mở đầu cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Về khía cạnh kinh tế thì mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn hàng. Thực chất mua hàng là những hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí hậu cần chịu ảnh hưởng lớn của hoạt động mua hàng. Mua hàng: là hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được những lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có sự thỏa mãn về nhu cầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền.
Khái niệm quản trị mua hàng Quản trị mua hàng: là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp 1. Khái niệm quy trình tổ chức mua hàng Quy trình tổ chức mua hàng: là việc doanh nghiệp thương mại sẽ tổ chức thực hiện kế hoạch theo một quy trình khoa học và phù hợp với thực tế, gồm các bước cơ bản như: tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp; thương lượng và đặt hàng; giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng. Các bước quan hệ này có mối quan hệ tác động qua lại và ảnh hưởng lẫn nhau. Khái niệm nhà cung cấp Nhà cung cấp: là các cá nhân hay tổ chức đã, đang và sẽ cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho doanh nghiệp để nhận lại các khoản tiền hay những điều khoản thỏa thuận khác.
Như vậy các nhà cung cấp không giao dịch trực tiếp với người tiêu dùng cuối cùng, mà họ thông qua các doanh nghiệp thương mại hoặc các cửa hàng đại lý. SV: Nguyễn Thị Thúy Hằng Lớp: K48A2 Khóa luận tốt nghiệp 9 GVHD: ThS. Bùi Minh Lý Điều đó có nghĩa là, các doanh nghiệp sẽ mua hàng từ nhà cung cấp để được hưởng những khoản chiết khấu giảm giá lớn thông qua các hợp đồng dài hạn và số lượng đặt hàng lớn. Khái niệm tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp Đây là quá trình doanh nghiệp tiến hành tìm hiểu thông tin về các nhà cung cấp trên tất cả các thị trường, cả trong nước và ngoài nước như: Thương hiệu, uy tín, chất lượng giao hàng, chất lượng nguồn hàng, chất lượng dịch vụ.
Tìm kiếm nhà cung cấp là giai đoạn quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ nhà cung cấp của mình, đánh giá được khả năng đáp ứng nhu cầu cũng như khả năng phục vụ của nhà cung cấp. Từ đó tạo ra lợi thế trong việc đàm phán cũng như hợp tác lâu dài với họ. Khái niệm thương lượng và đặt hàng Thương lượng với nhà cung cấp: Được hiểu là quá trình giao dịch, đàm phán với nhà cung cấp để đi đến những thỏa thuận giữa hai bên (người bán và người mua) nhằm mục đích cùng có lợi. Đó là một giai đoạn rất quan trọng trong quá trình mua hàng, quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác mua hàng.
Đặt hàng: Kết quả của quá trình thương lượng là việc doanh nghiệp thương mại đặt hàng với nhà cung cấp, theo các hình thức chủ yếu như ký kết hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng, thư đặt hàng. Khái niệm giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng Giao nhận hàng hóa: Là hoạt động người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận. Thanh toán tiền mua hàng: Là sau quá trình giao nhận hàng hóa hoàn tất, doanh nghiệp tiến hành thanh toán tiền hàng cho các nhà cung cấp. Trên cơ sở hình thức, phương thức thanh toán, thời hạn, đồng thời tiến hành thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã được thỏa thuận đã ghi trong hợp đồng, doanh nghiệp thương mại tiến hành thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp (bên bán).
Các lý luận công tác tổ chức thực hiện mua hàng của doanh nghiệp Sau khi đã xây dựng được kế hoạch mua hàng, lựa chọn được phương pháp mua hàng phù hợp doanh nghiệp thương mại sẽ tổ chức thực hiện công tác mua hàng theo một quy trình khoa học và phù hợp với thực tế. SV: Nguyễn Thị Thúy Hằng Lớp: K48A2 Khóa luận tốt nghiệp 10 GVHD: ThS. Tìm kiếm nhà cung cấp Doanh nghiệp mong muốn có nhiều nhà cung cấp cho mỗi sản phẩm, dịch vụ mà DNTM cần mua để có thể lựa chọn. Vấn đề là tìm họ ở đâu? Bằng cách nào? Cần những thông tin gì về nhà cung cấp đó? Làm sao lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất.
Phân loại nhà cung cấp: Có nhiều cách phân loại nhà cung cấp, trong đó có ba cách phân loại nhà cung cấp theo các hình thức sau: - Theo giá trị hàng mua: Nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ - Theo tính chất quan hệ: Nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới - Theo phạm vi địa lý: Nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài Nguồn thông tin tìm kiếm: Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp: nguồn này có được nhờ vào quá trình lưu trữ thông tin về nhà cung cấp đã từng có quan hệ với doanh nghiệp. Nguồn này có thể đến từ các cá nhân trong doanh nghiệp, các hồ sơ nhà cung cấp đang được lưu trữ tại doanh nghiệp. Hồ sơ nhà cung cấp bao gồm những thông tin sau: tên hiệu của nhà cung cấp; chức năng nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh; chất lượng sản phẩm; uy tín của doanh nghiệp; khả năng tài chính… Lập hồ sơ các nhà cung cấp: Sau khi thu thập được các thông tin về các nhà cung cấp của doanh nghiệp, doanh nghiệp tiến hành đánh giá, xử lý thông tin về các nhà cung cấp theo các nguyên tắc mà doanh nghiệp đã đề ra. Hồ sơ nhà cung cấp cần chứa đựng những thông tin cơ bản sau: - Tên hiệu của nhà cung cấp - Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh - Phạm vi hoạt động theo thị trường.
- Chất lượng sản phẩm dịch vụ - Uy tín, nhãn hiệu, thương hiệu sản phẩm, dịch vụ trên thị trường. - Các điều kiện cung cấp sản phẩm, dịch vụ. - Khả năng tài chính. - Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp.
SV: Nguyễn Thị Thúy Hằng Lớp: K48A2 Khóa luận tốt nghiệp 11 GVHD: ThS. Lựa chọn nhà cung cấp 1. Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp Để lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêu chuẩn đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp để từ đó có những thông tin chính xác nhà cung cấp để lựa chọn. Hiện nay thì các doanh nghiệp thường dựa trên những tiêu chuẩn sau đây để đánh giá nhà cung cấp: - Chất lượng nhà cung cấp: nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa…điều này thường được thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua các kỳ kiểm tra và đánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn ISO, huy chương tại các hội chợ… - Thời gian giao hàng: thể hiện nhà cung cấp có giao hàng đúng thời gian theo hợp đồng hay không? - Giá thành hàng mua bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanh toán…để đánh giá giá thành mua cần căn cứ vào thị trường, chi phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi trong thanh toán và mua hàng… - Khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp: khả năng trong đổi mới sản phẩm, trong đảm bảo giải quyết tốt các vấn đề kỹ thuật và công nghệ trong các hoàn cảnh đặc biệt.
- Khả năng sản xuất của nhà cung cấp bảo đảm tính liên tục cũng như chất lượng của cung cấp hàng hóa - Khả năng tài chính của nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với tình hình tài chính lành mạnh hay đang ở thời ký thua lỗ và khó khăn tài chính. Phương pháp lựa chọn nhà cung cấp Khi lựa chọn nhà cung cấp thì doanh nghiệp cần vận dụng sáng tạo nguyên tắc ‘‘không nên chỉ có một nhà cung cấp”. Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được xem xét trên hai loại mặt hàng. Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang có sẵn nhà cung cấp thì việc có cần tìm nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “nếu nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ”.
Bên canh đó thì doanh nghiệp cần phải có sự kiểm tra, đánh giá khách quan quá trình cung cấp hàng hóa của họ cho doanh nghiệp để việc mua hàng được tốt hơn. Đối với những hàng hóa mới được đưa vào danh mục mặt hàng hóa mà nhà cung cấp không đáp ứng được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thì phải tìm nhà cung cấp mới. SV: Nguyễn Thị Thúy Hằng Lớp: K48A2 Khóa luận tốt nghiệp 12 GVHD: ThS. Bùi Minh Lý Trên cơ sở các tiêu chuẩn lựa chọn, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp để lựa chọn nhà cung cấp như dựa vào kinh nghiệm hay phương pháp thang điểm.
Quy trình lựa chọn nhà cung cấp Để đảm bảo việc lựa chọn nhà cung cấp được khách quan, chính xác, doanh nghiệp thường xuyên xây dựng quy trình lựa chọn nhà cung cấp. Quy trình lựa chọn nhà cung cấp bao gồm các bước cơ bản sau: Sơ đồ 1.1 : Quy trình lựa chọn nhà cung cấp ( Nguồn: Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại) Bước 1: Thu thập thông tin nhà cung cấp: do có nhiều nhà cung cấp cùng cung cấp một hay nhiều chủng loại sản phẩm giống nhau, nên để có quyết định chính xác trong mối quan hệ hợp tác. Bước 2: Danh sách nhà cung cấp ban đầu: các nhà cung cấp được cập nhật vào danh sách nhà cung cấp ban đầu Bước 3: Lập tiêu chí đánh giá: Để đánh giá được nhà cung cấp, công ty xem xét các vấn đề liên quan đến nhà cung cấp, sắp xếp theo mức độ quan trọng hoặc cho trọng số các tiêu chuẩn Bước 4: Tiến hành đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chí đã chọn: sau khi xem xét, đánh giá tiềm năng của từng nhà cung cấp, người được phân công đánh giá sẽ tiến hành phân loại chọn lọc nhà cung cấp dựa vào tiêu chí đánh giá, các chuẩn lực lựa chọn, đánh giá và đánh giá lại.
