về vị trí, cỡ chữ, kiểu chữ. Việc áp dụng đúng các tiêu chuẩn này không chỉ giúp văn bản có hình thức đẹp, trang trọng mà còn đảm bảo giá trị pháp lý. Đặc biệt, việc sử dụng ngôn ngữ pháp lý một cách chính xác, rõ ràng, dễ hiểu là một phần không thể tách rời của kỹ thuật soạn thảo, giúp truyền đạt mệnh lệnh hành chính một cách hiệu quả và tránh các cách hiểu sai lệch.

3.1. Quy định về thể thức văn bản hành chính bắt buộc

Theo Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức văn bản hành chính bao gồm 8 thành phần chính. 1) Quốc hiệu và Tiêu ngữ. 2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành. 3) Số, ký hiệu của văn bản. 4) Địa danh và thời gian ban hành. 5) Tên loại và trích yếu nội dung. 6) Nội dung văn bản. 7) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền. 8) Dấu, chữ ký số của cơ quan. Mỗi thành phần này đều phải được trình bày đúng vị trí, đúng phông chữ (Times New Roman), cỡ chữ và kiểu chữ quy định. Ví dụ, Quốc hiệu phải là chữ in hoa, cỡ 12-13, kiểu đứng, đậm; trong khi Tiêu ngữ là chữ in thường, cỡ 13-14, đứng, đậm. Việc tuân thủ tuyệt đối các quy định này là bước đầu tiên để đảm bảo tính hợp lệ của văn bản.

3.2. Kỹ thuật trình bày chi tiết và định dạng trang

Kỹ thuật trình bày văn bản được quy định rất cụ thể. Văn bản phải được trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm). Lề trang được quy định: cách mép trên và dưới 20-25 mm, cách mép trái 30-35 mm, cách mép phải 15-20 mm. Việc đánh số trang bắt đầu từ trang thứ hai, bằng chữ số Ả Rập, đặt canh giữa theo chiều ngang ở lề trên. Nội dung văn bản phải được canh đều cả hai lề, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm đến 1,27 cm. Việc nắm rõ và cài đặt mặc định các thông số này trong trình soạn thảo sẽ giúp quá trình tạo lập văn bản nhanh chóng và chính xác.

IV. Phương pháp chuẩn hóa quy trình ban hành văn bản tại OU

Một văn bản chỉ thực sự có giá trị khi được ban hành thông qua một quy trình chặt chẽ và đúng pháp luật. Bộ hướng dẫn soạn thảo văn bản pháp luật tại Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh không chỉ tập trung vào kỹ thuật trình bày mà còn chuẩn hóa toàn bộ quy trình ban hành văn bản. Quy trình này bắt đầu từ khâu đề xuất, soạn thảo, lấy ý kiến, thẩm định, trình ký và cuối cùng là phát hành, lưu trữ. Mỗi bước đều có vai trò quan trọng và không thể bỏ qua. Khâu soạn thảo phải tuân thủ nghiêm ngặt Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Sau khi có bản dự thảo, việc lấy ý kiến các đơn vị liên quan là cần thiết để đảm bảo tính khả thi và đồng thuận. Bước quan trọng nhất trong quy trình là kiểm tra tính hợp pháp của văn bản do phòng pháp chế OU thực hiện. Tại đây, văn bản sẽ được rà soát kỹ lưỡng về căn cứ pháp lý, nội dung, và thể thức văn bản hành chính. Chỉ những văn bản đã qua thẩm định và không còn sai sót mới được trình ký. Việc ban hành các loại văn bản thông dụng như công văn, quyết định, thông báo đều phải tuân theo luồng công việc này. Việc chuẩn hóa quy trình giúp đảm bảo mọi văn bản do Trường Đại học Mở ban hành đều hợp pháp, hợp lý và có hiệu lực cao, đồng thời nâng cao trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị tham gia.

4.1. Soạn thảo các loại công văn quyết định thông báo

Đây là ba loại văn bản hành chính thông thường được sử dụng nhiều nhất tại trường. Quyết định (cá biệt) dùng để quy định các chủ trương, biện pháp công tác hoặc kỷ luật, khen thưởng đối với một đối tượng cụ thể. Thông báo dùng để truyền đạt thông tin về các sự kiện, chính sách. Công văn là phương tiện giao dịch, trao đổi công việc chính. Khi soạn thảo, cần xác định đúng tên loại văn bản, trích yếu nội dung phải ngắn gọn, phản ánh đúng chủ đề. Nội dung phải đi thẳng vào vấn đề, sử dụng ngôn ngữ pháp lý rõ ràng, mệnh lệnh dứt khoát. Đặc biệt, phần căn cứ ban hành của Quyết định phải được viện dẫn đầy đủ và chính xác.

4.2. Vai trò của phòng pháp chế OU trong việc kiểm tra

Phòng pháp chế OU đóng vai trò là "người gác cổng" pháp lý trong quy trình ban hành văn bản. Mọi dự thảo văn bản, đặc biệt là các văn bản có tính quy phạm hoặc liên quan đến quyền và nghĩa vụ quan trọng, đều phải được gửi đến phòng Pháp chế để thẩm định. Nhiệm vụ của phòng là kiểm tra tính hợp pháp của văn bản, bao gồm: sự phù hợp của nội dung văn bản với Hiến pháp, luật và các văn bản cấp trên; tính hợp lệ của căn cứ pháp lý; sự tuân thủ về thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản hành chính. Ý kiến thẩm định của phòng Pháp chế là cơ sở quan trọng để lãnh đạo nhà trường xem xét, quyết định ký ban hành.

4.3. Quy trình phát hành và hệ thống hóa văn bản hiệu quả

Sau khi văn bản được ký ban hành, quy trình chưa kết thúc. Văn thư cơ quan sẽ tiến hành cấp số, đóng dấu (hoặc ký số) và phát hành văn bản đến đúng nơi nhận. Một bước quan trọng tiếp theo là lưu trữ và hệ thống hóa văn bản. Bản gốc phải được lưu tại văn thư, bản chính được lưu trong hồ sơ công việc. Đồng thời, văn bản điện tử phải được cập nhật lên hệ thống quản lý văn bản chung của trường. Việc hệ thống hóa văn bản một cách khoa học theo lĩnh vực, thời gian, loại văn bản... giúp cho việc tra cứu, tham chiếu và quản lý vòng đời văn bản (theo dõi hiệu lực, sửa đổi, thay thế) trở nên minh bạch và hiệu quả, góp phần xây dựng một nền hành chính điện tử hiện đại tại trường.