CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KSNB VÀ HOẠT ĐỘNG CHO VAY KHCN TẠI NHTM 1. Tổng quan về hệ thống KSNB 1. Khái niệm về hệ thống KSNB Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315: “KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”. Luật Kế toán 2015 cho rằng “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra” [Điều 39 Luật Kế toán số 88/2015/QH13].
Theo VAS (chuẩn mực Kiểm toán VN): KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc 2 đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan. Theo báo cáo COSO, sau 21 năm kể từ khi Ủy ban COSO ban hành báo cáo 1992, môi trường hoạt động kinh doanh đã có nhiều thay đổi đáng kể, đặc biệt là sự phát triển công nghệ thông tin trên quy mô toàn cầu. Do vậy, vào năm 2013, Ủy ban COSO đã cập nhật và cải tiến báo cáo nhằm giúp các tổ chức thiết kế cà phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp. Trong khuôn mẫu báo cáo COSO 2013, định nghĩa kiểm soát nội bộ, và các bộ phận cấu thành theo báo cáo 1992 không thay đổi.
Tuy nhiên các nội dung cơ bản của các bộ phận đã được tổng hợp thành 17 nguyên tắc nhằm giúp nhà quản lý dễ dàng hơn trong việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ. 4 van Quá trình nhận thức và kiểm soát hệ thống kiểm soát nội bộ đã dẫn đến sự hình thành các định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp hệ thống này. Đến nay, định nghĩa của COSO được chấp nhận rộng rãi là: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình, chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, người quản lí và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ”. Từ những khái niệm được nêu ra ở trên, chúng ta có thể nhận thấy rằng KSNB không chỉ là một thủ tục hay là một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà được vận hành liên tục trong mọi cấp độ của đơn vị, HĐQT và các nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm cho việc thiết lập một văn hóa phù hợp, giám sát tính hiệu quả của hệ thống này một cách liên tục nhằm đảm bảo các mục tiêu hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, báo cáo tài chính trung thực và hợp lý, tuân thủ các chính sách và luật lệ hiện hành.
Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB theo báo cáo COSO Theo báo cáo COSO, hệ thống KSNB bao gồm năm bộ phận, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như sau: Giám sát Thông tin và truyền thông Hoạt động kiểm soát Đánh giá rủi ro Môi trường kiểm soát Sơ đồ 1. Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB Khuôn mẫu của báo cáo COSO năm 2013 được trình bay dưới dạng 17 nguyên tắc để giải thích các khái niệm liên quan đến 5 bộ phận của hệ thống KSNB (môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát) 5 van Gắn với 5 bộ phận cấu thành và 17 nguyên tắc liên quan đến cách thức tổ chức KSNB, chúng bao gồm: 1. Môi trường kiểm soát MTKS là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình, và cấu trúc làm nền tảng cho việc thiết kế và vận hành KSNB trong một đơn vị [Giáo trình KSNB, trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh]. Một MTKS hữu hiệu cần đáp ứng 5 nguyên tắc sau: - Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức.
Để thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau: Trung thực và các giá trị đạo đức được phản ánh thông qua sứ mạng cà các giá trị cốt lõi, các chuẩn mực hay quy tắc ứng xử, các chính sách ban hành và thực tiễn áp dụng, các nguyên tắc điều hành, các hướng dẫn, chỉ thị, thái độ và cách thức xử lý đối với các sai phạm, cũng như các hành động hàng ngày của các nhà lãnh đạo cấp cao ở các cấp trong đơn vị. Các tiêu chuẩn ứng xử được thiết lập nhằm hướng dẫn nhân viên trong các hành vi, các hành động hàng ngày và khi đưa ra các quyết định để đạt được mục tiêu của đơn vị, các tiêu chuẩn ứng xử cần được thường xuyên truyền đạt không chỉ ở tất cả các cấp trong đơn vị mà còn đến nhà cung cấp dịch vụ. Các tiêu chuẩn về ứng xử đã được xây dựng phải là nền tảng cho việc đánh giá sự tuân thủ tính trung thực tính trung thực và các giá trị đạo đức của mọi cá nhân trong đơn vị và cả các NCC dịch vụ, việc đánh giá tuân thủ các quy tắc ứng xử có thể được thực hiện bới người quản lý hoặc bởi một bộ phận độc lập - Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị thể hiện sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB HĐQT là người sẽ chịu trách nhiệm về việc triển khai các chiến lược, thực thi các mục tiêu, và đảm bảo tính hữu hiệu của hệ thống KSNB của đơn vị. HĐQT có trách nhiệm giám sát và chất vấn NQL về các quyết định và hành động của họ, gồm 6 van cả trách nhiệm liên quan đến việc thiết kế và vận hàng một hệ thống KSNB hữu hiệu tại đơn vị.
HĐQT phải độc lập với NQL và các thành viên HĐQT cần có kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện chức năng giám sát. - Nguyên tắc 3: Dưới sự giám sát của HĐQT, NQL xây dựng cơ cấu tổ chức, xác định các cấp bậc báo cáo, cũng như phân định trách nhiệm và quyền hạn phù hợp mục tiêu đã xác lập NQL cấp cao và HĐQT thiết lập cơ cấu tổ chức và các cấp bậc báo cáo cần thiết để giúp lập kế hoạch, thực hiện kiểm soát và đánh giá định kỳ các hoạt động của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức phụ thuộc quy mô và bản chất của hoạt động của đơn vị. Phân định quyền hạn và trách nhiệm là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm người trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp liên quan.
- Nguyên tắc 4: Đơn vị thể hiện cam kết sử dụng nguồn nhân lực có chất lượng thông qua thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị. Để thực hiện tốt nguyên tắc này, đơn vị phải chủ động đảm bảo về năng lực của đội ngũ nhân viên thông qua quá trình tuyển dụng để thu hút các nguồn lực phù hợp với văn hóa, phong cách điều hành và nhu cầu của đơn vị. NQL cấp cao và HĐQT cũng cần xây dựng kế hoạch dự phòng về các vị trí chủ chốt trong hệ thống KSNB. Ngoài ra, cần quy hoạch người kế nhiệm đối với các chức vụ chủ chốt.
- Nguyên tắc 5: Đơn vị chỉ rõ trách nhiệm giải trình của từng cá nhân liên quan đến trách nhiệm kiểm soát của họ nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị. HĐQT cần khẳng định Giám đốc điều hành là người chịu trách nhiệm cao nhất trong việc điều hành, là người hiểu rõ các rủi ro mà đơn vị đối mặt cũng như nhận trách nhiệm thiết lập một hệ thống KSNB để giảm thiểu các rủi ro đó nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị. 7 van NQL cần báo cáo và chịu sự giám sát của HĐQT về trách nhiệm này, nói cách khác NQL có trách nhiệm giải trình với HĐQT. NQL và HĐQT chịu trách nhiệm xây dựng tiêu thức đo lường kết quả hoạt động, trong đó cần chú ý đến các biện pháp khuyến khích và khen thưởng phù hợp với các trách nhiệm khác nhau ở tất cả các cấp cũng như xem xét cả việc đáp ứng cả mục tiêu ngắn và dài hạn.
NQL và HĐQT cần nắm rõ các áp lực và cân bằng chúng với những thông điệp, khuyến khích, khen thưởng phù hợp. Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro. Khi đánh giá rủi ro đe dọa mục tiêu của doanh nghiệp cần xem xét trong mối liên hệ với các ngưỡng chịu đựng rủi ro đã thiết lập. Điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu.
Mục tiêu phải được thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán. NQL cũng cần xem xát sự phù hợp của các mục tiêu đối với đơn vị. Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt động kinh doanh, những quy định pháp lý luôn thay đổi, nên cơ chế nhận dạng và đối phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này. [Giáo trình KSNB, Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh] Đánh giá rủi ro cần tuân thủ các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc 6: Đơn vị xác lập mục tiêu một cách cụ thể tạo điều kiện cho việc nhận dạng và đánh giá rủi ro liên quan đến đạt được mục tiêu.
Để đánh giá rủi ro, trước tiên cần xác định mục tiêu. Các mục tiêu cần phù hợp và hỗ trợ cho việc thực hiện chiến lược của đơn vị. Thiết lập mục tiêu và xây dựng chiến lược không phải là một nhân tố của KSNB, nhưng nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro và thiết lập các hoạt động kiểm soát. NQL cần cụ thể hóa mục tiêu, thông thường có 3 nhóm mục tiêu: hoạt động, báo cáo và tuân thủ.