mở đầu : Tổng quan về Microsoft PowerPoint Mã bài MĐ 12-01 Giới thiệu: Microsoft PowerPoint được xem là công cụ hỗ trợ thuyết trình nhiều tính năng nhất hiện nay. Các đối tượng mà PowerPoint phục vụ rất đa dạng, từ nhân viên văn phòng, giáo viên, sinh viên, học sinh, trình dược viên, nhân viên kinh doanh cho đến chính trị gia. PowerPoint thậm chí còn được coi là phần mềm thống trị giới kinh doanh, khi mà mọi bước của các dự án kinh doanh đều liên quan đến PowerPoint: từ khâu đề ra chiến lược, trình bày chiến lược, lập kế hoạch chi tiết, đến việc cập nhật và báo cáo tiến độ, cho tới khâu cuối cùng là báo cáo tổng kết, rút kinh nghiệm và đưa ra kết luận Mục tiêu: - Trình bày được kiến thức chung về sự ra đời, mục đích ra đời của Microsoft PowerPoint - Trình bày được tầm quan trọng và nguyên tắc thiết kế trình diễn - Nhận thức về bản quyền phần mềm. - Trình bày được một số phần mềm thiết kế trình diễn.
Nội dung chính: 1. Tầm quan trọng của trình diễn Microsoft PowerPoint được xem là công cụ hỗ trợ thuyết trình nhiều tính năng nhất hiện nay. Các đối tượng mà PowerPoint phục vụ rất đa dạng, từ nhân viên văn phòng, giáo viên, sinh viên, học sinh, trình dược viên, nhân viên kinh doanh cho đến chính trị gia. PowerPoint thậm chí còn được coi là phần mềm thống trị giới kinh doanh, khi mà mọi bước của các dự án kinh doanh đều liên quan đến PowerPoint: từ khâu đề ra chiến lược, trình bày chiến lược, lập kế hoạch chi tiết, đến việc cập nhật và báo cáo tiến độ, cho tới khâu cuối cùng là báo cáo tổng kết, rút kinh nghiệm và đưa ra kết luận.
Những lợi ích nổi bật Tính tiện dụng và linh hoạt PowerPoint là ứng dụng được tích hợp trong bộ Microsoft Office, dễ học, dễ sử dụng và dễ chia sẻ. Một file thuyết trình PowerPoint có thể được thiết kế với vô số định dạng và phong cách mang dấu ấn riêng của người thực hiện. Điều này khuyến khích tính sáng tạo của người thuyết trình để lựa chọn áp dụng các dữ liệu, thông tin và cách thể hiện phù hợp với cử tọa và các yêu cầu cụ thể của bài thuyết trình. Thu hút sự chú ý của khán giả Thuyết trình bằng PowerPoint dễ dàng thu hút sự chú ý của cử tọa, tạo bầu không khí mà diễn giả mong muốn thông qua việc sử dụng kết hợp các hiệu ứng hình ảnh, âm thanh và video.
Công cụ hình ảnh tuyệt vời PowerPoint là công cụ thuyết trình hỗ trợ đa phương tiện rất mạnh, trang bị đầy đủ các hiệu ứng tiên tiến. Gần như mọi thứ có thể số hóa đều có thể đưa vào slide PowerPoint. Vì vậy, slide PowerPoint có thể là sản phẩm tích hợp của nhiều yếu tố: ngôn từ, hình ảnh, đồ họa 3D, ghi âm giọng nói, hiệu ứng âm thanh và hình ảnh động được sử dụng một cách sáng tạo để làm sinh động thêm các cuộc trao đổi, tăng chất lượng bài giảng, tăng tính thuyết phục cho phần trình bày, làm phong phú thêm các nghiên cứu và báo cáo… Riêng đối với những cán bộ giảng dạy, PowerPoint có thể sử dụng để tăng hiệu quả của lớp học và áp dụng được với tất cả mọi môn học. Lợi ích lớn của việc sử dụng PowerPoint là giáo viên có thể soạn thảo bài giảng và tái sử dụng cho những lần giảng sau.
Nhờ PowerPoint, giáo viên tiết kiệm thời gian cung cấp các tài liệu hướng dẫn, viết lên bảng, nhắc lại các thông điệp… PowerPoint giúp làm phong phú thông tin trong bài học, làm việc trình bày linh hoạt nhưng lại rất quy củ. Ngoài ra các điểm chính của bài học có thể được nhấn mạnh để dễ ghi nhớ bằng việc sử dụng hình ảnh đồ họa, hình ảnh động hay âm thanh. Sinh viên ngày nay rất nhạy bén với công nghệ mới, các công cụ giáo dục kết hợp với công nghệ như PowerPoint sẽ nâng cao mức tương tác và tham gia của sinh viên trong lớp học. Các nguyên tắc trong thiết kế trình diễn.
Nguyên tắc thiết kế Sau khi đã chuẩn bị được thông điệp với các ý tưởng chính cần trình bày, thiết kế là cách để biến những ý tưởng đó thành hiện thực. Cần nhắc lại một lưu ý cơ bản khi thiết kế bài thuyết trình khoa học là: chỉ bắt tay vào thiết kế sau khi đã có một thông điệp được chuẩn bị tương đối chặt chẽ. Khi bắt đầu thiết kế, lại cần nhớ thêm một nguyên tắc: không sử dụng một yếu tố kĩ thuật vì đặc tính kĩ thuật của nó, mà sử dụng các yếu tố kĩ thuật tuỳ theo mục đích cần đạt được. Việc các đặc tính kĩ thuật trình chiếu bị sử dụng sai mục đích sẽ làm giảm hiệu quả truyền đạt thông điệp chính của bài thuyết trình, đặc biệt là khi người thiết kế không kiểm soát được mức độ khai thác các yếu tố động trong bản phim.
Những nguyên tắc vàng của một bài thuyết trình khoa học là: + Sáng sủa; + Mạch lạc; + Dễ đọc; + Đơn giản; Để thiết kế được bài thuyết trình đáp ứng được các nguyên tắc trên, ngoài một thông điệp tốt còn cần phải làm chủ được các quy trình và kĩ thuật sau: sử dụng mẫu thiết kế; sử dụng màu sắc; sử dụng phông chữ; trình bày chữ viết; sử dụng hình ảnh; sử dụng các bảng và hình; sử dụng các sơ đồ; sử dụng các kiểu chuyển bản phim (transition); sử dụng các hiệu ứng động (animation). Sử dụng mẫu thiết kế Thường phần mềm thiết kế trình chiếu có nhiều bộ mẫu thiết kế khác nhau về phông nền và cách sắp đặt cách thành phần trong bản phim. Những người dùng chuyên sâu có thể tự tạo cho mình những bộ mẫu thiết kế riêng, tuỳ theo từng mục đích thuyết trình. Khi sử dụng các mẫu thiết kế cần quan tâm đến một số vấn đề sau: + Chỉ dùng một mẫu duy nhất cho một bài thuyết trình; + Mẫu sử dụng phải phù hợp với nội dung trình bày, hoặc có thể ưu tiên cho một mẫu "trung tính"; + Lưu ý một số lỗi thiết kế có thể có trong các bộ mẫu được giới thiệu; + Hạn chế thay đổi phông nền bản phim; + Thường không có các thành phần gây phân tán sự chú ý của cử toạ.
Sử dụng màu sắc Ưu tiên sử dụng các nền có màu đồng nhất hơn là nền có màu phân tán hoặc có nhiều thành phần khác chèn vào (hình ảnh, biểu tượng,. Màu chữ và màu nền cần có độ tương phản tốt để có thể đọc rõ chữ viết và thấy rõ hình ảnh. Dự kiến trước một sự khác biệt nhỏ (thậm chí nhiều nếu thiết bị chiếu không tốt) về màu sắc trên bản thiết kế so với thực tế qua máy chiếu. Thông thường màu trên máy chiếu nhạt hơn so với bản thiết kế.
Sử dụng phông chữ Sử dụng bộ phông chữ tiếng Việt Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Nên dùng các kiểu chữ cổ điển tiêu chuẩn, với các kí tự được tách rời rõ ràng với nhau (Arial, Courrier, Tahoma, Times New Roman, Verdana,. Nên dùng chủ yếu các kiểu chữ không chân (sans serif) như Arial, Tahoma, Verdana cho các bài trình chiếu, vì kiểu chữ có chân (serif) dễ bị mất nét khi phóng lớn, rất khó đọc. Riêng với các đoạn chữ viết tương đối dài, nên dùng kiểu chữ có chân (như Times New Roman).
Hình chữ (đứng, đậm, nghiêng, gạch chân,.) và loại chữ (in thường, in hoa) nên dùng có cân nhắc: + Chữ in đậm: dùng cho các ý cần nhấn mạnh, nhưng không in đậm quá nhiều; chữ in nghiêng: dùng cho các đoạn trích dẫn nguyên văn và các ví dụ; + CHỮ IN HOA: tránh viết in hoa toàn bộ câu, chỉ viết in hoa chữ cái đầu âm tiết theo đúng quy định bình thường; + Chữ gạch chân: hạn chế, nói chung là không nên dùng. Trình bày chữ viết Cỡ chữ sử dụng trong bài trình chiếu phải tương đồng từ bản phim này qua bản phim khác, tránh thay đổi kích cỡ một cách tuỳ ý, đặc biệt là các phần tựa của mỗi bản phim hay mỗi mục nội dung. + Tựa của bản phim: cỡ chữ khoảng 38-44 pt. + Tựa của mỗi mục và chữ viết: cỡ chữ khoảng 24-32 pt.
+ Không nên dùng cỡ chữ quá nhỏ cho thông tin chính (bài thuyết trình), vì cử toạ sẽ không nhìn thấy được từ xa, đồng thời làm mất cân đối bản phim; cũng không sử dụng cỡ chữ quá to cho các thông tin phụ (đầu và chân bản phim) vì làm phân tán sự chú ý của cử toạ. + Tên các tác giả được trích dẫn có thể thu nhỏ hơn cỡ chữ đang dùng trong cùng ý. + Tuyệt đối không cắt ngang đoạn văn bản từ bản phim trước để tiếp tục trình bày trong bản phim sau. Vị trí trình bày của chữ viết cần có những lưu ý sau: + Đặt tựa ngắn gọn, độc đáo; + Sử dụng bình quân sáu dòng văn bản trong mỗi bản phim; + Nội dung mỗi dòng cần cô đọng ở những ý cơ bản nhất của ý cần trình bày, + Không nhất thiết phải viết câu hoàn chỉnh về ngữ pháp mà có thể rút gọn thành một ngữ hay tổ hợp ngữ danh/động từ, và do đó càng nên tránh động tác chép-dán nguyên vẹn bản văn từ bài viết qua bài thuyết trình; + Sử dụng dấu chấm tròn (thường dùng cho danh sách liệt kê) ở đầu mỗi dòng để dễ phân biệt; + Không dùng dấu chấm câu ở mỗi cuối dòng; + Nên giữ đúng cách dàn trang đã lập sẵn trong các bộ mẫu thiết kế; + Canh biên chữ viết từ trái qua phải; + Sắp xếp các ý với một khoảng cách đủ rộng và thoáng; + Không để chữ viết lấn sát ra các biên trên, dưới, trái, phải của bản phim; + Hạn chế trình bày chữ theo chiều đứng, chỉ sử dụng khi thực sự cần thiết.
Giới thiệu một số phần mềm thiết kế trình diễn. Powerpoint Thông dụng nhất, phổ biến nhất đây là một ứng dụng tạo slide trình chiếu chuyên nghiệp không thể thiếu cho học sinh, sinh viên hay nhân viên văn phòng. Powerpont là ứng dụng tạo slide trình chiếu nằm trong bộ ứng dụng của Microsoft office do Microsoft cung cấp. Có lé, đây là ứng dụng chẳng còn xa lạ gì đối với học sinh sinh viên và cả những người đi làm bởi các tính năng tuyệt vời mà Powerpoint có, cộng thêm tài nguyên phong phú được chia sẻ miễn phí trên internet, quan trọng nhất là môi trường làm việc trên ứng dụng này thật sự thân thiện với người dùng.
Bằng cách khám phá và sử dụng Powerpoint có thể tạo ra những slide trình chiếu chuyên nghiệp nhất dù ở lĩnh vực gì.