mở đầu: là dạng câu hỏi nhằm thiết lập mối quan hệ vào lúc bắt đầu cuộc phỏng vấn. 13 Ví dụ: Tôi nhận thấy rằng bạn đang tham dự nhiều khóa học vi tính. Điều gì làm bạn thích thú khi sử dụng máy vi tính. - Câu hỏi tham dò: là dạng câu hỏi nhằm tìm kiếm và thăm dò về một vấn đề cụ thể.
Ví dụ: Bạn có quan tâm gì về ….? Bạn có ý kiến gì về…? - Câu hỏi tìm hiểu cảm xúc: là dạng câu hỏi nhằm khám phá cảm xúc của ứng viên với dạng câu hỏi này nhà tuyển dụng sử dụng để thu thập thông tin về ý kiến của ứng viên khi đề cập tới một nội dung, một vấn đề. Ví dụ: Bạn cảm thấy thế nào về…? Thái độ của bạn như thế nào về…? - Câu hỏi tình huống: là dạng câu hỏi nhằm đánh giá về kỹ năng của ứng viên thông qua các tình huống có thật hoặc giả định. Có thể sử dụng kĩ thuật star để nhập vai. - Câu hỏi có tính chất giả định: câu hỏi này thường bắt đầu bằng các từ như: Giả sử, giả định, nếu như.
Đây là dạng câu hỏi đưa ra các tình huống giả định buộc ứng viên phải đặt mình vào tình huống đó để giải quyết tình huống. Câu trả lời thường khá là hay. Trong thực tế chưa chắc đã làm được như vậy. Nên câu hỏi này thường sử dụng cho các ứng viên chưa có kinh nghiệm.
- Câu hỏi có tính chất hướng dẫn: đây là câu hỏi có định hướng cho câu trả lời của ứng viên. Thường được đưa ra để đóng một vấn đề lớn trước khi chuyển sang vấn đề thứ hai (vấn đề khác) Ví dụ: Bạn rất có hứng thú với công việc giao tiếp thường xuyên với khách hàng, có phải không? - Câu hỏi thuộc các cư xử: thường được sử dụng để hỏi những việc thực tế đã xảy ra. Nó tập trung vào những kiến thức, kĩ năng, hành vi của người được phỏng vấn trong quá khứ. Đặc biết đối với các vị trí như nghề bán hàng, phải xử lý rất nhiều các tình huống khác nhau có thể xảy ra, vì vậy phỏng vấn ứng viên thuộc ngành nghề đó thì phải đưa ra nhiều câu hỏi tình huống.
Có thể sử dụng kĩ thuật Star để khai thác, nắm bắt thông tin ứng viên. Chuẩn bị mẫu phiếu đánh giá tuyển dụng Giai đoạn trước phỏng vấn tuyển dụng, nhà tuyển dụng cũng cần xây dựng mẫu phiếu đánh giá phỏng vấn tuyển dụng. Thông thường mẫu phiếu đánh giá phỏng vấn tuyển dụng gồm các thông tin sau: thông tin về ứng viên, tên người đánh giá, các tiêu chí đánh giá, hướng dẫn cách đánh giá, nhận xét của người đánh giá… 14 2. Xác định hội đồng phỏng vấn và phân vai trong hội đồng phỏng vấn.
Công việc tiếp theo cần làm trước khi tiến hành phỏng vấn tuyển dụng là xác định hội đồng phỏng vấn và phân vai trong hội đồng. Xác định hội đồng phỏng vấn tuyển dụng. Tùy thuộc vòng phỏng vấn và thể thức phỏng vấn có thể xác định thành phần tham gia hội đồng phỏng vấn tuyển dụng khác nhau. Phân vai trong hội đồng phỏng vấn: Trong hội đồng, mỗi thành viên có một chuyên môn, sở trường khác nhau nên khi phỏng vấn cần có sự phân công rõ ràng nhiệm vụ các thành viên nhằm đánh giá được một cách chính xác và toàn diện về ứng viên.
Giai đoạn tiến hành phỏng vấn tuyển dụng. Giai đoạn tiến hành phỏng vấn tuyển dụng là giai đoạn quan trọng, trong đó nhà tuyển dụng thực hành phỏng vấn theo kế hoạch phỏng vấn đã xây dựng. Tùy thuộc phương pháp phỏng vấn mà kịch bản có thể khác nhau, tuy nhiên quá trình phỏng vấn thường bao gồm 5 giai đoạn. tG ế K g n ỏ hT lậ q ô â đ ip c ú ấ v a o d u ớ ề ệà b ắ ịrím ả M ầ ể yá Hình 1.
Quy trình phỏng vấn tuyển dụng Bước 1: Thiết lập quan hệ và thông tin ban đầu Khi bắt đầu phỏng vấn , thiết lập mối quan hệ và thông tin ban đầu là rất cần thiết, giúp cho người được phỏng vấn tự tin, thoải mái để cung cấp các thông tin về bản thân, giúp nhà tuyển dụng thu nhận được các thông tin phù hợp và xác thực để 15 đánh giá ứng viên. Đây là giai đoạn chiếm khoảng thời gian không dài trong toàn bộ buổi phỏng vấn. Thường chỉ chiếm từ 5-10% cuộc phỏng vấn. Giai đoạn này người phỏng vấn có thể: - Chào hỏi và cảm ơn ứng viên đã dành thời gian cho buổi phỏng vấn tuyển dụng của công ty và giới thiệu các thành viên tham gia hội đồng phỏng vấn.
- Trao đổi về sở thích của ứng viên - Chia sẻ với họ về cách tiến hành phỏng vấn Bước 2: Khai thác và nắm bắt thông tin. Khai thác và nắm bắt thông tin là giai đoạn quan trọng trong toàn bộ quá trình phỏng vấn và thường chiếm thời gian chủ yếu của buổi phỏng vấn. Thông thường trong gia đoạn này, người phỏng vấn linh hoạt sử dụng những câu hỏi đã chuẩn bị. Có những ứng viên ngoài sử dụng những câu hỏi trong bộ câu hỏi chuẩn bị thì còn hỏi một số câu hỏi chi tiết để khai thác được đầy đủ thông tin.
Các câu hỏi dùng với các ứng viên khác nhau là khác nhau. Một số lưu ý trong giai đoạn phỏng vấn: Ghi chép lại kết quả phỏng vấn ứng viên. Áp dụng nguyên tắc 80/20. Trong đó 80% thời gian của buổi phỏng vấn dùng để nghe, 20% dùng để nói, hỏi.
Linh hoạt trong việc sử dụng “ van chuyển hướng” trong quá trình phỏng vấn Trường hợp ứng viên không nghe rõ câu trả lời thì có thể nhắc lại và hỏi ứng viên xem có hiểu câu hỏi không Trong trường hợp ứng viên nói quá nhiều thì nhà phỏng vấn phải lựa thời điểm để kết thúc hay lái vào trọng tâm, tránh không ngắt lời ứng viên khi đang nói. Phỏng vấn có thể áp dụng quy tắc bóc hành để xác định năng lực của ứng viên. Bước 3: Mô tả vị trí cần tuyển Tiếp theo trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần mô tả vị trí cần tuyển đối với ứng viên, có thể nhắc lại một số yêu cầu, một số thông tin về vị trí mà doanh nghiệp cần tuyển dụng nhằm cung cấp thêm thông tin cho ứng viên trong quá trình ra quyết định có gắn bó với doanh nghiệp không nếu không trúng tuyển. Bước 4: Giới thiệu về doanh nghiệp Đồng thời với quá trình mô tả vị trí cần tuyển, người phỏng vấn có thể cung cấp cho ứng viên như: 16 Tóm tắt nhiệm vụ, quyền hạn khi thực hiện công việc Các mối quan hệ trong công việc Phạm vi báo cáo Mức độ phức tạp của công việc Điều kiện làm việc Bước 5: Kết thúc phỏng vấn Ở bước cuối cùng khi kết thúc phỏng vấn, người phỏng vấn cần xác định được sự quan tâm của ứng viên sau phỏng vấn và thông báo với ứng viên bước tiếp theo sẽ tiến hành.
Cần cảm ơn ứng viên về việc họ đã tham gia phỏng vấn và cho hẹn lịch thông báo về kết quả phỏng vấn. Cần báo đảm rằng doanh nghiệp sẽ trả lời ứng viên đúng theo thời gian đã hứa. Giai đoạn sau khi phỏng vấn tuyển dụng Kết thúc phỏng vấn, công việc chủ yếu nhà tuyển dụng cần làm là đánh giá ứng viên dựa trên kết quả phỏng vấn và thông báo kết quả phỏng vấn với ứng viên theo lịch đã hẹn. Để đánh giá ứng viên dựa trên kết quả phỏng vấn được hiệu quả và toàn diện, cần phải sử dụng linh hoạt 3 phương pháp: - Phương pháp thang điểm có trọng số: việc đánh giá ứng viên dựa trên yêu cầu của doanh nghiệp đối với từng vị trí, do đó việc tổng hợp kết quả có trọng số quá trình đánh giá các mặt khác nhau của ứng viên.
Việc xác định trọng số dựa trên mức độ quan trọng của các yếu tố đánh giá đối với từng công việc cần tuyển, và cách thức nhìn nhận của doanh nghiệp đối với các phương thức đánh giá. - Phương pháp đơn giản: là nhà tuyển dụng tiến hành đánh giá ứng viên bằng linh cảm kinh nghiệm và trực giác mách bảo. Trong khá nhiều trường hợp, với vấn đề liên quan tới con người, linh cảm, trực giác có thể giúp các nhà quản trị chọn lựa được ứng viên phù hợp là không lý giải được tại sao. - Phương pháp kết hợp: Sử dụng phương pháp kết hợp để đánh giá ứng viên nghĩa là các nhà tuyển dụng sử dụng cả phương pháp thang điểm có trọng số và phương pháp đơn giản để đánh giá ứng viên phục vụ cho việc ra quyết định tuyển dụng.
Phương pháp này thường sử dụng với việc tuyển dụng các vị trí quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến kết quả và hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đòi hỏi phải thận trọng trong đánh giá. Các nhân tố ảnh hưởng tới phỏng vấn tuyển dụng 2.1 Thị trường lao động Thị trường lao động là nhân tố ảnh hưởng mạnh mẽ đến hoạt động tuyển dụng nhân lực nói chung và phỏng vấn tuyển dụng nhân lực nói riêng. Các yếu tố cấu thành thị trường lao động bao gồm có cung, cầu và giá cả lao động. Nếu tương quan cung cầu về lao động trên thị trường đang có chênh lệch về phía cung lao động, nghĩa là cung lớn hơn cầu về lao động, công tác phỏng vấn nhân lực trong tuyển dụng sẽ có nhiều thuận lợi.
Nguồn ứng viên dồi dào, chất lượng cao, nên công tác phỏng vấn tuyển dụng sẽ chặt chẽ hơn, giúp doanh nghiệp có thể tìm được ứng viên đáp ứng được các yêu cầu đặt ra, thực hiện được mục tiêu kế hoạch đã đề ra. Còn ngược lại, nếu trên thị trường lao động có hiện tượng khan hiếm nguồn nhân lực thì công tác phỏng vấn nhân lực trong tuyển dụng sẽ phải nới lỏng hơn, chỉ đánh giá những tiêu chí quan trọng, để có đủ được lượng ứng viên tham gia phỏng vấn ở các vòng và tuyển được nhân lực phù hợp với yêu cầu vị trí cần tuyển. Bên cạnh cung cầu lao động thì giá cả sức lao động cũng là một yếu tố có tác động không nhỏ tới hiệu quả và chất lượng của phỏng vấn nhân lực trong tuyển dụng. Như vậy xét cả về quy mô, chất lượng của cung lao động từ thị trường lao động và giá cả sức lao động đều có ảnh hưởng gián tiếp tới công tác phỏng vấn nhân lực trong tuyển dụng.